Estetik klinik programı nasıl seçilir sorusunun kısa cevabı şu: randevu ekranına göre değil, bir danışanın ilk mesajından işlem sonrası son kontrolüne kadar aynı kayıtta ilerleyip ilerlemediğine göre seçilir. Karşınızdaki sistem Instagram'dan gelen talebi kaybetmeden konsültasyona taşıyabiliyor, yapılan teklifin akıbetini gösterebiliyor, alerji ve kontrendikasyonu işlemden önce uygulayıcının önüne getirebiliyor, onam ve fotoğrafları doğru yetkiyle saklayabiliyor ve kontrol tarihini kimsenin hafızasına bırakmıyorsa kısa listeye girer. Bunlardan biri eksikse, geri kalan özellikler ne kadar parlak olursa olsun o boşluk defterle, Excel'le ya da bir personelin telefonuyla kapatılır.
Bir kuaför ya da güzellik salonundan farkınız burada başlar. Sizde satış, hasta henüz hasta olmadan yapılır; karar haftalar sürebilir; işlemin kendisi tıbbi bir sorumluluk taşır ve iş işlemle bitmez, asıl kontrol ondan sonra gelir. Bu yüzden aşağıdaki ölçütler özellik listesi gibi değil, bir danışanın kliniğinizdeki yolculuğu gibi sıralandı. Satın almadan önce her durakta kendi kliniğinizi düşünün, sonra demoda aynı durakları programa sorun.
Danışan henüz hasta değilken satış çoktan başlamıştır
Saat 23.10'da Instagram'dan bir mesaj geliyor: "Burun dolgusu ne kadar sürüyor, fotoğraf atsam bakar mısınız?" Ertesi sabah resepsiyondaki arkadaş cevap veriyor, danışan iki gün sonra dönüyor, bu kez telefonla arıyor ve telefonu başka biri açıyor. Bir hafta sonra aynı kişi web formunu dolduruyor. Kliniğinizin gözünde bunlar üç ayrı temas; çoğu sistemde ise hiç kayıt yok, çünkü program kişi ancak randevu aldığında devreye giriyor.
Estetik klinikte en pahalı kayıp burada yaşanır, ama raporlara yansımaz. Reklama ya da içeriğe harcadığınız emek talebi getirir; talebin kaçta kaçının konsültasyona, kaçının işleme döndüğünü bilmiyorsanız hangi kanalın gerçekten işe yaradığını da bilemezsiniz. Program seçerken ilk soru bu yüzden "takvim nasıl görünüyor?" değil, "henüz randevusu olmayan birini nereye yazıyorum?" olmalıdır.
Şunları tek tek sorun: Talep kaydı açılırken kaynak zorunlu olarak seçilebiliyor mu? Her talebin bir sorumlusu var mı? O gün kimin aranacağını gösteren bir liste var mı, yoksa herkes kendi not defterine mi bakıyor? Aynı telefon numarasıyla ikinci kez yazan kişi yeni kayıt mı oluyor, eskisine mi bağlanıyor? Talep kaybedildiğinde neden kaybedildiği ("fiyat", "başka klinik", "cevap vermedi", "işleme uygun değil") yazılabiliyor mu? Son madde küçük görünür ama üç ay sonra elinizdeki en değerli rapor odur.
Bizim estetik klinik programı tarafımızda, yani Welda CRM'de, lead hunisi, CRM aşamaları ve günlük arama/takip kuyruğu bu iş için var; hasta kayıtlarında kaynak bilgisi de görünür. Dürüst bir sınır da söyleyelim: Instagram mesajlarının kendiliğinden lead olarak düştüğü bir entegrasyon ürün sayfalarımızda yer almıyor. Yani bugün için mesajı gören kişinin kaydı açması gerektiğini varsayın; açık API Pro ve Kurumsal planlarda bulunuyor, kendi akışınız için ne yapılabileceğini görüşmede konuşalım.
Altı kapı: Her geçişte hangi kayıt oluşmalı?
Program değerlendirmesini kolaylaştıran yöntem, danışanın geçtiği kapıları yazıp her kapıda "burada kim, neyi, nereye yazıyor?" diye sormaktır. Kapılarınız farklıysa kendi listenizi yapın; önemli olan cevabı "aklımızda" ya da "WhatsApp'ta" olan satırları görmektir.
| Kapı | Olması gereken kayıt | Kayıt yoksa ne olur? |
|---|---|---|
| İlk temas | Kaynak, ilgilendiği işlem, sorumlu kişi, sonraki arama tarihi | Talep unutulur, reklamın getirisi ölçülemez |
| Konsültasyon | Hekim görüşü, önerilen plan, işleme uygunluk notu | Danışan ikinci kez geldiğinde aynı anlatım baştan yapılır |
| Teklif | Kapsam, seans sayısı, geçerlilik süresi, karar durumu | "Bana başka söylenmişti" tartışması çıkar |
| Onam ve hazırlık | Onam sürümü, alerji ve kontrendikasyon bilgisi, öncesi fotoğrafı | İşlem günü dosya aranır, risk uygulayıcıya kalır |
| İşlem | Uygulama notu, kullanılan ürün bilgisi, paketten düşüm, tahsilat | Aylar sonra neyin yapıldığı bilinmez |
| Kontrol ve geri dönüş | Kontrol tarihi, sonuç fotoğrafı, şikâyet notu, memnuniyet | Kontrol atlanır, memnuniyetsizlik ancak kötü yorum olarak duyulur |
Bu tabloyu demoya götürün. Satıcı bir kapıda "onu not alanına yazabilirsiniz" diyorsa bunu kötü cevap saymayın, ama not alanından rapor çıkmayacağını ve hatırlatma gitmeyeceğini de unutmayın.
Konsültasyon saati ile işlem saati aynı takvimde aynı şey değildir
Bir estetik klinikte takvimi hekim, oda ve zaman birlikte belirler. Haftada iki gün gelen misafir hekim, sabah konsültasyon öğleden sonra enjeksiyon düzeni, odalardan birinde sabit duran lazer cihazı, işlem öncesi uyuşturucu krem için bekleme süresi... Bunların hiçbiri "kişi başına 30 dakika" mantığıyla çalışmaz.
Örnek bir cuma düşünün: Dr. A yalnızca 13.00'ten sonra klinikte, iki işlem odası var, konsültasyonlar için üçüncü bir görüşme odası kullanılıyor. Resepsiyon 14.00'e dolgu randevusu yazarken hem hekimin hem odanın dolu olmadığını görebilmeli; hazırlık süresi randevuya dahil edilmişse takvim bunu göstermeli. Program yalnızca hekim sütunu sunuyorsa iki oda aynı anda dolduğunda çakışmayı ancak koridorda fark edersiniz.
Sorulacak sorular şunlar: Çakışma kontrolü hem kişi hem oda için çalışıyor mu? Hekimin çalışma günleri takvimi kapatıyor mu? Hizmete göre farklı süre tanımlanabiliyor mu? Online randevu doğrudan kesinleşiyor mu, yoksa önce onayınıza mı düşüyor? Son soru estetikte özellikle önemli: danışanın hekim görmeden doğrudan işlem randevusu alması çoğu klinikte istenmez. İptal olan saate bekleyenlerden biri de alınabilmeli, yoksa pahalı hekim saati boş geçer.
Welda CRM'de takvim personel, kabin ve şube görünümleriyle çalışır, çakışmaları engeller, online randevu talepleri onayınızla kesinleşir ve iptalde bekleme listesindeki sıradakine haber gider. Oda ile cihazın birbirine bağlı olmadığı, tek cihazın odalar arasında dolaştığı düzenlerde ise ayrı bir cihaz kaynağı sunduğumuzu söyleyemeyiz; böyle çalışıyorsanız denemede kendi gününüzü kurup bakın.
"Düşüneceğim" diyen danışanın dosyası nereye gidiyor?
Estetik kararlar çoğu zaman ilk görüşmede verilmez. Danışan eşine danışır, başka bir kliniğe de gider, maaş gününü bekler ya da yalnızca cesaret toplar. Bu uzun bekleme, kliniğinizin en çok kazandıran ve en çok unutulan kısmıdır. Teklif resepsiyondaki bir kâğıtta ya da danışmanın WhatsApp'ında kaldığında, karar verdiğinde sizi aramayan danışanın aslında hiç aranmamış olması gayet olasıdır.
İyi bir programda açık teklifler bir liste olarak görünür: kime, hangi işlem için, ne zaman, hangi kapsamla teklif verildi; geçerliliği ne zaman bitiyor; bir sonraki temas kimde. Bu listeyi haftalık toplantıda açabilmek, "bu ay neden doluluk düştü?" sorusundan çok daha iş görür.
Burada bir denge var. Tıbbi bir karar veren kişiye satış baskısı kurmak hem etik değildir hem de sonradan şikâyet olarak döner. Takibi "son fırsat" mesajı olarak değil, yanıtlanmamış sorular için bir hatırlatma olarak kurgulayın; danışan "istemiyorum" dediyse kaydı kapatabilin ve iletişim iznini saygıyla uygulayın. Aramayı hangi aralıkla ve kimin yapacağına klinik karar vermeli, sistem sadece bunun unutulmasını önlemelidir.
Welda CRM'de teklif hazırlama ile otomatik mesaj akışları Pro ve Kurumsal planlarda yer alır; lead takibi, notlar ve hatırlatmalı görevler ise Başlangıç planında da var. Tek hekimli küçük bir klinikte açık teklifleri lead aşamaları ve görevlerle izlemek yetebilir; birkaç danışmanın çalıştığı yapıda yazılı teklifin kayıt altında olması farkı açar. Hangisinin size uyduğunu 7 günlük denemede tüm modüller açıkken görebilirsiniz.
Satış danışmanı neyi görmeli, hekim neyi?
Estetik klinik, ticari kayıt ile sağlık kaydının aynı binada, hatta aynı kişinin elinde buluştuğu bir yerdir. Hasta danışmanı teklifi, bakiyeyi ve takip tarihini görmek zorundadır. Psikiyatrik ilaç kullanımı, gebelik durumu ya da geçmiş operasyon notları ise işini yapmak için görmesi gereken bilgiler olmayabilir. Aynı şekilde prim hesabı hekimin ya da resepsiyonun ekranında durmak zorunda değildir.
Sağlık verileri KVKK'da özel nitelikli kişisel veri kapsamındadır ve daha sıkı bir korumayı gerektirir. Bunun kliniğinizde tam olarak ne anlama geldiğini (aydınlatma metni, açık rıza, saklama süresi, VERBİS kaydı gibi konular) hukuk danışmanınızla netleştirin; yazılım bu yükümlülükleri sizin yerinize yerine getirmez, sadece uygulamayı kolaylaştırır. Program seçerken bakacağınız şey "KVKK uyumlu" etiketi değil, somut düzenektir. Rol bazında hangi alan gizlenebiliyor? Bir kaydı kimin açtığı sonradan görülebiliyor mu? İşten ayrılan kişinin erişimi tek hamlede kapanıyor mu? Rıza metni değiştiğinde eski rızanın hangi sürüme verildiği görünüyor mu?
Welda CRM'de rol bazlı yetki, şifreli sağlık kaydı, sürümüyle saklanan rızalar ve erişimleri izleyen denetim kaydı bulunuyor. Sağlık kaydında alerji ve kontrendikasyon uyarıları var; bu da onamı alan kişiden çok işlemi yapacak kişi için önemlidir. Yukarıdaki yetki dağılımının kliniğinizde birebir kurulup kurulamayacağını, özellikle danışmanın sağlık alanlarını görmemesini, denemede bir danışman hesabıyla giriş yaparak kontrol edin. Bu konunun geniş halini klinikte hasta verisi güvenliği yazımızda bulabilirsiniz.
Öncesi-sonrası fotoğraf: İki ayrı izin, bir de depolama hesabı
Takip amacıyla çekilen fotoğraf ile Instagram'da paylaşılacak fotoğraf aynı dosya olabilir, ama aynı izne dayanmaz. Birincisi bakım sürecinin parçasıdır; ikincisi tanıtımdır. Sağlık hizmetlerinin tanıtım ve reklamı Türkiye'de ayrıca sınırlandırılmıştır, bu yüzden izin alınmış olsa bile paylaşımın uygun olup olmadığını ayrıca değerlendirmeniz ve hukuki görüş almanız gerekir. Programdan beklentiniz en azından şudur: Bu danışanın fotoğrafı için neye izin verdiğini, ne zaman verdiğini ve izni geri çekip çekmediğini tek bakışta görmek.
Telefon galerisi bu yüzden en büyük risktir. Personelin kişisel telefonundaki hasta fotoğrafı; kim gördü, ne zaman silindi, personel ayrılınca ne oldu sorularının hiçbirine cevap veremez. Kliniğin ortak bir tablet ya da kurumsal cihaz kullanması ve fotoğrafın doğrudan danışan profiline eklenmesi hem düzen hem veri güvenliği açısından çok daha savunulabilir bir yoldur. Fotoğrafların karşılaştırılabilir olması için aynı açı ve ışık kuralını da yazılı hale getirin; bunu hiçbir program sizin yerinize yapamaz.
Bir de gözden kaçan pratik konu var: fotoğraf yer kaplar. Teklif alırken kaç GB depolama dahil olduğunu ve aşınca ne olduğunu sormadan geçmeyin. Kendi kliniğiniz için kaba hesabı aşağıdaki gibi yapabilirsiniz.
Bu örnekte aylık ihtiyaç yaklaşık 1,4 GB'tır. Welda CRM'de fotoğraf ve belge depolama Başlangıç planında 1 GB, Pro'da 10 GB, Kurumsal'da 100 GB olarak tanımlıdır. Yani fotoğrafı yoğun kullanan bir estetik klinik için belirleyici ölçüt kullanıcı sayısından önce depolama olabilir; görüşmede bunu birlikte hesaplamak mantıklıdır. Çözünürlük ve çekim alışkanlığınız hesabı çok değiştireceği için kendi telefonunuzdan birkaç örnek kareyle deneyin.
İşlem sonrası kontrol: Programın asıl sınavı
Randevu programlarının çoğu, randevu tamamlandı olarak işaretlendiğinde görevini bitmiş sayar. Estetik klinikte ise danışanın en tedirgin olduğu ve kliniğe en çok ihtiyaç duyduğu zaman tam bundan sonra başlar. Dolgudan iki gün sonra gelen "bu şişlik normal mi?" mesajının nereye düştüğü, kimin cevapladığı ve hekime nasıl ulaştığı, kliniğinizin itibarını reklamdan daha çok belirler.
Takvimdeki aralıklar yalnızca örnektir; işlem türüne göre doğru planı hekiminiz belirler. Programa soracağınız soru ise aralıkların kendisi değil, bu planın nasıl hayata geçirildiğidir. İşlem tamamlandığında kontrol randevusu aynı ekrandan açılabiliyor mu? İşlem sonrası bilgilendirme mesajı işlem türüne göre ayrılıyor mu? Kontrole gelmeyen danışan birinin önüne düşüyor mu? Şikâyet, hasta dosyasına tarihli bir not olarak işlenebiliyor mu?
Şu ayrımı özellikle not edin: otomatik hatırlatma, alınmış randevu için çalışır. Randevusu hiç açılmamış kontrol ise hiçbir otomasyonu tetiklemez. Bu yüzden en sağlam kural, danışan klinikten çıkmadan kontrol randevusunu takvime yazmaktır. Welda CRM'de randevu hatırlatmaları WhatsApp üzerinden otomatik gider, işlem öncesi ve sonrası otomatik mesaj akışları kurulabilir (Pro ve üzeri), hatırlatmalı görevler ve takip kuyruğu da unutulan kontrolleri yakalamak için kullanılır. Kontrole gelmeyenleri otomatik listeleyen hazır bir rapor vaat etmiyoruz; bunu kendi akışınızla nasıl kuracağınızı görüşmede birlikte değerlendirelim. Gerekirse hasta geri çağırma sistemi rehberimiz bu rutini kurmak için iyi bir başlangıçtır.
İki sektöre özgü detay daha var. Birincisi WhatsApp mesajının içeriği: mesaj önizlemesi kilit ekranında okunur, bu yüzden hatırlatmada işlemin adını ve sağlık ayrıntısını yazmamayı, "randevunuz yarın 14.00'te" kadar yalın kalmayı düşünün. İkincisi kullanılan ürün bilgisi: dolgu ya da toksin uygulamalarında ürün adı ve parti (lot) numarasını kayda geçirmek, ileride olası bir ürün sorununda hangi danışanların etkilendiğini bulmanızı sağlar. Welda CRM'de stok ve sarf takibi var, ancak lot bazlı izlenebilirlik ürün sayfalarımızda geçmiyor; bu ihtiyacınız varsa şimdilik uygulama notuna yazmayı planlayın ve demoda bunu özellikle sorun.
Paket, kapora, taksit: Yarıda kalan işlemin hesabı
Estetikte tahsilat, satıştan aylar sonra biter. Sekiz seanslık bir lazer paketinin dördüncü seansında danışan taşınır, altı seanslık cilt programının ortasında hamile kalır ya da hekim kalan seanslara devam edilmemesini önerir. O an resepsiyonun üç şeyi saniyeler içinde görebilmesi gerekir: kaç seans kullanıldı, ne kadar ödendi, bu durumda sözleşmeniz ne diyor. Kalan seans danışana olan borcunuzdur; bu ayrıntıyı seans ve paket takibi yazımızda açtık.
Welda CRM paket satışını, kalan seansı, taksitleri ve tahsilatı hasta profilinde birlikte gösterir. Seans kullanıldığında kalan hak düşer; kasa, banka ve POS hareketleri izlenir. İptal ve iade koşullarının ne olacağı ise programın değil, sizin kararınızdır: bunu danışana imzalattığınız metinde açıkça yazın ve mali müşavirinizle kapora ile peşin paket gelirinin nasıl belgeleneceğini konuşun.
e-Fatura ve e-Arşiv tarafında da kesin konuşmak yerine doğru soruları sorun. Hangi işletmenin hangi yükümlülüğe tabi olduğu ciro ve statüye göre değişebilir, kuralları güncel haliyle mali müşavirinizden öğrenin. Programdan isteyeceğiniz şey, seçtiğiniz entegratörle fatura akışının çalışmasıdır. Welda CRM'in fatura akışı e-fatura ve e-Arşiv entegrasyonuna hazırdır; bağlantı seçtiğiniz entegratör üzerinden kurulur. Entegratörün kendi kontör ya da hizmet bedeli olabileceğini hesaba katın.
Hangi klinik için ne kadar sistem gerekir?
Her estetik kliniği aynı programı aramıyor. Aşağıdaki tablo yapınıza göre neyin öne çıktığını ve Welda CRM'in nerede rahat, nerede sınırda kaldığını açıkça gösteriyor.
| Klinik yapısı | Öncelik | Welda CRM uyumu |
|---|---|---|
| Tek hekim, küçük ekip, ağırlıklı enjeksiyon | Takvim, sağlık kaydı, fotoğraf, kontrol takibi | Uygun; depolama ihtiyacını baştan hesaplayın |
| Birkaç uygulayıcı, hasta danışmanı, yoğun sosyal medya | Lead hunisi, teklif, rol ayrımı, prim | Güçlü alanı; teklif ve prim için Pro gerekir |
| Çok şube | Merkezi rapor, şubeye göre yetki, ortak dosya | Çoklu şube destekli; devir senaryolarını deneyin |
| Yabancı danışan ağırlıklı | Çok dilli mesaj, uzaktan ön görüşme kaydı | Türkçe, İngilizce, Almanca şablon var; aracı kurum ve transfer akışını sorun |
| Ameliyathane, yatış ve anestezi süreci olan kurum | Hastane bilgi yönetimi, ilaç ve yatış modülleri | Bu ihtiyaç için hastane yazılımı bakın; Welda CRM bunu üstlenmez |
Son satırı açalım. Sağlık Bakanlığı ruhsatıyla çalışan bir kuruluşsanız e-Nabız gibi resmî sistemlere veri aktarımı, reçete veya SGK süreçleri gündeme gelebilir. Bu bağlantılar Welda CRM'in ürün sayfalarında yer almıyor. Kuruluşunuzun statüsünü ve neye ihtiyaç duyduğunu önce danışmanınızla netleştirin; böyle bir yükümlülüğünüz varsa bunu ilk görüşmede söyleyin, boşuna deneme yapmayın. Sağlık turizmi yapan klinikler için de ayrı yetki ve kayıt kuralları söz konusu olabilir, onu da ayrı değerlendirin. Welda CRM'in gerçek gücü operasyon, ilişki ve tahsilat tarafındadır: lead'den kontrole kadar süreç. Hastane otomasyonunun yerini tutmaz.
Demoda sunum izlemeyin, dört zor vakayı oynatın
Satıcının hazır senaryosu her zaman kusursuz akar. Bunun yerine kendi başınıza gelmiş dört durumu masaya koyun ve ekranda canlı olarak yaptırın. Yanıt "oradan da yapılabiliyor" ise "şimdi gösterir misiniz?" deyin.
- Geri dönen talep. Üç hafta önce Instagram'dan yazmış, teklif almış, şimdi telefonla arayan biri. Eski kaydı kaç saniyede buluyorsunuz, teklif ve notlar karşınıza geliyor mu?
- Kontrendikasyonlu danışan. Kayıtta alerji bilgisi olan birine işlem randevusu açılıyor. Uyarı kimin ekranında, hangi aşamada çıkıyor? Sadece profilde küçük bir satır mı, yoksa uygulayıcının önüne geliyor mu?
- Yarım kalan paket. Altı seanslık programın üçüncü seansında taksiti gecikmiş danışan geldi ve programı bırakmak istiyor. Kullanılan seans, ödenen tutar ve kalan bakiye tek ekranda görünüyor mu?
- İşlem sonrası şikâyet. Dolgudan iki gün sonra gelen şikâyet mesajı. Dosyaya tarihli olarak nasıl işleniyor, hekime nasıl iletiliyor, kontrol randevusu ne kadar sürede açılıyor?
Demoya danışman, resepsiyon ve uygulayıcıdan birer kişi götürün. Klinik sahibi raporlara bakarken asıl kullanacak kişiler başka yerde takılır; onların "bunu her hasta için yapmam gerekiyor mu?" sorusu çoğu özellik listesinden değerlidir. Çünkü en iyi program bile ekip kullanmadığında dolu bir veri tabanı değil, boş bir ekrandır.
Seçimi bozan üç alışkanlık
En çok özelliği olanı almak. Kullanılmayacak onlarca modül, resepsiyonun ekranını karıştırmaktan başka iş yapmaz. Yukarıdaki altı kapıda sizin için önemli olan üçünü seçin, kararı onlara göre verin.
Kararı yalnızca hekime ya da yalnızca resepsiyona bırakmak. Hekim klinik kayda, resepsiyon takvime, yönetici rapora bakar. Üçü birlikte değerlendirmediğinde sistem bir tarafın işini kolaylaştırıp diğerine yük bindirir ve kullanılmamaya başlar.
Reklam bütçesini artırıp sızıntıyı kapatmamak. Talep takibi kurulmadan yapılan her yeni kampanya, aynı delikli kovaya su koymaktır. Önce bir ay kendi talep ve dönüş sayılarınızı çıkarın. Yeni programa geçmeseniz bile bu rakamlar kararınızı değiştirir.
Teklifleri yan yana koyarken yazılı istenecekler
Aylık abonelik ücreti tek başına karşılaştırma için yetmez, çünkü maliyeti büyüten kalemler genellikle başka yerdedir. Aşağıdaki soruları her satıcıya aynı şekilde yazılı sorun ve cevapları yan yana koyun.
- Kullanıcı sayısı: Yarı zamanlı hekim, danışman ve stajyer ayrı kullanıcı mı sayılıyor?
- Mesaj kotası: WhatsApp hatırlatmaları aylık ne kadar dahil, aşılınca ne oluyor?
- Depolama: Fotoğraf ve belge için ne kadar alan var, ek alan nasıl ücretlendiriliyor?
- Modül kapsamı: Teklif, stok, prim ve otomatik mesaj akışları temel pakette mi, üst planda mı?
- Veri aktarımı ve eğitim: Ücrete dahil mi, açık paketler ve fotoğraflar da taşınıyor mu?
- Dış maliyetler: e-fatura entegratörü, POS ve WhatsApp tarafında ayrı ödeme var mı?
- Çıkış koşulu: Ayrılırsanız verileriniz, özellikle fotoğraflarınız hangi biçimde size verilir?
Welda CRM aylık abonelikle çalışır; hesap ve şube kurulumu, mevcut verilerin aktarımı, ekip eğitimi tüm planlara dahildir ve ayrı kurulum ücreti yoktur. Tutar; şube, kullanıcı, mesaj hacmi ve modül ihtiyacınıza göre ücretsiz görüşmede netleşir. Kendi kliniğinizin bir aylık yaklaşık randevu ve fotoğraf hacmini görüşmeye getirirseniz konuşma çok daha somut ilerler.
Geçişte önce açık dosyalar taşınır
Estetik klinikte geçişin en hassas kısmı geçmiş randevular değil, devam eden ilişkilerdir: bitmemiş paketler, açık teklifler ve yaklaşan kontroller. Geçmiş beş yılı aktarmaya uğraşırken bunlardan birini atlamak, bir danışana "elinizde iki seans vardı" diye açıklama yapmak demektir.
- Sayım yapın. Geçiş gününden önce açık paketleri, kalan seansları ve bakiyeleri listeleyin; imkân varsa danışanla teyit edin.
- Önceliği belirleyin. Aktif danışanlar, açık teklifler ve planlanmış kontroller ilk sırada; pasif arşiv sonra.
- Onam ve fotoğraf dosyalarını sınıflandırın. Hangisi hangi danışana ait, hangisinde tanıtım izni var. Hukuk danışmanınıza eski rızaların yeni düzende nasıl ele alınacağını sorun.
- Yetkileri kurun. Herkese yönetici hesabı açmak en sık yapılan ilk gün hatasıdır.
- Kısa bir paralel dönem yaşayın. Bir-iki hafta eski kayıt yalnızca okunur kalsın; yeni her işlem yeni sisteme girsin. İki yere birden yazmak uzarsa ekip kısa sürede birini bırakır.
- İlk ayın sonunda bakın. Kaç talebin kaynağı boş? Kaç işlemin kontrol tarihi yok? Bu iki sayı, ekibin sisteme gerçekten geçip geçmediğini söyler.
Welda CRM kurulumunda mevcut müşteri ve randevu verileriniz aktarılır ve ekibinize randevu, müşteri takibi, paket satışı ve tahsilat akışları uygulamalı gösterilir. Excel'de ya da başka bir programda tuttuğunuz açık paketlerin nasıl taşınacağını, özellikle fotoğraf arşivinin durumunu baştan konuşmak gerekir. Estetik klinik yönetimi rehberimiz geçiş sonrasında ilk 30 günün düzenini kurarken de işinize yarar.
Estetik klinik programı hakkında sık sorulanlar
Güzellik merkezi programı estetik kliniğimde iş görür mü?
Hekimsiz, enjeksiyon ve medikal işlem yapmayan bir yapıda çoğu zaman görür. Hekim kaydı, kontrendikasyon uyarısı, onam, rol ayrımı ve kontrol takibi devreye girdiğinde programın bunları gerçekten yönetip yönetmediğine bakın. Belirleyici olan ürün adı değil, bu akışların çalışmasıdır.
Instagram'dan gelen talepler otomatik düşüyor mu?
Welda CRM'de lead hunisi ve takip kuyruğu var, kaynak bilgisi de tutuluyor; ancak Instagram mesajlarının kendiliğinden kayda dönüştüğü bir entegrasyon ürün sayfalarımızda geçmiyor. Bugün için kaydın ekip tarafından açıldığını varsayın. Pro ve Kurumsal planlardaki açık API ile neler yapılabileceğini görüşmede konuşabiliriz.
Onam formlarını programda tutabilir miyim?
Evet, onam formları ve belgeler hasta profiline eklenir, rızalar sürümüyle kaydedilir. Tablette dijital imza akışı gibi özel bir ihtiyacınız varsa denemede bunu kendi formunuzla test edin. Onam metninin içeriği hekiminizin ve hukuk danışmanınızın sorumluluğundadır.
Hasta verileri KVKK açısından güvende mi?
Kayıtlar şifreli saklanır, erişim rol bazlıdır ve erişimler denetim kaydına işlenir. Bunlar yükümlülüklerinizi destekleyen araçlardır, sizi veri sorumlusu olmaktan çıkarmaz. Aydınlatma metni, saklama süresi ve diğer yükümlülükler için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Birden fazla hekim ve şube yönetebilir miyim?
Evet. Takvim personel, kabin ve şube görünümleriyle çalışır, şubeler tek hesaptan ayrı takvim ve raporlarla yönetilir. Plan sınırları şube ve kullanıcı sayısına göre değişir; misafir hekim için de kullanıcı açacaksanız sayınıza ekleyin.
Deneme bitince verilerime ne olur?
Silinmez. 7 günlük ücretsiz deneme sona erdiğinde hesap salt okunur hale gelir; bir planla devam ettiğinizde kaldığınız yerden sürdürürsünüz. Denemede tüm modüller açıktır.
Fiyatı nasıl öğrenirim?
Tutar şube, kullanıcı, mesaj hacmi ve modüllere göre belirlendiği için ücretsiz görüşmede birlikte netleştiriyoruz. Görüşmeye hekim ve kullanıcı sayınızı, aylık yaklaşık işlem hacminizi ve şu an kaydı nasıl tuttuğunuzu getirin.
Danışanınızın yolculuğunu yazdıysanız ve en çok sızıntı olan kapıyı bulduysanız sonraki adım kısa: estetik klinik programı olarak Welda CRM'i inceleyin, ücretsiz görüşmede kendi akışınızı anlatın, isterseniz 7 gün boyunca ücretsiz deneyin. Üstlenemeyeceğimiz bir ihtiyacınız varsa bunu da aynı görüşmede açıkça söyleriz. Hâlâ estetik klinik programı nasıl seçilir sorusunda kararsızsanız yukarıdaki dört vakayla başlamak yeterlidir.