Fast jeder Betrieb beginnt die Lagerverwaltung mit Excel — verständlicherweise: Es ist kostenlos, flexibel, und die Grundlagen kennt jeder. Artikelliste, Mengen, Ein- und Verkaufspreise — eine brauchbare Tabelle entsteht und tut eine Weile wirklich ihren Dienst.
Das Problem: Wächst der Betrieb, hält die Tabelle nicht Schritt.
Wann Excel genügt
- Das Sortiment ist klein (einige Dutzend Artikel) und das Verkaufsvolumen niedrig,
- eine einzige Person pflegt den Bestand,
- wöchentliche oder monatliche Zählungen reichen aus.
In kleinem Maßstab macht Excel keine ernsten Probleme.
Die 5 Punkte, an denen Excel scheitert
1. Keine Echtzeit
In Excel ist der Bestand so aktuell wie Ihre letzte Eingabe. Beim Verkauf sinkt nichts automatisch; abends wird von Hand nachgetragen — wenn es nicht vergessen wird. Die Lücke zwischen Regal und Tabelle wächst täglich.
2. Keine Verbindung zum Verkauf
Der Verkauf passiert an einem Ort, die Bestandstabelle lebt woanders. Jeder Verkauf muss von Hand übertragen werden — doppelte Arbeit, doppelte Fehler.
3. Nur eine Person gleichzeitig
Kasse, Lager und Inhaber können nicht dieselbe Datei zugleich pflegen. Kopien vermehren sich, und niemand weiß, welche aktuell ist.
4. Fehler verbreiten sich leise
Eine Zahl in der falschen Zelle oder eine zerbrochene Formel kann wochenlang unbemerkt falsche Ergebnisse liefern. Excel sagt es Ihnen nicht.
5. Berichte kosten Mühe
Welches Produkt wie viel verdient, was an welchem Tag verkauft wurde — Excel kann das beantworten, aber jedes Mal heißt es: Formeln bauen, filtern, Tabellen anlegen. In einer Warenwirtschaft sind diese Berichte ein Klick.
Wann auf ein Warenwirtschaftssystem wechseln?
Treffen zwei oder drei dieser Anzeichen gleichzeitig zu, ist es so weit: Sie erfahren vom leeren Regal erst durch die Kundenfrage; Kasse und Tagesumsatz passen nicht zusammen; mehrere Personen müssten die Tabelle pflegen; der Monatsbericht kostet Stunden.
Der Umstieg ist leichter als gedacht
Die gute Nachricht: Ihre in Excel gesammelten Daten sind nicht verloren. Bei der Einrichtung von Welda Stock werden Ihre Excel-Listen — Artikel, Preise, Kunden — importiert; der Wechsel ist am selben Tag abgeschlossen, Ihr Team wird praktisch geschult. Branchendetails finden Sie auf unseren Seiten für Märkte und Feinkostläden.