Ein CRM individuell entwickeln zu lassen lohnt sich, wenn Ihr Vertriebsprozess strukturell nicht in das Datenmodell eines Standard-CRM passt und dieser Bruch Ihnen Monat für Monat messbar Stunden, Fehler oder verlorene Angebote kostet. Fehlt Ihnen dagegen nur ein Feld, ein Bericht oder die Verbindung zum ERP, brauchen Sie sehr wahrscheinlich keine Eigenentwicklung, sondern Konfiguration oder eine Schnittstelle. Für die Entscheidung müssen Sie drei Dinge klären: wo genau das Problem liegt, wie groß der Verlust tatsächlich ist und welche kleine erste Version einen echten Geschäftsfall von Anfang bis Ende tragen würde.
Genau darum geht es im Folgenden. Die Kosten hängen so stark von Schnittstellen, Datenmodell und dem Zustand Ihrer Altdaten ab, dass allgemeine Preisspannen aus dem Netz über Ihr Vorhaben kaum etwas aussagen. Hilfreicher ist es, die Kostentreiber zu kennen und Angebote sauber vergleichen zu können.
Standard-CRM ist anpassbarer, als viele denken: wo die Grenze wirklich liegt
"Das CRM passt nicht zu uns" klingt nach einem klaren Befund, meint in Geschäftsführungsrunden aber meist etwas sehr Unterschiedliches. Wer das nicht auseinanderhält, beauftragt entweder ein unnötiges Projekt oder flickt jahrelang an einem echten Strukturproblem herum. Vier Ebenen lassen sich unterscheiden.
Ebene eins: fehlende Konfiguration. Vertriebsphasen heißen anders, ein Feld für die Kundennummer fehlt, ein Bericht lässt sich nicht filtern. Das lösen die meisten ausgereiften Systeme mit Bordmitteln. Oft liegt das eigentliche Problem darin, dass sich nach der Einführung niemand mehr für das System verantwortlich fühlt.
Ebene zwei: fehlende Verbindung. Das CRM funktioniert, aber der Innendienst tippt dieselbe Firma zusätzlich ins ERP und in die Angebotskalkulation. Das ist ein Schnittstellenthema. Wie so eine API-Integration funktioniert, lohnt sich zu verstehen, bevor Sie über ein neues System sprechen. Ob Sie überhaupt schon ein CRM brauchen, klärt unser CRM-Leitfaden für KMU.
Ebene drei: gestapelte Zusatzmodule. Die Lösung existiert, läuft aber über drei Erweiterungen, zwei Automatisierungen und den Hinweis, dass Frau Meier freitags alles von Hand gegenprüft. Die Frage lautet dann nicht mehr, ob es geht, sondern wer das Konstrukt am Leben hält, wenn Frau Meier in Rente geht.
Ebene vier: falsches Datenmodell. Das ist der eigentliche Grund für eine Eigenentwicklung. Ein Standard-CRM denkt meist in Firma, Kontakt und Verkaufschance. Bei Ihnen hängt ein Angebot womöglich gleichzeitig am Händler, am Endkunden und am Planungsbüro, und unter einem Rahmenvertrag laufen Abrufe mit eigenen Konditionen. Mit Zusatzfeldern lässt sich das nachahmen, doch je größer die Nachahmung wird, desto weniger stimmen die Auswertungen.
Machen Sie selbst den Test: Schreiben Sie die drei Dinge auf, die Ihr heutiges CRM nicht kann, und daneben, wie Sie das heute lösen. Steht dort "Excel", ist es oft ein Thema für Konfiguration oder Schnittstelle. Steht dort "das weiß Herr Schulz", hängt Wissen an einer Person, und das ist das größere Risiko. Steht dort "gar nicht, solche Fälle erfassen wir nicht", könnte tatsächlich das Datenmodell die Ursache sein.
Typische Mittelstandsfälle, an denen Standardsysteme knirschen
Die Grundeinstellung vieler CRM-Produkte geht vom direkten Verkauf mit einer Verkaufschance je Vorgang aus. Im deutschen Mittelstand sieht Vertrieb oft anders aus. Die folgenden Fälle sind ausgedacht, aber Sie können sie mit Ihrem Alltag abgleichen. Manche Systeme decken Teile davon ab; entscheidend ist, dass Sie Ihren eigenen Fall vor dem Kauf durchspielen.
Variantenreiche Angebote im Maschinen- und Anlagenbau. Beispiel: Ein Hersteller von Fördertechnik kalkuliert jede Anlage mit Optionen, Einbaukosten und Laufzeiten für Wartung. Das Angebot geht durch mehrere Revisionen, oft über viele Monate. Der Vertriebsleiter will wissen, welche Version mit welcher Marge beim Kunden liegt. Landet das nur als gerundete Summe im CRM, passiert die eigentliche Arbeit weiter in der Kalkulationstabelle.
Rahmenverträge und Abrufe im technischen Großhandel. Beispiel: Ein Händler hat kundenindividuelle Konditionen, Staffelpreise und Jahresboni. Wer anruft, will sofort wissen, was für diesen Kunden gilt und wie weit der Bonus noch entfernt ist. Diese Daten liegen meist im ERP, sodass die Aufgabe weniger im CRM selbst als in der Verbindung beider Welten steckt. Unser Beitrag zu Großhandel und Vertrieb beleuchtet die Abläufe dahinter.
Handelsvertreter und Provisionen. Beispiel: Ein Hersteller arbeitet mit selbstständigen Handelsvertretern, deren Gebiete sich überschneiden und deren Provision von Produktgruppe und Zahlungseingang abhängt. Wer sieht welchen Kunden? Wer bekommt was, wenn der Abschluss über eine Zentrale in einem anderen Gebiet läuft? Solche Regeln lassen sich selten in einem Freitextfeld durchsetzen.
Der Service verkauft mit. Beispiel: Beim Hersteller von Industrieanlagen entsteht der nächste Auftrag aus Wartungsprotokollen. Das CRM müsste also die beim Kunden installierte Anlage als eigenes Objekt kennen, samt Baujahr, Ersatzteilen und Serviceterminen. Das lässt sich nicht in jedem System ohne Zusatzmodule abbilden; prüfen Sie es an einer echten Anlage.
Außendienst ohne Netz. Wer zwischen zwei Besuchen fünf Minuten im Auto hat, erfasst den Bericht entweder sofort am Telefon oder am Freitagabend aus der Erinnerung. Offline-Fähigkeit klingt wie eine Kleinigkeit, verändert aber die Architektur und damit das Budget.
Ein einzelner Punkt macht noch keine Eigenentwicklung nötig. Wenn aber zwei oder drei zusammenkommen und die eigentliche Arbeit außerhalb des CRM stattfindet, sollten Sie nachrechnen.
Lohnt es sich? Erst Stunden messen, dann über Geld sprechen
Lizenzkosten gegen Entwicklungskosten zu stellen, greift zu kurz, denn der größte Posten ist meist unsichtbar. Die eigentliche Frage lautet: Wie viel Arbeitszeit und wie viele Chancen versickern heute im Monat, und wie viel davon würde ein neues System wirklich stoppen?
Bitten Sie Innen- und Außendienst, zwei Wochen lang grob zu notieren, wie viel Zeit vier Tätigkeiten kosten: Angebote außerhalb des CRM kalkulieren oder ändern, dieselben Daten in mehrere Systeme übertragen, Berichte und Wiedervorlagen von Hand zusammenstellen, Fehler wegen falscher Daten korrigieren. Viertelstundengenau reicht völlig. Falls bei Ihnen ein Betriebsrat besteht, sprechen Sie das vorher an und werten Sie teamweise statt personenbezogen aus.
In diesem fiktiven Beispiel entsprechen 80 Stunden ungefähr einer halben Stelle. Bevor Sie sich darauf verlassen, prüfen Sie die Zahl mit drei Fragen:
- Wie viel fällt wirklich weg? Auch ein automatisch erzeugtes Angebot wird noch geprüft. Rechnen Sie zur Sicherheit auch mit der Hälfte der erhofften Einsparung.
- Was wird aus der gewonnenen Zeit? Führt sie zu mehr Kundengesprächen, hat sie Wert. Fehlen Kontakte, die man anrufen könnte, bleibt die Einsparung Theorie.
- Geht es günstiger? Nimmt eine ERP-Schnittstelle 50 dieser 80 Stunden weg, muss sich die Eigenentwicklung an den übrigen 30 messen lassen.
Danach kommen die Dinge, die sich nicht in Stunden ausdrücken lassen: vergessene Vertragsverlängerungen, Aufträge mit schlechter Marge, die niemand rechtzeitig gesehen hat, Kundenwissen, das mit einem Mitarbeiter gegangen ist. Erfinden Sie dafür keine Prozentsätze. Listen Sie die tatsächlichen Vorfälle des letzten Jahres auf. Fünf echte Fälle überzeugen eine Geschäftsführung meist mehr als eine geschätzte Umsatzsteigerung.
Abschließend stellen Sie die Rechnung auf: Die verbleibenden Stunden, multipliziert mit Ihrem Stundensatz inklusive Nebenkosten, plus belegbare Verluste, gegen die Entwicklungskosten über eine realistische Nutzungsdauer, plus den jährlichen Betrieb. Fertig rechnen können Sie das erst mit einem echten Angebot; ohne die Verlustzahl fehlt Ihnen aber der Maßstab, um es überhaupt zu beurteilen. Und wenn die Zahl klein ausfällt, haben Sie sich gerade ein teures Projekt erspart.
Warum das ERP der heimliche Kostentreiber ist
In vielen mittelständischen Unternehmen ist nicht das CRM der Mittelpunkt, sondern das ERP. Artikel, Preise, Kundenkonditionen, offene Posten und Lieferstatus liegen dort. Wer ein CRM individuell entwickeln lässt, baut deshalb faktisch an einer Grenze zwischen zwei Systemen, und an dieser Grenze entscheidet sich ein großer Teil des Aufwands.
Klären Sie vorab für jede Datenart, welches System führend ist. Der Kundenstamm kann im ERP gepflegt und ins CRM gespiegelt werden, oder Interessenten entstehen im CRM und werden erst beim ersten Auftrag übergeben. Beides ist vertretbar. Gefährlich wird es, wenn beide Systeme denselben Datensatz frei ändern dürfen, ohne dass jemand geregelt hat, wer gewinnt. Dann entstehen die berüchtigten Abweichungen, die am Monatsende jemand von Hand abgleicht.
Auch die Technik der Gegenseite zählt. Ein aktuelles Cloud-ERP mit gut dokumentierter Schnittstelle ist etwas völlig anderes als ein über viele Jahre gewachsenes System, das nur per Dateiexport Daten ausgibt. Fragen Sie deshalb früh Ihren ERP-Betreuer, welche Schnittstellen verfügbar sind, ob sie extra kosten und wer bei Updates dafür verantwortlich ist. Das kostet ein Telefonat und erspart Ihnen womöglich eine böse Überraschung im Projekt.
Weitere Kostentreiber im Überblick:
| Posten | Was ihn aufwendig macht | Vorab klären |
|---|---|---|
| Schnittstellen | Zwei-Wege-Abgleich, alte Systeme, Fehlerbehandlung | Welches System führt welche Daten? |
| Datenmodell | Konzernstrukturen, Standorte, Anlagen, Rahmenverträge | Wie viele Parteien hängen an einem Angebot? |
| Rechte und Freigaben | Gebiete, Handelsvertreter, mehrstufige Rabattfreigabe | Wer sieht wen, wer gibt welchen Rabatt frei? |
| Kalkulationsregeln | Varianten, Staffeln, Boni, Versionen | Sind die Regeln aufgeschrieben oder nur im Kopf? |
| Migration | Viele Quellen, Dubletten, uneinheitliche Felder | Wer bereinigt die Daten intern? |
| Außendienst | Offline-Betrieb, Fotos, Besuchsberichte | Wie viel Zeit bleibt zwischen zwei Kunden? |
| Auswertungen | Live-Dashboards, Vergleiche über Jahre | Welche Entscheidung stützt jede Zahl? |
Daneben gibt es Kosten, die in keinem Angebot auftauchen oder leicht übersehen werden: Hosting, Backups und Überwachung, nutzungsabhängige Gebühren von Drittanbietern, Wartung bei Änderungen an der Gegenseite und vor allem die Zeit Ihres eigenen Teams für Workshops, Tests und Datenbereinigung. Der letzte Posten erscheint auf keiner Rechnung, kann Ihren Vertriebsleiter aber wochenlang binden. Rechnen Sie ihn von Anfang an mit ein und entlasten Sie die Betroffenen an anderer Stelle.
Lastenheft, Prototyp und der Schnitt der ersten Version
Im deutschen Mittelstand beginnt ein solches Projekt traditionell mit dem Lastenheft: Der Auftraggeber beschreibt, was er will, der Anbieter antwortet mit einem Pflichtenheft, das festhält, wie er es umsetzt. Das schafft Vergleichbarkeit und Klarheit. Die Schwäche zeigt sich, wenn ein Vertriebsteam gar nicht beschreiben kann, wie es arbeiten möchte, weil es noch nie eine Alternative gesehen hat. Dann kann ein klickbarer Prototyp mehr klären als dreißig Seiten Text.
Unabhängig von der Form gilt: Wenn Sie Wunschlisten aus allen Abteilungen einsammeln, entsteht ein Dokument, das jeder gut findet und niemand mehr bezahlen will. Filtern Sie stattdessen über echte Vorgänge.
Zeichnen Sie 20 aktuelle Vorgänge nach, gewonnene wie verlorene: vom ersten Kontakt bis zum Zahlungseingang, einschließlich aller Excel-Listen, Anrufe und E-Mails. Der gelebte Ablauf weicht fast immer vom dokumentierten ab, und oft steckt genau dort der größte Nutzen.
Dann benennen Sie das Datenmodell: Firma, Standort, Ansprechpartner, Händler, Anlage, Angebot, Version, Rahmenvertrag. Was gehört wozu, und wie oft? Ein falsches Datenmodell lässt sich später nur teuer korrigieren. Eine Seite dazu hilft einem Entwickler mehr als fünfzig Seiten Bildschirmbeschreibungen.
Denken Sie anschließend rückwärts: Welche Entscheidung trifft die Geschäftsführung jede Woche, welche Zahl braucht sie dafür, und wer muss welches Feld pflegen, damit es diese Zahl gibt? Felder, die keine Entscheidung stützen, gehören nicht in die erste Version. Jedes Pflichtfeld ist eine kleine Steuer auf die Zeit Ihres Vertriebs, und wird sie zu hoch, zahlt der Vertrieb mit erfundenen Daten.
Schneiden Sie dann hart zu. Eine mögliche erste Version könnte so aussehen: Firmen und Kontakte, regelbasierte Angebote mit Versionsverlauf, Rabattfreigabe, einseitige Übergabe ans ERP, wöchentliche Wiedervorlagenliste. Händlerportal, mobile App und große Dashboards kommen später. Zuletzt formulieren Sie Abnahmeszenarien statt Funktionsnamen, etwa: "Der Innendienst erstellt für einen Händler ein Angebot, die Regionalleitung gibt den Rabatt frei, eine neue Version zeigt die alte daneben." Das lässt sich kalkulieren, bauen und prüfen.
Ähnlich gehen wir bei Welda vor, wenn Unternehmen ein CRM individuell entwickeln lassen möchten: Am Anfang stehen Analyse, Problem, Umfang und Erfolgskriterium; danach folgen Datenmodell und Integrationspunkte, Oberflächen und Abläufe kommen vor der ersten Zeile Code zur Freigabe, die Lieferung erfolgt in Versionen.
Festpreis, Aufwand oder Etappen: Angebote richtig lesen
Zwei Angebote unterscheiden sich oft weniger im Preis als darin, wo der Leistungsumfang endet. Das eine erwähnt die Migration in einer Zeile, das andere kalkuliert sie je Datenquelle. Der niedrigere Preis kann schlicht bedeuten, dass die Aufgabe unterschätzt wurde. Geben Sie deshalb allen Anbietern dieselben Unterlagen: Datenmodell, Abnahmeszenarien, Schnittstellenliste.
Rechtlich unterscheidet das deutsche Recht unter anderem zwischen Werk- und Dienstvertrag, was sich etwa auf die Abnahme auswirken kann. Welche Einordnung im Einzelfall gilt und was das bedeutet, sollte Ihre Rechtsberatung beurteilen. Praktisch sollten Sie unabhängig davon immer klar geregelt haben: Wer besitzt welche Nutzungsrechte am Quellcode? Wann wird er übergeben? Wie laufen Änderungswünsche ab? Was ist die Abnahme, und was passiert bei Mängeln?
Im Gespräch selbst verraten einige Punkte mehr als die Präsentation:
- Lassen Sie sich etwas zeigen, das im Produktivbetrieb läuft. Screenshots beweisen wenig. Fragen Sie, wer bei einem Ausfall reagiert und wie Updates ausgerollt werden.
- Geben Sie einen unbequemen Fall vor. Ein Team, das nach der Ausnahme von der Regel fragt, ist glaubwürdiger als eines, das sofort alles zusagt.
- Spielen Sie einen Änderungswunsch durch. Hier entstehen in laufenden Projekten leicht Konflikte; besser, Sie klären das, solange alle noch entspannt sind.
- Lernen Sie die Menschen kennen, die wirklich arbeiten werden. Vertriebskontakt und Entwicklungsteam sind nicht immer dieselben.
- Fragen Sie nach dem Ausstieg. In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück, und könnte ein anderes Team das System übernehmen?
Beim ersten CRM-Projekt ist eine Etappenlösung oft am ehrlichsten: Analyse und erste Version zum Festpreis, weitere Etappen auf Basis dessen, was Sie dann wissen. So behalten Sie auch einen sauberen Ausstiegspunkt.
DSGVO, Betriebsrat, E-Rechnung: was im CRM von Anfang an mitgedacht werden sollte
Ein CRM gehört zu den dichtesten Sammlungen personenbezogener Daten im Unternehmen. Die folgenden Punkte sind eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung; lassen Sie die Umsetzung von Datenschutzbeauftragten und Rechtsberatung prüfen.
DSGVO. Greift ein Dienstleister auf personenbezogene Daten zu, ist in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Technisch sollte das System Rollen, Protokollierung, Löschkonzepte und Auskunftsersuchen unterstützen. Legen Sie fest, wie lange Interessenten ohne Auftrag gespeichert bleiben, und vermeiden Sie Freitextnotizen, die mehr über Menschen festhalten als nötig.
Drittländer. Prüfen Sie, wo Daten liegen und von wo zugegriffen wird, auch für eingesetzte Cloud-Dienste. Das betrifft jede Zusammenarbeit über die Grenzen des EWR hinaus und damit auch uns: Welda arbeitet aus Istanbul, die Türkei ist aus Sicht der DSGVO ein Drittland. Hosting-Standort, Zugriffsrechte und vertragliche Grundlagen sollten bei einem solchen Projekt deshalb von Anfang an offen besprochen und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden.
Betriebsrat. Sobald ein System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen kann, kann die Mitbestimmung berührt sein. Ein CRM mit Aktivitätsprotokollen und Besuchsberichten fällt schnell in diesen Bereich. Beziehen Sie den Betriebsrat, falls vorhanden, früh ein; das spart Zeit und stärkt die Akzeptanz.
Werbung per E-Mail und Telefon. Das Wettbewerbsrecht setzt hier Grenzen, und die Einwilligung müssen Sie im Zweifel nachweisen können. Speichern Sie Herkunft und Zeitpunkt von Einwilligungen und Widersprüchen direkt am Kontakt.
E-Rechnung und Aufbewahrung. Ein CRM muss in der Regel keine Rechnungen stellen, das bleibt meist Aufgabe des ERP oder der Buchhaltung. Klären Sie aber mit Ihrer Steuerberatung, ob im CRM gespeicherte Angebote oder Korrespondenz aufbewahrungspflichtig sein können und was das für das Löschen bedeutet. Kassengesetz und TSE betreffen ein Vertriebs-CRM normalerweise nicht, wohl aber angebundene Kassensysteme, falls Sie zusätzlich Barumsätze erfassen.
Der Außendienst entscheidet, nicht die Software
Auch ein technisch einwandfreies CRM bleibt eine leere Datenbank, wenn der Vertrieb es meidet. Schulungen retten das später nicht; Akzeptanz muss von Beginn an mitgeplant werden.
Der wichtigste Hebel ist die Vertriebsrunde. Solange das wöchentliche Meeting nicht aus dem System heraus läuft, gilt die Datenpflege niemandem als wichtig. Fragt die Leitung weiter nach einer schnellen Excel-Übersicht, hört das Team die Botschaft sehr genau.
Der zweite Hebel ist, was der Einzelne davon hat. Liefert das System nur Berichte für die Führungsebene, ist es für den Außendienst Verwaltungsaufwand. Sagt es ihm dagegen, wen er auf dem Weg heute noch besuchen sollte, was der Kunde zuletzt gekauft hat und welche Vertragsverlängerung ansteht, gibt es einen Grund, es zu öffnen. Setzen Sie Ihren erfahrensten Verkäufer mit an den Tisch, auch wenn er der lauteste Skeptiker ist. Er sieht die echten Probleme, und überzeugt verteidigt er das Ergebnis später bei den Kollegen.
Weitere bekannte Stolpersteine: Es fehlt ein interner Projektverantwortlicher mit Entscheidungsbefugnis. Der heutige Wildwuchs wird eins zu eins programmiert, statt ihn vorher zu vereinfachen. Zwanzig Pflichtfelder führen zu erfundenen Einträgen. Unbereinigte Altdaten zerstören am ersten Tag das Vertrauen, wenn dieselbe Firma fünfmal auftaucht. Und niemand plant die Wartung ein, bis eine Schnittstelle nach einem ERP-Update stillsteht.
Der Umstieg im laufenden Geschäft
Ein großer Stichtag ist für ein Team mit laufenden Angeboten die riskanteste Variante. Sicherer ist ein gestufter Weg mit zwei Zielen: das System an echter Arbeit beweisen und niemanden dazu zwingen, dieselben Daten zweimal einzugeben.
Prüfen Sie vor dem Abschalten gesondert offene Chancen, laufende Angebote und anstehende Verlängerungen, denn Verluste schmerzen hier am meisten. Wenn Sie ein Abonnement kündigen, exportieren Sie zuerst alles und kontrollieren Sie, ob Gesprächshistorie und Anhänge wirklich mitgekommen sind. Vermeiden Sie den Sprung direkt zur zweiten Version. Beobachten Sie einige Wochen, welche Felder leer bleiben, welche Masken niemand öffnet und welche Berichte tatsächlich gelesen werden. Das ist Ihr echter Plan für die zweite Version. Weitere Anregungen, was sich auch ohne großes Projekt automatisieren lässt, finden Sie unter Beispiele für Workflow-Automatisierung.
Was Welda anbietet und was nicht
Bei uns gibt es zwei Dinge, die man nicht verwechseln sollte. Welda CRM ist ein fertiges Produkt für Betriebe, die mit Terminen arbeiten, etwa Praxen, Kosmetikstudios, Friseure und Fitnessstudios. Passt das zu Ihnen, testen Sie es besser zuerst, statt etwas entwickeln zu lassen; 7 Tage lang können Sie es kostenlos mit allen Modulen nutzen. Für einen B2B-Vertrieb mit Handelsvertretern, Rahmenverträgen oder Anlagengeschäft wurde Welda CRM nicht gebaut.
In einem solchen Fall sprechen wir über Individualentwicklung: Webanwendungen, CRM-Einrichtung und Anpassungen, REST- und GraphQL-Integrationen, Dashboards und auf Wunsch WhatsApp-Business-API-Abläufe. Wir entwickeln und betreiben mit Welda Stock und Welda CRM auch eigene Produkte im Produktivbetrieb und kennen daher den Alltag nach dem Start. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen; nach dem Start begleiten wir das System auf Wunsch mit Wartung und vereinbarten Service-Levels. Mit welchen konkreten ERP-Systemen eine Anbindung möglich ist, klären wir im Einzelfall. Reicht aus unserer Sicht eine Schnittstelle, sagen wir Ihnen auch das.
Häufige Fragen zur individuellen CRM-Entwicklung
Was kostet es, ein CRM individuell entwickeln zu lassen?
Eine seriöse Pauschale gibt es nicht, weil Schnittstellen, Datenmodell, Rechte und Migration den Aufwand bestimmen, nicht die Zahl der Masken. Belastbar wird eine Zahl erst nach der Klärung des Umfangs. Bei Welda ergeben sich Umfang und Preis im kostenlosen Gespräch, nachdem wir Ihren Bedarf gehört haben.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich das?
Die Mitarbeiterzahl sagt weniger aus als der Prozess. Ein kleines Team mit komplexen, hochwertigen Angeboten kann von einem individuellen Modul profitieren, während ein großes Team mit Standardabläufen im fertigen System gut aufgehoben ist. Die Stundenrechnung ist der bessere Maßstab. Generelle Überlegungen dazu finden Sie unter Was ist Individualsoftware.
Können wir unsere Daten aus dem bisherigen CRM übernehmen?
In der Regel ja, aber der Umfang gehört vorab geklärt. Firmen und Kontakte sind vergleichsweise einfach; Gesprächshistorie, Anhänge und Angebotsversionen sind aufwendiger. Planen Sie auch interne Zeit für die Dublettenbereinigung ein, denn nur Ihr Team weiß, welcher Datensatz stimmt.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Das hängt von Umfang, Schnittstellen und Ihrer eigenen Entscheidungsgeschwindigkeit ab; eine Terminzusage ohne geklärten Umfang ist wenig wert. Wichtiger ist die Frage, wann die erste nutzbare Version echte Vorgänge trägt. Je kleiner sie geschnitten ist, desto früher lernen Sie aus der Praxis.
Dürfen wir ein selbst entwickeltes CRM überhaupt einsetzen, ohne eine Zertifizierung?
Für ein Vertriebs-CRM ist uns keine allgemeine Pflicht zur Zertifizierung bekannt; maßgeblich sind vor allem die Vorgaben aus Datenschutz, Aufbewahrung und gegebenenfalls Ihrer Branche. Kunden aus regulierten Bereichen können zudem eigene Nachweise verlangen. Klären Sie das für Ihren Fall mit Ihrer Rechtsberatung.
Was passiert, wenn wir uns vom Entwickler trennen?
Regeln Sie das vor der Unterschrift. Vertraglich sollte stehen, wann und wie Quellcode, Dokumentation und Daten übergeben werden. Bei Welda gehören Quellcode, Urheberrechte im vereinbarten Rahmen und Dokumentation dem Kunden; gängige Technologien erleichtern die Übernahme durch ein anderes Team.
Wenn Sie Ihre Stunden gemessen haben und eine Individuallösung weiter im Raum steht, ist ein kurzes Gespräch der nächste Schritt. Schildern Sie uns zwei, drei aktuelle Vorgänge. Im kostenlosen Gespräch klären wir gemeinsam, ob Sie Ihr CRM individuell entwickeln lassen sollten oder ob eine Schnittstelle ausreicht.