Wie plant man den Bestand vor einer Rabattaktion?

Bestandsplanung für Aktionen bedeutet, vor dem Start einer Verkaufsaktion abzuschätzen, wie viel Nachfrage zu erwarten ist, und genau so viel Bestand zurückzulegen, dass diese Nachfrage gedeckt wird, ohne dass nach der Aktion Überbestand übrig bleibt. Eine ohne Planung gestartete Aktion endet meist auf eine von zwei Arten: Entweder ist das Produkt schon am zweiten Tag ausverkauft und Kunden, die die Werbung gesehen haben, stehen vor leeren Regalen, oder am Ende der Aktion bleibt unverkaufter Bestand im Wert von mehreren hundert Euro übrig. Ein gut geplanter Aktionsbestand bedeutet in der Regel, das 2- bis 4-Fache des normalen Monatsumsatzes zurückzulegen; das genaue Verhältnis hängt vom Produkt und der Stärke der Aktion ab.

Wie schätzt man die Nachfrage vor einer Aktion?

Die Nachfrageschätzung vor einer Aktion beginnt mit einem Blick auf die Verkaufsdaten ähnlicher vergangener Aktionen; gibt es überhaupt keine Daten, ist die Multiplikation des normalen Tagesumsatzes mit einem Faktor, der ungefähr proportional zum Rabattsatz ist, ein grober, aber brauchbarer Ausgangspunkt. Ein häufiges Muster: Bei 30 Prozent Rabatt steigt die Nachfrage auf das 3- bis 5-Fache des Normalwerts; bei Rabatten über 50 Prozent kann dieses Verhältnis auf das 6- bis 8-Fache steigen.

Für ein Unternehmen, das dieselbe Aktion schon im Vorjahr durchgeführt hat, sind die eigenen Daten die verlässlichste Quelle: Wurden von einem Produkt bei der letztjährigen Black-Friday-Aktion 40 Stück verkauft, ist auch für dieses Jahr eine ähnliche Nachfrage zu erwarten – steigt zusätzlich die Kundenzahl, kann dieser Wert etwas nach oben korrigiert werden. Ein Heimtextilgeschäft stellte fest, dass seine Bettwäsche-Sets während der letztjährigen Aktion das 4-Fache des Normalwerts verkauften, und als es die diesjährige Bestellung entsprechend vergrößerte, kam es weder zu einem Engpass noch blieb ein nennenswerter Überschuss übrig.

Wie legt man Aktionsbestand zurück?

Aktionsbestand zurücklegen bedeutet, die für die Aktion vorgesehenen Produkte in einem separaten Pool getrennt vom Tagesgeschäft zu halten und sicherzustellen, dass dieser Pool nur während der Aktion genutzt wird. Ohne diese Trennung vermischt sich der für die Aktion gekaufte Bestand mit dem Tagesverkauf, und am Aktionstag fehlt womöglich die erwartete Menge.

• Aktionsprodukte gesondert kennzeichnen: Markieren Sie die für die Aktion reservierte Menge im Lager oder im Warenwirtschaftssystem als eigene Kategorie oder Notiz.
• Mindest- und Zielbestand festlegen: Legen Sie für die Aktion zwei Schwellenwerte fest – 'mindestens so viel' und 'idealerweise so viel'.
• Die Menge vorab mit dem Lieferanten bestätigen: Bestellen Sie mindestens 2-3 Wochen vor dem Aktionstermin und lassen Sie sich das Lieferdatum schriftlich bestätigen.
• Tagesverkauf und Aktionsbestand nicht vermischen: Wird dasselbe Produkt vor der Aktion auch an normale Kunden verkauft, berechnen Sie diese Menge separat und addieren Sie sie zum Gesamtbestand.

Der konkreteste Nutzen dieser Trennung ist, am Aktionstag sofort die Frage 'Wie viel haben wir wirklich noch?' beantworten zu können; in einem Unternehmen mit Warenwirtschaftssystem lässt sich diese Trennung per Kategorie oder Tag in wenigen Minuten einrichten.

Wie balanciert man das Risiko von Ausverkauf und Überbestand?

Das Risiko von Ausverkauf gegen das Risiko von Überbestand abzuwägen ist der schwierigste Teil der Aktionsplanung; zu viel Bestand zurückzulegen birgt das Risiko von Ladenhütern, zu wenig Bestand riskiert, Kunden am umsatzstärksten Tag der Aktion mit leeren Händen wegzuschicken. Der praktische Weg zu dieser Balance ist eine gestaffelte Bestellung kombiniert mit einer schnellen Nachbestellmöglichkeit.

1. Mit einem Anfangsbestand von 70-80 Prozent der erwarteten Nachfrage starten: Kaufen Sie nicht die gesamte geschätzte Menge auf einmal, sondern beginnen Sie mit einer sicheren Basismenge.
2. Den ersten Aktionstag beobachten: Verkauft sich schneller als erwartet, klären Sie im Voraus, ob eine schnelle Nachbestellung beim Lieferanten möglich ist.
3. Ein langsam laufendes Aktionsprodukt schon am ersten Tag erkennen: Verkauft es sich am ersten Tag nicht im erwarteten Tempo, können Sie das verbleibende Budget auf ein anderes Produkt verlagern.
4. Rückgabe- oder Umtauschkonditionen mit dem Lieferanten besprechen: Manche Lieferanten nehmen nach der Aktion einen Teil des unverkauften Produkts zurück; diese Bedingung vorab zu klären senkt Ihr Risiko.

Ein Spielwarengeschäft bestellte für seine Weihnachtsaktion zunächst etwa 75 Prozent der anvisierten Menge und forderte je nach Verkaufstempo der ersten drei Tage eine Nachlieferung beim Lieferanten an; mit diesem Vorgehen kam es weder zu einem Engpass, noch blieben am Ende der Aktion mehr als ein paar wenige Artikel übrig.

Warum ist eine Vereinbarung mit dem Lieferanten vor der Aktion wichtig?

Eine Vereinbarung mit dem Lieferanten vor der Aktion zu treffen ist die einzige Garantie gegen eine Überraschung auf der Beschaffungsseite am Aktionstag; in großen Aktionszeiträumen (Weihnachten, Schulanfang, vor Feiertagen) steht auch der Bestand der Lieferanten unter starker Nachfrage, und Last-Minute-Bestellungen können meist nicht mehr bedient werden. Eine mindestens zwei bis drei Wochen im Voraus aufgegebene Bestellung hat die Chance, noch in die Planung des Lieferanten einzufließen.

In der Vereinbarung müssen drei Punkte geklärt werden: Liefertermin, Mengengarantie und ein Ausweichplan für den Fall einer Verzögerung. Es reicht nicht, wenn ein Lieferant sagt 'ich tue mein Bestes'; ein schriftlich oder zumindest per Nachricht bestätigter Liefertermin ist die Grundlage, auf der die Aktionsplanung aufbaut. Wie diese Grundlage solide aufgebaut wird, erklärt der allgemeine Ablauf von Beschaffungsprozess und Lieferantenbeziehung unter Lieferkette Grundlagen für KMU.

Wie baut man überschüssigen Bestand nach einer Aktion ab?

Der nach einer Aktion übrig gebliebene Bestand ist der letzte und meist vernachlässigte Schritt der Planung; nach Ende der Aktion richtet sich die Aufmerksamkeit meist auf die nächste Aufgabe, und übrig gebliebene Produkte geraten monatelang im Regal in Vergessenheit. Wird dieser Bestand jedoch innerhalb der ersten zwei Wochen nach der Aktion angegangen, wird verhindert, dass er Monate später zu totem Bestand wird.

• Mit einer zweiten Mini-Aktion abbauen: Führen Sie direkt nach der Hauptaktion einen kleinen zusätzlichen Rabatt unter dem Motto 'letzte Stücke' oder 'nur noch solange der Vorrat reicht' durch.
• Mit einem anderen Produkt bündeln: Kombinieren Sie das übrig gebliebene Produkt mit einem Kassenschlager und bieten Sie das Paket zu einem attraktiven Preis an.
• Die Regalposition ändern: Platzieren Sie das übrig gebliebene Produkt mit einer anderen Präsentation an der sichtbarsten Stelle des Geschäfts.
• Nicht in die nächste Aktion mitnehmen: Dasselbe Produkt in die nächste große Aktion mitzuschleppen verzerrt auch deren Bestandsrechnung; der Bestand jeder Aktion sollte innerhalb ihres eigenen Zeitraums abgeschlossen werden.

Reichen diese Schritte nicht aus, braucht es eine umfassendere, gestaffelte Abverkaufsstrategie; die entsprechenden Methoden werden ausführlich unter tote Bestände abbauen beschrieben.

Welche Daten sollte man bei der Aktionsbestandsplanung nutzen?

Die verlässlichste Datenquelle bei der Aktionsbestandsplanung sind die tatsächlichen Verkaufszahlen vergangener Zeiträume; sich auf Vermutungen oder vage Erinnerungen wie 'letztes Jahr lief es gut' zu verlassen reduziert die Planung auf eine grobe Schätzung. In einem Unternehmen mit Warenwirtschaftssystem lassen sich die Verkaufsdaten vergangener Aktionszeiträume filtern und sofort einsehen; das macht es möglich, die Aktionsbestandsrechnung in wenigen Minuten mit harten Zahlen durchzuführen.

In einem System wie Welda Stock lassen sich Verkäufe für einen bestimmten Zeitraum abrufen und mit demselben Aktionszeitraum des Vorjahres vergleichen; dieser Vergleich zeigt klar, bei welchen Produkten der Bestand erhöht werden sollte und welche Produkte gar nicht erst in diese Aktion aufgenommen werden sollten. Der produktbezogene Lagerumschlag ist ein weiterer wichtiger Indikator zur Unterstützung dieser Entscheidung; um zu verstehen, welche Produkte schon vor der Aktion schnell umschlagen, lohnt sich ein Blick auf Lagerumschlag berechnen.

Wie vereinfachen kleine Unternehmen ihre Aktionsbestandsplanung?

Für ein kleines Unternehmen muss ein Aktionsbestandsplan keine komplexe Tabelle sein – er kann eine kurze Liste mit Antworten auf ein paar klare Fragen sein: Welche Produkte sind Teil der Aktion, wie viel davon wurde im letzten Zeitraum verkauft, wie hoch ist diesmal der Rabatt, wie viele Einheiten sollten daraufhin bestellt werden und zu welchem Termin kann der Lieferant diese Menge liefern.

1. Die Produkte für die Aktion festlegen: Wählen Sie Produkte mit angemessener Gewinnspanne und erwarteter hoher Nachfrage aus; versuchen Sie nicht, jedes Produkt in die Aktion aufzunehmen.
2. Die Zielmenge anhand vergangener Daten berechnen: Gibt es keine Daten aus einem vergangenen Zeitraum, vervielfachen Sie den normalen Monatsumsatz je nach Rabattsatz um das 3- bis 5-Fache.
3. 2-3 Wochen im Voraus die Bestätigung des Lieferanten einholen: Klären Sie Menge und Liefertermin.
4. Gestaffelt bestellen: Nehmen Sie zu Beginn 70-80 Prozent des Ziels statt der vollen Menge und ergänzen Sie anhand der Daten vom ersten Tag.
5. Einen Abbauplan für die Zeit nach der Aktion vorbereiten: Ein zweiter Plan für möglicherweise übrig bleibendes Produkt sollte schon vor Beginn der Aktion feststehen.

Ein Unternehmen, das diese fünf Schritte zu einer schriftlichen Checkliste macht, wiederholt vor jeder Aktion denselben Ablauf, gewinnt dabei mit der Zeit an Erfahrung und macht seine Schätzungen treffsicherer.

Welche Fehler werden bei der Aktionsplanung häufig gemacht?

Der häufigste Fehler bei der Aktionsplanung ist, bis zur letzten Minute zu warten und ein bis zwei Tage vor Aktionsbeginn hastig zu bestellen; in dieser Situation kann der Lieferant die Nachfrage entweder nicht bedienen oder verlangt einen Aufpreis für die Eilbestellung.

• Alle Produkte im gleichen Verhältnis hochskalieren: Jedes Produkt hat eine andere Aktionsleistung; denselben Faktor auf alle anzuwenden führt bei manchen zu Überbestand, bei anderen zu Fehlbestand.
• Wettbewerberaktionen ignorieren: Führt ein großer Konkurrent im selben Zeitraum eine aggressive Aktion durch, kann die eigene Nachfrage niedriger ausfallen als erwartet; es lohnt sich, auch die allgemeine Marktbewegung im Blick zu behalten.
• Den Cashflow nicht berücksichtigen: Der Kauf einer großen Menge an Aktionsbestand bindet für diesen Zeitraum erhebliches Kapital; stellen Sie sicher, dass dieser Betrag den Cashflow Ihres Unternehmens nicht belastet.
• Die Nachbereitung vergessen: Wird nach Ende der Aktion nicht geprüft, wie viel von welchem Produkt verkauft wurde, wird für die nächste Aktion nichts daraus gelernt.

Die meisten dieser Fehler lassen sich vermeiden, indem Sie früh mit der Planung beginnen, vergangene Daten konsequent erfassen und nach jeder Aktion eine kurze Auswertungsnotiz anfertigen; diese Notiz verhindert, dass sich derselbe Fehler in der nächsten Aktion wiederholt. Wenn Sie Unterstützung möchten, um Ihre Aktionszeiträume mit einem soliden Bestandsplan zu untermauern, erreichen Sie uns über die Kontakt-Seite.

Wie beeinflusst die Gewinnspanne der Aktion die Bestandsentscheidung?

Die Gewinnspanne der Aktion beeinflusst direkt die Entscheidung, wie viel Bestand zurückgelegt werden soll; da der Gewinn pro Einheit bei einem rabattierten Produkt sinkt, müssen mehr Einheiten verkauft werden, um denselben Umsatz zu halten. Bei einem Produkt, das normalerweise mit 40 Prozent Marge verkauft wird und mit 30 Prozent Rabatt angeboten wird, kann die Marge nach der Aktion auf etwa 10 Prozent sinken; in diesem Fall bedeutet übrig gebliebener Bestand nicht nur ein Regalproblem, sondern einen direkten Gewinnverlust.

Deshalb ist vor einer Aktion für jedes Produkt eine einfache Rechnung nötig: Eine große Bestandsmenge zu binden, ohne den Zusammenhang zwischen Rabattpreis, Stückkosten und Zielgewinn zu kennen, ist riskant. Eine Schreibwarenkette bemerkte, dass die Marge bei einem stark rabattierten Artikel fast auf null gesunken war, und halbierte daraufhin die Aktionsmenge dieses Produkts; der Aktionsumsatz sank dadurch leicht, die Gesamtrentabilität blieb aber erhalten – für solche Entscheidungen ist Gewinn-Verlust-Analyse und Rentabilität ein grundlegender Bezugspunkt.

Fazit: Der Erfolg einer Aktion steckt in der Planung

Die Bestandsplanung vor einer Rabattaktion ist der stille Schritt, der maßgeblich darüber entscheidet, ob eine Aktion profitabel endet oder zum Verlust wird. Die Nachfrageschätzung auf vergangene Daten zu stützen, den Aktionsbestand getrennt zu verwalten, sich frühzeitig mit dem Lieferanten zu einigen und den Abbauplan für die Zeit nach der Aktion von Anfang an vorzubereiten, verringert gleichzeitig das Risiko von Ausverkauf und Überbestand. Ein Unternehmen, das diese Disziplin bei jeder Aktion wiederholt, schärft mit der Zeit seine Prognosen und macht Aktionszeiträume zu einer echten Wachstumschance.