Lieferkette Grundlagen für KMU: Was Sie wissen müssen

Die Lieferkette ist die Summe aus allem, was zwischen dem Moment geschieht, in dem ein Produkt beim Lieferanten gekauft wird und ins Lager kommt, und dem Moment, in dem es vom Regal an einen Kunden verkauft wird; dass diese Kette reibungslos funktioniert, ist ein Thema, das für ein kleines Unternehmen weit über die Bestandsverwaltung hinausgeht. Für ein typisches KMU besteht die Lieferkette aus drei Gliedern: dem Lieferanten, dem eigenen Lager/Geschäft und dem Endkunden – so 'einfach' das klingt, ist das Timing und die Kommunikation zwischen diesen drei Gliedern das größte Kopfzerbrechen für Unternehmen, die immer wieder mit Störungen zu kämpfen haben.

Wie funktioniert der Ablauf Lieferant-Lager-Verkauf?

Der Ablauf Lieferant-Lager-Verkauf ist ein vierstufiger Kreislauf von der Bestellung bis zum Erreichen des Kunden: die Bestellung aufgeben, die Produktion/Vorbereitung und den Versand durch den Lieferanten, die Wareneingangsprüfung im Lager und schließlich die Bereitstellung zum Verkauf. Stockt eine dieser vier Stufen, verzögert sich auch der Rest der Kette; wird zum Beispiel das Zählen und Einräumen der im Lager eingetroffenen Ware verschleppt, erreicht das Produkt den Kunden nicht rechtzeitig, selbst wenn der Lieferant pünktlich geliefert hat.

Damit dieser Ablauf reibungslos funktioniert, braucht jede Stufe einen klaren Verantwortlichen und eine klare Frist. Ein Lebensmittelgroßhändler stellte fest, dass sich sein Wareneingangsprozess unklar über Tage hinziehen konnte, und machte es zur Regel, dass Zählung und Einräumung noch am Tag des Wareneingangs abgeschlossen sein mussten; diese eine Änderung verkürzte die Verweildauer der Ware im Lager und beschleunigte spürbar, wie schnell sie zum Verkauf bereitstand.

Was ist die Lieferzeit (Lead Time) und wie berechnet man sie?

Die Lieferzeit (Lead Time) ist die Spanne vom Moment der Bestellung bis zur Lieferung der Ware ins Lager, und sie ist der zentrale Eingabewert für eine genaue Bestandsplanung. Beträgt die Lead Time eines Lieferanten 10 Tage, müssen Sie eine neue Bestellung aufgeben, sobald Ihr Bestand 10 Tage im Voraus zu sinken beginnt; andernfalls bleibt das Regal für diese 10 Tage leer.

Bei der Berechnung der Lead Time zählt nicht, was der Lieferant 'sagt', sondern die tatsächlich in der Vergangenheit erreichte Durchschnittszeit; Lieferanten nennen meist einen optimistischen Wert, in der Praxis kann es aber zu Verzögerungen kommen. Ein Eisenwarengeschäft stellte fest, dass die von einem Lieferanten genannte Lieferzeit von 'einer Woche' bei den letzten sechs Bestellungen im Schnitt 11 Tage betrug, und zog seinen Bestellpunkt entsprechend vor; diese einfache Korrektur beseitigte die wiederkehrenden Fehlbestände bei diesem Produkt.

• Bestellbearbeitungszeit: Die Zeit von der Bestellung bis zur Bearbeitung durch den Lieferanten.
• Produktions-/Kommissionierzeit: Die Zeit, die benötigt wird, um ein nicht vorrätiges Produkt herzustellen oder zusammenzustellen.
• Transportzeit: Die Zeit, in der die Ware physisch vom Lieferanten zu Ihrem Lager gelangt.
• Wareneingangs- und Prüfzeit: Die Zeit, bis die Ware im Lager eingetroffen, gezählt und verkaufsbereit ist.

Die Summe dieser vier Komponenten ergibt die tatsächliche Lead Time; nur auf die Transportzeit zu schauen und die anderen drei zu ignorieren ist der häufigste Grund für eine falsche Berechnung des Bestellpunkts.

Welches Risiko birgt die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten?

Von einem einzigen Lieferanten abhängig zu sein bedeutet, dass jede Störung bei diesem Lieferanten den gesamten Warenfluss Ihres Unternehmens zum Erliegen bringt; ein Produktionsproblem, eine Insolvenz, eine Preiserhöhung oder einfach die Entscheidung des Lieferanten, nicht mehr mit Ihnen zusammenzuarbeiten, kann ein unvorbereitetes Unternehmen tagelang oder sogar wochenlang ohne Bestand lassen. Dieses Risiko ist besonders hoch bei Unternehmen, die eine ganze Produktgruppe ausschließlich aus einer einzigen Quelle beziehen.

Ein Kosmetikstudio, das mit einem einzigen Lieferanten für apothekentypische Materialien zusammenarbeitete, begann erst mit der Suche nach einem alternativen Lieferanten, als es bemerkte, dass dieser Lieferant plötzlich die Preise erhöht und die Lieferzeiten verlängert hatte – da war es bereits zu spät; zwei Wochen lang kam es bei einigen Produkten zu Fehlbeständen. Nach dieser Erfahrung machte das Studio es zur festen Regel, bei jeder kritischen Produktgruppe mit mindestens zwei Lieferanten in Kontakt zu bleiben. Der praktischste Weg, die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern, ist, neben dem Hauptlieferanten – und sei es nur mit kleinen Mengen – eine alternative Quelle aktiv zu halten; diese Beziehung wird so zu einem Ausweichplan, der im Notfall schnell ausgebaut werden kann.

Welche Störungsszenarien gibt es in der Lieferkette?

Störungsszenarien in der Lieferkette sind Situationen, die im Voraus durchdacht und mit einem Plan B versehen werden sollten; auch wenn sich die Störung selbst nicht verhindern lässt, kann die Reaktion darauf im Voraus geplant werden. Die häufigsten Störungsarten sind:

1. Lieferverzögerung beim Lieferanten: Die Ware trifft nicht zum erwarteten Termin ein; Plan B ist, eine kleine Notmenge von einem alternativen Lieferanten zu beschaffen oder den Kunden transparent zu informieren.
2. Qualitäts-/Beschädigungsproblem: Ein Teil der eingehenden Ware ist unbrauchbar; Plan B ist, beim Wareneingang eine Stichprobenkontrolle durchzuführen und die fehlerhafte Charge sofort dem Lieferanten zu melden.
3. Plötzlicher Nachfrageanstieg: Ein unerwarteter Social-Media-Beitrag oder eine Nachricht löst eine Nachfragewelle für ein Produkt aus; Plan B ist, im Voraus zu wissen, welche alternative Quelle am schnellsten liefern kann.
4. Preiserhöhung: Der Lieferant erhöht plötzlich die Preise; Plan B ist, regelmäßig den aktuellen Preis mindestens eines alternativen Lieferanten zu verfolgen.
5. Transport-/Logistikstörung: Eine Verzögerung beim Kurier- oder Speditionsunternehmen; Plan B ist, für kritische Produkte eine zweite Versandoption zu kennen.

Für jedes dieser Szenarien die Antwort auf die Frage 'Was tue ich?' schriftlich auf einer Seite festzuhalten ermöglicht es, im Krisenfall nach Plan statt in Panik zu handeln.

Wie stellt man das Gleichgewicht zwischen Bestand und Beschaffung her?

Das Gleichgewicht zwischen Bestand und Beschaffung zu finden bedeutet, den Mittelweg zwischen zu viel gebundenem Kapital in überschüssigem Bestand und dem Risiko von Fehlbeständen bei zu wenig Bestand zu finden. Dieses Gleichgewicht hängt direkt mit dem Konzept des Sicherheitsbestands zusammen: Je länger und unvorhersehbarer Ihre Lieferzeit ist, desto höher muss der gehaltene Sicherheitsbestand sein.

Ein Unternehmen, das Ware mit 45 Tagen Lead Time aus dem Ausland bezieht, muss beispielsweise einen deutlich höheren Sicherheitsbestand vorhalten als ein Unternehmen, das Ware innerhalb von 3 Tagen im Inland bekommt; sonst leert schon eine kleine Lieferverzögerung das Regal. Wie der Sicherheitsbestand berechnet wird, erklärt ausführlich Sicherheitsbestand berechnen; diese Rechnung übersetzt die Unvorhersehbarkeit Ihrer Lieferkette in eine numerische Sicherheitsmarge.

Was unterscheidet einen inländischen von einem ausländischen Lieferanten?

Der wichtigste Unterschied zwischen einem inländischen und einem ausländischen Lieferanten ist die Lead Time und der Grad der Vorhersehbarkeit; ein im Inland bezogenes Produkt erreicht das Lager meist innerhalb von 2-7 Tagen, während ein aus dem Ausland (insbesondere Fernost) importiertes Produkt mit Zollabwicklung bis zu 30-60 Tage brauchen kann. Dieser Unterschied verändert direkt die Entscheidungen zu Sicherheitsbestand und Bestellhäufigkeit.

Bei der Auslandsbeschaffung kommen zusätzliche Unsicherheiten hinzu, die es bei der Inlandsbeschaffung nicht gibt, etwa Wechselkursrisiko, Mindestbestellmengen (MOQ) und das Warten auf die Vollauslastung eines Containers. Ein Unternehmen für Beleuchtungsprodukte, das aus China importierte, bemerkte, dass Lieferungen manchmal drei Wochen später als geplant eintrafen, weil auf die Vollauslastung eines Containers gewartet werden musste, und schloss daraufhin eine Ausweichvereinbarung mit einem inländischen Distributor für diese Produktgruppe ab, um Engpässe im Notfall mit kleinen Mengen überbrücken zu können. Als Faustregel gilt: Unternehmen mit Auslandsbeschaffung müssen einen mindestens zwei- bis dreimal so hohen Sicherheitsbestand vorhalten wie Unternehmen mit Inlandsbeschaffung.

Warum sind Kommunikation und Abgleich mit Lieferanten entscheidend?

Regelmäßige Kommunikation und Abgleich mit dem Lieferanten sind der Weg, die meisten Überraschungen in der Lieferkette zu erkennen, bevor sie eintreten; nur beim Bestellen zu sprechen und bis zum Liefertag keinen weiteren Kontakt zu haben führt dazu, dass eine mögliche Verzögerung erst in letzter Minute auffällt. Ein diszipliniertes Unternehmen prüft mit einer kurzen Bestätigungsnachricht ein paar Tage nach der Bestellung, ob alles nach Plan läuft.

Ein weiterer Punkt, der in dieser Kommunikation geklärt werden muss, ist der Abgleich von Rechnung und Lieferschein; stimmen die gelieferte Menge, die in Rechnung gestellte Menge und die bestellte Menge nicht überein, muss diese Abweichung noch am selben Tag erfasst werden, nicht erst Wochen später bemerkt. Wie dieser dreifache Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung eingerichtet wird, erklärt ausführlich Auftragsverwaltung-Leitfaden.

Wie hängt der Bestellprozess mit der Lieferkette zusammen?

Der Bestellprozess ist der Punkt, an dem die Lieferkette tatsächlich ausgelöst wird; wird das richtige Produkt nicht in der richtigen Menge zur richtigen Zeit bestellt, stockt die Kette, egal wie zuverlässig der Lieferant ist. Die Berechnung des Bestellpunkts verbindet Lead Time und Sicherheitsbestand zu einer konkreten Antwort auf die Frage 'Wann sollte ich bestellen?'

Diesen Prozess konsequent und dokumentiert zu führen ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit mehreren Lieferanten arbeiten; welche Bestellung wann aufgegeben wurde, wann sie geliefert wurde und wie Teillieferungen nachverfolgt werden, behandelt Auftragsverwaltung-Leitfaden.

Wie erleichtert ein Warenwirtschaftssystem die Lieferkette?

Ein Warenwirtschaftssystem befreit Sie davon, das schwächste Glied der Lieferkette – wer was hat und wann es eintrifft – manuell zu verfolgen; der aktuelle Bestand, offene Bestellungen und die bisherige Lieferantenleistung jedes Produkts werden auf einem einzigen Bildschirm sichtbar. Das spart besonders bei Unternehmen mit mehreren Lieferanten viel Zeit.

In einem System wie Welda Stock lassen sich die bisherigen Lieferzeiten für jeden Lieferanten erfassen, sodass der Bestellpunkt auf Basis der 'tatsächlichen' statt der 'angegebenen' Lead Time festgelegt werden kann. Wenn Sie Unterstützung möchten, um Ihre Lieferkette planbarer zu machen, erreichen Sie uns über die Kontakt-Seite.

Wo sollte ein KMU ansetzen, um seine Lieferkette zu stärken?

Der praktischste Weg für KMU, die Lieferkette zu stärken, ist, zunächst den Beschaffungsablauf der 5-10 kritischsten Produkte zu erfassen; notieren Sie für jedes Produkt Lieferant, tatsächliche Lead Time, ob ein Single-Source-Risiko besteht und den aktuellen Sicherheitsbestand auf einem Blatt Papier. Diese einfache Übung zeigt sofort, welche Produkte dringenden Handlungsbedarf haben.

• Kritische Produkte identifizieren: Priorisieren Sie Produkte, die einen großen Umsatzanteil ausmachen oder für die schwer eine Alternative zu finden ist.
• Die tatsächliche Lead Time für jedes erfassen: Stützen Sie sich auf die realisierte Zeit Ihrer letzten mehreren Bestellungen, nicht auf die Angabe des Lieferanten.
• Single-Source-Risiko kennzeichnen: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick, bei welchen Produkten Sie von einem einzigen Lieferanten abhängen.
• Früh mit der Suche nach alternativen Quellen beginnen: Bauen Sie Vertrautheit mit einem zweiten Lieferanten auf, solange alles normal läuft, nicht erst mitten in einer Krise.

Ein Unternehmen, das diese vier Schritte einmal im Jahr wiederholt, vorzugsweise vor Beginn der Hochsaison, erkennt fragile Stellen in seiner Lieferkette frühzeitig und trifft Vorkehrungen, bevor es zu einer Störung kommt; besonders in wachsenden Unternehmen muss diese Karte bei jeder neuen Produktgruppe aktualisiert werden, sonst bleiben neu hinzugekommene Kategorien außerhalb der Karte und wiederholen dieselben Risiken unbemerkt.

Fazit: Ein Unternehmen, so stark wie seine Kette

Lieferketten-Grundlagen sind kein komplexes Thema, das großen Unternehmen vorbehalten ist, sondern ein direkter Bestandteil des täglichen Betriebs jedes KMU. Den Ablauf Lieferant-Lager-Verkauf klar zu definieren, die tatsächliche Lead Time zu kennen, die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern und für mögliche Störungen im Voraus einen Plan B vorzubereiten macht ein Unternehmen widerstandsfähig statt anfällig für Überraschungen. Je solider diese Grundlagen stehen, desto vorhersehbarer und ruhiger wird die Bestandsverwaltung; ein Unternehmen dagegen, das die Lieferkette nur für 'bestellen und warten' hält, erlebt bei jeder Störung dieselbe Verwirrung erneut, und sein Wachstum wird durch diese wiederkehrenden Krisen ausgebremst.