Die passende Spa Software für eine Massagepraxis erkennen Sie nicht an der Funktionsliste, sondern daran, ob sie den Raum als eigene Ressource behandelt: Sie muss Fachkraft und Behandlungsraum gemeinsam prüfen, die Rüstzeit zwischen zwei Gästen einplanen und bei Zehnerkarten Restsitzungen und offene Beträge in einem Datensatz zeigen. Für eine kleine Praxis mit einem Raum und ohne Pakete reicht oft ein einfacher Terminkalender. Sobald mehrere Räume, mehrere Fachkräfte oder ein Nassbereich dazukommen, wird genau diese Prüfung zur eigentlichen Kaufentscheidung.
Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber von Massagepraxen, Day Spas und kleineren Hotelspas im deutschsprachigen Raum, die gerade Angebote vergleichen. Sie finden keine Rangliste von Anbietern, sondern die Fragen, die ein Angebot belastbar machen, und auch die Fälle, in denen eine bestimmte Softwareart für Sie von vornherein nicht passt.
Erst klären: Welche Art Betrieb führen Sie eigentlich?
Unter dem Suchbegriff finden sich Betriebe, die wenig gemeinsam haben. Bevor Sie eine einzige Demo buchen, sollten Sie Ihren Betrieb einer dieser Gruppen zuordnen, denn davon hängt ab, welche Prüfungen überhaupt zählen.
Die Massagepraxis mit Selbstzahlern lebt von Stammkundschaft. Oft ist die Inhaberin zugleich Empfang und Fachkraft. Hier zählen Erinnerungen, schnelle Folgetermine, Anamnese und Verlauf je Kundin sowie eine saubere Zehnerkarte. Ein ausgeklügeltes Ressourcenmodell bringt wenig, wenn es nur einen Raum gibt.
Die Praxis mit Kassenrezepten ist ein Sonderfall. Wer als Masseur und medizinischer Bademeister oder in der Physiotherapie Heilmittelverordnungen mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnet, braucht in aller Regel spezialisierte Praxissoftware mit den dafür vorgesehenen Abrechnungswegen. Eine allgemeine Spa- oder Terminsoftware ersetzt das nicht. Fragen Sie jeden Anbieter ausdrücklich danach, statt es anzunehmen.
Das Day Spa verkauft Erlebnisse: Arrangements, Paarmassagen, Gutscheine, dazu vielleicht Sauna oder Rasul. Hier ist die Abhängigkeit zwischen Raum, Nassbereich und Personal der Kern der Auswahl.
Das Hotelspa stellt zuerst die Frage nach der Zimmerrechnung: Lässt sich eine Behandlung über das Hotelsystem (PMS) auf das Zimmer buchen? Wenn das ohne nachgewiesene Anbindung nicht geht, gleicht jemand täglich von Hand ab. Ist das für Sie ein Muss, kommen nur Produkte auf die Liste, deren Anbindung an Ihr konkretes PMS belegt ist.
Die folgenden Abschnitte betreffen vor allem Selbstzahler-Praxen und Day Spas. Trifft auf Sie die Kassenabrechnung zu, lesen Sie den Beitrag eher als Ergänzung.
Der Raum ist die knappe Ressource, nicht der Kalender
Verkauft wird eine Stunde Massage. Der Raum ist aber deutlich länger belegt: Davor werden Wäsche gewechselt, Öl und Handtücher bereitgelegt und die Temperatur eingestellt. Danach zieht sich der Gast an, die Liege wird abgezogen, es wird gelüftet. Kennt der Kalender diese Zeit nicht, bleiben dem Empfang zwei schlechte Möglichkeiten: Termine eng legen und Gäste warten lassen, oder sich im Kopf merken, was man besser nicht bucht. Dieses Wissen verschwindet mit der nächsten Urlaubsvertretung.
Rechnen wir das an einem Beispiel durch; die Werte sind frei gewählt, setzen Sie Ihre eigenen ein. Ein Raum ist zehn Stunden geöffnet, also 600 Minuten. Ein Kalender ohne Rüstzeit zeigt Platz für zehn 60-Minuten-Massagen. Mit 20 Minuten für Vorbereitung und Verabschiedung wird daraus ein Block von 80 Minuten, und es passen sieben Behandlungen. Die übrigen drei Termine hat es nie gegeben. In der Auslastungsauswertung erscheinen sie trotzdem als freie Zeit, und man sucht den Fehler beim Marketing statt im Kalender.
Prüfen Sie daher, wo die Pufferzeit hinterlegt wird: bei der Behandlung, beim Raum oder bei beidem. Eine Rückenmassage braucht weniger Nacharbeit als eine Hot-Stone-Behandlung oder eine Packung mit anschließender Dusche. Auch Fachkraft und Raum brauchen unterschiedliche Pausen, denn den Raum kann eine Kollegin herrichten, während die Masseurin schon im Nachbarraum beginnt. Bietet ein Programm keine Pufferzeit, wird gern die Behandlungsdauer künstlich verlängert. Das funktioniert, kann aber Erinnerungen und Onlinebuchung verfälschen. Fragen Sie nach, was der Gast dann als Dauer angezeigt bekommt.
Sauna, Rasul, Paarraum: Nicht jede Ressource folgt derselben Regel
Ein Einzelraum ist belegt oder frei. Beim Paarraum müssen zwei Fachkräfte zur selben Zeit verfügbar sein, sonst nützt der freie Raum nichts. Sauna und Dampfbad funktionieren über Kapazität: Es ist Platz für weitere Gäste, bis eine geplante Reinigungspause alles sperrt. Wer Damensauna oder getrennte Zeiten anbietet, hat zusätzlich eine Regel je Tageszeit.
Die Frage "Können Sie Räume abbilden?" bringt kaum Erkenntnis, denn sie wird fast immer bejaht. Manche Kalender bieten eine Raumansicht, die Termine lediglich filtert, während die Konfliktprüfung nur auf die Fachkraft schaut. Besser sind zwei einfache Tests in der Demo: Buchen Sie eine freie Fachkraft in einen belegten Raum, danach eine belegte Fachkraft in einen freien Raum. Lehnt das System beides ab, ist der Raum eine echte Ressource. Lässt es eines davon durch, ist er nur eine Beschriftung. Sie merken das sonst am ersten vollen Samstag.
Besonders aufschlussreich ist die Paarmassage. Ohne passende Funktion legt der Empfang zwei Einzeltermine an und schreibt "Paar, Raum 3" in die Notiz. Niemand hindert die Kollegin daran, Raum 3 anderweitig zu vergeben. Verschiebt das Paar um eine halbe Stunde, müssen beide Einträge von Hand mit. Wird nur einer gelöscht, wartet eine Masseurin im leeren Raum. Bitten Sie den Anbieter, genau diesen Vorgang vorzuführen, einschließlich Verschieben und Absagen.
Wer darf was, und wie viel davon am Tag?
Massage ist körperlich schwere Arbeit. Drei Tiefengewebsmassagen hintereinander sind etwas anderes als drei Gesichtsbehandlungen, und die dritte spüren am Ende beide Seiten: Fachkraft und Gast. Viele Betriebe setzen sich eine eigene Obergrenze für schwere Behandlungen in Folge. Auch wenn eine Software das nicht automatisch durchsetzt, muss der Empfang den Tag einer Fachkraft auf einen Blick sehen können, damit ein Mensch es tun kann.
Dazu kommt die Qualifikation. Schwangerschaftsmassage, Lymphdrainage, Fußreflexzonenmassage, Hot Stone: Nicht jede Person im Team bietet alles an, und bei manchen Leistungen kommt es auch darauf an, ob sie im Rahmen der jeweiligen Berufsausbildung überhaupt erbracht werden dürfen. Das ist eine berufsrechtliche Frage, die Sie vor Ort klären sollten. Für die Software gilt: Wenn die Zuordnung von Leistung und Fachkraft nur im Kopf der Empfangskraft existiert, gibt es in deren Abwesenheit Fehlbuchungen. Gleiches gilt für Wünsche der Gäste, etwa nach einer Masseurin oder nach "derselben Person wie beim letzten Mal". Das muss beim Buchen sichtbar sein, nicht drei Klicks tief.
Schließlich die Provision. Wird sie beim Verkauf der Zehnerkarte fällig oder erst, wenn die Sitzung erbracht ist? Das entscheiden Sie, die Software muss es aber abbilden können. Trinkgelder sollten Sie davon getrennt betrachten; ihre steuerliche Behandlung klärt die Steuerberatung. Wer Provisionen am Monatsende in einer Tabelle nachrechnet, hat die Diskussion mit dem Team meist gleich mit im Haus.
Das Arrangement: Wenn ein Besuch drei Ressourcen nacheinander braucht
Viele Spa-Karten verkaufen einen Ablauf: Dampfbad, Peeling, Ruhephase, 50 Minuten Massage. Für den Gast ist das ein Produkt, für Sie sind es drei Ressourcen, die in der richtigen Reihenfolge frei sein müssen.
Ein Beispiel: Zwei Freundinnen möchten um 16 Uhr ein Arrangement. Im Dampfbad ist Platz, eine Fachkraft für das Peeling ist um 16:30 Uhr frei, um 17:15 Uhr werden zwei Räume gebraucht, von denen aber einer erst um 17:45 Uhr frei wird. Eine klare Ansicht zeigt den Engpass sofort, und der Empfang schlägt einen Beginn um 16:30 Uhr vor. Auf Papier wird das gerechnet, während die Gäste an der Theke stehen.
Fehlt eine eigene Arrangement-Funktion, lassen sich die Schritte meist als aufeinanderfolgende Einzeltermine anlegen. Das kann genügen. Testen Sie dann: Rücken die übrigen Schritte mit, wenn sich der erste verschiebt? Werden bei einer Absage alle Zeiten frei? Erhält der Gast drei Erinnerungen oder eine? Erscheint der Verkauf in der Auswertung als ein Arrangement oder als drei Behandlungen? Verkaufen Sie nur Einzelmassagen, streichen Sie diesen Punkt von der Liste.
Zehnerkarte, Gutschein, Mitgliedschaft: bereits kassiert, noch nicht geleistet
Alles, was Sie im Voraus verkaufen, ist eine Leistung, die Sie noch schulden. Stimmt die Karteikarte nicht, verschenken Sie entweder Behandlungen oder streiten mit einer Kundin, die sicher ist, dass noch vier Sitzungen offen sind. Unser Beitrag zur Software für Behandlungspakete behandelt diese Prüfung ausführlich. Für ein Spa kommen noch einige Besonderheiten hinzu.
| Produkt | Typische Situation | Darauf achten |
|---|---|---|
| Zehnerkarte | Zehn Massagen für eine Person | Gesamt und Rest, Datum, ausführende Fachkraft, Ratenzahlung |
| Partnerkarte | Ein Paar teilt sich die Sitzungen | Zuordnung zu zwei Personen, Nachweis je Einlösung |
| Mitgliedschaft | Monatsbeitrag mit festen Leistungen | Laufzeit, Kündigung, Umgang mit ungenutztem Guthaben |
| Gutschein | Weihnachten, Muttertag, Firmengeschenk | Eindeutiger Code, Restwert, Frist, getrennte Käufer und Einlöser |
| Pause | Schwangerschaft, Verletzung, Umzug | Einfrieren und Verlängern, Recht dazu, Protokoll |
Der Gutschein ist im Spa-Geschäft oft so wichtig, dass er eine eigene Frage im ersten Gespräch verdient. Manche Programme haben dafür ein Modul, andere überlassen Ihnen Notizen. Lässt sich der Restwert über den Code abfragen? Sind Teileinlösungen möglich? Was die Rechtslage betrifft, ist Vorsicht angebracht: Allgemein wird im deutschen Recht häufig die dreijährige Regelverjährung genannt, und zu kurze Fristen in den Gutscheinbedingungen können unwirksam sein. Auch die umsatzsteuerliche Behandlung, Stichwort Einzweck- oder Mehrzweckgutschein, sollten Sie nicht aus einem Blogbeitrag übernehmen, sondern mit Ihrer Steuerberatung klären. Unser Beitrag zu Rabatt- und Gutscheinstrategien beleuchtet die Margenseite.
Die Summe aller offenen Sitzungen ist außerdem eine Kapazitätszahl. Wer weiß, wie viele Behandlungen in den kommenden Monaten bereits versprochen sind, schreibt nicht die nächste Rabattaktion in einen Kalender, der ohnehin voll ist. Ein kleines Beispiel, nur zur Veranschaulichung: Sind 40 Karten mit je fünf offenen Sitzungen im Umlauf, schulden Sie 200 Behandlungen, und diese Zeit steht für Neukunden nicht zur Verfügung.
Anamnese und DSGVO: Was im Massagebogen steht, ist heikel
Ein Anamnesebogen fragt in der Regel nach Schwangerschaft, Blutdruck, Thrombose, Operationen oder Allergien gegen Öle. Solche Angaben sind Gesundheitsdaten und zählen nach der DSGVO zu den besonders geschützten Kategorien. Papierbögen in einer offenen Schublade oder eine Tabelle, die alle einsehen können, sind deshalb auch für kleine Praxen keine gute Lösung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; Einwilligungstexte und Datenschutzhinweise sollten Sie von einer fachkundigen Stelle prüfen lassen. Einen Überblick gibt unser Beitrag zur Sicherheit von Gesundheitsdaten.
An den Anbieter gehen diese Fragen: Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, und wo werden die Daten gespeichert? Sind Gesundheitsdaten verschlüsselt? Sieht eine Fachkraft nur, was sie braucht? Wird protokolliert, wer eine Akte geöffnet hat? Wird eine Einwilligung mit Datum und Fassung gespeichert? Erscheint ein Kontraindikationshinweis bei der Buchung als Warnung, oder bleibt er im Profil unentdeckt?
Bei den Nachrichten gilt es zu unterscheiden. Die Erinnerung an den Termin morgen ist etwas anderes als ein Rabattangebot im November. Für werbliche Nachrichten braucht es in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung. Auch beim Einsatz von WhatsApp in Deutschland lohnt es, die datenschutzrechtliche Einordnung und die Einwilligung vorab zu klären; wie die Abläufe technisch aussehen, zeigt unser Beitrag zur WhatsApp-Terminautomatisierung. Für das Ausfallhonorar bei nicht wahrgenommenen Terminen gilt Ähnliches: Eine solche Regel sollte vorab klar vereinbart sein, und die Formulierung gehört in fachkundige Hände.
Kasse und TSE: Ist die Software Ihre Kasse oder steht sie daneben?
In einer Massagepraxis wird oft bar kassiert, und genau deshalb entstehen hier leicht Missverständnisse. Das sogenannte Kassengesetz verlangt für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), dazu kommen Belegausgabepflicht, Meldepflichten und die GoBD. Wie das konkret auf Ihren Betrieb zutrifft, klärt Ihre Steuerberatung. Dasselbe gilt für die Frage, ob eine Leistung als Heilbehandlung umsatzsteuerfrei sein kann oder ob eine Wellnessmassage regulär besteuert wird. Beides hängt von Ihrem Fall ab und nicht von der Software.
Für die Softwarewahl reicht zunächst eine Entscheidung: Arbeiten Sie mit einem Kassensystem daneben oder soll alles aus einer Hand kommen?
- Software neben vorhandener TSE-Kasse: Die Kasse bleibt, die Terminsoftware führt Pakete und Zahlungsstand. Das ist oft unkompliziert, aber prüfen Sie, ob am Empfang doppelt erfasst werden muss und ob die Beträge am Monatsende übereinstimmen.
- Alles in einem System: Weniger Doppelarbeit, wenn der Anbieter eine TSE-Lösung schriftlich bestätigen kann. Ohne diese Bestätigung ist das Versprechen wenig wert.
Fragen Sie außerdem, ob sich alle Daten für Steuerberatung und Betriebsprüfung vollständig exportieren lassen. Bei Firmenkunden, etwa beim Verkauf von Gutscheinen an Unternehmen, kann zudem die E-Rechnung ein Thema werden; was für Sie gilt, sagt Ihnen die Steuerberatung.
Was im Monatspreis nicht steht
Die tatsächlichen Kosten einer Spa Software hängen von Ihrem Aufbau ab; ein einzelner Monatsbetrag sagt deshalb wenig aus. Lassen Sie sich von jedem Anbieter schriftlich bestätigen:
- Benutzer: Braucht jede Fachkraft einen Zugang oder nur der Empfang? Führen Aushilfen zu einem höheren Tarif?
- Standorte und Ressourcen: Wird pro Standort, pro Kalender oder pro Raum abgerechnet?
- Nachrichten: Wie viele Erinnerungen sind enthalten, und was passiert darüber hinaus?
- Module: Sind Provision, Kasse, Lager und automatische Nachrichtenabläufe enthalten oder nur in höheren Tarifen?
- Einrichtung: Gehören Datenübernahme und Schulung dazu? Auch die Restsitzungen und Gutscheine oder nur Namen?
- Zahlung und Anbindungen: Fallen Transaktionsgebühren an? Brauchen Kasse, PMS oder E-Rechnung einen eigenen Vertrag?
- Ausstieg: In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten bei Kündigung, und welche Vertragslaufzeit gilt?
Die größten versteckten Kosten stehen auf keiner Rechnung: der tägliche Abgleich am Empfang, die Nebentabelle für das, was die Software nicht kann, die Einarbeitung jeder neuen Aushilfe. Tragen Sie zwei Angebote mit diesen Punkten in dieselbe Tabelle ein und schätzen Sie die Arbeitszeit grob dazu. Erst dann vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.
Die Demo gehört Ihnen: Testen Sie einen echten Samstag
Mit den Beispieldaten eines Anbieters funktioniert alles, denn sie sind dafür gemacht. Schreiben Sie vorab Ihren schwierigsten Tag des letzten Monats auf: Welche Räume waren voll, wer kam nicht, wer hat eine Sitzung eingelöst, wer sagte kurzfristig ab? Lassen Sie dann diese Fälle live durchspielen.
Achten Sie dabei auf drei Dinge. Wie viele Schritte braucht ein Termin mit dem Telefon in der Hand? Verhindert das System einen Konflikt, warnt es nur, oder speichert es ihn stillschweigend? Und was sieht eine Fachkraft mit ihrem eigenen Zugang? Nehmen Sie die Person mit, die am vollsten Tag am Empfang steht. Sie wird das Programm am meisten nutzen und sieht in fünf Minuten, was Ihnen erst nach Wochen auffällt.
Die häufigsten Fehlentscheidungen ähneln sich. Die längste Funktionsliste kaufen, deren Module niemand nutzt. Ein großes Resort-Produkt für eine Praxis mit zwei Räumen anschaffen. Einen Friseurkalender für einen Betrieb mit Nassbereich zurechtbiegen. Und am teuersten: umsteigen, ohne die offenen Zehnerkarten und Gutscheine mitzunehmen.
Umstieg: Zehnerkarten und Gutscheine zuerst
Viele Umstellungen beginnen mit der Kundenliste. Eine falsche Telefonnummer lässt sich jedoch leicht korrigieren, ein fehlender Restanspruch wird zum Streit an der Theke. Beginnen Sie deshalb mit dem, was Sie schulden.
Wählen Sie auch den Zeitpunkt bewusst. Die Wochen vor Weihnachten, wenn Gutscheine gefragt sind, eignen sich kaum zum Einlernen eines neuen Systems. Starten Sie in einer ruhigen Woche, halten Sie die alten Unterlagen zum Nachschlagen bereit und halten Sie die Phase der Doppelerfassung kurz, denn sonst vertraut das Team keinem der beiden Systeme. Teilen Sie Kundinnen ihren Stand mit: Widersprüche zeigen sich dann in der ersten Woche und nicht erst nach einem halben Jahr. Denken Sie auch an Ihre Aufbewahrungspflichten, bevor Sie alte Unterlagen vernichten, und lassen Sie sich dabei beraten.
Welda CRM: Wo es passt und wo Sie uns prüfen sollten
Welda CRM ist eine webbasierte Software für Betriebe, die mit Terminen arbeiten. Eine eigene Branchenauswahl "Spa" oder "Massagepraxis" gibt es bei uns nicht; der nächstliegende Ausgangspunkt ist die Einrichtung für Kosmetikstudios. Deshalb finden Sie mehr zu Welda als Spa Software für die Massagepraxis auf unserer Seite für Kosmetikstudios.
Das können wir klar sagen:
- Kalender: Ansicht nach Mitarbeiter, Raum/Kabine und Standort, Konflikterkennung gegen Doppelbuchungen, Online-Terminanfragen, die Ihr Team bestätigt, und eine Warteliste, die bei einer Absage den Nächsten informiert.
- Pakete und Mitgliedschaften: Mehrsitzungspakete mit Restsitzungen im Profil, dazu Mitgliedschaften, Zahlungen und Ratenzahlungen.
- Akte: Vollständiger Verlauf, verschlüsselte Gesundheitsdaten mit Allergie- und Kontraindikationshinweis, versioniert erfasste Einwilligungen, protokollierte Zugriffe, rollenbasierte Rechte.
- Kommunikation: Automatische Erinnerungen per WhatsApp, Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Türkisch, NPS-Umfragen und Bewertungen, Kundenportal.
- Verwaltung: Rechnungen und Belege, Lager und Verbrauchsmaterial, Provisionen, Berichte zu Auslastung, Umsatz und Leistung, mehrere Standorte.
Manches behaupten wir hier bewusst nicht. Ob ein Termin Fachkraft und Raum gemeinsam sperrt, Rüstzeiten, Paarmassagen, kapazitätsgebundene Ressourcen wie die Sauna und Arrangements: Bringen Sie diese Fälle zur Demo mit und sehen Sie selbst, wie sie sich verhalten. Gleiches gilt für Gutscheine und das Pausieren eines Pakets. Zu einer TSE-Lösung für deutsche Kassenpflichten treffen wir hier keine Zusage; wenn Sie Welda als Kasse einsetzen möchten, klären Sie das vorab mit uns und Ihrer Steuerberatung. Eine Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen versprechen wir ebenso wenig, und auch eine fertige PMS-Anbindung für Hotels sagen wir nicht zu. Fragen zu AVV und Datenstandort beantworten wir im Gespräch, am besten schriftlich. Onlinebuchung bedeutet bei uns eine Anfrage, die Sie bestätigen, keine sofort bezahlte Reservierung. Bei einem Internetausfall pausiert der Zugriff, die Daten bleiben erhalten. Lager, Kasse, Provision und automatische Nachrichtenabläufe gehören zu den höheren Tarifen.
Der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern, Nachrichtenvolumen und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch geklärt. Einrichtung, Übernahme bestehender Kunden- und Termindaten sowie Schulung sind in allen Tarifen enthalten. Sie können Welda CRM 7 Tage kostenlos mit allen Modulen testen. Ob wir die richtige Spa Software für Ihre Massagepraxis sind, sehen wir am besten gemeinsam im kostenlosen Gespräch, wenn wir Ihren schwierigsten Samstag eintragen. Passt es nicht, sagen wir Ihnen das.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Spa Software von Kosmetikstudio-Software?
Die Grundlage ist gleich: Termine, Kunden, Pakete, Zahlungen. Der Unterschied liegt im Gewicht der Ressourcen. Ein Spa plant Räume, Nassbereiche und Fachkräfte gemeinsam und verkauft Paarbehandlungen und Arrangements. Prüfen Sie diese Fälle auch bei einer Kosmetiklösung gesondert.
Braucht eine Massagepraxis mit einem Raum überhaupt eine Software?
Nicht zwingend. Ohne Pakete und bei überschaubarer Terminzahl kann ein einfacher Kalender genügen. Sobald Zehnerkarten dazukommen oder Erinnerungen lästig werden, lohnt sich die Einführung. Bedenken Sie aber auch dann die Frage nach den Gesundheitsdaten im Anamnesebogen.
Eignet sich so eine Software für die Abrechnung mit Krankenkassen?
Das hängt vom Anbieter ab; fragen Sie direkt nach den Abrechnungswegen. Eine allgemeine Termin- und Spa-Software ist dafür in der Regel nicht gedacht. Wer überwiegend Rezepte abrechnet, sollte sich spezialisierte Praxissoftware ansehen.
Darf ich bei Nichterscheinen ein Ausfallhonorar verlangen?
Das ist eine rechtliche Frage, die vom Einzelfall und von der Vereinbarung abhängt, und sollte fachkundig geprüft werden. Technisch sollten Sie klären, wie ein Programm eine Anzahlung oder eine Ausfallgebühr erfasst. Für viele Betriebe sind Erinnerungen und eine Warteliste der einfachere Anfang.
Können Fachkräfte das Programm am Handy nutzen?
Das ist je nach Produkt unterschiedlich. Wichtig ist, dass eine Fachkraft den eigenen Tag und die nötigen Notizen sieht, aber nicht mehr. Welda CRM läuft im Browser und arbeitet mit rollenbasierten Rechten; probieren Sie die Darstellung während der Testphase auf Ihrem eigenen Gerät aus.
Lassen sich Restsitzungen aus Papierkarten übernehmen?
Grundsätzlich ja, aber die Qualität hängt von Ihren Unterlagen ab. Papierkarten müssen zuerst in eine Liste überführt werden, in der jede Kundin eine Sitzungszahl hat. Die Übernahme bestehender Kunden- und Termindaten gehört bei uns zur Einrichtung; das Format Ihrer Restsitzungen sehen wir uns im Gespräch gemeinsam an.
Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Praktisch ist es, in einer Woche Anforderungen und schwierigsten Tag aufzuschreiben und anschließend mit höchstens drei Kandidaten dieselben Fälle durchzuspielen. Mehr Kandidaten verlängern den Prozess meist nur. Eine ergänzende Methode beschreibt unser Beitrag zum Kosmetikstudio Software Vergleich.