Stok sayımı, işletmenin elindeki fiili ürün miktarını kayıtlarla karşılaştırma işidir. Kulağa basit gelse de pek çok işletmede en sık atlanan ya da gelişigüzel yapılan iştir. Oysa düzenli sayım, hangi ürünün fiilen rafta olduğunu, nerede kayıp yaşandığını ve hangi kalemin sessizce eridiğini gösteren tek güvenilir yoldur. Sayım yapılmadığı sürece kayıttaki rakam yalnızca bir tahmindir; gerçekle ne kadar örtüştüğü ancak fiili sayımla anlaşılır.
İyi bir sayım plan ister: ürünlerin önceden düzenlenmesi, sayım sırasında satışın nasıl yönetileceğinin belirlenmesi ve sonucun aynı gün kayda işlenmesi gerekir. İki temel sayım yaklaşımı vardır ve çoğu işletme ikisini birlikte kullanır.
Periyodik sayım
Periyodik sayım, belirli aralıklarla (ay sonu, çeyrek ya da yıl sonu) tüm stoğun tek seferde sayılmasıdır. Genellikle iş yoğunluğu düşük bir saatte, satış durdurularak yapılır.
- Tüm ürünleri kapsadığı için bütünsel bir tablo verir,
- Hazırlık ve uygulama zaman alır; büyük işletmelerde günü bulabilir,
- İki sayım arasındaki dönemde kayıpların ne zaman oluştuğu net görülmez.
Devamlı (döngüsel) sayım
Devamlı sayımda tüm stok bir kerede değil, gruplara bölünerek yıl boyunca sırayla sayılır. Örneğin yüksek değerli ya da hızlı tükenen ürünler haftalık, yavaş hareket edenler aylık sayılır.
- İşi durdurmadan, günlük akış içinde yapılabilir,
- Farklar erken yakalanır; sorun büyümeden düzeltilir,
- Hangi ürünün ne sıklıkta sayılacağını belirlemek planlama gerektirir.
Fark analizi ve fire tespiti
Sayımın asıl değeri, ortaya çıkan farkı yorumlamaktır. Kayıt 100 adet derken rafta 94 varsa, aradaki 6 adet bir yerlerde kaybolmuştur. Bu fark; kırılma, son kullanma tarihi geçmiş ürün, hatalı kasa girişi ya da içeride yaşanan kayıp anlamına gelebilir.
Önemli olan farkı tek bir rakam olarak değil, kalem bazında izlemektir. Hangi üründe sürekli açık veriliyorsa, sorun da oradadır. Fire oranı yüksek kalemler için ayrı bir takip kurmak, hem maliyeti hem de nedenini ortaya çıkarır.
Sayımı kolaylaştıran yaklaşım
Manuel sayımda en büyük risk, sayım anındaki rakamın bir sonraki güne taşınamamasıdır. Stoğun anlık ve doğru tutulduğu bir sistemde sayım, sıfırdan başlamak yerine mevcut kayıtla karşılaştırma haline gelir. Welda Stock, her satışta stoğu otomatik düşürdüğü için sayım günü elinizdeki kayıt zaten güncel olur; siz yalnızca fiili ile kaydı karşılaştırır, farkı kalem bazında görürsünüz.
Stoğu sağlıklı yönetmenin diğer pratikleri için stok yönetimi ipuçları yazımıza, Excel'den geçiş düşünüyorsanız Excel ile stok takibi rehberimize göz atabilirsiniz.