KVKK uyumlu hasta takip programı seçerken ürün sayfasındaki rozete değil, satıcının önünüze koyabildiği üç kanıta bakın: verinin nerede ve nasıl şifrelendiği, açık rızanın hangi metin sürümüyle kaydedildiği ve bir hasta dosyasını kimin ne zaman açtığını gösteren denetim izi. Bir satıcı bu üçünü ekranda ve yazılı olarak gösterebiliyorsa aday listesinde kalır; "merak etmeyin, sistemimiz KVKK uyumlu" demekle yetiniyorsa kalmaz. Kanun açısından hasta verisinin sorumlusu program değil, kliniğinizdir. Bu yüzden iyi program sizi sorumluluktan kurtarmaz; sorumluluğunuzu taşınabilir hale getirir.
Bu rehber, hasta verisi konusunda tedirgin olduğu için karar vermeyi erteleyen klinik sahibi için yazıldı. Diş muayenehanesi, estetik klinik, fizik tedavi merkezi, diyetisyen ofisi veya poliklinik fark etmez; özel nitelikli veri tuttuğunuz anda sorular aynıdır. Aşağıda hukuk dersi yerine, satıcıya e-postayla gönderebileceğiniz bir kanıt listesi ve demoda yapacağınız küçük sınavlar var. Mevzuat bilgisi genel çerçeve içindir ve hukuki görüş yerine geçmez; kliniğinize özel konular için KVKK danışmanınızdan veya avukatınızdan teyit alın.
"KVKK uyumlu" etiketi neyi garanti eder, neyi etmez?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bir yazılıma sertifika vermez. Dolayısıyla bir programın üzerine yazılan "KVKK uyumlu" ifadesi resmi bir onay anlamına gelmez, satıcının kendi beyanıdır. Bu beyan kötü niyetli olmak zorunda değildir ama denetlenebilir bir cümle de değildir. Doğru soru "uyumlu musunuz?" değil, "uyum için benim yapmam gereken işleri hangi özelliklerinizle mümkün kılıyorsunuz, bunu nasıl gösterirsiniz?" sorusudur.
İşin hukuki tarafında iki rol vardır. Hastanın verisini hangi amaçla ve nasıl işleyeceğine karar veren klinik veri sorumlusudur. Program sağlayıcısı, kliniğin adına veri işlediği için çoğu kurulumda veri işleyen konumundadır. Kanunun 12. maddesi, veri başkası tarafından işlense bile güvenlik tedbirleri konusunda veri sorumlusunun o kişiyle birlikte müştereken sorumlu olduğunu söyler. Yani satıcınızın yaptığı bir hata size de dönebilir; "programcı yapmış" savunması pek işe yaramaz.
Sağlık verisi kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veri sayılır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, bu tür veriler için alınması gereken yeterli önlemleri 2018/10 sayılı kararında sıralamıştır: kriptografik yöntemler, şifreleme anahtarlarının güvenli ve ayrı ortamda tutulması, işlem kayıtlarının güvenli biçimde loglanması, uzaktan erişimde en az iki kademeli kimlik doğrulama gibi. Bu liste satıcıyla konuşurken elinizdeki en somut dayanaktır, çünkü soyut "güvenlik" sohbetini belirli maddelere indirir. Kararın güncel halini ve 2024'te kanunun 6. maddesinde yapılan değişikliklerin sizi nasıl etkilediğini danışmanınızla birlikte okuyun.
Sizi uykusuz bırakan beş olay, programdan ne ister?
Soyut özellik listesi karşılaştırmak zordur. Olaydan geriye gitmek daha kolaydır. Klinik sahiplerinin en çok çekindiği durumları düşünün ve her biri için programın ne yapması gerektiğini sorun.
Ayrılan asistan. Üç yıldır çalışan resepsiyon görevliniz işten çıkıyor ve aynı semtte başka bir kliniğe geçiyor. Hasta listesini yanına alıp almadığını nereden bileceksiniz? Burada programdan iki şey istersiniz: toplu dışa aktarma yetkisinin yalnızca yöneticide olması ve her dışa aktarmanın kayıt altına alınması. Hesabın ayrılık günü tek tıkla kapatılabilmesi de aynı olayın parçasıdır. Ortak parola kullanılan bir klinikte bu üç önlemin hiçbiri anlam taşımaz.
Tanıdık hasta. Küçük bir şehirde bilinen bir kişinin dosyası personel tarafından merakla açılıyor, bilgi çevreye yayılıyor. Hasta şikâyet ettiğinde "kim baktı?" sorusuna cevabınız yoksa hem hukuken hem itibar olarak zayıf kalırsınız. Bu olay, yalnızca değişiklikleri değil görüntülemeleri de kaydeden bir denetim izi ister.
Çalınan dizüstü. Veriler bilgisayarın diskinde bir Excel dosyası veya yerel veritabanı olarak duruyorsa kaybolan cihaz, kaybolan hasta arşivi demektir. Web tabanlı bir programda veri cihazda durmaz ama oturum açık kalmışsa aynı risk başka kapıdan girer. Oturum süresi, otomatik kapanma ve cihaz kaybında tüm oturumları sonlandırma sorulmalıdır.
"Verilerimi silin" diyen hasta. Hasta başvuru hakkını kullanıyor. Tıbbi kayıtların ve mali belgelerin ilgili mevzuat gereği saklanması gerekebileceğinden her talep silmeyle sonuçlanmaz; ama pazarlama izni kaldırılmalı, saklanmayacak veri ayıklanmalı, başvuru makul sürede yanıtlanmalıdır. Kanun bu süre için en geç 30 gün der. Program, tek hastanın tüm verisini bulup dökebiliyor ve hangi alanın neden saklandığını ayırmanıza izin veriyor mu?
Satıcıdan gelen kötü haber. Program sağlayıcınız bir güvenlik olayı yaşıyor. Size ne zaman, hangi kanaldan, hangi bilgilerle haber verecek? Bu sorunun cevabı özellik listesinde değil sözleşmede olur ve aşağıda ayrıca ele alınıyor.
Şifreleme: "SSL'imiz var" cevabı neden yetmez?
Satıcıların en sık verdiği cevap adres çubuğundaki kilidi göstermektir. O kilit verinin tarayıcı ile sunucu arasındaki yolculuğunu korur; sunucuda dururken ne olduğu hakkında hiçbir şey söylemez. Hasta dosyası yılların çoğunu yolda değil diskte, veritabanında ve yedekte geçirir. Bu yüzden şifrelemeyi dört ayrı yerde sormanız gerekir.
Bu soruların hepsine teknik derinlikte hâkim olmanız beklenmez. İşe yarayan yöntem, cevabı yazılı istemek ve bir teknik bilene okutmaktır. İyi hazırlanmış bir satıcı için bunlar sıradan sorulardır, cevap genellikle hazır bir güvenlik dokümanında durur. Soruyu duyunca konuyu fiyata veya kampanyaya çeviren, "bizde hiç sorun olmadı" diyen ya da algoritmayı "ticari sır" diye gizleyen satıcı konusunda temkinli olun. Algoritma adı sır değildir; sır olan anahtardır.
Bir ayrıntı daha: öncesi-sonrası fotoğraflar, röntgen görüntüleri ve imzalı onam taramaları çoğu zaman veritabanında değil ayrı bir dosya alanında durur. Estetik ve diş kliniklerinde en hassas içerik de bu dosyalardır. "Sağlık notları şifreli" cümlesinin dosya depolamayı kapsayıp kapsamadığını, dosya bağlantısının oturum açmadan açılıp açılamadığını ayrıca sorun. Basit bir sınav: demoda bir görselin bağlantısını kopyalayın, gizli sekmede açmayı deneyin. Oturum açmadan görsel geliyorsa soruşturulacak bir konu bulmuşsunuz demektir.
Parola ve giriş tarafı da şifrelemenin yanında düşünülmelidir. En güçlü şifreleme, resepsiyon masasına yapıştırılmış bir parolayla açılan hesabı korumaz. Kişiye özel kullanıcı, güçlü parola kuralı ve özellikle klinik dışından erişimde iki aşamalı doğrulama ayrı ayrı sorulacak maddelerdir.
Rıza kaydı: imzalı kâğıt neden tek başına yetmez?
Kliniklerde en sık yapılan yanlış, her şeyi tek bir rıza formuna sıkıştırmaktır. Aydınlatma metni, tıbbi onam, fotoğraf izni ve kampanya mesajı izni aynı imzanın altına konur. Oysa bunlar farklı şeylerdir. Aydınlatma bir bilgilendirmedir, hastanın onayına bağlı değildir. Tıbbi onam tedaviye ilişkindir ve hekimlik mevzuatından gelir. Fotoğrafı tanıtımda kullanmak ve kampanya mesajı göndermek ise hastanın serbest iradesiyle ayrıca verdiği, verilmemesi tedaviyi etkilemeyen izinlerdir. Rıza, hizmetin ön şartına dönüştürülürse değeri tartışmalı hale gelir.
Tedavi hizmetinin yürütülmesi için her veri işleme faaliyetinde açık rıza gerekip gerekmediği de ayrı bir konudur. Kanunda 2024'te yapılan değişiklikle, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerin tıbbi teşhis ve tedavi amacıyla işlemesi için ayrı bir işleme şartı düzenlenmiştir. Hangi faaliyetinizin hangi şarta dayandığını bir kez danışmanla tablo halinde yazmak, sonradan tüm rıza formlarınızı doğru kurmanızı sağlar. Program bu kararı sizin yerinize veremez; ama verdiğiniz kararı kaydedebilir.
Programda aranacak rıza kaydının dört özelliği vardır. Birincisi izinlerin ayrı ayrı tutulmasıdır: tek bir "KVKK onayı" kutusu yeterli olmaz. İkincisi metin sürümüdür: hasta 2024'te hangi metni onayladı? Aydınlatma metniniz değiştiğinde eski onayın hangi metne ait olduğu kaybolmamalıdır. Üçüncüsü tarih, kanal ve onayı alan personeldir. Dördüncüsü geri almadır: hasta kampanya iznini geri aldığında toplu mesaj listesi bunu hemen dikkate almalı, geçmişteki kayıt silinmemeli ama "şu tarihte geri alındı" olarak görünmelidir.
Demoda şunu yapın: test hastası oluşturun, fotoğraf iznini verin, kampanya iznini vermeyin. Sonra toplu mesaj ekranına geçin ve bu kişinin listede çıkıp çıkmadığına bakın. Ardından izni geri alın, kaydın ekranda nasıl göründüğünü inceleyin. Bir dakika süren bu deneme, rıza özelliğinin gerçek mi yoksa bir onay kutusundan mı ibaret olduğunu gösterir. Kampanya mesajlarının 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleriyle ilişkisini de ayrıca kontrol edin; randevu hatırlatması ile tanıtım mesajı aynı kefeye konmamalıdır.
Denetim izi: "Bu dosyayı kim açtı?" sorusunun cevabı
Denetim izi, programda kimin ne yaptığının sonradan değiştirilemeyecek biçimde kaydedilmesidir. Pek çok satıcı bunu "işlem geçmişi" diye sunar, ama arada önemli bir fark vardır. İşlem geçmişi genellikle randevu oluşturuldu, ödeme alındı gibi iş olaylarını gösterir. Denetim izi ise okuma dahil erişimi de kaydetmeli ve kullanıcının düzenleyemeyeceği bir yerde durmalıdır. Hasta şikâyeti veya iç soruşturmada ihtiyaç duyacağınız şey ikincisidir.
Hazır bir listenin yanında asıl test, kayıttan arama yapabilmektir. Ham kayıt yığını bir denetimde işe yaramaz. "Ayşe Hanım'ın dosyasını son altı ayda kimler açtı?" ve "Geçen ay bu kullanıcı hangi hastaları görüntüledi?" sorularının birkaç tıkla yanıtlanabilmesi gerekir. Saklama süresini de sorun: kayıtlar yalnızca birkaç ay tutuluyorsa, olay ortaya çıktığında elinizde iz kalmayabilir. Kayıtların kendisi de kişisel veri içerir, bu nedenle onları kimlerin görebileceği de ayrı bir yetki olmalıdır.
Denetim izi, yetki yapısı olmadan yarım kalır. Herkesin her şeyi gördüğü bir sistemde kayıt yalnızca olaydan sonra konuşmanızı sağlar; olayı önlemez. Kliniğinizdeki rolleri kâğıda dökün ve her rolün gerçekten neyi görmesi gerektiğini yazın. Aşağıdaki tablo bir örnek çerçevedir, kendi işleyişinize göre değiştirmelisiniz.
Bu tablonun ince noktası faturalamadır. Muhasebeciye veya ön muhasebeyle ilgilenen personele "tahsilat" görünürlüğü verirken, işlem adının tanı veya tedavi bilgisi taşıyıp taşımadığına dikkat edin. "Kontrol muayenesi" ile bir psikiyatri seansı adı aynı derecede masum değildir. Programda hizmet adlarının rol bazında sadeleştirilip sadeleştirilemediğini sorun.
Veri programdan çıktığında: WhatsApp, e-Arşiv ve Excel kapıları
Programın içi ne kadar korunaklı olursa olsun, hasta verisi her gün programdan dışarı çıkar. Satıcı değerlendirmesinin en çok atlanan bölümü budur. Hatırlatma mesajı WhatsApp altyapısından geçer. Fatura, e-Arşiv entegratörünüze ve bazen hastanın e-postasına gider. Ay sonunda muhasebeciye bir dosya iletilir. Laboratuvara hasta adıyla bir görsel yollanır. Bu kapıların her biri için "bu çıkışta hangi veri gidiyor ve zorunlu mu?" diye sormak gerekir.
e-Arşiv ve e-Fatura burada Türkiye'ye özgü bir ayrıntı taşır. Fatura mali belgedir, hastanın talebiyle programdan kolayca silinemez ve entegratörünüzün sistemine geçer; yani entegratör de veri yolculuğunun bir durağıdır. Bu nedenle fatura açıklama satırına ne yazıldığı önemlidir. Hizmet tanımını ne kadar genel tutabileceğiniz konusunda mali müşavirinizle konuşun; verginin gerektirdiği açıklık ile sağlık mahremiyeti arasındaki dengeyi önceden kurun. Programın varsayılan olarak hizmet adını faturaya taşıyıp taşımadığına ve bunun değiştirilip değiştirilemeyeceğine bakın.
Toplu dışa aktarma da aynı kategoridedir. Excel çıktısı almak bazen gereklidir ama bir kez masaüstüne indiğinde şifreleme, yetki ve denetim izinin hepsi orada biter. O dosya e-postaya eklendiğinde veya paylaşımlı bir klasöre atıldığında artık programın koruması altında değildir. Dışa aktarma yetkisini tek kişiyle sınırlayın, kaydının tutulduğundan emin olun. WhatsApp randevu otomasyonu kuruyorsanız mesaj şablonlarında "Yarın saat 15.00'te randevunuz var" gibi tedavi adı içermeyen bir kalıp seçmek, küçük ama etkili bir önlemdir.
Sözleşmede aranacak dört madde ve sunucu sorusu
Ürün sunumundaki güven verici cümlelerin bağlayıcı olması için sözleşmeye veya veri işleme ekine girmesi gerekir. Küçük bir klinik için bile şu dört madde pazarlıksız istenmelidir.
- Veri işleme kapsamı: Satıcı verinizi yalnızca sizin talimatınızla ve hizmet için işler. Ürün geliştirme, analitik veya yapay zekâ eğitimi gibi başka amaçlarla kullanılacaksa bunun açıkça yazılması ve sizin kabulünüze bağlı olması gerekir.
- Alt yükleniciler: Barındırma sağlayıcısı, mesaj altyapısı, e-posta servisi gibi verinize dokunan üçüncü taraflar kimler? Değiştiğinde size haber veriliyor mu?
- Güvenlik olayı bildirimi: Satıcı bir ihlal fark ettiğinde size ne kadar sürede ve hangi bilgilerle haber verir? Kurul uygulamasında ihlalin, öğrenilmesinden itibaren 72 saat içinde bildirilmesi beklendiğini düşünürsek, satıcının sessiz geçirdiği her gün sizin sürenizi riske sokar.
- Çıkış ve silme: Sözleşme bittiğinde verinizi hangi formatta, ne kadar sürede alırsınız, satıcının elindeki kopyalar yedekler dahil ne zaman silinir?
Sunucu konumu ayrı bir başlık hak eder. Bulut altyapısı yurt dışındaysa bu, kanunun 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarım sayılabilir; 2024'te değişen bu madde uygun güvenceler ve standart sözleşme gibi mekanizmalar öngörür, bazı durumlarda Kurum'a bildirim de gerekir. Satıcıya "Türkiye'de mi?" diye sormakla kalmayın: birincil sunucu, yedekler ve destek ekibinin erişimi nerede, üçünü ayrı ayrı sorun. Sunucu Türkiye'de olsa bile yedek başka ülkede duruyor olabilir. Yurt dışında olması da tek başına eleme sebebi değildir; önemli olan bunun açıkça yazılması ve hukuki dayanağının kurulmasıdır.
VERBİS kaydının gerekip gerekmediği, kurumsal aydınlatma metniniz ve kişisel veri saklama-imha politikanız ise programla çözülmez. Bunlar kliniğin kendi işidir. Çalışan sayısı ve bilanço eşikleri kadar, ana faaliyetin özel nitelikli veri işleme olup olmaması da değerlendirmeyi etkiler; danışmanınıza sorun. Daha geniş tablo için klinikte hasta verisi güvenliği rehberine bakabilirsiniz.
Geçiş haftası: en savunmasız olduğunuz günler
Program değiştirirken veri, yılların en korumasız halindedir. Eski programdan alınan çıktı bir Excel dosyasına dönüşür, e-postayla gider, bir masaüstünde bekler, belki iki kişinin bilgisayarında kopyası kalır. Güvenli bir program seçmek için uğraşan kliniklerin çoğu bu haftayı planlamaz.
Aktarım dosyasının yolunu baştan belirleyin. Kim çıkaracak, hangi kanalla iletilecek, aktarım bitince hangi kopyalar silinecek? E-posta eki yerine satıcının sunduğu güvenli bir yükleme yolunu veya parola korumalı bir arşivi tercih edin; parolayı aynı kanaldan göndermeyin. Kapsamı daraltın. On yıl önce bir kez gelmiş, tedavisi bitmiş bir hastanın her alanını taşımak zorunda mısınız? Saklama süreniz varsa o veriyi aktif programa değil, erişimi kısıtlı bir arşive almak daha doğru olabilir.
Deneme sürümüne gerçek hasta girmeyin. Bu rehberin en pratik uyarısı budur. Birçok klinik sahibi denemeyi "kendi verimle göreyim" diye başlatır. Sözleşme ve veri işleme eki imzalanmadan gerçek hasta bilgisini bir satıcının sistemine yüklemek, tam da kaçınmaya çalıştığınız duruma sizi sokar. Denemeyi birkaç uydurma kayıtla yapın; gerçek veri, kâğıtlar tamamlandıktan sonra girsin. Deneme biterse ve devam etmezseniz girilen verinin ne zaman silindiğini de sorun.
Eski programı kapatmayı unutmayın. Yeni sistem çalıştıktan sonra eski yazılımda hesaplar açık kalıyor, yedek klasörleri duruyor, eski bilgisayar ortak odada kullanılmaya devam ediyor. Eski sistemdeki verinin ne olacağı (saklama, arşiv, imha) yazılı bir karar olmalıdır. Yedek tarafındaki temel kuralları işletme veri güvenliği ve yedekleme yazısında bulabilirsiniz.
İhlal gecesi: elinizde ne olmalı?
Hiçbir program olay ihtimalini sıfırlamaz. Sorulması gereken "olursa ne yaparız?" sorusudur. Kanun, ihlalin ilgili kişiye ve Kurul'a en kısa sürede bildirilmesini ister; Kurul uygulamasında bu süre 72 saat olarak yorumlanır. 72 saat, küçük bir klinikte hafta sonuna denk geldiğinde çok kısa bir süredir. Sürenin bir kısmını "acaba kimler etkilendi?" diye bakmakla harcarsınız. Denetim izi burada değerini gösterir.
Bu planı kâğıda dökmek yarım saat sürer ve tek sayfadır. Kime haber verileceği, satıcının acil iletişim kanalı, danışmanınızın numarası ve Kurul'a bildirim için güncel formun yeri sayfada yazılı olsun. Demoda satıcıya "bu planın ilk iki adımında siz ne yaparsınız?" diye sorun. Cevabın netliği, sözleşmedeki maddeden çok şey söyler.
Welda CRM bu sınavdan nasıl geçer, nerede size uymaz?
Bu listeyi yazıp kendimizi dışarıda bırakmak doğru olmaz. Klinik sektörü seçildiğinde çalışan KVKK uyumlu hasta takip programı olarak Welda CRM'in ürün sayfalarında beyan ettiği noktalar şunlardır: müşteri ve sağlık kayıtları şifreli saklanır, üçüncü taraflarla paylaşılmaz; rızalar sürümüyle kaydedilir; kayıtlara yalnızca yetkili kullanıcılar erişir ve erişimler denetim kaydına işlenir; rol bazlı yetki vardır, örneğin resepsiyon randevu ve ödemeyi yönetirken klinik notlar yetkili hekimlere açık kalabilir. Belgeler ve öncesi-sonrası fotoğraflar hasta profilinde tutulur, alerji ve kontrendikasyon uyarısı sağlık kaydında yer alır. Tasarım amacı KVKK kapsamındaki yükümlülüklerinizi desteklemektir; bu cümle uyumun sizin adınıza tamamlandığı anlamına gelmez.
Bu sayfalarda yazmayan konularda burada "evet" demeyeceğiz. Kullanılan şifreleme algoritması, anahtar yönetimi, sunucu ve yedek konumu, yedekleme sıklığı, iki aşamalı doğrulama, denetim kaydı saklama süresi, sözleşme sonrası silme süresi ve veri işleme eki bu rehberdeki soruların tam karşılığıdır. Bunları Welda'ya da sorun, yazılı cevap isteyin ve diğer satıcılarla aynı tabloda karşılaştırın. WhatsApp hatırlatmalarında telefon numarası ve mesaj metninin mesaj altyapısına gittiğini de hesaba katın; şablonu sade tutmak sizin kararınızdır. e-Fatura ve e-Arşiv akışı seçtiğiniz entegratör üzerinden kurulur, yani entegratör ayrı bir değerlendirme konusudur.
Uygun olduğu durumlar: Randevu, hasta kaydı, seans ve paket takibi, tahsilat ve hatırlatmayı tek yerde toplamak isteyen; defter ve Excel'den çıkıp kişiye özel kullanıcı, yetki ve kayıt düzenine geçmek isteyen özel klinikler ve muayenehaneler. Web tabanlı olduğu için ayrı kurulum gerekmez, tarayıcıdan bilgisayar ve tabletle kullanılır.
Uygun olmadığı durumlar: Ürün sayfalarımızda e-Reçete, e-Nabız veya Medula bağlantısı yer almıyor; bunlar sizin için şartsa önce bu konuyu netleştirin. Görüntüleme cihazlarıyla doğrudan entegrasyon yoktur, dosyalar profile yüklenir. Yatan hasta ve hastane süreçleri bu ürünün konusu değildir. Verinin kendi sunucunuzda durmasını şart koşuyorsanız, kendi sunucunuza kurulum seçeneği sayfalarımızda geçmiyor; bu durumda Welda doğru aday olmayabilir. Genel hasta kayıt düzeni için hasta takip sistemi yazısı da karar vermenize yardımcı olur.
Satıcıya göndereceğiniz kısa e-posta
Demodan önce aşağıdaki maddeleri aday satıcılara aynı anda yazılı gönderin. Cevapların içeriği kadar, ne kadar sürede ve ne kadar net geldiği de bilgi verir.
- Hasta verisi depolamada, yedekte ve dosya alanında nasıl şifreleniyor? Anahtarlar nerede ve kim erişebiliyor?
- Birincil sunucu, yedekler ve destek erişimi hangi ülkelerde? Yurt dışı aktarım varsa hukuki dayanağı nedir?
- Rızalar ayrı ayrı ve metin sürümüyle tutuluyor mu? Geri alma kaydı nasıl görünüyor?
- Denetim izi görüntülemeleri ve dışa aktarmaları kapsıyor mu? Ne kadar süre saklanıyor, kullanıcı değiştirebiliyor mu?
- Veri işleme eki ve alt yüklenici listesi paylaşılabilir mi?
- Güvenlik olayında bana kaç saat içinde, hangi kanaldan haber verilir?
- Sözleşme bittiğinde veriyi hangi formatta alırım, yedekler dahil ne zaman silinir?
- İki aşamalı doğrulama ve oturum süresi ayarları var mı?
Teklif karşılaştırırken de bu maddeleri tabloya ekleyin. Abonelik tutarı ile birlikte ek kullanıcı, mesaj hacmi, depolama, entegratör ve danışmanlık gibi kalemleri aynı satırlara yazın; uyum için dışarıdan aldığınız desteğin bir kısmı programa göre artıp azalabilir. Welda CRM için fiyat şube, kullanıcı, mesaj hacmi ve modül ihtiyacına göre ücretsiz görüşmede netleşir.
Sık sorulan sorular
KVKK uyumlu program kullanırsam klinik olarak yükümlülüğüm biter mi?
Hayır. Veri sorumlusu sizsiniz; aydınlatma metni, işleme şartlarının belirlenmesi, personel eğitimi, saklama-imha düzeni ve varsa VERBİS kaydı sizin işinizdir. İyi program bu işleri yürütmeyi kolaylaştırır ve kayıt altına alır.
Her hastadan açık rıza almam şart mı?
Her işlem için aynı cevap geçerli değildir. Tedavi hizmetinin yürütülmesi ile kampanya mesajı veya fotoğrafın tanıtımda kullanılması farklı işleme şartlarına dayanabilir. 2024 değişiklikleri de göz önünde bulundurularak kliniğinize özgü cevabı KVKK danışmanınızdan alın.
Sunucunun Türkiye'de olması zorunlu mu?
Yurt dışında tutmak tek başına yasak değildir, ama yurt dışına aktarım kurallarına tabi olabilir. Karar vermeden önce birincil sunucu, yedek ve destek erişiminin nerede olduğunu yazılı olarak öğrenin ve danışmanınızla değerlendirin.
Excel dosyasına parola koymak yeterli olmaz mı?
Dosya parolası bir engeldir ama kimin neyi açtığını göstermez, kişiye göre yetki vermez, rıza sürümü tutmaz ve parola paylaşıldığında etkisi kalmaz. Tek hekimli, çok küçük bir yapıda geçici olarak kullanılabilse de özel nitelikli veri için kalıcı bir çözüm sayılması zordur.
Personelin hasta dosyasına bakıp bakmadığını gerçekten görebilir miyim?
Ancak program görüntülemeleri de kaydediyorsa ve herkes kendi kullanıcısıyla giriyorsa. Demoda bir test dosyasını açın, sonra denetim kaydında bu görüntülemenin çıkıp çıkmadığına birlikte bakın.
Welda CRM'i gerçek verimle denemeli miyim?
7 günlük ücretsiz denemede tüm modüller açıktır; biz de örnek kayıtlarla başlamanızı öneririz. Gerçek hasta verisini aktarmadan önce sözleşme ve veri işleme konularını yazılı netleştirin. Deneme sonunda hesap salt okunur hale gelir ve veriler silinmez; devam etmeme durumunda neler olacağını da sorabilirsiniz.
Bir sonraki adım ne olmalı?
Yukarıdaki e-postayı adaylarınıza gönderin, cevapları tek tabloya yazın, sonra iki adayla demoda küçük sınavları yapın. KVKK uyumlu hasta takip programı arayışınızda Welda CRM'i de aynı listeyle değerlendirmek isterseniz ücretsiz görüşme planlayın; sorularınızı birlikte gözden geçirelim, kliniğinize uyup uymadığını açıkça konuşalım.