Excel durch Software ablösen: Ab wann es sich lohnt und womit Sie anfangen

Excel durch Software ablösen lohnt sich, sobald eine Datei mehrere Abteilungen steuert: wenn mehrere Personen gleichzeitig hineinschreiben, Fehler bei Kunden, im Lager oder beim Steuerbüro ankommen und der Betrieb stockt, sobald die eine Person im Urlaub ist, die die Formeln versteht. Beginnen Sie dann nicht mit dem Bericht, den alle fordern, sondern mit dem Vorgang, der einen klaren Verantwortlichen hat, ohne andere Module läuft und am Tag des Go-live tatsächlich ein Tabellenblatt überflüssig macht.

Dieser Leitfaden richtet sich an Betriebs- und Teamleiter im Mittelstand, deren Auftragsliste, Reklamationsübersicht oder Produktionsplanung seit Jahren in einer gewachsenen Arbeitsmappe liegt. Sie müssen keine IT-Strategie schreiben. Sie müssen entscheiden, ob das Thema ein Budget verdient und wie ein erster Schritt aussieht, der nicht zum Großprojekt wird.

Werkzeug, Nebensystem oder Schatten-IT?

Die wichtigste Frage lautet nicht, wie groß Ihre Datei ist, sondern welche Rolle sie inzwischen spielt. Ein Tabellenblatt kann über eine Million Zeilen aufnehmen, und trotzdem scheitern die meisten Betriebsdateien lange vor dieser Grenze. In vielen Unternehmen sind Excel-Dateien schrittweise von einem persönlichen Werkzeug zu einem Nebensystem geworden und schließlich zu dem, was IT-Abteilungen Schatten-IT nennen: eine Anwendung, die geschäftskritisch ist, aber nie als solche geplant, getestet oder dokumentiert wurde.

Auf der ersten Stufe gibt es keinen Handlungsbedarf. Eine Kalkulation, die eine Person für sich nutzt, ist in Excel gut aufgehoben, und jede Software wäre hier schwerfälliger. Auf der zweiten Stufe hilft oft schon Disziplin: Tabellen statt loser Bereiche, Datenüberprüfung in den Eingabespalten, geschützte Formelzellen, eine klare Ablage und eine Seite Dokumentation. Erst auf der dritten Stufe wird die Frage nach der Ablösung dringlich.

Machen Sie den Test an Ihrer eigenen Datei. Wer hat im letzten Monat hineingeschrieben? Wer verlässt sich auf das Ergebnis, ohne es prüfen zu können? Was geschah bei der letzten Vertretung? Und wenn Sie heute einen falschen Liefertermin finden: Können Sie nachvollziehen, wer ihn wann geändert hat? Lauten die Antworten "viele", "alle", "Chaos" und "nein", dann hat Ihre Datei die dritte Stufe erreicht. Tückisch ist dabei, dass eine kaputte Summe genauso aussieht wie eine richtige. Excel warnt nicht, wenn jemand eine Formel überschreibt oder eine Datumsangabe als Text ankommt und ein SVERWEIS deshalb ins Leere läuft.

Wenn die Formeln bei einer einzigen Person liegen

In deutschen Unternehmen nennt man das gern Kopfmonopol, und bei Excel ist es besonders heimtückisch. Nehmen wir einen angenommenen Fall: Eine erfahrene Sachbearbeiterin hat die Termin- und Auftragsliste über Jahre aufgebaut, mit Makros, Sonderregeln für einzelne Kunden und ausgeblendeten Blättern. Sie macht ihre Arbeit gut, und genau deshalb fällt das Risiko lange niemandem auf. Erst wenn sie in Rente geht, länger krank wird oder das Unternehmen verlässt, zeigt sich, dass das Wissen über den Prozess nirgendwo sonst existiert.

Das ist kein Vorwurf an sie. Aber dieses Risiko gehört in die Entscheidung, auch wenn es sich schwer in Euro ausdrücken lässt. Stellen Sie sich zwei Fragen: Wie viele Tage könnte der Prozess ohne diese Person weiterlaufen? Und was müsste passieren, damit eine neue Kollegin die Datei in einem Monat sicher beherrscht? Fällt die Antwort beunruhigend aus, ist die Ablösung auch eine Form von Wissenssicherung, denn Regeln, die heute in verschachtelten Formeln stecken, stehen danach dokumentiert und getestet im System.

Beziehen Sie diese Person von Anfang an ein, möglichst als fachliche Verantwortliche für das erste Modul. Wer jahrelang etwas aufgebaut hat, das funktioniert, wird eine Ablösung leicht als Kritik empfinden. Dabei sitzt niemand sonst näher an den tatsächlichen Abläufen, und ihre Fürsprache wird später wichtiger sein als jede Schulung.

Vier Wege raus aus Excel, und nur einer heißt Eigenentwicklung

Dass Excel nicht mehr reicht, heißt noch nicht, dass Sie Individualsoftware brauchen. In vielen Fällen ist sie sogar die falsche Antwort. Beginnen Sie mit dem Prozess, nicht mit der Technik.

Ist der Ablauf branchenüblich, gibt es dafür meist fertige Produkte. Wer vor allem Bestand und Verkauf im Einzelhandel in Excel führt, sollte zuerst Standardsoftware prüfen. Unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft zeigt diesen Weg, und mit Welda Stock haben wir selbst ein solches Produkt, inklusive Übernahme von Artikeln, Bestand und Kunden aus Excel. Beachten Sie bei einer Kasse aber die deutschen Vorgaben und klären Sie mit Ihrem Steuerberater, was für Ihren Betrieb gilt. Bei Terminen und Kundendaten in Klinik, Salon oder Studio kann Welda CRM passen; dort gibt es eine kostenlose Testphase von 7 Tagen.

Sind Ihre Systeme eigentlich ausreichend und nur die Datenübergabe läuft per Copy-and-paste, genügt vielleicht eine Schnittstelle oder Automatisierung. Unsere Beispiele für Workflow-Automatisierung helfen bei der Einordnung. Deckt ein Standardprodukt den Kern ab und bleibt ein Sonderablauf übrig, kann ein kleines Zusatzmodul sinnvoller sein als ein ganzes System.

Individualsoftware lohnt sich vor allem dort, wo der Ablauf wirklich Ihrer ist: wenn er Sie von Wettbewerbern unterscheidet oder wenn mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Rechten an denselben Daten arbeiten und jeder Standard wieder eine Excel-Datei daneben erzeugt. Typische Kandidaten im Mittelstand sind eine Angebotskalkulation mit vielen Varianten, die Abwicklung von Reklamationen über Vertrieb, Qualität und Lieferanten hinweg oder die Einsatzplanung im Handwerks- und Servicebereich. Wer die Unterschiede grundsätzlich einordnen möchte, findet sie unter Was ist Individualsoftware.

Eine Rechnung, die ohne Marktpreise auskommt

Der übliche Fehler bei der Wirtschaftlichkeit: Das Angebot für die Software liegt als Zahl auf dem Tisch, während Excel als kostenlos gilt, weil die Lizenz schon bezahlt ist. Tatsächlich steckt der Aufwand in Arbeitszeit, und die steht nirgends als eigene Position. Messen Sie deshalb zwei Wochen lang, was in vier Kategorien anfällt.

In diesem Beispiel bindet eine Reklamationsliste mit vier Nutzern 50 Stunden im Monat. Ziehen Sie aber ehrlich ab, was bleibt, denn auch mit Software muss jemand eine Reklamation erfassen. Bleiben angenommen 20 Stunden, sind 30 Stunden im Monat die realistische Entlastung. Diese Zahl multiplizieren Sie mit Ihrem eigenen internen Stundensatz. Dazu kommen die Fehlerfolgen: Wie oft ging im letzten Quartal wegen der Datei etwas Falsches an einen Kunden, wie oft wurde eine Frist verpasst, und was hat das jeweils gekostet? Am Ende steht dem ein konkretes Angebot gegenüber, einschließlich Betrieb und Wartung über mehrere Jahre, nicht nur der einmaligen Entwicklung.

Und wenn die Rechnung nicht aufgeht? Dann ist das ein gutes Ergebnis. Sichern Sie die Datei ab, vermeiden Sie das Kopfmonopol durch Dokumentation und schauen Sie in einem Jahr wieder darauf. Was den Angebotspreis im Einzelnen bestimmt, haben wir im Beitrag zu den Kosten von Individualsoftware aufgeschlüsselt. Zahlen nennen wir hier bewusst nicht, weil sie ohne Kenntnis Ihres Umfangs nichts aussagen würden.

Erst Lesen, dann Lastenheft: Die Datei als Spezifikation

Bei Excel-Ablösungen gibt es einen großen Vorteil gegenüber anderen Softwareprojekten: Die Anforderungen existieren bereits, nur noch nicht in Textform. Ein Lastenheft, das in einer Besprechung entsteht, beschreibt den Soll-Prozess. Die Datei zeigt den Ist-Prozess, einschließlich aller Ausnahmen, die in keinem Organigramm stehen. Ein Lastenheft, das diese Ausnahmen übersieht, führt später zu teuren Nachträgen oder zu einer neuen Excel-Datei neben der Software.

Setzen Sie sich mit den Hauptnutzern zusammen und gehen Sie die Datei Blatt für Blatt durch. Fragen Sie bei jeder Farbe nach dem Status, den sie meint. Schauen Sie sich fest eingetragene Werte mitten in Formelspalten an: Jeder ist entweder ein Fehler oder eine unausgesprochene Ausnahme, zum Beispiel ein Sonderrabatt für einen langjährigen Kunden. Prüfen Sie, welche Spalten seit einem Jahr niemand mehr angefasst hat. Und verfolgen Sie, wohin die Daten gehen, denn eine Registerkarte, die monatlich für das Steuerbüro kopiert wird, ist in Wahrheit eine Schnittstelle.

Beschreiben Sie anschließend zwei oder drei echte Vorgänge vom Anfang bis zum Ende mit anonymisierten Daten. Wenn jeder Anbieter dieselben Vorgänge bekommt, werden Angebote vergleichbar. Das eignet sich auch gut als Anlage zum Vertrag, denn Sie können später an denselben Szenarien abnehmen. Die Frage, ob der Vertrag eher als Werk- oder Dienstvertrag ausgestaltet wird und wie die Abnahme geregelt ist, sollten Sie dabei rechtlich prüfen lassen.

Erstes Modul: Vorgang statt Abteilung

Ein häufiger Fehler besteht darin, das erste Modul nach Abteilungen zu schneiden, also "einmal alles für den Vertrieb". Schneiden Sie stattdessen nach Vorgängen. Ein Vorgang hat einen Anfang und ein Ende, einen Verantwortlichen und ein überprüfbares Ergebnis. Bewerten Sie Kandidaten nach vier Merkmalen mit jeweils eins bis fünf Punkten: Wie häufig läuft der Vorgang? Wie teuer sind Fehler? Kann das Modul unabhängig von anderen arbeiten? Lässt sich danach ein Blatt wirklich abschalten?

Am Beispiel eines angenommenen Maschinenbau-Zulieferers wird das Prinzip deutlich. Die Geschäftsführung möchte zuerst den Bericht, aber er hängt von allen anderen Daten ab. Die Liefertermin-Übersicht läuft zwar täglich, benötigt jedoch Daten aus dem ERP und der Fertigung. Reklamationen dagegen haben einen klaren Ablauf, eine Qualitätsleitung als Verantwortliche und spürbare Fehlerfolgen, und die Liste kann nach dem Go-live vollständig entfallen. Außerdem entstehen dabei saubere Daten für spätere Auswertungen.

Formulieren Sie die Grenze des Moduls in einem Satz: "Von der Meldung bis zum Abschluss sieht jeder, wer gerade zuständig ist und welche Frist läuft." Passt das nicht in einen Satz, ist der Zuschnitt zu groß. Für die erste Version sollten Sie außerdem drei Dinge fest einplanen, auch wenn sie unspektakulär sind: Rollen und Rechte, eine Änderungshistorie und einen Export nach Excel. Der Export ist kein Rückschritt. Ihre Controller und Fachleute werden weiter auswerten wollen, und das sollen sie auch. Nur der führende Datensatz liegt nicht mehr in einer Arbeitsmappe. Kundenportal, automatische Benachrichtigungen und weitere Schnittstellen können warten. Wichtig ist lediglich, dass das Datenmodell die nächsten zwei Module schon mitdenkt, damit später nichts neu gebaut werden muss.

DSGVO, GoBD, TSE und Betriebsrat: Was bei der Ablösung mitläuft

Eine Besonderheit deutscher Projekte: Eine Excel-Ablösung berührt schnell Themen, die im ursprünglichen Auftrag gar nicht vorkommen. Die folgenden Punkte sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung durch Datenschutzbeauftragte, Steuerberater oder Rechtsanwälte.

DSGVO. Sobald Namen, Kontaktdaten oder Personaldaten in der Datei stehen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Eine Datei, die in Postfächern und auf Laptops liegt, macht es schwer, Auskunftsanfragen zu beantworten oder Löschfristen umzusetzen. Eine Anwendung mit Rollen und zentraler Datenhaltung erleichtert das, macht Sie aber nicht automatisch konform. Klären Sie, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist, wo die Daten liegen und ob ein Drittlandtransfer vorliegt.

GoBD. Fließen Daten aus der Datei in die Buchhaltung oder handelt es sich um steuerlich relevante Aufzeichnungen, können Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation eine Rolle spielen. Sprechen Sie vor dem Abschalten mit Ihrem Steuerberater, auch über Aufbewahrungsfristen der alten Dateien. Bestehende Buchhaltung und DATEV-Abläufe sollten Sie in der Regel nicht nachbauen; es ist meist sinnvoller, saubere Daten an diese Systeme zu übergeben. Prüfen Sie früh, welches Exportformat Ihr Steuerbüro akzeptiert.

Kassengesetz und TSE. Geht es um Bargeschäfte, bauen Sie keine eigene Kasse nebenbei. Für elektronische Aufzeichnungssysteme gelten eigene Vorgaben einschließlich der technischen Sicherheitseinrichtung. Ein individuelles Modul sollte hier eher an ein geeignetes Kassensystem angebunden werden, als dessen Aufgaben zu übernehmen.

Betriebsrat. Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, sollten Sie ihn früh einbinden. Software mit Änderungshistorie und Nutzerprotokoll kann grundsätzlich geeignet sein, Verhalten oder Leistung zu überwachen, was Mitbestimmungsrechte auslösen kann. Besser, dieses Gespräch findet vor dem Go-live statt, nicht danach.

Worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten

Fragen Sie jeden Anbieter dasselbe und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben: Wer analysiert die Datei, und ist das im Angebot enthalten? Wer bereinigt die Altdaten, und wie viele Probeimporte sind vorgesehen? Sehen die künftigen Nutzer Abläufe und Masken, bevor Code entsteht? Wem gehören Quellcode, Dokumentation und Zugänge, und was wird bei einem Anbieterwechsel übergeben? Was umfasst die Wartung, und wie werden neue Wünsche berechnet? Können wir jederzeit alle Daten in einem brauchbaren Format exportieren? Wo werden die Daten gehostet, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?

Preisbestimmend sind vor allem die Zahl der Geschäftsregeln, Rollen, Schnittstellen, der Zustand der Altdaten und der laufende Betrieb. Die Zahl der Masken sagt wenig aus: Drei Masken mit dreißig Rabattregeln können aufwendiger sein als zwölf einfache Formulare. Vergleichen Sie Angebote deshalb nach dem, was ausdrücklich enthalten und ausgeschlossen ist. Versteckte Kosten stecken meist in dem, was nicht dasteht, etwa in Datenbereinigung, Schulung, Hosting und Nachträgen. Wer einen Festpreis nennt, ohne die Datei gesehen zu haben, sollte erklären können, worauf er beruht.

Der Umstieg: Warum Parallelbetrieb selten so harmlos ist, wie er klingt

Parallelbetrieb klingt nach Sicherheit, führt aber schnell zum Gegenteil. Sobald Mitarbeitende Vorgänge in beiden Systemen pflegen müssen, verdoppelt sich die Arbeit, die Daten laufen auseinander, und beim ersten Engpass wird wieder die vertraute Datei geöffnet. Damit haben Sie zwei Wahrheiten statt einer.

Legen Sie den Stichtag außerhalb von Spitzenzeiten, Quartalsabschluss und Inventur. Führen Sie eine Liste der Fälle, in denen jemand die Anwendung verlassen musste, um eine Aufgabe zu beenden. Diese Liste ist die ehrlichste Anforderung für die zweite Version. Schulen Sie in kurzen Einheiten an echten Vorgängen statt in einer langen Präsentation, und machen Sie die bisherige Dateiverantwortliche zur ersten Ansprechpartnerin. Nach einigen Wochen stellen Sie die Punktetabelle wieder auf den Tisch. Da nun saubere Daten vorliegen, hat sich die Unabhängigkeit mancher Kandidaten verändert, und das zweite Modul lässt sich neu bewerten.

Passt Welda zu Ihrem Vorhaben?

Welda entwickelt individuelle Webanwendungen, interne Tools, Prozessautomatisierungen, Integrationen und Dashboards und betreibt mit Welda Stock und Welda CRM auch eigene Produkte im Produktivbetrieb. Wenn Sie Excel durch Software ablösen möchten, beginnen wir mit Analyse und Anforderungen, planen Datenmodell und Integrationen, legen Ihnen Oberfläche und Abläufe vor, bevor Code entsteht, und liefern in Etappen. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, und Wartung und Support gibt es auf vereinbarten Serviceleveln.

Eines sollten Sie von Anfang an wissen: Wir arbeiten aus Istanbul. Für Vorhaben mit personenbezogenen Daten aus Deutschland gehören daher Datenstandort, Auftragsverarbeitung und mögliche Drittlandfragen ins erste Gespräch, und Sie sollten sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Wenn Ihre Vorgaben damit nicht vereinbar sind, sagen wir das lieber früh. Der Preis richtet sich nach Umfang und Integrationen und wird nach einem kostenlosen Gespräch in einem individuellen Angebot festgehalten. Bringen Sie am besten die Datei mit. Einen Überblick über den Ablauf finden Sie auf unserer Seite, wie wir Excel durch Software ablösen und Prozesse automatisieren.

Häufige Fragen

Unsere Datei ist völlig unübersichtlich. Müssen wir sie erst aufräumen?

Nein. Gerade die unübersichtliche Datei zeigt, wie der Betrieb wirklich läuft. Die Datenbereinigung gehört vor den Import, sollte aber erst beginnen, wenn das erste Modul feststeht. Sonst investieren Sie Zeit in Blätter, die Sie ohnehin abschalten.

Reicht es nicht, die Datei in die Cloud zu legen und gemeinsam zu bearbeiten?

Das kann Versionschaos deutlich verringern und ist einen Versuch wert. Makros laufen in der Browserversion allerdings in der Regel nicht, und Rechte auf Datensatzebene, Freigaben und verlässliche Geschäftsregeln bekommen Sie so nicht. Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob die Probleme tatsächlich weg sind.

Wir haben ein ERP. Warum leben wir trotzdem in Excel?

Das ist sehr verbreitet. Oft fehlt im ERP ein bestimmter Ablauf, oder die Bedienung ist für Gelegenheitsnutzer zu umständlich. Fragen Sie zuerst Ihren ERP-Partner, ob eine Anpassung möglich ist. Ist sie zu aufwendig, kann ein kleines Modul mit Schnittstelle zum ERP sinnvoll sein, das die Stammdaten nicht doppelt hält.

Lohnt sich das für kleine Betriebe?

Das hängt weniger von der Mitarbeiterzahl ab als von Fehlerfolgen und Wiederholung. Ein schmales Modul für einen ungewöhnlichen, teuren Vorgang kann auch für ein kleines Team passen. Wenn ein Standardprodukt die Aufgabe erfüllt, ist das fast immer die bessere Wahl.

Dürfen die Mitarbeitenden danach noch mit Excel arbeiten?

Ja, und das sollten sie auch dürfen. Auswertungen, Simulationen und einmalige Analysen bleiben in Excel gut aufgehoben. Entscheidend ist nur, dass die Datei nicht mehr das führende System ist.

Was kostet das bei Ihnen?

Eine Zahl ohne Kenntnis des Umfangs würde uns beide in die Irre führen. Im kostenlosen Gespräch sehen wir uns Ihre Datei, die Grenze des ersten Moduls und die nötigen Schnittstellen an. Daraus entsteht ein individuelles Angebot. Sie erreichen uns unter get@welda.app.