Obst- und Gemüseladen: Einkaufspreise und Gewinn im Griff

Im Obst- und Gemüseladen geht Gewinn selten an der Kasse verloren, sondern beim Einkauf. Tomaten kosten auf dem Großmarkt am Montag vielleicht 2,20 € pro Kilo, am Mittwoch 2,80 € und am Freitag 1,90 €, während das Preisschild im Regal einmal geschrieben wird und tagelang hängen bleibt. Das Ergebnis kennen viele Händler: Abends ist die Kasse gut gefüllt, aber am Monatsende kann niemand sagen, wo das Geld geblieben ist. In diesem Ratgeber bauen wir eine praxistaugliche Routine für Preiskontrolle und Gewinnkalkulation im Obst- und Gemüsehandel auf: Großmarkt- und Lieferanteneinkauf sauber erfassen, Preise täglich an den Einkaufspreis anpassen, Verkauf nach Kilo und nach Stück nach derselben Logik rechnen, Rohertrag je Produkt sehen, Lieferanten vergleichen und einmal pro Woche die Rentabilität prüfen. Alle Zahlen sind Beispiele.

Warum Bauchgefühl im Obst- und Gemüseladen nicht reicht

Im Kiosk oder im Schreibwarenladen bleibt der Einkaufspreis eines Artikels oft wochen- oder monatelang gleich. Im Obst- und Gemüsehandel starten Sie jeden Morgen mit neuen Kosten. Und diese Kosten sind nicht nur der Kilopreis: Hinzu kommen Provision, Ladehilfe, Transport und gelegentlich Kisten, die Sie nicht zurückbekommen. Ein Teil der Ware verdirbt außerdem, bevor sie verkauft ist. Deshalb versickert die Marge an drei Stellen:

• Altes Schild, neue Kosten: Der Einkaufspreis steigt, der Verkaufspreis bleibt auf dem Niveau von gestern, und die Marge schrumpft unbemerkt.
• Unvollständige Kosten: Nur der Kilopreis vom Großmarkt wird berücksichtigt; Transport und Ladehilfe laufen als „allgemeine Kosten“ und werden nie auf das Produkt umgelegt.
• Nur auf den Umsatz schauen: Ein starker Kassentag fühlt sich gut an, doch die Artikel mit dem meisten Umsatz sind oft nicht die mit dem meisten Gewinn.

Um diese Lücken zu schließen, brauchen Sie keine Buchhaltungskenntnisse. Es genügt eine einfache Erfassungsgewohnheit, jeden Morgen in derselben Reihenfolge, und eine kurze Kontrolle pro Woche.

Schritt 1: Den Einkauf auf dem Großmarkt richtig erfassen

Eine belastbare Gewinnrechnung beginnt mit einer sauberen Einkaufserfassung. Wenn Sie vom Großmarkt oder vom Lieferanten zurückkommen, notieren Sie für jeden Artikel:

• Lieferant: bei welchem Händler oder Großhändler Sie gekauft haben.
• Nettomenge: Kilo nach Abzug des Kistengewichts oder Stückzahl. Vergleichen Sie die Menge auf der Rechnung mit der tatsächlich erhaltenen Ware.
• Einkaufspreis je Einheit: der Kilo- oder Stückpreis laut Rechnung.
• Nebenkosten: Provision, Ladehilfe, Transport und Kistenpfand, das Sie nicht zurückerhalten.
• Zahlungsstatus: sofort bezahlt oder auf Rechnung bzw. Ziel?

Nebenkosten auf die Artikel verteilen

Der häufigste Fehler: Transport und Ladehilfe fließen nicht in die Produktkosten ein. Eine einfache Methode ist, die gesamten Nebenkosten des Morgens durch den gesamten Einkaufswert zu teilen und jeden Artikel mit demselben Prozentsatz zu belasten.

Beispiel: Sie kaufen an einem Morgen Ware für insgesamt 1.200 € ein. Transport, Ladehilfe und Provision kosten zusammen 96 €. Der Nebenkostensatz beträgt 96 / 1.200 = 8 %. Tomaten, die Sie für 2,40 € pro Kilo eingekauft haben, kosten Sie also tatsächlich 2,40 × 1,08 = 2,59 €, rund 2,60 €. Für das Preisschild ist diese Zahl maßgeblich, nicht 2,40 €.

Schwere, aber günstige Ware wie Kartoffeln, Zwiebeln oder Wassermelonen trägt eigentlich einen größeren Transportanteil. Wenn Ihnen das wichtig ist, verteilen Sie die Nebenkosten nach Gewicht statt nach Wert; für die meisten Läden ist die Verteilung nach Wert ein ausreichend genauer Anfang.

Schritt 2: Die tägliche Preisroutine

Wenn sich die Kosten täglich ändern, muss auch der Preis täglich geprüft werden. Das heißt nicht, dass Sie jeden Preis jeden Tag ändern, wohl aber, dass Sie jeden Preis jeden Tag ansehen. Nach dem Einkauf am Morgen hilft diese 15-Minuten-Routine:

1. Neue Kosten berechnen: Einkaufspreis je Einheit inklusive Nebenkosten.
2. Restbestand berücksichtigen: Liegt noch Ware von gestern da, rechnen Sie mit dem Durchschnittspreis (Beispiel unten).
3. Zielmarge anwenden: Mit der Zielmarge der Warengruppe ermitteln Sie den Verkaufspreis.
4. Runden und Umfeld prüfen: Runden Sie auf einen gut lesbaren Preis und behalten Sie Mitbewerber in der Nachbarschaft und den Wochenmarkt im Blick.
5. Kasse und Schild gleichzeitig ändern: Regalschild, Waage und Kasse müssen denselben Preis zeigen. Wird eines vergessen, gibt es entweder Ärger mit Kunden oder Margenverlust.

Beispiel Durchschnittspreis

Beispiel: Von gestern sind noch 40 kg Gurken übrig, tatsächliche Kosten 2,20 € pro Kilo. Heute kaufen Sie 100 kg zu tatsächlich 2,60 € dazu. Durchschnittliche Kosten: (40 × 2,20 + 100 × 2,60) / 140 = (88 + 260) / 140 = 2,49 €. Bei einer Zielmarge von 35 % ergibt sich ein Verkaufspreis von 2,49 / (1 − 0,35) = 3,83 €, gerundet 3,79 € oder 3,85 €. Wer nur auf den heutigen Einkauf schaut und 4,00 € auszeichnet, verschreckt Kunden; wer beim gestrigen Preis von 3,40 € bleibt, verschenkt Gewinn.

Marge oder Aufschlag?

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. 35 % auf die Kosten aufzuschlagen (2,60 × 1,35 = 3,51 €) ist etwas anderes, als 35 % des Verkaufspreises als Rohertrag zu behalten (2,60 / 0,65 = 4,00 €). Entscheiden Sie sich für eine Methode und wenden Sie sie bei allen Artikeln an, sonst passen Ihre Auswertungen nicht zusammen. In diesem Ratgeber meint „Marge“ immer den Anteil am Verkaufspreis.

Schritt 3: Verkauf nach Kilo und nach Stück einheitlich rechnen

Manche Ware wird nach Kilo verkauft (Tomaten, Äpfel, Kartoffeln), manche nach Stück (Salat, Wassermelone, Ananas), manche im Bund (Petersilie, Dill, Rucola). Schwierig wird es meist, wenn Einkauf und Verkauf unterschiedliche Einheiten haben: Salat kommt in der Kiste, geht aber als Kopf über die Theke.

• Einkaufseinheit in Verkaufseinheit umrechnen: Enthält eine Kiste 12 Salatköpfe und kostet inklusive Nebenkosten 21,60 €, kostet ein Kopf 21,60 / 12 = 1,80 €.
• Eine Einheit festlegen: Verkaufen Sie denselben Artikel nach Kilo und nach Stück (etwa Wassermelone), legen Sie zwei getrennte Artikel an oder entscheiden Sie sich für eine Einheit. Zwei Einheiten auf einem Artikel bringen Bestand und Gewinn durcheinander.
• Putzverlust bei Bundware: Zählen Sie ein paarmal, wie viele Bunde Sie aus einem Gebinde machen, nehmen Sie den Durchschnitt und kalkulieren Sie danach.

Beim Verkauf nach Gewicht machen Waagen-Barcodes die Kasse schneller und genauer: Die Waage druckt Gewicht und Preis in einen Barcode, und beim Scannen landet der Betrag ohne Eintippen auf dem Bon. Abweichungen wie „4,00 € eingetippt, aber 3,80 € gesagt“ entfallen, und die verkauften Kilo werden korrekt vom Bestand abgebucht.

Schritt 4: Rohertrag je Produkt sichtbar machen

Der Rohertrag ist das, was vom Umsatz nach Abzug der tatsächlichen Wareneinsatzkosten übrig bleibt. Miete, Strom und Personal kommen erst danach. Im Obst- und Gemüseladen brauchen Sie zuerst den Rohertrag je Produkt, denn genau diese Zahl sagt Ihnen, wovon Sie mehr einkaufen sollten und wovon weniger.

Beispiel einer Wochentabelle (Zahlen sind beispielhaft):

Artikel	Verkauft	Ø Verkaufspreis	Tats. Kosten	Rohertrag	Marge
Tomaten	420 kg	3,80 €	2,60 €	504 €	32 %
Kartoffeln	600 kg	1,80 €	1,40 €	240 €	22 %
Bananen	150 kg	2,10 €	1,55 €	83 €	26 %
Kopfsalat	180 Stück	3,00 €	1,80 €	216 €	40 %
Petersilie	250 Bund	1,00 €	0,40 €	150 €	60 %

So eine Tabelle zeigt sofort einiges. Kartoffeln gehören zu den Umsatzbringern, verdienen pro Kilo aber wenig; rechnet man Regalfläche und Transport mit ein, sind sie nicht Ihre Hauptgewinnquelle. Petersilie wirkt wie ein Nebenartikel, hat aber eine der höchsten Margen und verdient einen Platz vorne auf Augenhöhe. Tomaten bringen Menge und Gewinn; jede Änderung von 10 Cent im Einkaufspreis macht sich in der Woche deutlich bemerkbar, deshalb stehen sie bei der Preiskontrolle an erster Stelle.

Verderb verändert das Bild. Ein Rohertrag, der nur auf verkaufter Menge basiert, ignoriert, was in der Tonne landet. Sind 8 % des wöchentlichen Tomateneinkaufs verdorben, steigen die tatsächlichen Kosten auf 2,60 / 0,92 ≈ 2,83 € pro Kilo, und die Marge fällt von 32 % auf etwa 26 %. Die Verlusterfassung ist ein eigenes Thema, muss aber in die Gewinnrechnung einfließen: Wird verdorbene Ware nicht jeden Abend gebucht, zeigt die Tabelle mehr Gewinn, als tatsächlich entstanden ist.

Die allgemeine Logik der Rentabilität je Artikel und die 80/20-Betrachtung erklären wir ausführlich im Ratgeber Rentabilität pro Produkt analysieren.

Schritt 5: Lieferanten richtig vergleichen

Ein Händler auf dem Großmarkt verkauft Tomaten für 2,20 € pro Kilo, ein anderer für 2,40 €. Der günstigere ist nicht automatisch der rentablere. Vergleichen Sie nicht den Rechnungspreis, sondern die Kosten pro verkaufsfähigem Kilo.

Beispiel:

• Händler A: 2,20 € pro Kilo, aber die untere Lage der Kisten ist oft gequetscht; rund 12 % Sortierverlust. Kosten pro verkaufsfähigem Kilo: 2,20 / 0,88 = 2,50 €.
• Händler B: 2,40 € pro Kilo, gleichbleibend gute Qualität, rund 3 % Verlust. Kosten pro verkaufsfähigem Kilo: 2,40 / 0,97 = 2,47 €.

Auf dem Papier ist B teurer, im Regal günstiger. Gute Ware hält zudem länger und hält Kunden zufrieden. Für diesen Vergleich reicht es, bei jedem Einkauf den Lieferanten zu erfassen und den Sortierverlust einige Wochen lang zu notieren.

Neben dem Preis lohnt es sich, Folgendes festzuhalten:

• Zahlungsziel und Zuverlässigkeit der Abrechnung
• Verlässlichkeit bei Kistenrückgabe und Tara
• Ob die benötigten Sorten dauerhaft verfügbar sind
• Ob gelieferte und berechnete Mengen übereinstimmen

Behalten Sie Ihre offenen Beträge bei jedem Händler und Großhändler an derselben Stelle im Blick. Zu wissen, wem Sie noch wie viel schulden, gehört zur Liquiditätsplanung der Woche. Einen allgemeinen Rahmen für Auswahl und Verhandlung finden Sie im Beitrag Lieferanten auswählen und managen.

Schritt 6: Die wöchentliche Rentabilitätskontrolle

Die tägliche Routine hält die Preise richtig, die wöchentliche Kontrolle hält die Richtung richtig. Nehmen Sie sich jede Woche am selben Tag 30 Minuten Zeit, etwa montags vor dem Großmarkt, und gehen Sie diese Liste durch:

1. Gesamtrohertrag und Marge: Wie hoch waren Umsatz, tatsächlicher Wareneinsatz und Marge der Vorwoche? Vergleichen Sie mit der Woche davor.
2. Top 10: Listen Sie die zehn Artikel mit dem höchsten Rohertrag auf. Sie haben beim Einkauf und im Regal Vorrang.
3. Artikel mit sinkender Marge: Markieren Sie alles unter Ihrem Ziel. Liegt es am Einkaufspreis, an einem nicht geänderten Schild oder am Verderb?
4. Artikel mit hohem Verlust: Liegt der Verlust über einer selbst gesetzten Schwelle (zum Beispiel 10 %), kaufen Sie weniger ein.
5. Lieferantennotiz: Bei wem gab es den geringsten Sortierverlust? Tragen Sie es in den Einkaufsplan der nächsten Woche ein.
6. Kasse und Aufzeichnungen: Passt die Wochensumme der Kasse zu den erfassten Verkäufen? Wenn nicht, prüfen Sie manuell eingegebene Verkäufe und Rücknahmen.

Wenn Sie das vier Wochen in Folge tun, sehen Sie klar, welche Artikel Ihren Laden tragen und welche nur das Regal füllen.

Häufige Fehler

• Preise nach der Konkurrenz statt nach den Kosten setzen: Der Laden nebenan kauft vielleicht günstiger ein; sein Preis kann Ihr Verlust sein.
• Schild geändert, Kasse vergessen: Kunden erwarten den Regalpreis; berechnet die Kasse den alten, verlieren Sie Vertrauen oder tragen die Differenz selbst.
• Eine Marge für alles: Wer schnell welkende Kräuter und lange haltbare Zwiebeln gleich kalkuliert, verdient an einem zu viel und am anderen zu wenig.
• Einkäufe auf Ziel nicht erfassen: Fehlen Einkäufe auf Rechnung, wirken die Kosten niedriger und der Gewinn aufgebläht.
• Die Wochenkontrolle aus Zeitmangel auslassen: Gerade in den vollsten Wochen geht oft die meiste Marge verloren.

Vom Notizbuch zur Software: wann umsteigen?

All diese Routinen lassen sich mit Notizbuch und Taschenrechner erledigen. Bei 80 bis 100 Artikeln, täglich wechselnden Preisen und mehreren Lieferanten dauert die Handrechnung aber lange, und Fehler schleichen sich ein. Mit einer Software für Obst- und Gemüsehändler werden die meisten dieser Schritte im normalen Arbeitsablauf miterfasst.

Mit Welda Stock buchen Sie zum Beispiel die Ware vom Großmarkt mit der Lieferantenrechnung in den Bestand; da die Einkaufspreise erfasst sind, aktualisiert sich die Marge je Produkt, und der offene Saldo beim Lieferanten wird gleich mit festgehalten. Wechselnde Preise aktualisieren Sie gesammelt, Verkäufe werden stets zum aktuellen Preis gebucht. Den von der Waage gedruckten Gewichts-/Preis-Barcode liest die Kasse automatisch, Stückware fügen Sie per Barcode hinzu. Wenn Sie abends verdorbene Ware als Verlust buchen, zeigen Tagesabschluss und Rentabilitätsberichte je Produkt die tatsächliche Lage. Details finden Sie auf unserer Seite zur Kassen- und Warenwirtschaft für den Obst- und Gemüseladen.

Wie Sie Schwund erfassen und mit der täglichen Einkaufsmenge verknüpfen, beschreibt unser Beitrag über Schwund bei Obst und Gemüse.

Häufige Fragen

Muss ich die Preise im Obst- und Gemüseladen jeden Tag ändern?

Nicht jeden Preis an jedem Tag, aber Sie sollten jeden Tag prüfen. Ändern Sie die Preise der Artikel, deren Kosten sich spürbar bewegt haben (häufig Tomaten, Paprika und Obst); bei stabilen Kosten wie Kartoffeln und Zwiebeln kann das Schild bleiben. Entscheidend ist, dass Sie auf Basis der heutigen Kosten entscheiden und nicht nach Gefühl.

Welche Marge ist für einen Obst- und Gemüsehändler gut?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht; sie hängt von Warengruppe, Lage und Verlustquote ab. Praktisch ist, je Warengruppe unterschiedliche Ziele zu setzen: höher bei schnell verderblichen Kräutern und weichem Obst, niedriger bei lagerfähiger Ware. Leiten Sie Ihre Ziele aus den echten Zahlen der letzten Wochen ab und rechnen Sie den Verlust immer mit ein.

Gehören Transportkosten vom Großmarkt in die Produktkosten?

Ja. Transport, Ladehilfe und Provision gehören dazu, die Ware ins Regal zu bringen. Lassen Sie sie weg, wirkt jeder Artikel rentabler, als er ist. Am einfachsten teilen Sie die gesamten Nebenkosten durch den Einkaufswert des Tages und verteilen diesen Prozentsatz auf alle Artikel.

Kann ich Kilo- und Stückware in einem System verwalten?

Ja, sofern jeder Artikel eine eindeutige Verkaufseinheit hat. Bei Ware, die Sie kistenweise kaufen und stückweise verkaufen, rechnen Sie die Kosten auf das Stück um; verkaufen Sie einen Artikel in zwei Einheiten, legen Sie zwei Artikel an. Waagen-Barcodes beim Verkauf nach Gewicht verbessern Tempo und Genauigkeit.