Eine Inventur vergleicht die tatsächlich vorhandene Warenmenge mit den Aufzeichnungen. Das klingt einfach, ist in vielen Betrieben aber die am häufigsten ausgelassene oder oberflächlich erledigte Aufgabe. Dabei ist eine regelmäßige Zählung der einzige verlässliche Weg, um zu sehen, was wirklich im Regal liegt, wo Verluste entstehen und welcher Artikel still verschwindet.
Es gibt zwei grundlegende Zählansätze, und die meisten Betriebe nutzen beide zusammen.
Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand auf einmal gezählt, in festen Abständen — zum Monats-, Quartals- oder Jahresende. Meist geschieht das in ruhigen Stunden bei pausiertem Verkauf.
- Sie erfasst alle Artikel und liefert ein vollständiges Bild,
- Vorbereitung und Durchführung kosten Zeit; in großen Betrieben kann es einen ganzen Tag dauern,
- Wann Verluste zwischen zwei Zählungen entstanden sind, bleibt unklar.
Permanente (zyklische) Inventur
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand nicht auf einmal gezählt, sondern in Gruppen aufgeteilt und über das Jahr verteilt nacheinander erfasst. Hochwertige oder schnell drehende Artikel etwa werden wöchentlich gezählt, langsam drehende monatlich.
- Sie lässt sich im laufenden Tagesgeschäft durchführen, ohne den Betrieb anzuhalten,
- Abweichungen werden früh erkannt und behoben, bevor sie wachsen,
- Festzulegen, wie oft jeder Artikel gezählt wird, erfordert Planung.
Abweichungsanalyse und Schwunderkennung
Der eigentliche Wert einer Zählung liegt darin, die festgestellte Abweichung zu deuten. Sagt die Aufzeichnung 100 Stück, liegen aber nur 94 im Regal, sind diese 6 Stück irgendwo verschwunden. Die Lücke kann Bruch, abgelaufene Ware, eine falsche Kassenbuchung oder internen Verlust bedeuten.
Entscheidend ist, die Abweichung Artikel für Artikel zu verfolgen, nicht als eine einzige Zahl. Wo ein Produkt immer wieder fehlt, dort liegt das Problem. Eine gesonderte Erfassung für Artikel mit hohem Schwund legt sowohl die Kosten als auch die Ursache offen.
Ein Ansatz, der die Inventur erleichtert
Beim manuellen Zählen ist das größte Risiko, dass die während der Zählung erfasste Zahl nicht in den nächsten Tag übertragen wird. In einem System, das den Bestand in Echtzeit korrekt hält, wird die Zählung zum Abgleich mit den vorhandenen Aufzeichnungen statt zum Neuanfang. Da Welda Stock den Bestand bei jedem Verkauf automatisch reduziert, sind Ihre Aufzeichnungen am Zähltag bereits aktuell; Sie vergleichen nur Ist und Soll und sehen die Abweichung Artikel für Artikel.
Weitere Praktiken für eine gesunde Bestandsführung finden Sie in unseren Tipps zur Lagerverwaltung, und wenn Sie über den Umstieg von Tabellen nachdenken, lesen Sie unseren Leitfaden zur Lagerverwaltung mit Excel.