Die Kosten einer Praxissoftware ergeben sich aus fünf Posten: Abonnement oder Lizenz, Zahl der Benutzer, benötigte Module, Datenübernahme und Support. Eine seriöse Pauschalzahl gibt es deshalb nicht. Wer ein Budget freigeben lassen will, sei es von Mitinhabern, Praxispartnern oder dem Steuerberater, braucht die Summe dieser Posten über mehrere Jahre. Erst sie zeigt, wozu sich die Praxis wirklich verpflichtet.
Unsere Beispielrechnungen arbeiten mit neutralen "Einheiten" statt mit Euro. Listenpreise veralten schnell, und ein Betrag aus einem fremden Angebot sagt wenig über Ihre Praxis. Die Rechenwege bleiben gültig: Setzen Sie einfach die Zahlen aus Ihren eigenen Angeboten ein. Alle Werte dienen nur der Veranschaulichung und stammen von keinem Anbieter.
Die erste Weiche: Kassenpraxis oder Selbstzahlerpraxis?
In Deutschland entscheidet die Abrechnungsart über die Kosten, noch bevor das erste Angebot da ist. Das liegt daran, dass sich hinter dem Wort "Praxissoftware" zwei ganz unterschiedliche Produktklassen verbergen.
Eine Vertragsarztpraxis, die über die Kassenärztliche Vereinigung abrechnet, braucht in der Regel ein dafür zertifiziertes Praxisverwaltungssystem mit Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Damit kommen weitere Posten ins Spiel: Konnektor oder vergleichbare Zugangslösung, Kartenterminals, Dienste wie E-Rezept und elektronische Patientenakte sowie Schnittstellen zu Labor oder medizinischen Geräten. Für die TI gibt es eigene Erstattungsregeln, die sich immer wieder ändern. Fragen Sie Ihre KV nach dem aktuellen Stand und rechnen Sie eine mögliche Erstattung nicht pauschal gegen.
Eine Privatpraxis, ein ästhetisches Zentrum oder ein Physiotherapeut mit überwiegend Selbstzahlern steht anders da. Hier stehen Kalender, Patientenakte, Erinnerungen, Pakete und Zahlungen im Mittelpunkt. Die entscheidende Frage ist, wo die Rechnung entsteht: im System selbst, bei einer privatärztlichen Verrechnungsstelle oder in einer separaten Buchhaltungslösung. Prüfen Sie, ob GOÄ-Ziffern abgebildet sind, wenn Sie danach abrechnen.
Besonders heikel ist die gemischte Praxis. Wer das PVS für die Kassenleistungen behält und für den Selbstzahlerbereich ein zweites System einführt, zahlt nicht nur zweimal, sondern pflegt unter Umständen auch Stammdaten doppelt. Das kann sinnvoll sein, etwa wenn Kurse, Pakete und Erinnerungen im PVS schlecht abgebildet sind. Aber rechnen Sie den Doppelaufwand des Empfangs ehrlich mit ein und fragen Sie, ob und wie beide Systeme verbunden werden können. Unser Beitrag zur Praxissoftware für die Einzelpraxis geht ausführlicher auf diese Weiche ein.
Warum in der Praxis oft der Bruttobetrag zählt
Hier unterscheidet sich die Rechnung einer Praxis von der eines gewöhnlichen Betriebs. Softwareangebote sind meist netto ausgewiesen. Ein Handwerker zieht die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab und rechnet mit dem Nettobetrag. Heilbehandlungen sind jedoch häufig von der Umsatzsteuer befreit, und wer steuerfreie Leistungen erbringt, kann die Vorsteuer darauf in vielen Fällen nicht abziehen. Für viele Praxen ist deshalb der Bruttobetrag die tatsächliche Belastung.
Das gilt nicht für jede Praxis gleichermaßen. Ästhetische Behandlungen ohne medizinische Indikation können umsatzsteuerpflichtig sein, und Mischformen kommen häufig vor. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie rechnen. Wichtig ist nur eines: Tragen Sie alle Angebote auf derselben Basis ein, und zwar auf der, die für Ihre Praxis zutrifft. Fragen Sie den Steuerberater bei der Gelegenheit gleich, wie Kauflizenz und Abo in Ihrem Fall steuerlich behandelt werden, denn auch das kann die Rechnung beeinflussen.
Kauflizenz, Wartung, Abo: drei Modelle, ein Nenner
Gerade bei Praxen, die lange mit einer lokalen Installation gearbeitet haben, liegen oft sehr unterschiedliche Angebote nebeneinander. Das eine nennt einen hohen Einmalbetrag und einen Wartungsvertrag, das andere nur einen Monatsbeitrag. Vergleichbar werden sie erst, wenn Sie auch die Kosten eintragen, die im Angebot nicht auftauchen.
Bei einer lokalen Installation gehören Server, Datensicherung, Virenschutz und die IT-Betreuung dazu, auch wenn diese Rechnungen von einem anderen Dienstleister kommen. Beim Cloud-Abo gehören Nachrichtenkontingente, Speicher und eventuell Internetabsicherung dazu. Eine Praxis, in der ohne Software nichts mehr läuft, sollte sich zudem fragen, was ein Ausfall des Internetanschlusses bedeutet.
Die fünf Zeilen in Ihrer Budgetvorlage
Kaum ein Angebot nennt diese Posten in derselben Reihenfolge. Ihre Aufgabe ist es, jede Formulierung einer dieser Zeilen zuzuordnen. Fehlt eine Zeile ganz, tragen Sie "offen" ein, nicht "inklusive".
Abonnement oder Lizenz
Prüfen Sie Abrechnungszeitraum, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Eine jährliche Vorauszahlung kann günstiger sein, verlagert aber das Risiko auf Sie, falls das Team die Software nicht annimmt. Achten Sie auf Klauseln zur Preisanpassung nach Ablauf der Erstlaufzeit und auf eine automatische Vertragsverlängerung.
Benutzer und Arbeitsplätze
Fragen Sie, was genau gezählt wird. Bei einer Kauflizenz sind es oft gleichzeitige Arbeitsplätze, beim Abo meist benannte Benutzer. Der Unterschied ist erheblich, wenn sich mehrere Medizinische Fachangestellte am Empfang abwechseln. Teilzeitkräfte, Honorarärzte und der Mitinhaber, der nur am Monatsende in die Auswertung schaut, sollten in der Zählung auftauchen. Legen Sie dafür einen normalen Wochenplan neben die Zählung und notieren Sie je Tag, wer sich anmeldet. Ein gemeinsames Passwort für den Empfang ist kein Sparmodell: Wer welchen Eintrag geändert hat, muss nachvollziehbar bleiben.
Module
Kalender und Patientenakte bietet fast jede Lösung. Unterschiede entstehen bei Materialverwaltung, Kasse, Provisionsabrechnung, automatisierten Nachrichtenfolgen und Schnittstellen. Dass eine Funktion "vorhanden" ist, heißt nicht, dass sie im angebotenen Plan enthalten ist. Lassen Sie sich die Modulliste zum genannten Plan schriftlich geben.
Datenübernahme
Der eine Anbieter übernimmt Stammdaten, der andere auch Terminhistorie und Dokumente, der dritte verlangt, dass Sie seine Vorlage selbst ausfüllen. Klären Sie, welche Datenarten bis zu welcher Menge übernommen werden und wer die Arbeit macht.
Support und Schulung
Über welche Kanäle, zu welchen Zeiten, in welcher Sprache? Hat Ihre Praxis eine Abendsprechstunde oder samstags geöffnet, sollte der Support dazu passen. Fragen Sie auch, ob die Schulung einer neuen Mitarbeiterin in zwei Jahren noch inklusive ist.
Altdaten: der Posten, den fast alle unterschätzen
Patientendaten umzuziehen ist etwas anderes als eine Kundenliste zu importieren. Ein falsch zugeordneter Allergiehinweis ist ein Sicherheitsrisiko, eine falsche Zahl an Restbehandlungen führt zum Streit am Empfang. Die Kosten hängen deshalb weniger von der Zahl der Akten ab als von ihrer Art.
| Datenart | Worauf es ankommt | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Stammdaten | Grundlage für Erinnerungen und Recall | Wer bereinigt Dubletten? |
| Künftige Termine | Fehlen sie, steht der Patient unangekündigt vor der Tür | Werden sie importiert oder von Hand neu erfasst? |
| Behandlungsnotizen und Allergien | Beeinflussen medizinische Entscheidungen | Wie wird Freitext übernommen, wer prüft ihn? |
| Offene Pakete und Restbehandlungen | Müssen als Saldo stimmen, nicht als Notiz | Kommen sie als eigenes Feld an? |
| Offene Rechnungen und Raten | Sonst geht Geld verloren | Wie werden Eröffnungssalden erfasst? |
| Fotos und Dokumente | Treiben Speicherbedarf und Übernahmezeit | Gehören sie dazu, wie groß ist der Speicher? |
Kommen Sie von einem PVS, fragen Sie früh nach dem Exportformat. Für den Wechsel zwischen Praxissystemen gibt es etablierte Austauschformate wie BDT, doch der Umfang fällt je nach System unterschiedlich aus, und nicht jeder Export enthält alles. Manche Anbieter berechnen den Export zudem gesondert. Klären Sie auch, wie Sie auf alte Daten zugreifen. Behandlungsunterlagen sind in der Regel mindestens zehn Jahre aufzubewahren, in bestimmten Fällen länger. Wenn nicht alles umzieht, brauchen Sie ein Lesearchiv oder eine Weiterlizenz des Altsystems. Das sind Kosten des alten Systems, sie landen aber in Ihrem Budget.
Dazu kommt der interne Aufwand, den keine Rechnung ausweist. Auch wenn der Anbieter die Übernahme kostenlos macht: Die Bereinigung und die Kontrolle des Testimports bleiben oft am Team hängen. Eine MFA kann das nicht nebenbei am klingelnden Telefon erledigen. Planen Sie dafür eine ruhige Phase ein, etwa außerhalb der Quartalsenden, und nennen Sie die Stunden in Ihrer Budgetvorlage. Mehr zur Vorarbeit lesen Sie in unserem Beitrag zur Patientenverwaltung mit digitalen Akten.
Beispielrechnung: Kauflizenz gegen Abo
Nehmen wir eine Privatpraxis mit einem Standort, zwei Ärztinnen, zwei Empfangskräften und einer Leitung, also fünf Logins. Beide Angebote sind frei erfunden, um den Rechenweg zu zeigen.
Angebot 1 ist eine Kauflizenz: 200 Einheiten einmalig, dazu 6 Einheiten Wartung pro Monat. Server und Backup, die ein externer IT-Dienstleister betreut, schlagen mit 3 Einheiten pro Monat zu Buche. Datenübernahme und Schulung kosten einmalig 84 Einheiten.
Angebot 2 ist ein Abo für 12 Einheiten pro Monat, dazu 2 Einheiten für Nachrichten und einmalig 40 für die Datenübernahme. Das ergibt 432 plus 72 plus 40, also 544 Einheiten.
Nach drei Jahren liegt das Abo vorn. Verlängern Sie den Zeitraum aber auf 60 Monate, sieht es anders aus: Die Kauflizenz kommt auf 200 plus 360 plus 180 plus 84, also 824 Einheiten, das Abo auf 840 plus 40, also 880 Einheiten. Daraus folgt keine allgemeine Regel. Ein neuer Server nach fünf Jahren könnte das Ergebnis wieder drehen, eine Preiserhöhung beim Abo würde den Abstand dagegen vergrößern. Entscheidend ist, dass Sie den Betrachtungszeitraum bewusst wählen und ihn für alle Angebote gleich ansetzen. Drei Jahre sind ein guter Standard für die Budgetfreigabe. Wer die Praxis in absehbarer Zeit übergeben möchte, sollte kürzer rechnen.
Ähnliche Sensibilität gilt für das Nachrichtenkontingent. Eine Praxis mit 30 Terminen an 22 Tagen hat rund 660 Termine im Monat. Schickt sie je Termin eine Erinnerung und eine Nachricht danach, sind das etwa 1.320 Nachrichten. Ein Kontingent von einigen Hundert reicht dafür nicht aus. Fragen Sie, was bei Überschreitung passiert: Werden Nachrichten gestoppt oder nachberechnet? Haben Sie Ihre Zahlen beisammen, schicken Sie allen Anbietern dieselbe Seite mit Standorten, Logins, Terminen pro Monat und Altdaten. So lassen sich auch die Praxissoftware Kosten für Ihre Praxis am schnellsten belastbar klären.
DSGVO, Schweigepflicht und TSE: was davon ins Budget gehört
Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Regeln ändern sich und hängen von Ihrer Situation ab. Einige Punkte wirken sich aber direkt auf die Kosten aus.
DSGVO und Auftragsverarbeitung. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Arbeiten Sie mit einem Cloud-Anbieter, brauchen Sie in aller Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen Sie, wo die Server stehen, wie die Daten verschlüsselt werden, wie oft gesichert wird und wie Rollen und Zugriffsprotokolle funktionieren. Sind diese Funktionen im genannten Plan enthalten oder ein kostenpflichtiges Sicherheitspaket? Unser Leitfaden zur Patientendaten-Sicherheit nennt die Punkte im Einzelnen.
Schweigepflicht. Auch Dienstleister, die Zugriff auf Patientendaten haben können, müssen in der Regel zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Das sollte im Vertrag oder in einer ergänzenden Erklärung geregelt sein. Klären Sie außerdem, was bei Vertragsende mit den Daten geschieht: Rückgabe, Löschung und das Format der Herausgabe gehören in den Vertrag.
Nachrichten. Erinnerungen über WhatsApp oder SMS sind bequem, aber datenschutzrechtlich nicht trivial. Halten Sie den Text neutral, holen Sie die Einwilligung ein und klären Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welcher Kanal bei Ihnen zulässig und welcher Ausweichweg vorgesehen ist. Das kostet etwas Beratung, aber wenig im Vergleich zu einem späteren Streit.
Kasse und TSE. Nimmt Ihre Praxis Bargeld über ein elektronisches Kassensystem ein, etwa für Selbstzahlerleistungen oder Produkte, kommen Kassengesetz und technische Sicherheitseinrichtung ins Spiel. Fragen Sie, ob die Software selbst als Kasse gilt, ob eine TSE enthalten ist und wer sie bezahlt, oder ob sie die Zahlung nur dokumentiert. Eine separate Kasse taucht im Softwareangebot nicht auf; tragen Sie sie selbst ein. Für E-Rechnungen im Geschäftsverkehr klären Sie mit dem Steuerberater, was für Ihre Praxis gilt.
Was Ihre Mitinhaber sehen wollen
Auf die Frage "Brauchen wir das wirklich?" überzeugt "Das rechnet sich von selbst" kaum jemanden. Stärker ist eine Schwelle: Teilen Sie die monatlichen Kosten durch den Beitrag, den ein gesicherter Termin zur Praxis leistet. Das Ergebnis sagt, ab welcher Wirkung sich die Ausgabe lohnen würde. Es verspricht diese Wirkung nicht.
Nehmen Sie den Beitrag, nicht den Umsatz, also den Betrag nach Material und eventueller Provision. Sehen Sie dann in Ihre Unterlagen: Wie viele Termine blieben im letzten Monat ohne Absage leer? Wie viele Kontrolltermine hat niemand nachverfolgt? Wie viele bezahlte Behandlungen wurden nie gebucht? Können Sie das nicht beantworten, ist das bereits die erste Erkenntnis für Ihre Vorlage. Zum Hebel selbst lesen Sie mehr in unserem Beitrag zu Terminausfällen in Kliniken.
Führen Sie auch auf, was sich nicht in Euro umrechnen lässt: Erinnerungsanrufe am Abend, gesuchte Zettel, das Zusammentragen der Monatsauswertung aus mehreren Dateien. Und nennen Sie eine verantwortliche Person samt Stundenkontingent. Eine Software ohne interne Zuständigkeit wird zum Abo, das niemand nutzt, egal wie gut das Angebot war. Für die Vorlage selbst genügt eine Seite: Summe über 36 Monate je Angebot, offene Zeilen, Schwelle, Empfehlung.
Im Termin mit dem Anbieter: Fragen statt Vorführung
Eine Demo ist angenehm, aber die Fragen, die das Budget verändern, kommen selten in der Bildschirmtour vor. Gehen Sie mit der folgenden Liste in das Gespräch.
Lassen Sie den Anbieter außerdem Ihre schwierigen Fälle durchspielen: die dritte Sitzung eines Sechserpakets absagen und auf eine andere Therapeutin verschieben, die zweite Rate einer Behandlung kassieren, einen Termin für einen Patienten mit Allergiehinweis vergeben. Der Satz "Dafür bräuchten Sie noch ein Zusatzmodul" fällt am besten vor der Unterschrift. Laden Sie auch die Empfangskraft ein; sie arbeitet mehr mit dem System als alle anderen in der Runde.
Welda CRM in dieser Rechnung
Hier unser eigenes Produkt nach denselben Zeilen. Welda CRM ist ein monatliches Abo mit drei Plänen: Starter, Pro und Enterprise. Der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt, deshalb nennen wir an dieser Stelle keinen Betrag.
- Standorte und Benutzer: Starter umfasst einen Standort und 3 Benutzer, Pro bis zu 3 Standorte und 10 Benutzer, Enterprise unbegrenzt viele.
- Nachrichten und Speicher: 500, 5.000 oder 50.000 WhatsApp-Nachrichten im Monat und 1, 10 oder 100 GB für Fotos und Dokumente. Wie mit Überschreitungen umgegangen wird, klären wir am besten im Gespräch.
- Module: Termine, Online-Buchung, Warteliste, Patientenakte, Pakete, Gesundheitsakte, Zahlungen und Rechnungen gehören zum Starter. Lager, Ausgaben, Angebote, automatische Nachrichtenfolgen, Kasse und POS, Provisionen und offene API kommen mit Pro.
- Einrichtung und Daten: Eine separate Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Einrichtung, Übernahme Ihrer Kunden- und Termindaten und die Schulung des Teams sind in jedem Plan enthalten. Haben Sie ein Fotoarchiv oder ungewöhnliche Formate, sprechen Sie das bitte im Gespräch an.
- Support und Datenschutz: Updates und Support sind inklusive, Enterprise bietet vorrangigen Support. Dazu kommen DSGVO/KVKK-Einwilligungsverwaltung, verschlüsselte Akten und ein Protokoll der Zugriffe.
Genauso deutlich die Grenzen: Welda CRM ist kein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem. Auf unseren Produktseiten finden Sie weder KV-Abrechnung noch TI-Anbindung, E-Rezept, Laborschnittstellen oder GOÄ-Kataloge, und auch keine Zusage zu TSE. Für eine Kassenpraxis ist Welda CRM daher nicht das führende System. Wenn Sie einen dieser Punkte brauchen, fragen Sie uns vorab direkt, statt ihn vorauszusetzen. Passen kann Welda CRM dagegen, wenn Sie als Privat- oder Selbstzahlerpraxis Termine, Patientenakten, Pakete und Zahlungen an einer Stelle bündeln möchten, etwa in Ästhetik, Dermatologie, Physiotherapie oder Zahnmedizin mit Selbstzahlerschwerpunkt.
Testen können Sie die Rechnung mit Ihren eigenen Daten: Die 7-tägige kostenlose Testphase schaltet alle Module frei. Danach wechselt das Konto in den Lesemodus, und Ihre Daten bleiben erhalten. Für ein kostenloses Gespräch über Ihre Praxissoftware Kosten nennen Sie uns Standorte, Benutzer, Terminaufkommen und wie Sie heute arbeiten. Wir legen dann gemeinsam Plan und Preis fest, und Sie tragen das Ergebnis nach denselben Maßstäben in Ihre Tabelle ein.
Häufige Fragen
Warum unterscheiden sich die Kosten für Praxissoftware so stark?
Weil Angebote mit ähnlichem Namen unterschiedliche Leistungen enthalten. Ein zertifiziertes PVS mit TI-Anbindung ist etwas anderes als eine Terminverwaltung, und auch innerhalb einer Klasse zählen Anbieter Benutzer, Module und Kontingente verschieden. Erst über 36 Monate auf dieselbe Praxis gerechnet wird der Unterschied aussagekräftig.
Ist eine Kauflizenz oder ein Abo günstiger?
Das hängt vom Zeitraum und von den Nebenkosten ab. Bei der Kauflizenz zählen Wartung, Server und IT-Betreuung mit, beim Abo Kontingente und Preisanpassungen. Rechnen Sie beides über denselben Zeitraum; unser Beispiel zeigt, dass sich die Reihenfolge je nach Laufzeit ändern kann.
Rechne ich mit Netto oder Brutto?
Das klärt Ihr Steuerberater. Viele Heilberufler erbringen umsatzsteuerfreie Leistungen und können deshalb die Vorsteuer oft nicht abziehen, sodass der Bruttobetrag zählt. Bei gemischten Praxen kann es anders aussehen.
Muss eine kleine Privatpraxis überhaupt ein PVS haben?
Nicht zwingend im Sinne eines KV-zertifizierten Systems. Sie müssen aber Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten erfüllen und Rechnungen korrekt stellen. Prüfen Sie, ob die gewählte Lösung das abdeckt oder welche Ergänzung Sie brauchen.
Was kostet die Datenübernahme, wenn sie "inklusive" ist?
Beim Anbieter eventuell nichts, bei Ihnen aber Zeit: Dubletten bereinigen, offene Posten aufstellen, Testimport prüfen. Auch der Export aus dem Altsystem oder ein Lesearchiv können Geld kosten.
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Zwei bis drei auf derselben Grundlage genügen. Mehr verlängert den Prozess, ohne die Entscheidung zu verbessern. Wichtiger ist, dass alle dieselbe Beschreibung Ihrer Praxis erhalten.