Die Kosten für Individualsoftware ergeben sich aus dem Aufwand, den ein Team für Umfang, Schnittstellen und späteren Betrieb einplanen muss, zuzüglich eines Aufschlags für alles, was zum Zeitpunkt des Angebots noch unklar ist. Eine seriöse Preisliste kann es deshalb nicht geben, und Angebote für scheinbar dasselbe Projekt liegen oft weit auseinander. Wer als Geschäftsführer eine belastbare Antwort braucht, sucht besser nicht nach einem Durchschnittswert, sondern schreibt ein kurzes Lastenheft und fragt mehrere Anbieter auf derselben Grundlage an.
Dieser Beitrag richtet sich an Entscheider im Mittelstand und in kleineren Betrieben, die Software beauftragen, aber nicht selbst programmieren. Sie erfahren, welche Posten den Preis wirklich bewegen, welche Rolle Lastenheft und Vertragsart spielen und worauf Sie beim Vergleich achten sollten. Wenn Sie noch klären möchten, was unter dem Begriff überhaupt zu verstehen ist, hilft Ihnen unser Beitrag Was ist Individualsoftware als kurzer Einstieg.
Die ehrliche Vorfrage: Standard, Schnittstelle oder Eigenentwicklung?
In Deutschland gibt es für fast jeden Bereich etablierte Standardprodukte, von der Warenwirtschaft bis zur Branchenlösung für das Handwerk. Eine Eigenentwicklung muss sich also gegen ein Angebot behaupten, das bereits funktioniert. Oft zeigt ein genauer Blick, dass nicht die Software das Problem ist, sondern der Ablauf drumherum oder die fehlende Verbindung zwischen zwei Programmen.
Nehmen wir als gedachtes Beispiel einen Großhändler, dessen Innendienst Aufträge aus dem Webshop jeden Morgen von Hand in das ERP überträgt. Das klingt nach einem Fall für neue Software. Tatsächlich fehlt hier womöglich nur eine API-Integration zwischen zwei ansonsten brauchbaren Systemen. Anders liegt der Fall bei einem Maschinenbauer, dessen Angebotskalkulation auf jahrzehntelang gewachsenen Regeln zu Varianten, Rüstzeiten und Kundenkonditionen beruht und der genau darin seinen Vorsprung sieht. Das bildet kein Standardprodukt sauber ab, und hier kann sich eine Eigenentwicklung lohnen.
Abzuraten ist in der Regel dann, wenn der Ablauf selbst noch nicht steht. Beschreiben Einkauf, Lager und Vertrieb denselben Vorgang unterschiedlich, gießt Software diese Unklarheit nur in Code. Eine saubere Prozessdokumentation ist dann die günstigere erste Investition und verbessert jedes spätere Angebot. Auch unsere eigenen Produkte sollten Sie vor einer Neuentwicklung prüfen, wenn es um Lager und Kasse im Einzelhandel geht (Welda Stock) oder um Klinik- und Patientenverwaltung (Welda CRM, mit 7 Tagen kostenlosem Test). Ob sie die deutschen Anforderungen Ihres konkreten Betriebs erfüllen, etwa im Kassenbereich, klären Sie bitte vorab im Gespräch mit uns, statt es vorauszusetzen.
Warum zwei Angebote für dasselbe Projekt so weit auseinanderliegen
Software hat praktisch keine Materialkosten. Verkauft wird Arbeitszeit, meist gerechnet in Personentagen, multipliziert mit einem Tagessatz und ergänzt um einen Risikoaufschlag. Der Tagessatz fällt beim Vergleich sofort ins Auge. Größer sind die Unterschiede jedoch oft bei den Personentagen, und die hängen davon ab, was der Anbieter verstanden und was er angenommen hat.
Das zeigt sich vor allem am Risikoaufschlag. Hat ein Anbieter Ihr Projekt nur halb verstanden, kalkuliert er entweder vorsichtig und wirkt teuer, oder er rechnet optimistisch, um den Auftrag zu bekommen. Im zweiten Fall bezahlen Sie die Differenz später über Änderungsanträge. Je präziser Ihre Unterlagen sind, desto weniger Unsicherheit muss jemand einpreisen. Das ist der wirksamste Hebel, den Sie als Auftraggeber haben, und er kostet vor allem Ihre eigene Zeit.
Hinzu kommt der Zuschnitt des Teams. Ein einzelner Freelancer und ein Team mit Entwicklung, Test, Design und Projektleitung bieten nicht dieselbe Leistung, auch wenn beide dieselbe Funktionsliste bestätigen. Eine fehlende Testabdeckung oder Dokumentation und das Wissen in nur einem Kopf tauchen in keinem Angebot auf, werden aber später teuer. Fragen Sie deshalb nicht nur nach dem Preis, sondern auch danach, was passiert, wenn die zentrale Person ausfällt.
Lastenheft und Pflichtenheft: Hier entscheidet sich der Preis
Im deutschsprachigen Raum hat sich eine Unterscheidung etabliert, die bei der Kostenfrage sehr nützlich ist. Das Lastenheft beschreibt aus Ihrer Sicht, was die Software leisten soll und warum. Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Anbieters, wie er es umsetzen will. In der Praxis werden die Begriffe nicht immer sauber getrennt, die Logik dahinter bleibt aber hilfreich.
Für einen ersten Vergleich brauchen Sie kein hundertseitiges Dokument. Einige Seiten in klarer Fachsprache Ihres Betriebs sind meist wertvoller als eine technisch klingende Funktionsliste, zumal technische Vorgaben Lösungswege oft unnötig einschränken. Beschreiben Sie Abläufe so, wie sie tatsächlich laufen, und setzen Sie sich dafür mit den Mitarbeitenden zusammen, die diese Arbeit täglich erledigen. Die Darstellung der Führungsebene und die gelebte Praxis weichen erfahrungsgemäß gern voneinander ab.
Die teuerste Lücke sind fast immer die Sonderfälle. Der Satz „Auftrag wird erfasst, freigegeben und versendet“ passt auf eine Zeile, doch der Aufwand steckt in den Folgefragen: Was passiert bei einer Teillieferung, einer Stornierung nach der Freigabe oder wenn die freigebende Person im Urlaub ist? Wer darf welche Rabatte gewähren, und sieht der Außendienst nur sein eigenes Gebiet? Keine dieser Fragen erzeugt einen neuen Bildschirm, jede davon aber Logik, die entwickelt und getestet werden muss. Schon deshalb ist die Zahl der Masken ein schlechter Maßstab für den Preis.
Hilfreich ist außerdem die Trennung zwischen Muss-Kriterien und späteren Ausbaustufen. Bitten Sie die Anbieter, beide Gruppen getrennt auszuweisen. So sehen Sie bei knappem Budget, was sich verschieben lässt. Nicht verschieben sollten Sie hingegen Grundsatzentscheidungen wie Datenmodell und Berechtigungskonzept. Diese lassen sich später nur mit hohem Aufwand ändern.
Schnittstellen: DATEV, ERP und die anderen Umsysteme
Kaum ein Unternehmen braucht Software, die für sich allein steht. In deutschen Betrieben gehören dazu typischerweise die Übergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater, oft über DATEV, das vorhandene ERP oder die Warenwirtschaft, Shop und Marktplätze, Versanddienstleister sowie Zahlungsanbieter. Der Satz „wir brauchen eine Anbindung an unser ERP“ ist in der Anfrage schnell geschrieben. Im Angebot steckt dahinter aber die Frage, welche Version, welche Lizenz, welche Richtung, und welches System im Konfliktfall die führenden Daten hält.
Ein einfacher Export für die Buchhaltung ist gut planbar. Eine Anbindung in beide Richtungen, bei der Stammdaten und Belege synchron bleiben müssen, ist etwas völlig anderes, weil Fehler, Konflikte und Wiederholungen sauber behandelt werden müssen. Noch schwerer zu schätzen sind ältere Systeme ohne Dokumentation. Hier ist es legitim, wenn ein Anbieter zunächst eine bezahlte Analyse vorschlägt, statt eine Zahl zu raten. Klären Sie vor der Anfrage beim Hersteller Ihrer Software, ob Ihre Version und Lizenz einen Zugriff von außen überhaupt erlauben und ob dafür zusätzliche Gebühren anfallen.
Altdaten gehören in dieselbe Kategorie. Dubletten im Kundenstamm, Freitextfelder und Kürzel, die nur eine langjährige Kollegin versteht, lassen sich nicht einfach übertragen. Entscheiden Sie, ob die gesamte Historie wirklich ins neue System muss oder ob Eröffnungsbestände genügen, während die Altdaten revisionssicher archiviert bleiben. Halten Sie außerdem schriftlich fest, wer bereinigt und wer im Zweifel über die richtigen Werte entscheidet. Eine Datenübernahme, die in keinem Angebot steht, bleibt am Ende in der Regel an Ihnen hängen.
Was Recht und Compliance zum Preis beitragen
Viele Kostenrechner ignorieren einen Bereich, der im deutschen Markt durchaus ins Gewicht fällt. Die folgenden Punkte sind allgemeine Hinweise und ersetzen keine Beratung. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater, Ihrer Rechtsberatung oder dem Datenschutzbeauftragten, und schreiben Sie das Ergebnis ins Lastenheft.
- DSGVO: Sobald die Software personenbezogene Daten verarbeitet, werden Berechtigungen, Protokollierung, Lösch- und Auskunftsfunktionen sowie der Serverstandort relevant. Hat ein Dienstleister Zugriff auf diese Daten, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Sitzt er außerhalb der EU oder des EWR, sollten Sie zusätzlich die Regeln zur Datenübermittlung in Drittländer prüfen lassen.
- GoBD und Aufbewahrung: Wenn die Anwendung steuerlich relevante Daten erzeugt oder speichert, stellen sich Fragen nach Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Solche Anforderungen nachträglich einzubauen, ist meist aufwendiger als sie von Anfang an einzuplanen.
- E-Rechnung: Die Vorgaben für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen werden stufenweise eingeführt. Erstellt oder verarbeitet Ihre Software Rechnungen, sollte die Anforderung früh benannt werden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum Umstieg auf die E-Rechnung.
- Kassengesetz und TSE: Hat die Lösung eine Kassenfunktion, greifen eigene Vorgaben, darunter in der Regel die technische Sicherheitseinrichtung. Das kann den Umfang erheblich verändern. Häufig ist es sinnvoller, hierfür ein zertifiziertes Kassensystem anzubinden, statt die Funktion selbst zu entwickeln.
Prüfen Sie auch mögliche Förderprogramme für die Digitalisierung, verlassen Sie sich bei der Budgetplanung aber nicht darauf. Programme ändern sich regelmäßig und setzen häufig voraus, dass der Antrag vor der Beauftragung gestellt wird. Ob sich die Entwicklungskosten sofort steuerlich auswirken oder anders zu behandeln sind, sollten Sie ebenfalls vorab mit dem Steuerberater besprechen.
Werkvertrag, Dienstvertrag und die Frage nach den Rechten
Das Vertragsmodell bestimmt, wer das Risiko einer Kostenüberschreitung trägt. Vereinfacht gesagt schuldet der Anbieter beim Werkvertrag ein Ergebnis, das Sie abnehmen, während beim Dienstvertrag die Tätigkeit im Vordergrund steht. In der Praxis wird der Werkvertrag oft mit einem Festpreis kombiniert und die agile Abrechnung nach Aufwand mit dienstvertraglichen Elementen. Welches Recht tatsächlich gilt, hängt allerdings vom konkreten Vertragsinhalt ab und nicht von der Überschrift, weshalb eine juristische Prüfung sinnvoll ist.
Ein Festpreis wirkt beruhigend, doch der Anbieter kalkuliert sein Risiko ein, und jede Abweichung wird zum Änderungsantrag. Die Abrechnung nach Aufwand ist flexibler, verlangt von Ihnen aber laufende Kontrolle und klare Prioritäten. Bei größeren und unklaren Vorhaben bewährt sich ein Phasenmodell: erst eine eigens vergütete Analysephase, deren Ergebnis, also das Pflichtenheft samt Datenmodell und Abläufen, Ihnen gehört, dann die schrittweise Umsetzung. So könnten Sie im Zweifel auch mit einem anderen Anbieter weitermachen.
Zwei Vertragspunkte werden gern übersehen. Der erste ist die Abnahme: Legen Sie fest, welche Szenarien mit welchen Daten bestanden sein müssen, und binden Sie die Zahlungsraten an diese Meilensteine statt an Kalendertermine. Regeln Sie außerdem, wie mit Mängeln nach dem Go-live umgegangen wird. Der zweite Punkt sind die Rechte. Im deutschen Urheberrecht erwerben Sie an Software in der Regel Nutzungsrechte, nicht das Urheberrecht selbst. Formulierungen wie „gehört Ihnen“ sollten also konkretisiert werden: Sind die Rechte ausschließlich, zeitlich unbegrenzt und übertragbar? Erhalten Sie den Quellcode und dürfen Sie ihn durch Dritte bearbeiten lassen? Stehen Hosting-Konten, Domains und Zugänge auf Ihr Unternehmen? Diese Antworten entscheiden darüber, ob Sie später frei wechseln können.
Nach dem Go-live: Betrieb und Wartung ehrlich einrechnen
Viele Budgets enden mit dem Launch, die Kosten aber nicht. Software verhält sich eher wie ein Maschinenpark als wie ein gekauftes Möbelstück: Sie braucht regelmäßige Wartung, und die Umgebung verändert sich auch dann, wenn Sie selbst nichts anfassen. Bibliotheken bekommen Sicherheitsupdates, angebundene Dienste ändern ihre Schnittstellen, und gesetzliche Vorgaben werden angepasst. Für eine faire Betrachtung gehört deshalb ein mehrjähriger Blick in den Vergleich.
Lassen Sie sich die folgenden Posten einzeln ausweisen, und zwar auch dann, wenn Sie den Betrieb später selbst übernehmen möchten:
| Posten | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Hosting und Infrastruktur | Serverstandort, Datensicherung, getestete Wiederherstellung, Staging-Umgebung |
| Lizenzen und Drittdienste | Nutzungsabhängige Gebühren, etwa für Nachrichtenversand, Karten oder Zahlungen, die mit dem Volumen wachsen |
| Wartung und Sicherheit | Häufigkeit von Updates, Umgang mit Sicherheitslücken, Laufzeit der eingesetzten Komponenten |
| Monitoring und Support | Servicezeiten, Reaktionszeit, wer Ausfälle bemerkt und wie schnell |
| Weiterentwicklung | Grenze zwischen kleiner Änderung und neuem Projekt, Kontingent, Abrechnung |
| Preisanpassung | Nach welcher Regel der Wartungsvertrag in den Folgejahren angepasst wird |
Ein auffallend niedriger Wartungspreis ist nicht automatisch ein Vorteil. Werden Updates über Jahre aufgeschoben, entsteht technischer Rückstand, der sich später gebündelt und teuer bemerkbar macht. Bedenken Sie auch den internen Aufwand: Einführung und Schulung binden Ihre Mitarbeitenden, und jemand mit Entscheidungsbefugnis muss das Projekt auf Ihrer Seite über die gesamte Laufzeit begleiten. Fehlt diese Person, wird selbst ein gutes Team langsamer, und bei Abrechnung nach Aufwand schlägt sich das direkt in der Rechnung nieder.
Lohnt sich das Vorhaben? Eine Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen
Bevor Sie auf Angebote warten, können Sie selbst eine grobe Obergrenze bestimmen. Ermitteln Sie, wie viele Stunden der heutige Ablauf pro Woche bindet. Wenn beispielsweise vier Personen täglich je eine Stunde dieselben Daten in zwei Systeme eintippen, kommen bei einem Beispielmonat rund 80 Stunden zusammen. Bewerten Sie diese Stunden mit Ihren tatsächlichen internen Kosten, und rechnen Sie Fehlerfolgen wie falsche Lieferungen, Gutschriften oder vergessene Rechnungen hinzu, sofern Sie diese belegen können. Rechnen Sie vorsichtig: Sonderfälle und Kontrollen verschwinden nie vollständig. Stellen Sie das Ergebnis dem mehrjährigen Gesamtaufwand gegenüber. Wenn sich die Investition erst nach vielen Jahren amortisieren würde, ist vielleicht nur ein Teil davon sinnvoll, etwa die Automatisierung des aufwendigsten Schritts. Anregungen dafür finden Sie in unserem Leitfaden zur Geschäftsprozessautomatisierung.
Zeit ist nicht der einzige Maßstab. Schnellere Angebote, weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen oder Leistungen, die Sie heute gar nicht anbieten können, sind legitime Gründe für eine Investition. Halten Sie diese aber schriftlich und möglichst konkret fest. Sonst lässt sich am Ende jede Summe rechtfertigen, und niemand kann prüfen, ob sich der Aufwand gelohnt hat.
Angebote lesen: vom Gesamtpreis zu den Annahmen
Die Sortierung nach dem Endpreis ist bequem, sagt aber wenig aus. Gehen Sie stattdessen systematisch vor und geben Sie allen Anbietern dasselbe Antwortraster vor. Teilen Sie Rückfragen und Antworten mit allen Beteiligten, damit niemand einen Informationsvorsprung hat.
Im Gespräch mit den Anbietern lohnen sich einige Fragen besonders. Wer genau wird an unserem Projekt arbeiten, und können wir diese Personen kennenlernen? Wann sehen wir erstmals etwas Lauffähiges? Welche Annahmen haben Sie zu unseren Daten und Schnittstellen getroffen? Und vor allem: Was bereitet Ihnen an diesem Projekt die größte Sorge? Ein Anbieter, der von sich aus Risiken benennt, hat über die Aufgabe nachgedacht. Wer überhaupt keine Probleme sieht, hat sie womöglich noch nicht gesucht. Prüfen Sie außerdem, was Sie zeigen lassen können: Eine laufende Anwendung sagt mehr aus als eine Präsentation.
Beim Thema Standort ist Sachlichkeit gefragt. Ein niedrigerer Tagessatz bei Nearshore- oder Offshore-Anbietern kann sich rechnen, wenn Kommunikation, Fachverständnis und Abstimmung funktionieren. Er ist aber nur ein Faktor unter mehreren. Fragen Sie nach, in welcher Sprache gearbeitet wird, ob das Lastenheft verstanden wurde, welches Recht und welcher Gerichtsstand gelten sollen und wie der Datenschutz organisiert ist. Das gilt übrigens auch für uns, denn Welda arbeitet aus Istanbul.
Was Welda übernimmt und wo wir nicht die Richtigen sind
Wir entwickeln individuelle Webanwendungen, interne Tools, CRM-Einrichtungen, WhatsApp-Business-API-Abläufe, System- und API-Integrationen sowie Dashboards. Mit Welda Stock und Welda CRM betreiben wir eigene Produkte im Produktivbetrieb, kennen also auch den Alltag nach dem Launch. Eine feste Preisliste haben wir nicht. Wir klären zunächst Prozesse, Engpässe und Erfolgsmaßstab, planen Datenmodell und Integrationspunkte und zeigen Ihnen Oberfläche und Abläufe, bevor Code entsteht. Die Lieferung erfolgt in Etappen, Quellcode und Dokumentation erhalten Sie, und nach dem Launch sind Wartung und Support auf vereinbarten Serviceleveln möglich.
Nicht jedes Vorhaben passt zu uns. Unser Schwerpunkt sind webbasierte Anwendungen und Integrationen. Wenn eine native App zwingend ist, Ihre Branche eine bestimmte Zertifizierung verlangt oder Sie einen Vertragspartner mit Sitz in Deutschland oder wöchentliche Termine vor Ort brauchen, sprechen Sie das bitte gleich an. Dann sagen wir Ihnen offen, ob wir die Richtigen sind, und ein lokaler Anbieter kann für Sie durchaus die bessere Wahl sein. Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Vertragsgestaltung gehören in dieses erste Gespräch.
Wer seine Individualsoftware Kosten belastbar einschätzen möchte, bringt am besten ein Lastenheft mit, auch wenn es noch unfertig ist. Im kostenlosen Gespräch gehen wir Umfang, Schnittstellen und Betrieb gemeinsam durch, und anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot. Auf der Leistungsseite lesen Sie außerdem, wie wir vorgehen, um Individualsoftware Kosten und Umfang frühzeitig zu klären.
Häufige Fragen
Warum nennen Anbieter keine Kosten für Individualsoftware ohne Gespräch?
Weil der Aufwand in Regeln, Sonderfällen, Schnittstellen und Datenqualität steckt, die eine Kurzbeschreibung nicht enthält. Eine schnell genannte Zahl beruht entweder auf einem hohen Risikoaufschlag oder auf einem einfacheren System, als Sie es im Sinn haben.
Muss ich ein vollständiges Lastenheft selbst schreiben?
Nein. Für den ersten Vergleich genügen einige Seiten mit Zielen, Rollen, Kernabläufen, Umsystemen und Altdaten. Vertiefen lässt sich das in einer bezahlten Analysephase, deren Ergebnisse vertraglich Ihnen zustehen sollten.
Ist ein Festpreis für den Auftraggeber immer sicherer?
Nur bei wirklich klarem Umfang. Ist der Umfang unklar, enthält der Festpreis einen Risikoaufschlag oder führt zu Änderungsanträgen. Ein Phasenmodell schafft bei größeren Vorhaben oft mehr echte Kontrolle.
Wie viel sollte ich für Wartung einplanen?
Das hängt von der Zahl der Schnittstellen, der Bedeutung des Systems und dem Tempo Ihrer Änderungen ab. Pauschale Faustregeln helfen wenig. Lassen Sie Hosting, Updates, Monitoring, Support und Weiterentwicklung getrennt ausweisen und rechnen Sie über mehrere Jahre.
Was passiert, wenn wir den Anbieter wechseln wollen?
Das gelingt nur, wenn Quellcode, Dokumentation, Zugänge und die vertraglichen Rechte zur Bearbeitung durch Dritte geregelt sind. Selbst dann braucht ein neues Team Einarbeitungszeit. Klären Sie den Ausstieg deshalb, bevor Sie einsteigen.
Nennt Welda im Erstgespräch einen Preis?
Nicht, bevor der Umfang klar ist, denn eine geschätzte Zahl würde uns beide in die Irre führen. Im kostenlosen Gespräch klären wir Bedarf, Schnittstellen und Betrieb, danach folgt ein individuelles Angebot. Sie erreichen uns auch unter get@welda.app.