Tote Bestände erkennen und abbauen: So gehen Sie vor

Tote Bestände sind Produkte, die über einen bestimmten Zeitraum – meist die letzten 6-12 Monate – überhaupt nicht verkauft wurden und auch in naher Zukunft nicht verkauft werden dürften; sie belegen Regal- oder Lagerfläche, binden Ihr Kapital und laufen Gefahr, mit der Zeit an Wert zu verlieren. Dass 10-20 Prozent des Gesamtbestands eines Einzelhandels- oder Großhandelsbetriebs zu totem Bestand werden, ist keine Seltenheit; bleibt das unbemerkt, wächst dieser Anteil mit der Zeit weiter.

Wie erkennen Sie tote Bestände?

Tote Bestände erkennen Sie über einen Bericht zum letzten Verkaufsdatum, der zeigt, wann jedes Produkt zuletzt verkauft wurde, und alles auflistet, was einen bestimmten Schwellenwert (etwa 6 Monate) überschritten hat. Diesen Bericht können Sie auch manuell in einer Tabelle führen, aber mit wachsender Artikelzahl wird das Verfolgen der Verkaufsdaten immer schwieriger – in einer Warenwirtschaft lässt sich dieser Bericht in Sekunden automatisch erzeugen.

• Bericht zum letzten Verkaufsdatum: Listet auf, wann jedes Produkt zuletzt verkauft wurde; alles, was länger als 6 Monate nicht verkauft wurde, ist Kandidat für toten Bestand.
• Produkte mit einem Umschlag nahe null: Artikel, die bei der Berechnung des Lagerumschlags nahe null liegen, gehören ganz oben auf Ihre Liste toter Bestände.
• Bestandsalter-Analyse: Ein Bericht, der zeigt, wie viele Tage seit dem Wareneingang eines Produkts vergangen sind; Artikel, die älter als 12 Monate sind und noch in voller Menge vorliegen, verdienen besondere Aufmerksamkeit.
• Verhältnis von Lagerfläche zu Umsatz: Ist der Flächenanteil einer Produktgruppe im Lager deutlich höher als ihr Umsatzanteil, verstecken sich dort mit hoher Wahrscheinlichkeit tote Bestände.

Als ein Baumarkt zum ersten Mal einen Bericht zum letzten Verkaufsdatum erstellte, stellte sich heraus, dass rund 18 Prozent seines Lagerbestands seit 8 Monaten überhaupt nicht verkauft worden war – das entsprach etwa 4.500 € gebundenem Kapital, ein Wert, der vor dem Bericht unbemerkt geblieben war.

Wie entstehen tote Bestände?

Tote Bestände entstehen meist durch falsche Bedarfsprognosen, zu optimistischen Großeinkauf, saisonale oder trendbedingte Nachfrageverschiebungen oder die Mindestbestellmenge eines Lieferanten. Eine große Menge eines Produkts zu bestellen, ohne die tatsächliche Nachfrage vorher zu testen, ist der häufigste Auslöser.

• Zu optimistische Bestellung: In Erwartung, 'das verkauft sich bestimmt gut', wird deutlich mehr gekauft als benötigt.
• Mindestbestellmenge des Lieferanten: Braucht man 20 Stück, verlangt der Lieferant aber eine Mindestbestellmenge von 100, bleiben die restlichen 80 lange liegen.
• Saison- oder Trendwechsel: Bei Bekleidung, Accessoires und manchen Kosmetikprodukten kann die Nachfrage plötzlich einbrechen; was nach der Saison übrig bleibt, wird schnell zu totem Bestand.
• Ein neues Produkt ersetzt das alte: Kommt ein neues Modell oder eine neue Verpackung auf den Markt, gerät die alte Version im Regal leicht in Vergessenheit.

Wie setzen Sie gestaffelte Rabatte zum Abbau toter Bestände ein?

Gestaffelte Rabatte bauen tote Bestände nicht durch einen einzigen großen Preisnachlass ab, sondern durch schrittweise steigende Rabattstufen über die Zeit – das begrenzt den Gewinnverlust und beschleunigt gleichzeitig den Verkauf. Ein Produkt könnte zum Beispiel die ersten zwei Wochen mit 15 Prozent Rabatt, die nächsten zwei Wochen mit 30 Prozent und danach, falls immer noch nicht verkauft, mit 50 Prozent Rabatt angeboten werden.

1. Woche 1-2: Ein Rabatt von 10-15 Prozent erreicht preisbewusste Kunden und erhält dabei größtenteils die Marge.
2. Woche 3-4: Zieht der Verkauf nicht an, wird der Rabatt auf 25-30 Prozent erhöht – in dieser Phase zeigt sich meist eine spürbare Belebung.
3. Woche 5-6: Für den verbleibenden Rest gilt ein Rabatt von 40-50 Prozent; Ziel ist nun nicht mehr der Gewinn, sondern die Rückgewinnung des Kapitals.
4. Letzte Stufe: Notfalls auch unter Einstandspreis verkaufen – Ware, die im Lager liegt, kostet mehr als Ware, die unter Wert, aber verkauft wurde.

Als ein Bekleidungsgeschäft 200 am Saisonende übrig gebliebene Teile in dieses Stufensystem gab, verkaufte sich in den ersten zwei Wochen bei 15 Prozent Rabatt bereits ein Drittel der Ware; der Großteil des Rests war noch vor der sechsten Woche im Bereich von 30-40 Prozent Rabatt abverkauft.

Wie funktioniert Bundling als Abbaumethode?

Beim Bundling wird ein schlecht verkäufliches Produkt mit einem gut verkäuflichen zu einem gemeinsamen Preis angeboten, sodass der Kunde ein Produkt mitnimmt, das er normalerweise nicht gekauft hätte. Diese Methode baut Bestand ab, ohne den wahrgenommenen Wert wie bei einem offenen Rabatt zu senken.

In einem Kosmetikgeschäft lässt sich beispielsweise eine schlecht verkaufte Gesichtscreme zusammen mit einer beliebten Feuchtigkeitscreme als 'Pflegeset' anbieten; der Kunde will eigentlich das beliebte Produkt, nimmt aber das langsam drehende gleich als vermeintliches Extra mit. In einem Haushaltswarengeschäft lässt sich ein schlecht verkauftes Küchenzubehör als kleine Zugabe zu einem beliebten Kochgeschirr-Set hinzufügen – das steigert die Attraktivität des Hauptprodukts und baut gleichzeitig träge Bestände ab.

Wie senkt eine Rückgabevereinbarung das Risiko toter Bestände?

Eine Rückgabevereinbarung ist eine mit dem Lieferanten ausgehandelte Klausel, die es erlaubt, innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht verkaufte Ware teilweise oder ganz zurückzugeben; dadurch verschiebt sich ein Teil des Risikos toter Bestände vom Unternehmen zum Lieferanten. Besonders beim ersten Test einer neuen Produktgruppe lohnt es sich, eine solche Klausel zu verlangen, um den möglichen Verlust zu begrenzen.

Viele kleine und mittlere Lieferanten bieten eine Rückgabeklausel nicht automatisch an, doch Betriebe mit regelmäßigen, hohen Bestellvolumen können diese Bedingung in die Verhandlung einbringen. Eine Klausel wie 'ich kann 50 Prozent der innerhalb von 3 Monaten nicht verkauften Ware zurückgeben' senkt das Risiko beim ersten Versuch erheblich. Verhandlungsstrategien dazu finden Sie ausführlicher im Beitrag Lieferanten auswählen und managen.

Wie bewerten Sie Spenden als Option?

Spenden sind eine Abbaumethode für Produkte, deren Verkauf nicht mehr realistisch erscheint; sie schaffen gesellschaftlichen Nutzen und können je nach lokalen Regelungen auch steuerliche Vorteile bieten – diese Option sollte geprüft werden, bevor ein Produkt völlig wertlos wird. Für Kategorien wie Lebensmittel, Kosmetik und Textilien ist eine Spende von Ware, die sich dem Verfallsdatum nähert oder deren Saison vorbei ist, deutlich sinnvoller als die Entsorgung.

Je nach lokalem Steuerrecht können Sachspenden an bestimmte anerkannte gemeinnützige Organisationen innerhalb bestimmter Grenzen steuerlich geltend gemacht werden; die genauen Sätze und Bedingungen klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Über den steuerlichen Aspekt hinaus wirkt sich ein Spendenprozess auch positiv auf das Ansehen des Unternehmens aus.

Welche Fehler sollten Sie beim Abbau toter Bestände vermeiden?

Der häufigste Fehler beim Abbau toter Bestände ist es, die Entscheidung zu lange hinauszuzögern und den Wertverlust des Produkts weiter zunehmen zu lassen; mit jedem weiteren Monat können sich sowohl der physische Zustand als auch der Marktwert verschlechtern. Weitere häufige Fehler:

• Emotionale Bindung: Der Gedanke 'dafür habe ich viel Geld bezahlt, das kann ich nicht billig verkaufen' hält das Produkt noch länger im Regal und vergrößert den Verlust.
• Den gesamten Rabatt auf einmal ankündigen: Statt gestaffelt vorzugehen, sofort 70 Prozent Rabatt zu geben, kann die Markenwahrnehmung schädigen und das Vertrauen der Kunden in andere Produkte erschüttern.
• Große Rabatte im Hauptverkaufskanal zeigen: Rabatte auf tote Bestände über das gesamte Schaufenster zu verteilen, statt sie als eigene 'Aktionsecke' oder separate Kampagne zu präsentieren, senkt den Markenwert.
• Keine Aufzeichnungen führen: Nicht festzuhalten, bei welchem Produkt wie viel Verlust entstanden ist, führt dazu, dass sich derselbe Einkaufsfehler wiederholt.

Wie berechnen Sie die tatsächlichen Kosten toter Bestände?

Die tatsächlichen Kosten toter Bestände bestehen nicht nur aus dem Einkaufspreis des Produkts; hinzu kommen die Lagerkosten, die Opportunitätskosten dafür, dass das Kapital nicht anderswo arbeiten kann, und das Risiko des Wertverlusts über die Zeit. Selbst wenn der Einkaufspreis eines Produkts nur 25 € beträgt, kann der tatsächliche Kostenwert nach einem Jahr im Regal – inklusive Mietanteil für die belegte Fläche, entgangener Zinsen und Risiko der Veralterung – oft bei 33-38 € liegen.

Eine einfache Methode zur Berechnung: Addieren Sie zum Einkaufspreis den Anteil Ihrer jährlichen Lagerkosten am Bestandswert (meist mit 15-25 Prozent angesetzt). Halten Sie beispielsweise 25.000 € an toten Beständen, zahlen Sie jährlich versteckte 3.750-6.250 € allein dafür, diese Produkte zu lagern. Sehen die meisten Unternehmer diese Zahl einmal schwarz auf weiß, erkennen sie, dass ein Verlust durch gestaffelte Rabatte tatsächlich günstiger ist als das Abwarten.

Wer entscheidet über den Abbau toter Bestände, und wann?

Die Entscheidung, tote Bestände abzubauen, sollte nicht dem Ermessen einer einzelnen Person überlassen bleiben; ein bestimmter Schwellenwert (etwa 6 Monate ohne Verkauf) sollte automatisch einen Überprüfungsprozess auslösen. In kleinen Unternehmen übernimmt das meist der Inhaber selbst, in mittelgroßen Betrieben treibt üblicherweise ein monatlicher Bericht der für Bestand oder Verkauf zuständigen Person den Prozess an.

Auch das Timing spielt eine Rolle: Bei saisonalen Produkten ist es deutlich wirksamer, einige Wochen vor Saisonende mit dem Abbau zu beginnen, statt erst danach – während der Saison gibt es schließlich noch mehr Kunden, die an diesem Produkt interessiert sind. Ein Schuhgeschäft, das Sommerartikel Ende Juli statt erst Mitte August reduzierte, konnte vor Saisonende mehr Ware zu einem höheren Preis verkaufen.

Wie beugen Sie toten Beständen von vornherein vor?

Der wirksamste Weg, toten Beständen vorzubeugen, ist es, Einkaufsentscheidungen auf vergangene Verkaufsdaten statt auf Vermutungen zu stützen und neue Produkte zunächst in kleinen Mengen zu testen. Der Abbau ist immer eine Behandlung; das eigentliche Ziel ist, dass tote Bestände gar nicht erst entstehen.

1. Mit kleinen Testmengen einkaufen: Prüfen Sie die Nachfrage nach einem neuen Produkt mit einer kleinen Erstcharge, bevor Sie größere Mengen bestellen.
2. Bestellung anhand von Verkaufsdaten: Legen Sie die Bestellmenge anhand der Verkaufsgeschwindigkeit der letzten 3-6 Monate fest, nicht nach Gefühl.
3. Regelmäßig auf tote Bestände prüfen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, einmal im Monat einen Bericht zum letzten Verkaufsdatum zu erstellen, um frühzeitig gewarnt zu sein.
4. Mindestbestellmengen des Lieferanten hinterfragen: Ist die Mindestmenge zu hoch, prüfen Sie eine gemeinsame Bestellung mit anderen Betrieben oder einen alternativen Lieferanten.

In einem System wie Welda Stock werden Berichte zum letzten Verkaufsdatum und zum Lagerumschlag automatisch erstellt, sodass Produkte auf dem Weg zu totem Bestand bei der monatlichen Prüfung frühzeitig auffallen – so treffen Sie die Abbauentscheidung, bevor das Produkt an Wert verliert. Wenn Sie Unterstützung beim Management toter Bestände oder Ihren allgemeinen Lagerprozessen wünschen, erreichen Sie uns über unsere Kontaktseite.

Wie sollte der Bericht zu toten Beständen im Team geteilt werden?

Es reicht nicht, dass nur der Inhaber den Bericht zu toten Beständen sieht – wenn auch das Verkaufspersonal weiß, welche Produkte abgebaut werden müssen, kann es diese im Kundengespräch gezielt hervorheben und die Kampagne wirksamer unterstützen. Wird die Liste toter Bestände der letzten drei Monate in einem Monatsmeeting geteilt und gemeinsam entschieden, mit welcher Methode welches Produkt abgebaut wird, liegt die Verantwortung nicht bei einer einzelnen Person, und der Prozess kommt schneller voran.

Bei einer Haushaltswaren-Kette erhalten Filialleiter den zentralen Bericht zu toten Beständen in der ersten Woche jedes Monats und räumen diesen Produkten in ihrem eigenen Verkaufsraum Priorität ein; diese einfache Praxis führte schneller zu Ergebnissen als zentral von der Zentrale getroffene Rabattentscheidungen, weil das Filialpersonal die lokale Kundschaft besser kennt als die Zentrale.

Fazit: frühe Erkennung, günstige Lösung

Tote Bestände sind eine natürliche Erscheinung, die in jedem Unternehmen gelegentlich auftreten kann; entscheidend ist, wie früh Sie sie erkennen und wie schnell Sie handeln. Regelmäßig einen Bericht zum letzten Verkaufsdatum zu erstellen, mit gestaffelten Rabatten und Bundling Kapital zurückzugewinnen und bei Bedarf Rückgabe- oder Spendenoptionen zu prüfen, verhindert, dass tote Bestände Ihr Unternehmen langfristig belasten.