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Klinikmanagement

Zahnarztpraxis Software Vergleich: PVS, Terminsoftware oder Praxis-CRM?

Welda-Team14 Min. Lesezeit1 November 2026

Ein sinnvoller Zahnarztpraxis Software Vergleich beginnt mit einer Vorfrage: Rechnen Sie mit der KZV ab? Wenn ja, brauchen Sie ein dafür zugelassenes Praxisverwaltungssystem (PVS) mit BEMA-Abrechnung und Anbindung an die Telematikinfrastruktur; alle anderen Programme können es höchstens ergänzen. Erst danach vergleichen Sie, was im Alltag wirklich zählt: Terminplanung über Behandler, Stuhl und Assistenz, die Nachverfolgung von Behandlungsplänen, Ratenzahlung und offene Posten sowie Spezialfunktionen wie Befundschema, Röntgen und Labor. Reine Privatpraxen und Selbstzahler-Bereiche haben mehr Spielraum, müssen aber die Anforderungen an GOZ-Rechnungen, Dokumentation und Kasse genauso klären.

Dieser Beitrag richtet sich an Praxisinhaber und Praxismanager, die vor einer Kaufentscheidung stehen. Eine Rangliste mit Anbieternamen finden Sie hier bewusst nicht: Wir sind selbst Softwareanbieter und nicht neutral, und eine Rangliste ohne Kenntnis Ihrer Praxis hilft ohnehin wenig. Stattdessen bekommen Sie Maßstäbe, mit denen Sie jedes Angebot gleich behandeln können, unseres eingeschlossen. Alle rechtlichen Hinweise sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Beratung durch KZV, Kammer, Steuerberater oder Datenschutzbeauftragte.

Die Vorfrage: Läuft Ihre Abrechnung über die KZV?

In Deutschland entscheidet die Art der Abrechnung über die Vergleichsliste, noch bevor irgendeine Funktion eine Rolle spielt. Eine Vertragszahnarztpraxis rechnet Kassenleistungen über die Kassenzahnärztliche Vereinigung ab. Dazu gehören in der Regel BEMA-Positionen, Festzuschüsse beim Zahnersatz, Heil- und Kostenpläne, das Lesen der elektronischen Gesundheitskarte und die weiteren Anforderungen der Telematikinfrastruktur, etwa die elektronische Patientenakte, sichere Kommunikation und elektronische Antragsverfahren. Solche Funktionen sind eng an Vorgaben gebunden und gehören in ein PVS, das dafür ausgelegt ist und vom Hersteller entsprechend gepflegt wird.

Das klingt selbstverständlich, wird aber bei der Suche leicht übersehen. Unter „Praxissoftware" finden Sie Online-Terminbuchungen, allgemeine Klinik-CRMs und vollständige Abrechnungssysteme nebeneinander, oft in denselben Worten beschrieben. Prüfen Sie deshalb gleich im ersten Gespräch: Können Sie uns die Kassenabrechnung vollständig abbilden und wer aktualisiert die Regelwerke? Lautet die Antwort nein oder ausweichend, ist das Programm kein PVS-Ersatz. Es kann trotzdem sinnvoll sein, aber nur als Ergänzung.

Entscheidungsschema, das Abrechnungsart und Praxisform den passenden Softwaretypen zuordnet
Die Abrechnungsart siebt zuerst aus. Prüfen Sie Ihre konkreten Pflichten mit KZV und Kammer.

Drei Produktklassen, die im Vergleich gern vermischt werden

Vergleichsportale und Suchergebnisse behandeln Software oft so, als gehörten alle Produkte in dieselbe Kategorie. Sinnvoller ist eine Einteilung in drei Klassen, auch wenn die Grenzen fließend sind und jedes Produkt einzeln geprüft werden muss.

Das zahnärztliche PVS ist das klinische und abrechnungstechnische Rückgrat: Befund, Planung, Leistungserfassung, Abrechnung, oft Röntgenanbindung. Es ist für Kassenpraxen praktisch gesetzt, verlangt aber meist Einarbeitung und Pflege. Die Terminsoftware löst einen schmalen Ausschnitt: Online-Buchung, Kalender, Erinnerung. Sie ist schnell eingeführt und wird häufig neben einem PVS betrieben. Das Praxis-CRM oder die Klinikmanagement-Plattform bündelt Termine, Patientenprofil, Kommunikation, Zahlungen, Personal und Berichte. Stark ist diese Klasse im Organisatorischen, die zahnärztliche Tiefe fehlt aber oft.

Vergleich von PVS, Terminsoftware und Praxis-CRM anhand von Abrechnung, Termin, Plan, Zahlung und Einarbeitung
Typische Unterschiede, keine festen Regeln. Jedes Produkt einzeln gegen Ihren Alltag prüfen.

In der Praxis läuft es nicht selten auf eine Kombination hinaus: ein PVS für Befund und Abrechnung, dazu ein zweites Werkzeug für Empfang und Patientenkommunikation. Das kann gut funktionieren. Klären Sie aber vorab, welches System für welche Information führend ist, wie Stammdaten synchron bleiben und ob eine Schnittstelle existiert oder der Empfang doppelt tippt. Doppelte Datenhaltung ist bei Patientendaten nicht nur lästig, sondern auch ein Datenschutzthema.

Heil- und Kostenplan: Warum der Behandlungsplan hier ein Genehmigungsweg ist

Mehrstufige Behandlungen gibt es überall, in Deutschland hängt daran aber häufig noch ein formaler Weg. Beim Zahnersatz steht vor dem ersten Schritt der Heil- und Kostenplan, die Krankenkasse bewilligt, der Festzuschuss steht fest, der Patient kennt seinen Eigenanteil und entscheidet. Erst dann geht es los. Bei Privatpatienten kommen Kostenvoranschlag und Erstattungsfragen hinzu. Zwischen Beratung und Eingliederung liegen also Wochen, in denen ein Patient leicht verloren geht, ohne dass es jemand bemerkt.

Die entscheidende Frage an jede Software lautet deshalb nicht „Kann sie Notizen speichern?", sondern: Wer zeigt mir, welche Patienten einen geplanten oder genehmigten Behandlungsschritt haben, aber keinen nächsten Termin? Ein unentschlossener Patient mit genehmigtem Plan ist genauso ein offener Vorgang wie eine begonnene Wurzelbehandlung ohne Folgetermin. Beides kann wie von selbst aus dem Blick geraten, denn niemand beschwert sich. Der Patient kommt einfach nicht.

Zeitleiste einer Zahnersatzversorgung vom Befund über Heil- und Kostenplan und Labor bis zur Nachkontrolle
Vereinfachte Beispielabfolge. Der genaue Ablauf hängt von Fall und Kostenträger ab.

Spielen Sie in der Demo drei unbequeme Fälle durch. Erstens die Übergabe: Die Wurzelbehandlung macht Dr. A, die Krone Dr. B. Sieht Dr. B auf einen Blick, was gemacht und was dem Patienten gesagt wurde? Zweitens die Planänderung: Aus einer Füllung wird während der Behandlung eine Wurzelbehandlung. Bleibt der alte Stand erkennbar, und wo landet die Differenz? Drittens die Ablehnung: Der Patient möchte die empfohlene Krone vorerst nicht. Ist das dokumentiert und später auffindbar? Das ist für die Nachverfolgung nützlich und wird im Streitfall wichtig, denn die Dokumentationspflichten aus dem Behandlungsvertrag gelten unabhängig von der Software.

Der Laborweg gehört zum selben Thema. Abformung oder Scan geht raus, die Einprobe kommt zurück, unter Umständen geht die Arbeit noch einmal ins Labor. Ist die Arbeit verspätet und niemandem fällt das auf, sitzt der Patient umsonst im Stuhl. Viele zahnärztliche Systeme bieten eine Laborverfolgung. Ohne eine solche Funktion hilft bei wenigen Fällen eine einfache Regel: Beim Versand eine Notiz in die Akte, eine Aufgabe mit Erinnerung für den Vortag der Rücklieferung, und der Einprobetermin wird erst danach bestätigt. Zählen Sie die gleichzeitig offenen Laborarbeiten. Lassen sie sich leicht auf einer Liste überblicken, muss die Laborfunktion keine Wechselentscheidung tragen.

Terminplanung: Behandler, Stuhl, ZFA und Prophylaxe gemeinsam denken

Eine Einzelansicht pro Behandler reicht in Zahnarztpraxen selten aus. Ein chirurgischer Eingriff bindet Behandler, Stuhl, zahnmedizinische Fachangestellte und unter Umständen ein gemeinsam genutztes Röntgengerät oder Instrumentenset. Der Kalender muss diese Bindungen sichtbar machen, sonst entsteht die Kollision erst im Wartezimmer. Stellen Sie sich zur Probe vor: zwei Behandler, drei Stühle, ein Implantatset, am Donnerstagnachmittag zwei Implantationen. Jeder Behandlerkalender sieht unauffällig aus, aber es gibt nur ein Set. Bauen Sie genau diesen Fall in der Demo nach.

Hinzu kommt der Bereich, der in vielen Praxen eigenen Regeln folgt: die Prophylaxe. Hier geht es um wiederkehrende Termine mit einer ZMP oder DH, um ein Recall, das zuverlässig läuft, und meistens um Selbstzahlerleistungen. Prüfen Sie, ob die Prophylaxe eine eigene Kalenderspalte haben kann und wie aus einer abgeschlossenen PZR der nächste Recall-Termin entsteht. Unser Beitrag zum Patienten-Recall-System geht darauf näher ein.

  • Dauer nach Leistung: Die Auswahl „Kroneneinprobe" sollte eine passende Dauer vorschlagen, möglichst je Behandler anpassbar.
  • Online-Termine mit Bestätigung: Wer „Füllung" angibt, braucht unter Umständen etwas anderes. Eine Anfrage, die die Praxis bestätigt, ist für viele Praxen sicherer als eine sofort feste Buchung.
  • Warteliste: Fällt ein langer Termin aus, sollte die Praxis schnell Patienten erreichen können, die gern früher kommen möchten.
  • Erinnerungen ohne Inhalt: Datum und Uhrzeit genügen. Behandlungsdetails gehören nicht in eine Erinnerung.

Eine allgemeine Einordnung zur Terminverwaltung gibt unser Leitfaden Terminsoftware für Kliniken auswählen.

Eigenanteil in Raten: Wer trägt welches Risiko?

Bei hochwertigem Zahnersatz, Implantaten oder Aligner-Behandlungen entstehen Eigenanteile, die Patienten gern in Raten zahlen möchten. Gemeint sein können dabei sehr unterschiedliche Modelle. Beim Factoring über eine Abrechnungsgesellschaft übernimmt je nach Vertrag ein Dritter Rechnungsstellung und oft das Ausfallrisiko; Sie vergleichen dann Gebühren, Auszahlungsrhythmus und die Einwilligung des Patienten in die Datenweitergabe. Bei einer Ratenvereinbarung direkt mit der Praxis schuldet der Patient Ihnen, und das Mahnen bleibt Ihre Aufgabe. Hier sollten Sie die Vereinbarung und mögliche verbraucherrechtliche Fragen vorab prüfen lassen.

Für die Softwarewahl zählt eine weitere Frage: Laufen Zahlungs- und Behandlungsstand auseinander? Ein Patient kann fast alle Leistungen erhalten und wenig bezahlt haben, oder umgekehrt. Sie sollten also nicht nur den offenen Betrag sehen, sondern auch den Wert der erbrachten Leistung daneben. Die folgende Rechnung arbeitet mit neutralen Einheiten, damit allein die Logik im Vordergrund steht.

Beispielrechnung: Planbetrag abzüglich Anzahlung und zwei Raten ergibt den offenen Saldo
Einheiten dienen nur der Veranschaulichung der Rechnung. Beispielwerte, keine realen Preise.

Der offene Saldo beträgt 50 Einheiten. Wie viel davon ist schon geleistet? Liegt der Wert der erbrachten Leistung bei 40 Einheiten, hat der Patient im Voraus gezahlt; bricht er ab, kann eine Rückzahlung im Raum stehen. Liegt er bei 70 Einheiten, trägt die Praxis das Risiko. Kann eine Software beides nicht nebeneinander zeigen, beantwortet am Ende eine Excel-Tabelle diese Frage, die irgendwann nicht mehr gepflegt wird.

Das berührt auch die Vergütung in Mehrbehandlerpraxen und Berufsausübungsgemeinschaften. Wird die Umsatzbeteiligung angestellter Zahnärzte nach Honorarumsatz oder nach Zahlungseingang berechnet? Werden Laborkosten vorher abgezogen? Was passiert bei Ratenzahlung oder Rückzahlung? Schreiben Sie Ihre Regel auf und lassen Sie sie an einem Beispielpatienten vorrechnen.

DSGVO, Schweigepflicht und die WhatsApp-Frage

Zahnärztliche Unterlagen sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO, und zusätzlich gilt die berufliche Schweigepflicht. Beides trifft nicht die Software, sondern Sie als Verantwortlichen. Die Software kann Ihnen die Arbeit aber erleichtern oder erschweren. Lassen Sie sich schriftlich geben: Wo werden die Daten gehostet, welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und ist der Umgang mit Berufsgeheimnisträgern darin berücksichtigt? Diese Fragen dürfen Sie jedem Anbieter stellen, auch uns.

Praktisch schauen Sie auf vier Dinge. Lassen sich Einwilligungen mit der jeweiligen Textversion festhalten? Kann der Empfang Termine und Zahlungen bearbeiten, ohne klinische Notizen zu sehen? Werden Zugriffe auf sensible Daten protokolliert? Und bleiben Patientenakten über die Aufbewahrungsfrist hinweg zugänglich, die für Behandlungsunterlagen in der Regel mindestens zehn Jahre beträgt und für einzelne Unterlagen abweichen kann? Letzteres ist auch eine Frage an den Ausstieg aus einem System. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Patientendaten-Sicherheit in Kliniken.

WhatsApp-Erinnerungen sind in Deutschland ein eigenes Thema, das Praxen unterschiedlich bewerten. Schon die Tatsache, dass jemand Patient einer bestimmten Praxis ist, kann schutzwürdig sein, und bei Messengern fallen Metadaten an. Ein vorsichtiger Weg sieht so aus: nur nach ausdrücklicher Einwilligung, Inhalt auf Datum und Uhrzeit beschränken, eine Alternative für alle anbieten, die den Dienst nicht nutzen möchten. Besprechen Sie das Vorgehen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie es einführen. Werbliche Nachrichten, etwa zu Bleaching-Aktionen, sind noch einmal gesondert zu bewerten.

Kasse, TSE und Beleg: Was im Empfang oft vergessen wird

Viele Praxen nehmen Geld direkt am Empfang an: PZR, Bleaching, Eigenanteile, Zahnpflegeprodukte. Eine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse gibt es dabei grundsätzlich nicht. Wer jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt, fällt in der Regel unter das sogenannte Kassengesetz: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabe und Meldepflichten. Auch bei einer offenen Ladenkasse gelten Aufzeichnungspflichten.

Für den Vergleich bedeutet das: Fragen Sie jedes Programm konkret, ob seine Zahlungsfunktion lediglich Zahlungen zur Nachverfolgung erfasst oder als Kasse im steuerlichen Sinn gedacht ist, und ob eine TSE angebunden ist. Klären Sie auch mit Ihrem Steuerberater, wie Ihre Barzahlungen und Kartenzahlungen sauber dokumentiert werden und wie Leistungen behandelt werden, die umsatzsteuerlich von der Heilbehandlung abweichen können, zum Beispiel rein kosmetische Maßnahmen. Für die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gelten eigene Regeln, die Sie ebenfalls dort ansprechen sollten.

Vom Bauchgefühl zur Bewertungsmatrix

Unabhängig von der Produktklasse hilft eine Matrix, sachlich zu bleiben. Verteilen Sie 100 Punkte auf Ihre Kriterien, bevor Sie das erste Angebot gesehen haben. So kann später kein glänzendes Zusatzmodul ausgleichen, dass der Kalender im Alltag nicht trägt. Das untenstehende Beispiel passt zu einer reinen Privatpraxis mit mehreren Behandlern; eine Kassenpraxis würde die KZV-Abrechnung als K.-o.-Kriterium vorschalten und erst danach gewichten.

Balkendiagramm mit beispielhaften Gewichtungen für Kalender, Behandlungspläne, Zahlungen, Datenschutz und Spezialmodule
Passen Sie die Gewichtung an Ihre Praxis an. Die Verteilung ist nur ein Beispiel.
PraxisformWas zuerst geprüft wirdWas oft überschätzt wird
Vertragszahnarzt, ein BehandlerKZV-Abrechnung und TI im PVS, danach einfache Recall-AbläufeZusätzliche Tools, die niemand pflegt
Mehrbehandlerpraxis oder BAGKalender, Rollen, Übergaben, Auswertung je BehandlerZu viele getrennte Einzellösungen
MVZ oder mehrere StandorteStandortübergreifende Patientendaten, Rechte, ProtokollierungDemo-Berichte ohne Bezug zu Ihrer Struktur
Privatpraxis oder Ästhetik-SchwerpunktGOZ-Rechnungen klären, Kommunikation, Recall, RatenFunktionen für Kassenabläufe, die Sie nie nutzen
Prophylaxe als eigener BereichEigene Kalenderspalte, Recall, WiederbestellquoteAllgemeine Marketingfunktionen

Spezialmodule verdienen dabei eine genaue Prüfung. Beim Thema Röntgen sollten Sie klären, ob ein Programm Bilder nur als Datei ablegt oder sich direkt an Ihre Röntgensoftware anbindet. Für die Archivierung reicht unter Umständen Ersteres; für die Befundung bleibt Ihre Röntgensoftware maßgeblich, und auch die Aufbewahrung von Röntgenunterlagen unterliegt eigenen Vorgaben. Beim Befundschema fragen Sie, wer es wie oft pro Tag tatsächlich nutzt. Wer Praxisabläufe insgesamt neu ordnen möchte, findet Anregungen in unserem Beitrag zum Zahnarztpraxis-Management.

Angebote lesen und die Demo steuern

Monatspreise sind allein nicht aussagekräftig. Tragen Sie alle Angebote in dieselbe Tabelle ein, mit denselben Annahmen zu Behandlern, Empfangsplätzen, Standorten und Nachrichtenmenge. Dazu gehören folgende Zeilen: Zählweise der Nutzer, auch für Teilzeitkräfte; Regelwerks- und TI-Pflege, falls relevant; Speicher für Bilder; Nachrichtenkosten; Hardware und Dienstleister vor Ort; Schulung neuer Mitarbeitender; Kosten für spätere Module; Datenübernahme und vor allem Ihr Datenexport beim Ausstieg. Berechnen Sie auch interne Aufwände: Parallelbetrieb, Stuhlzeiten für Schulungen, Datenbereinigung. Konkrete Beträge klären Sie am besten direkt mit dem Anbieter, denn jede Praxis zählt hier anders.

In der Demo gilt: Vorführdaten funktionieren immer. Nehmen Sie deshalb Ihren schwierigsten Tag der vergangenen Woche, anonymisieren Sie die Namen, und lassen Sie den Vertrieb diesen Tag im System nachstellen. Der Empfang und ein Behandler sitzen dabei, denn beide achten auf Unterschiedliches.

Checkliste mit acht konkreten Aufgaben, die ein Softwareanbieter in der Demo vorführen sollte
Lassen Sie diese Aufgaben am Bildschirm ausführen, nicht nur auf einer Folie erklären.

Achten Sie auf vier Formulierungen: „Das machen wir individuell", „Das kommt in der nächsten Version", „Das ist ein Zusatzpaket" und „Das regelt Ihr Dienstleister". Keine davon ist schlimm, jede beschreibt aber etwas, das heute nicht verfügbar ist. Lassen Sie sich Termin, Kosten und Verantwortung schriftlich bestätigen. Gibt es eine Testphase, tragen Sie einen vollständigen Arbeitstag wirklich ein, statt nur Menüs anzusehen.

Umstieg: Zuerst die offenen Vorgänge

Der Wechsel eines Systems in der Zahnarztpraxis scheitert selten an der Technik und häufiger an der Reihenfolge. Am ersten Tag müssen laufende Behandlungen, genehmigte Pläne, offene Beträge und künftige Termine stimmen, denn genau diese Patienten stehen am Montag vor Ihnen. Altakten können folgen, müssen aber lesbar und über die Aufbewahrungszeit verfügbar bleiben.

Fünf Schritte beim Softwarewechsel einer Zahnarztpraxis vom Probeexport bis zur Auswertung nach dem Start
Wählen Sie eine ruhigere Woche und halten Sie den Parallelbetrieb kurz.

Typische Fehlentscheidungen entstehen weit vor dem Start: Der Kauf erfolgt, weil der Chef das Befundschema mochte, der Empfang war bei der Demo nicht dabei, Vergütungsregeln waren nicht aufgeschrieben, oder ein Allround-Paket wurde gewählt, von dem die Hälfte ungenutzt bleibt. Wer die Vorarbeit ernst nimmt, vermeidet das meiste davon.

Wo Welda CRM in diesem Vergleich steht

Klar gesagt: Welda CRM ist kein PVS. Eine KZV-Abrechnung, BEMA oder Telematikinfrastruktur gehören nach unseren Produktseiten nicht zum Funktionsumfang. Auch GOZ-Rechnungen, ein Befundschema, eine eigene Laborverfolgung und eine TSE sind dort nicht aufgeführt, und Röntgenbilder werden als Datei im Patientenprofil abgelegt, ohne direkte Anbindung an Bildgebungsgeräte. Wenn Ihre Praxis auf Kassenabrechnung beruht, bleibt Ihr PVS also unverzichtbar. Fragen Sie uns dann vorab, ob eine Ergänzung überhaupt sinnvoll ist, denn eine Schnittstelle zu Ihrem PVS sollten Sie nicht voraussetzen.

Interessant wird unsere Zahnarztpraxis Software dort, wo das Organisatorische der Engpass ist, zum Beispiel in privat ausgerichteten Praxen und Zahnkliniken oder in einem klar abgegrenzten Selbstzahler-Bereich. Alle Behandlerkalender liegen auf einem Bildschirm, Doppelbuchungen werden verhindert. Patienten stellen Online-Terminanfragen, die Sie bestätigen; bei Absagen wird die Warteliste benachrichtigt. Erinnerungen laufen automatisch per WhatsApp, Vorlagen gibt es auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Behandlungsnotizen und Dokumente liegen chronologisch im Patientenprofil, dazu eine verschlüsselte Gesundheitsakte mit Allergie- und Kontraindikationswarnungen. Raten, offener Saldo, Kasse, Bank und POS als Nachverfolgung, Verbrauchsmaterial, Umsatzbeteiligung und Auswertungen je Behandler sind am selben Ort. Rollenrechte, versionierte DSGVO-Einwilligungen und ein Audit-Log gehören dazu. Die Software läuft im Browser ohne lokale Installation. Rechnungen sind über einen Integrator angebunden; welche Anbindung für Ihre Praxis in Deutschland passt, klären Sie bitte vorher mit uns.

Wenn Sie den Zahnarztpraxis Software Vergleich an einem echten System ausprobieren möchten, können Sie alle Module 7 Tage lang kostenlos testen. Einrichtung, Übernahme bestehender Patienten- und Termindaten sowie die Schulung des Teams sind inklusive. Der Preis richtet sich nach Standorten, Nutzern, Nachrichtenmenge und Modulen und wird in einem kostenlosen Gespräch geklärt. Sagen Sie uns, wie Ihre Praxis abrechnet; wenn wir nicht passen, hören Sie das auch von uns.

Häufige Fragen

Kann ich als Kassenpraxis ohne klassisches PVS arbeiten?

In aller Regel nicht sinnvoll, denn KZV-Abrechnung und Telematikinfrastruktur setzen entsprechend ausgelegte Software voraus. Andere Programme können das PVS bei Terminen oder Kommunikation ergänzen, aber nicht ersetzen. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei Ihrer KZV und beim Hersteller.

Was sollte eine Software für reine Privatpraxen können?

Sie braucht einen belastbaren Kalender, eine saubere Dokumentation, klare Zahlungsverfolgung und zuverlässige Patientenkommunikation. Hinzu kommt die GOZ-gerechte Rechnungsstellung, entweder im selben System oder über eine Abrechnungsstelle. Prüfen Sie diesen Punkt ausdrücklich, statt ihn vorauszusetzen.

Muss meine Praxissoftware eine TSE haben?

Nicht jede Software, aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion unterliegt in der Regel dieser Pflicht. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie Bareinnahmen dokumentieren, und mit dem Anbieter, ob seine Zahlungsfunktion überhaupt als Kasse gedacht ist. Welda CRM erfasst Zahlungen zur Nachverfolgung; eine TSE ist auf unseren Produktseiten nicht aufgeführt.

Darf ich Terminerinnerungen per WhatsApp verschicken?

Das ist in Deutschland nicht pauschal zu beantworten. Üblich ist ein vorsichtiges Vorgehen mit ausdrücklicher Einwilligung, reduzierten Inhalten und einem alternativen Weg. Die Bewertung für Ihre Praxis sollte der Datenschutzbeauftragte vornehmen.

Wie lange müssen die Daten nach einem Systemwechsel verfügbar bleiben?

Behandlungsunterlagen sind in der Regel mindestens zehn Jahre aufzubewahren, in einzelnen Fällen gelten abweichende Fristen. Fragen Sie deshalb vor Vertragsabschluss nach dem Exportformat und klären Sie, wie Sie Altdaten im Zugriff behalten, wenn das bisherige System abgeschaltet wird.

Können bestehende Daten übernommen werden?

Patienten- und Terminlisten lassen sich meist leichter übertragen als Behandlungshistorien; das Ergebnis hängt vom Export des bisherigen Systems ab. Fordern Sie früh einen Probeexport an. Bei Welda CRM gehört die Übernahme bestehender Patienten- und Termindaten zur Einrichtung; Ihre übrigen Unterlagen sehen wir uns im Gespräch an.

Wie viele Programme sollte ich vergleichen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Sortieren Sie zuerst nach Abrechnungsart und Produktklasse, danach reichen häufig zwei oder drei Kandidaten mit demselben Testfall. Mehr Demos machen die Entscheidung selten leichter, ein einheitlicher Maßstab schon.

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