Wenn Ihre Praxis ein funktionierendes Praxisverwaltungssystem (PVS) hat und die Probleme vor allem am Telefon und bei vergessenen Terminen liegen, reicht eine Online Terminvergabe als Ergänzung oft aus. Eine komplette Praxislösung lohnt sich dann, wenn Behandlungsnotizen, offene Raten und nicht gebuchte Folgetermine verstreut liegen und Ihre Stühle deshalb leer bleiben. Für welche Variante Sie sich entscheiden sollten, hängt also weniger von der Größe Ihrer Praxis ab als davon, woher die Lücke im Kalender tatsächlich kommt.
Eines gleich vorweg, weil es bei dieser Entscheidung in Deutschland den Ausschlag gibt: Wer gesetzlich versicherte Patienten behandelt, braucht für die Kassenabrechnung ein dafür ausgelegtes System. Keine reine Terminsoftware ersetzt das, und auch Welda CRM weisen wir nicht als solches System aus. Wie Sie unter dieser Bedingung sinnvoll entscheiden, zeigt dieser Beitrag.
PVS, Terminvergabe-Tool, Praxisorganisation: Was brauchen Sie wirklich?
Im Gespräch unter Kollegen und auf Anbieterseiten verschwimmen die Begriffe schnell. Es lohnt sich, drei Aufgaben sauber zu trennen, denn dahinter stehen unterschiedliche Produkte.
Das PVS ist das Rückgrat einer Kassenpraxis. Dort laufen Dokumentation, BEMA- und GOZ-Leistungen, Heil- und Kostenpläne, die Abrechnung über die Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV) und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Viele Systeme haben auch einen Terminkalender, der aber nicht immer für Patienten online zugänglich ist und dessen Erinnerungsfunktion je nach Hersteller sehr unterschiedlich ausfällt.
Das Terminvergabe-Tool löst genau einen Engpass: Patienten bekommen ohne Telefonat einen Termin und werden daran erinnert. Es ist schnell eingeführt und greift kaum in Ihre Abläufe ein. Die entscheidende Frage lautet, ob es mit Ihrem PVS spricht. Wenn nicht, pflegt Ihr Empfang zwei Kalender, und das hält im Alltag selten lange.
Die Praxisorganisation bündelt Termine, Patientenprofil, Aufgaben, Nachrichten, Zahlungen und Berichte an einem Ort. Das kann für Privatpraxen, Praxen mit hohem Selbstzahleranteil oder neu gegründete Praxen ohne gewachsene IT-Landschaft interessant sein. In diese Gruppe gehört Welda CRM. Klären Sie aber, was die Lösung nicht übernimmt, bevor Sie sich auf sie festlegen.
Eine einfache Probe hilft bei der Einordnung. Ein Patient ruft an und fragt: Was ist noch offen, wann ist mein nächster Termin, und was wurde beim letzten Mal gemacht? Wie viele Bildschirme, Ordner oder Listen muss Ihr Empfang dafür öffnen? Bei einem System funktioniert Ihre Organisation im Kern, und der Kalender braucht vielleicht nur eine Erweiterung. Sind es drei, löst ein schöneres Buchungsformular das eigentliche Problem nicht.
Erst zählen, dann vergleichen: Woher kommt die Lücke im Kalender?
Bevor Sie Demos vereinbaren, nehmen Sie sich die letzten vier Wochen vor und notieren Sie neben jeder Lücke den Grund. Eine einzelne Woche kann durch Ferien oder Urlaub täuschen. Meist schälen sich vier Ursachen heraus: Patienten, die ohne Absage nicht erscheinen; Absagen so kurzfristig, dass niemand nachrücken kann; Termine, die zu lang geplant waren; und Folgetermine, die nie gebucht wurden. Die letzte Gruppe taucht in keiner Ausfallstatistik auf, kann aber die größte sein.
Wie man die erste Gruppe angeht, haben wir in unserem Beitrag zu Terminausfällen und wie Sie sie reduzieren ausführlich beschrieben. Für die Softwareentscheidung genügt zunächst diese Faustregel: Erinnerungen helfen bei Vergesslichkeit, eine Warteliste hilft bei kurzfristigen Absagen, und gegen nie gebuchte Folgetermine helfen nur Aufgaben und klare Regeln im Team.
Das Ergebnis dieser Rechnung gehört Ihnen allein, denn nur Sie kennen Ihren Stundenertrag und Ihre Mischung aus Kassen- und Privatleistungen. Rechnen Sie zurückhaltend: Ein Teil der Lücken füllt sich ohnehin durch Schmerzpatienten oder wird für Verwaltung genutzt. Die sinnvolle Frage lautet daher nicht, was im besten Fall möglich wäre, sondern ob bereits ein Teil dieser Stunden den Aufwand für den Wechsel rechtfertigt. Nennt Ihnen ein Anbieter einen festen Prozentsatz weniger Ausfälle, fragen Sie, wo und bei welcher Art von Praxis er gemessen wurde.
Auch das Ausfallhonorar gehört zu dieser Überlegung. Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Praxis für einen nicht wahrgenommenen Termin etwas berechnen darf, hängt von den Umständen ab, etwa davon, was vorher vereinbart wurde und ob es sich um eine Bestellpraxis handelt. Die Rechtsprechung ist nicht einheitlich. Lassen Sie sich hier beraten, bevor Sie Regelungen in Ihre Terminbestätigung aufnehmen. Eine automatische Anzahlung bei der Buchung weisen wir für Welda CRM nicht aus.
Warum Zahnarzttermine online schwieriger sind als Friseurtermine
Allgemeine Buchungssoftware geht meist von festen Leistungen mit fester Dauer aus. Beim Zahnarzt stimmt beides nicht zuverlässig, und das merkt man oft erst im Echtbetrieb.
Das erste Problem ist die Terminart. Eine professionelle Zahnreinigung (PZR) oder eine Kontrolle lässt sich gut online anbieten, denn Dauer und Behandler sind klar. Ganz anders sieht es aus, wenn jemand schreibt: "Mein Zahn tut seit gestern weh." Das kann ein kurzer Blick sein oder eine längere Behandlung, und der Patient kann das nicht wissen. Lässt man ihn frei wählen, sitzt er womöglich im 15-Minuten-Fenster, und der Nachmittag gerät ins Rutschen.
Das zweite Problem ist der Stuhl. In einer Gemeinschaftspraxis oder einer Praxis mit angestellten Zahnärzten kann der Behandler frei sein, während das Zimmer belegt ist. Dazu kommen Prophylaxe-Assistenz, Vorbereitungszeit und Aufbereitung. Prüfen Sie in der Demo, ob die Software Kollisionen auch auf Raumebene erkennt. Buchen Sie dazu denselben Raum für zwei Behandler zur selben Zeit und schauen Sie, was passiert.
Das dritte Problem sind neue Patienten. Für einen Neupatienten brauchen Sie meist mehr Zeit und einen Anamnesebogen. Wer über die Online-Buchung kommt, sollte idealerweise ausgefüllte Unterlagen mitbringen oder vorab erhalten. Klären Sie, wie das in Ihrem Ablauf aussieht, und denken Sie auch an Datenschutz beim Versand.
Schließlich sind da die Schmerztermine. Viele Praxen halten täglich kleine Puffer frei und geben sie im Lauf des Tages für kurze Behandlungen frei, wenn sie niemand braucht. Das ist eine Praxisregel, die keine Software für Sie trifft, aber das Programm darf sie auch nicht erschweren.
Welda CRM arbeitet nach dem Anfrage-Prinzip. Patienten fragen über die Online-Terminseite Ihrer Praxis einen freien Termin an, und Ihr Team bestätigt mit einem Klick. Das gibt Ihnen Kontrolle über Dauer, Behandler und Zimmer, und Sie können Schmerzfälle erkennen. Der Preis dafür: Wer um 22 Uhr anfragt, bekommt erst am nächsten Morgen eine Zusage und ruft vielleicht in der Zwischenzeit woanders an. Wenn Sie eine sofort verbindliche Direktbuchung rund um die Uhr erwarten, ist das Anfrage-Prinzip nicht die richtige Wahl. Falls Sie sich für dieses Modell entscheiden, legen Sie im Team fest, wie schnell Anfragen beantwortet werden. Wie sich Terminbuchung auf der eigenen Website einbinden lässt, erklären wir im Beitrag Website mit Online-Terminbuchung.
Zahnersatz, Heil- und Kostenplan, Labor: Wo Patienten im System verschwinden
Nirgends zeigt sich der Unterschied zwischen Terminbuchung und Praxisorganisation so deutlich wie beim Zahnersatz. Zwischen Befund und Eingliederung liegen meist mehrere Stationen. Der Patient bekommt einen Heil- und Kostenplan, reicht ihn bei seiner Krankenkasse ein, wartet auf die Genehmigung, überlegt wegen des Eigenanteils, holt vielleicht eine Zweitmeinung ein. In dieser Zeit gibt es keinen Termin und deshalb auch keine Erinnerung. Wenn sich niemand meldet, fällt das niemandem auf. Eine Software, die nur gebuchte Termine kennt, sieht diesen Patienten schlicht nicht.
Daraus folgt eine Regel, die ganz ohne Software beginnt: Kein Patient mit offenem Behandlungsplan verlässt die Praxis ohne Termin oder ohne datierte Aufgabe. Eine datierte Aufgabe bedeutet zum Beispiel: "In drei Wochen nachfragen, ob der HKP genehmigt ist." Das unterscheidet sich von einem Notizzettel, weil die Aufgabe am richtigen Tag bei der richtigen Person auftaucht.
Beim Labor kommt ein weiterer Stolperstein hinzu. Vereinbaren Sie die Einprobe fest, bevor die Laufzeit sicher ist, und das Stück ist nicht fertig, dann bleibt der Stuhl leer und der Patient hat sich umsonst freigenommen. Ein eigenes Labormodul weisen wir für Welda CRM nicht aus. Notizen und Aufgaben können in einer kleineren Praxis ausreichen; bei viel Prothetik sollten Sie das in der Testphase gezielt prüfen.
Beim Recall ist die Lage ähnlich. Ob halbjährliche Kontrolle für das Bonusheft oder regelmäßige PZR: Viele Patienten möchten sich nicht heute schon auf einen Termin in sechs Monaten festlegen. Für sie ist eine geführte Recall-Liste realistischer als ein Termin weit im Voraus. Wie man das in der Praxis aufsetzt, steht in unserem Beitrag zum Patienten-Recall-System. Wer diesen Bereich bereits über sein PVS sauber abdeckt, sollte daran nichts ändern und lieber nur die Lücke im Telefon und bei den Erinnerungen schließen.
Datenschutz: Fragen, die Sie vor der Unterschrift stellen sollten
Zahnärztliche Daten sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt (Art. 9 DSGVO), und zusätzlich gilt für Sie und Ihr Team die Schweigepflicht. Schon die Tatsache, dass jemand einen Termin bei einem bestimmten Zahnarzt hat, kann sensibel sein. Wer die Online-Terminvergabe einem Dienstleister überlässt, muss deshalb einige Dinge sauber regeln. Die folgenden Punkte ersetzen keine Rechtsberatung; sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.
Besonders heikel ist in Deutschland der WhatsApp-Versand. Welda CRM verschickt Terminerinnerungen automatisch per WhatsApp und bietet dafür Vorlagen auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Das passt in vielen Ländern sehr gut. In Deutschland wird der Einsatz von WhatsApp im Gesundheitsbereich von Datenschützern jedoch kritisch betrachtet, weil dabei auch Metadaten bei einem Drittanbieter anfallen. Einen anderen automatischen Erinnerungskanal weisen wir derzeit nicht aus. Wir empfehlen daher, diesen Punkt vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zu klären und eine ausdrückliche Einwilligung der Patienten zu prüfen. Fällt die Bewertung negativ aus, ist Welda CRM für Ihre Erinnerungen in dieser Form vermutlich nicht die passende Lösung, und das sollten Sie vor dem Test wissen.
Auf der inhaltlichen Seite gilt unabhängig vom Kanal: Eine Erinnerung sollte so wenig wie möglich verraten. Datum, Uhrzeit, Praxis und wie man absagt genügen. Die Behandlung selbst hat in der Nachricht nichts zu suchen. Werbung für Prophylaxe oder Bewertungsanfragen können anderen Regeln unterliegen als eine reine Terminerinnerung, auch mit Blick auf das Berufsrecht.
Welda CRM speichert Kunden- und Gesundheitsdaten verschlüsselt, erfasst Einwilligungen versioniert und protokolliert Zugriffe. Rollen legen fest, wer was sieht, sodass etwa der Empfang Termine und Zahlungen verwaltet, während klinische Notizen berechtigten Behandlern vorbehalten bleiben können. Fragen wie Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Speicherort klären Sie am besten direkt im Gespräch mit uns und lassen sich die Antwort schriftlich geben. Allgemein lesen können Sie dazu unseren DSGVO-Leitfaden zur Patientendaten-Sicherheit.
Denken Sie schließlich an die Aufbewahrung. Behandlungsdokumentation muss in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, in einzelnen Fällen auch länger. Wer die Akte nicht im PVS führt, sondern in einer anderen Software, muss deshalb einen Plan haben, wie die Daten auch nach einem Anbieterwechsel verfügbar bleiben.
Zahlungen, Kasse und Selbstzahler: Der oft übersehene Teil
Bei gesetzlich Versicherten läuft ein großer Teil über die KZV. Für alles andere, also Eigenanteile, PZR, Bleaching oder Privatleistungen nach GOZ, entstehen Rechnungen, Ratenvereinbarungen und manchmal Barzahlungen am Empfang. Viele Praxen führen genau diese Beträge in einer Nebenliste, und genau dort entstehen Reibungsverluste. Wenn jemand anruft, um den nächsten Termin zu verschieben, wäre es praktisch, gleich zu sehen, dass noch eine Rate offen ist.
In Welda CRM stehen Rechnungen und Belege, Zahlungen, Ratenzahlungen und der offene Saldo im Patientenprofil, die E-Rechnungs-Anbindung läuft je nach Integrator. Prüfen Sie im Gespräch, ob das zu Ihrer Abrechnung in Deutschland passt, insbesondere zur GOZ-Liquidation oder zu Ihrer Abrechnungsstelle, denn beides weisen wir nicht als Funktion aus.
Nutzen Sie am Empfang eine elektronische Kasse, kommen das Kassengesetz und die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ins Spiel. Ob und wie Sie betroffen sind, hängt davon ab, welches System Barzahlungen aufzeichnet. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater. Eine TSE-Anbindung ist bei Welda CRM keine Funktion, die wir ausweisen. Wer auf Kassenfunktion mit TSE angewiesen ist, sollte das eigens klären und nicht voraussetzen.
Welche Lösung passt zu welcher Praxis?
Mit der Zählung, den Abläufen und den Datenschutzfragen im Kopf lässt sich die Entscheidung meist ziemlich klar treffen.
Kassenpraxis mit funktionierendem PVS: Behalten Sie es. Ergänzen Sie eine Online Terminvergabe, die sich mit dem PVS verbinden lässt, und klären Sie zuerst beim PVS-Hersteller, welche Schnittstellen es gibt und was sie kosten. Für diesen Fall ist Welda CRM eher nicht gedacht, weil eine Anbindung an PVS-Systeme nicht zu den Funktionen gehört, die wir ausweisen, und ein zweiter Kalender neben dem PVS wenig Freude macht.
Privatpraxis oder Praxis ohne Kassenabrechnung: Hier kann eine Gesamtlösung vieles vereinfachen, weil es kein System gibt, das die Abrechnung vorgibt. Termine, Patientenprofil, Aufgaben, Zahlungen und Berichte zu Auslastung und Umsatz an einem Ort sind dann ein echter Gewinn. Prüfen Sie unsere Online Terminvergabe Zahnarzt Software mit Blick darauf, ob sie Ihre Abläufe abbildet, und beachten Sie den WhatsApp-Punkt von oben.
Türkischsprachige oder internationale Patientenschaft: Mehrsprachige Nachrichtenvorlagen und eine Oberfläche auf Deutsch, Türkisch und Englisch können ein praktischer Vorteil sein, wenn ein Teil Ihrer Patienten in der eigenen Sprache angeschrieben werden möchte.
Kleine Praxis mit wenigen Ausfällen: Wenn das Telefon gut läuft und die Ausfälle gering sind, brauchen Sie womöglich nichts Neues. Das ist auch eine Entscheidung, und oft keine schlechte.
Wo Welda CRM an Grenzen stößt
Damit Sie nicht erst im Test darauf stoßen: Röntgenbilder laden Sie als Datei ins Profil hoch, eine direkte Anbindung an Bildgebungsgeräte gibt es nicht. KZV-Abrechnung, BEMA-Erfassung, Telematikinfrastruktur und ein Zahnschema weisen wir nicht als Funktionen aus. Beachten Sie auch, dass unsere Oberfläche zwar auf Deutsch verfügbar ist, die Lösung aber branchenübergreifend für Praxen, Studios und Salons entwickelt wurde. Wer tief spezialisierte zahnärztliche Dokumentation sucht, ist bei einem Fachsystem besser aufgehoben.
So testen Sie, ohne den Praxisbetrieb zu gefährden
Bringen Sie zur Demo keine Funktionsliste mit, sondern drei echte Fälle aus der letzten Woche: einen Schmerzpatienten am Montagvormittag, eine mehrstufige Behandlung mit Laborteil und eine kurzfristige Absage um 8 Uhr für 10 Uhr. Lassen Sie sich zeigen, wie jeder Fall abläuft, und nehmen Sie die Kollegin vom Empfang mit. Sie wird diese Software den ganzen Tag benutzen und sieht Hürden, die der Praxisinhaberin entgehen.
Bei den Kosten lohnt der genaue Blick auf alle Posten: Abhängigkeit von Benutzer- oder Behandlerzahl, Nachrichtenkosten, Schnittstellengebühren beim PVS-Hersteller, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Support, Laufzeit und Kündigungsfrist. Lassen Sie sich diese Punkte von allen Anbietern schriftlich und im gleichen Format geben, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Welda CRM wird monatlich abonniert; der Preis richtet sich nach Standorten, Benutzern und Modulen und wird im kostenlosen Gespräch geklärt. Einrichtung und Datenübernahme sind enthalten, außerdem können Sie sieben Tage kostenlos testen.
Nutzen Sie die Testzeit gezielt. Spielen Sie den Kalender eines einzelnen Behandlers durch, statt alle gleichzeitig umzustellen. Beim echten Umstieg gilt: nicht in der Hochsaison, Patientenstamm vorher bereinigen, künftige Termine prüfen und den alten Kalender einige Tage lesend aufbewahren. Informieren Sie Patienten vorab, wenn Nachrichten künftig von einem anderen Absender kommen. Einen Monat später wiederholen Sie die Zählung nach derselben Methode, dann sehen Sie, ob sich der Wechsel gelohnt hat.
Wenn Sie Ihre Zahlen und Ihre Situation mit uns durchgehen möchten, finden Sie auf der Seite zu unserer Online Terminvergabe Zahnarzt Software den Weg zum kostenlosen Gespräch. Sollte sich dabei zeigen, dass in Ihrem Fall eine einfache Ergänzung zum PVS besser passt, sagen wir Ihnen das auch.
Häufige Fragen
Kann eine Online-Terminvergabe mein PVS ersetzen?
In einer Kassenpraxis nein. Abrechnung, Dokumentation und Telematikinfrastruktur erfordern ein dafür ausgelegtes System. Die Terminvergabe ergänzt es, ersetzt es aber nicht.
Ist Welda CRM für eine Kassenpraxis geeignet?
Für die Kassenabrechnung nicht, denn KZV-Abrechnung und TI-Anbindung weisen wir nicht als Funktionen aus. Interessanter ist Welda CRM für Privatpraxen oder Selbstzahlerbereiche. Sprechen Sie uns im Zweifel an, und wir klären gemeinsam, ob es passt.
Dürfen wir Terminerinnerungen per WhatsApp verschicken?
Das sollten Sie nicht pauschal annehmen. Lassen Sie den Einsatz, die Einwilligung und die Inhalte von Ihrem Datenschutzbeauftragten bewerten. Die Nachricht selbst sollte keine Behandlungsangaben enthalten.
Können Patienten sofort online einen festen Termin buchen?
Das hängt vom Produkt ab. Bei Welda CRM fragen Patienten einen Termin an, und Ihr Team bestätigt ihn. Bei anderen Lösungen gibt es auch die sofortige Direktbuchung; vergleichen Sie, welches Modell zu Ihren Terminarten passt.
Reduziert eine Software die Terminausfälle garantiert?
Eine seriöse Zusage in festen Zahlen gibt es nicht. Erinnerungen helfen bei vergessenen Terminen und früheren Absagen, das Ergebnis hängt aber von Patienten, Zeitpunkt und Absageregeln ab. Zählen Sie vor und nach der Umstellung auf dieselbe Weise.
Wie erfahre ich den Preis?
Der Preis hängt von Standorten, Benutzern und Modulen ab und wird im kostenlosen Gespräch festgelegt. Bringen Sie am besten die Zahl Ihrer Behandler und Zimmer sowie Ihre Lückenzählung mit.