Geschäftsprozessautomatisierung: Ein Einsteigerleitfaden für Unternehmen

Die Geschäftsprozessautomatisierung ist ein Ansatz, bei dem wiederkehrende, manuelle und fehleranfällige Aufgaben von Software übernommen werden, damit Ihr Team seine Zeit den Tätigkeiten widmen kann, die tatsächlich Wert schaffen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Geschäftsprozessautomatisierung bedeutet, welche Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen, wo Sie beginnen sollten, welche Werkzeuge Ihnen nützen und wie Sie ein Automatisierungsprojekt Schritt für Schritt umsetzen. Unser Ziel ist es, technischen Fachjargon beiseitezulassen und eine konkrete Roadmap anzubieten, mit deren Umsetzung eine Inhaberin oder ein Geschäftsführer eines kleinen oder mittleren Unternehmens noch heute beginnen kann.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Schlicht definiert bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung, dass nach einer bestimmten Logik wiederkehrende Aufgaben mithilfe von Software ohne menschliches Eingreifen oder mit minimalem Eingreifen ausgeführt werden. Eine automatisch versendete E-Mail, wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, die selbsttätige Verbuchung einer eingehenden Bestellung im Buchhaltungssystem oder eine Benachrichtigung an den Lieferanten, sobald der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt – all das sind Beispiele für Automatisierung.

Man sollte sich Automatisierung nicht wie eine Zauberkiste vorstellen. Was sie tatsächlich tut, ist denkbar einfach: "Wenn dieses Ereignis eintritt, führe diese Schritte der Reihe nach aus." Dieses Konstrukt betrachten wir in der Regel über das Dreigespann aus Auslöser (Trigger), Bedingung (Condition) und Aktion (Action). Der Auslöser ist das Ereignis, das den Prozess startet, die Bedingung bestimmt, in welchen Fällen fortgefahren wird, und die Aktion ist das ausgeführte Ergebnis.

Digitalisierung, Transformation und Automatisierung sind nicht dasselbe

Diese drei Begriffe werden häufig verwechselt. Digitalisierung bedeutet, eine auf Papier erledigte Aufgabe in die digitale Umgebung zu überführen, zum Beispiel vom Buch auf eine Tabellenkalkulation umzusteigen. Die digitale Transformation gestaltet die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, sowie das Geschäftsmodell mithilfe von Technologie neu. Die Geschäftsprozessautomatisierung wiederum ist der praktische Motor dieser Reise: Sie nimmt die Daten und Prozesse, die Sie digitalisiert haben, und bringt sie dazu, ohne menschliches Zutun zu fließen. Ohne Automatisierung bleibt Digitalisierung oft nur "Handarbeit am Bildschirm".

Warum ist Geschäftsprozessautomatisierung wichtig?

Die knappste Ressource kleiner und mittlerer Unternehmen ist weniger das Geld als vielmehr die Zeit. Teams führen häufig mit wenigen Personen zahlreiche Aufgaben aus, und ein erheblicher Teil dieser Personen wiederholt stundenlang manuell Tätigkeiten, die eine Software eigentlich in Sekunden erledigen könnte. Genau hier zeigt sich der Wert der Geschäftsprozessautomatisierung.

• Zeitersparnis: Wiederkehrende Arbeiten wie Dateneingabe, Kopieren und Einfügen oder das Zusammenstellen von Berichten entfallen; das Team kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Weniger Fehler: Menschen machen Fehler, wenn sie ermüden. Eine korrekt eingerichtete Automatisierung erledigt dieselbe Aufgabe jedes Mal auf dieselbe Weise.
• Konsistenz und Standard: E-Mails, Rechnungen und Nachfassnachrichten an Kunden haben stets dieselbe Qualität und denselben Tonfall.
• Nachvollziehbarkeit: Automatische Systeme führen Protokoll; Sie können rückblickend sehen, welcher Schritt wann ausgeführt wurde.
• Skalierbarkeit: Wenn sich Ihr Arbeitsvolumen verdoppelt, müssen Sie nicht zwangsläufig auch Ihr Team verdoppeln.

Der konkrete Gegenwert dieser Vorteile lautet meist: Die Produktivität pro Mitarbeiter steigt, die Reaktionszeiten gegenüber Kunden verkürzen sich, und Wachstum wird möglich, ohne dass die Personalkosten linear mitwachsen. In den meisten Unternehmen ist die größte Überraschung beim ersten Schritt in die Automatisierung die Frage: "Haben wir wirklich so viel Zeit mit manueller Arbeit verbracht?"

Welche Aufgaben eignen sich für die Automatisierung?

Nicht jede Aufgabe sollte und kann automatisiert werden. Die geeignetsten Kandidaten für eine Automatisierung weisen bestimmte gemeinsame Merkmale auf. Wenn Sie bei der Bewertung einer Aufgabe die folgenden Fragen mit "Ja" beantworten können, ist diese Aufgabe ein starker Kandidat für die Automatisierung.

• Wiederholt sie sich? Wenn sich täglich, wöchentlich oder bei jeder Bestellung dieselben Schritte wiederholen, ist Automatisierung wertvoll.
• Sind die Regeln eindeutig? Lässt sich die Aufgabe nach der Logik "Wenn dies geschieht, tue jenes" beschreiben, kann sie an eine Maschine übergeben werden.
• Ist das Volumen hoch? Bei einer geringen Anzahl von Vorgängen amortisiert sich der Einrichtungsaufwand der Automatisierung möglicherweise nicht.
• Erfordert sie kein menschliches Urteil? Aufgaben, die Kreativität, Verhandlung oder eine sensible Entscheidung erfordern, werden nicht vollständig automatisiert; sie können jedoch unterstützt werden.

Beispiele häufig automatisierter Prozesse

Unabhängig von der Branche gibt es Prozesse, die in nahezu jedem Unternehmen vorkommen und sich gut für die Automatisierung eignen:

• Vertrieb und Kundenmanagement: Erfassung neuer Interessenten im CRM, automatische Willkommens-E-Mails, Angebotsverfolgung und Erinnerungen.
• Bestellung und Rechnung: Verbuchung eingehender Bestellungen im System, Erstellung von E-Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Verzugsbenachrichtigungen.
• Lager und Beschaffung: Warnung bei kritischem Lagerbestand, automatische Beschaffungsanfrage, Synchronisierung der Lagerbewegungen.
• Personalwesen: Urlaubsanträge, Onboarding-Schritte für neue Mitarbeitende, Lohnabrechnungs-Erinnerungen.
• Berichtswesen: Automatisches Zusammenstellen täglicher Umsatzübersichten und deren Versand an die Geschäftsführung, Aktualisierung von Dashboards.
• Marketing: Auslösen von E-Mail-Strecken, zeitliche Planung von Social-Media-Beiträgen, segmentbasierte Kampagnen.

Wenn Sie diese Liste auf Ihr eigenes Unternehmen übertragen, werden Sie höchstwahrscheinlich Dutzende kleiner Aufgaben finden, die an einem einzigen Tag immer wieder erledigt werden. Genau hier liegt der Ausgangspunkt der Automatisierung.

Wo beginnt man mit der Geschäftsprozessautomatisierung?

Der häufigste Fehler bei Automatisierungsprojekten besteht darin, gleich zu Beginn den komplexesten Prozess automatisieren zu wollen. Der richtige Ansatz ist, mit kleinen Schritten zu beginnen, die schnelle Erfolge bringen, und so Vertrauen und Schwung aufzubauen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, eine Automatisierungsreise von Grund auf zu strukturieren.

1. Bilden Sie Ihre Prozesse ab

Bevor Sie automatisieren, halten Sie den bestehenden Prozess so schriftlich fest, wie er ist. Listen Sie auf, welche Schritte eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft, wer was tut und welche Werkzeuge verwendet werden. Diese Abbildung ist oft schon für sich genommen wertvoll, denn sie bringt überflüssige Schritte und Brüche ans Licht.

2. Erst verbessern, dann automatisieren

Wenn Sie einen schlecht gestalteten Prozess automatisieren, erhalten Sie lediglich ein System, das eine schlechte Arbeit schneller erledigt. Vereinfachen Sie daher zunächst die überflüssigen Freigaben, Wiederholungen und manuellen Kontrollen, die Ihnen beim Abbilden auffallen. Automatisierung liefert den höchsten Ertrag, wenn sie auf einem sauberen Prozess aufbaut.

3. Wählen Sie einen Pilotprozess

Beginnen Sie mit einem Prozess, der ein hohes Volumen, aber ein geringes Risiko hat. Zum Beispiel ist der automatische Versand einer Willkommens-E-Mail an neue Interessenten ein Einstieg, der selbst im Fehlerfall leicht zu korrigieren ist. Dieser Pilot zeigt Ihrem Team konkret, wie Automatisierung funktioniert.

4. Messen und iterieren

Nach der Einrichtung der Automatisierung ist Ihre Arbeit nicht beendet. Beobachten Sie die gewonnene Zeit, die reduzierten Fehler und die Engpässe im Prozess. Die erste Version ist selten perfekt; während sie in der realen Welt läuft, nehmen Sie Feinabstimmungen vor. Automatisierung ist kein Gut, das man einrichtet und vergisst, sondern eines, das man kontinuierlich verbessert.

In der Geschäftsprozessautomatisierung verwendete Werkzeuge

Die Welt der Automatisierung besteht nicht aus einem einzigen Werkzeug. Je nach Komplexität Ihres Bedarfs kommen unterschiedliche Kategorien zum Einsatz. Das richtige Werkzeug zu wählen, ist für die Nachhaltigkeit des Projekts entscheidend.

Fertige SaaS-Anwendungen

In Bereichen wie CRM, Buchhaltung, E-Mail-Marketing oder Projektmanagement bringen fertige Cloud-Lösungen häufig integrierte Automatisierungsfunktionen mit. Wenn Sie in einem einzelnen Bereich einen standardisierten Bedarf haben, ist dies in der Regel der schnellste und kostengünstigste Einstieg.

No-Code- und Low-Code-Automatisierungsplattformen

"Brücken"-Werkzeuge, die dafür konzipiert sind, verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden, ermöglichen Ihnen, ohne Programmieren Auslöser-Aktion-Abläufe aufzubauen. Für Szenarien wie "Wenn in Anwendung X ein Datensatz entsteht, übertrage ihn in Anwendung Y" sind sie ideal. Selbst Unternehmen ohne technisches Team können mit diesen Werkzeugen erhebliche Effizienzgewinne erzielen.

Individuelle Software und Automatisierung

Wenn der Prozess Ihres Unternehmens einzigartig ist, zahlreiche Systeme mit komplexen Regeln miteinander verbindet oder an die Grenzen fertiger Werkzeuge stößt, kommen Lösungen für individuelle Software und Automatisierung ins Spiel. Eine individuell entwickelte Automatisierung wird exakt auf Ihren Arbeitsablauf zugeschnitten; sie skaliert, ist sicher und bietet langfristig die höchste Flexibilität. Um vertiefend zu erfahren, wann individuelle Software notwendig ist, können Sie einen Blick in unseren Beitrag was individuelle Software ist und wann sie nötig wird werfen.

Die Rolle von Integrationen

Das Herzstück der Automatisierung ist die Integration. Wenn Ihre verschiedenen Softwarelösungen nicht miteinander kommunizieren, bleibt die Automatisierung Stückwerk. Weitere Informationen über die Brücken, die den Datenaustausch zwischen Systemen ermöglichen, finden Sie in unserem Leitfaden was eine API-Integration ist. Die meisten erfolgreichen Automatisierungsprojekte bauen tatsächlich auf korrekt eingerichteten Integrationen auf.

Ein Geschäftsprozessautomatisierungsprojekt Schritt für Schritt umsetzen

Bis hierher haben wir bestimmt, was und warum Sie automatisieren. Sehen wir uns nun an, wie Sie ein Projekt in der Praxis durchführen, also wie Sie in die Umsetzung kommen. Die folgende Reihenfolge ist eine pragmatische Methode, die sich in kleinen und mittleren Unternehmen bewährt.

1. Klären Sie das Ziel: "Lasst uns automatisieren" reicht nicht aus. Setzen Sie sich ein messbares Ziel wie "Wir halbieren die Bearbeitungszeit von Bestellungen".
2. Inventarisieren Sie Prozess und Daten: Welche Systeme, welche Daten und welche Personen sind beteiligt? Ohne dies zu klären, kann keine technische Auswahl getroffen werden.
3. Wählen Sie das richtige Werkzeug bzw. die richtige Lösung: Fertiges Werkzeug, No-Code-Plattform oder individuelle Software? Die Entscheidung richtet sich nach Komplexität und Volumen.
4. Klein anfangen und testen: Nehmen Sie zunächst einen einzigen Ablauf in Betrieb, erproben Sie ihn mit echten Daten und beobachten Sie die Randfälle.
5. Binden Sie das Team ein: Automatisierung sollte nicht als Bedrohung positioniert werden, die jemandem die Arbeit wegnimmt, sondern als Helfer, der von langweiligen Aufgaben befreit. Schulung der Anwender ist die halbe Miete.
6. Beobachten, messen, erweitern: Wenn der erste Ablauf reibungslos läuft, gehen Sie zum nächsten Prozess über. Automatisierung wächst Welle um Welle.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Die in Automatisierungsprojekten häufig auftretenden Fallstricke sind in der Regel nicht technischer, sondern planerischer Natur:

• Alles auf einmal automatisieren wollen: Übermäßiger Ehrgeiz verlangsamt das Projekt und ermüdet das Team. Gehen Sie schrittweise vor.
• Ausnahmen ignorieren: In der realen Welt treten immer unerwartete Situationen auf. Eine gute Automatisierung plant auch, wie sie mit Ausnahmen umgeht.
• Fehlende Verantwortlichkeit: Wenn niemand die Wartung einer eingerichteten Automatisierung übernimmt, verfällt das System mit der Zeit. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person.
• Das Messen überspringen: Um die Frage "Hat es etwas gebracht?" beantworten zu können, legen Sie von Anfang an einen Vergleichsmaßstab fest.

In welchen Branchen ist Geschäftsprozessautomatisierung nützlich?

Automatisierung ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt; überall dort, wo es wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben gibt, schafft sie Wert. Veranschaulichen wir dies anhand einiger Beispiele.

• Einzelhandel und E-Commerce: Bestandssynchronisierung, Bestellabwicklung, Versandintegrationen und Warenkorbabbruch-E-Mails. In diesem Bereich wirkt sich Automatisierung unmittelbar auf Umsatz und Kundenzufriedenheit aus.
• Dienstleistungsunternehmen: Terminerinnerungen, Kundenverfolgung und das Einholen von Feedback können automatisch abgewickelt werden.
• Produktion und Großhandel: Lieferkettenwarnungen, Benachrichtigungen zur Produktionsplanung und B2B-Bestellabläufe.
• Professionelle Dienstleistungen: Erinnerungen an Vertragsverlängerungen, Rechnungsverfolgung und die automatische Verteilung von Projektstatusberichten.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist Automatisierung auf dem Weg der digitalen Transformation eine unausweichliche Stufe. Wenn Sie diese Reise in einem breiteren Rahmen planen möchten, ist auch unser Beitrag Leitfaden zur Entwicklung mobiler Apps, der erklärt, wie mobile und individuelle Anwendungen in diese Gleichung einfließen, eine Hilfe.

Wie berechnet man den Ertrag der Automatisierung?

Die praktischste Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie in Automatisierung investieren, lautet: "In welchem Zeitraum amortisiert sich diese Investition?" Statt einer fertigen Formel teilen wir den richtigen Denkrahmen.

Schätzen Sie zunächst die gesamte Zeit, die in der manuellen Variante eines Prozesses aufgewendet wird; multiplizieren Sie diese Zeit mit dem monatlichen Vorgangsvolumen und den Stundenkosten der Mitarbeitenden, und Sie sehen die unsichtbaren Kosten, die die Automatisierung beseitigt. Addieren Sie dazu die Behebung von Fehlern, die durch Verzögerungen entstandenen Verluste und die indirekten Kosten der Kundenunzufriedenheit. Auf der anderen Seite stehen die Einrichtungs- und Wartungskosten der Automatisierung. Vergleicht man beide Seiten, stellen Sie fest, dass die Amortisation bei Prozessen mit hoher Wiederholungsrate in der Regel schnell erfolgt.

Der größte Ertrag der Automatisierung ist häufig nicht die direkte Einsparung, sondern die Tatsache, dass das Team die gewonnene Zeit dem Wachstum widmen kann. Ein Team, das von wiederkehrender Arbeit befreit ist, kümmert sich mehr um Kunden, entwickelt bessere Produkte und trifft schnellere Entscheidungen.

Faktoren, die die Amortisationszeit beeinflussen

Wird derselbe Prozess in zwei verschiedenen Unternehmen automatisiert, können die Amortisationszeiten stark voneinander abweichen. Die wichtigsten Faktoren, die dies bestimmen, sind:

• Prozesshäufigkeit: Eine Aufgabe, die sich täglich hunderte Male wiederholt, amortisiert sich weitaus schneller als eine, die nur wenige Male im Monat ausgeführt wird.
• Bestehende Fehlerkosten: Wenn Fehler im manuellen Prozess teuer sind, beschränkt sich der Wert der Automatisierung nicht nur auf die Zeitersparnis.
• Integrationskomplexität: Moderne Systeme, die leicht miteinander kommunizieren, lassen sich günstiger automatisieren als alte und geschlossene Software.
• Wartungsbedarf: Bei Prozessen, deren Geschäftsregeln sich häufig ändern, ist das Aktuellhalten der Automatisierung ein zusätzlicher Kostenpunkt.

Diese Faktoren von Anfang an zu bewerten, hilft Ihnen, eine Priorisierung vorzunehmen, mit welchen Prozessen Sie beginnen. Die gesündeste Strategie besteht in der Regel darin, "hochfrequente Prozesse mit geringer Komplexität" der ersten Welle zuzuordnen und "niederfrequente Prozesse mit hoher Komplexität" späteren Phasen zu überlassen.

Mensch und Automatisierung: die richtige Aufgabenteilung

Der weitverbreitetste Irrglaube über Automatisierung ist, dass sie den Menschen vollständig ersetzen werde. In Wirklichkeit drängt eine gut gestaltete Automatisierung den Menschen nicht aus der Arbeit heraus; im Gegenteil, sie lenkt ihn auf die Aufgabe, in der er am besten ist. Während die Maschine die Teile übernimmt, die Geschwindigkeit und Wiederholung erfordern, konzentriert sich der Mensch auf die Teile, die Urteilsvermögen, Empathie und Kreativität verlangen.

Geht zum Beispiel eine Kundenanfrage ein, kann die Automatisierung die Anfrage klassifizieren, an das zuständige Team weiterleiten und dem Kunden umgehend die Information "Wir haben Ihre Anfrage erhalten" zukommen lassen. Doch eine sorgfältige Lösung je nach Inhalt der Anfrage zu erarbeiten, ist nach wie vor Sache eines Menschen. Diesen hybriden Ansatz nennt man gewöhnlich "Human in the Loop" (der Mensch in der Schleife), und besonders bei sensiblen Prozessen ist er die sicherste Methode.

Vernachlässigen Sie das Veränderungsmanagement nicht

Der Erfolg eines Automatisierungsprojekts steckt häufig nicht in der Technologie, sondern in den Menschen. Wenn ein neues System eingeführt wird, kann innerhalb des Teams eine natürliche Verunsicherung entstehen. Daher ist es wichtig, beim Ankündigen der Automatisierung den Nutzen aus Sicht der Mitarbeitenden zu schildern: "Du musst diesen langweiligen Bericht künftig nicht mehr von Hand erstellen." Die Mitarbeitenden in die Gestaltung des Prozesses einzubeziehen, führt sowohl zu einem besseren Ergebnis als auch zu einer leichteren Akzeptanz. Denken Sie daran: Eine nicht genutzte Automatisierung hat denselben Wert wie eine nie eingerichtete Automatisierung.

Datensicherheit und Nachhaltigkeit in der Automatisierung

Da Automatisierung den Datenfluss zwischen Ihren Systemen erhöht, rückt sie auch die Themen Sicherheit und Kontinuität in den Vordergrund. Während Kundendaten, Finanzdaten und betriebliche Aufzeichnungen durch automatische Abläufe fließen, müssen diese Abläufe sicher und überprüfbar sein.

• Zugriffsberechtigungen: Sorgen Sie dafür, dass jede Automatisierung nur auf die Daten zugreift, die sie benötigt; vermeiden Sie unnötig weitreichende Berechtigungen.
• Sicherung und Protokollierung: Damit automatische Vorgänge rückblickend nachvollziehbar sind, sollten Protokolle geführt und kritische Daten regelmäßig gesichert werden.
• Fehlerbenachrichtigung: Wenn eine Automatisierung auf eine unerwartete Situation stößt, sollte sie nicht stillschweigend stoppen; eine Benachrichtigung sollte an die verantwortliche Person gehen.
• Abhängigkeitsmanagement: Wenn Ihre Automatisierung von externen Diensten abhängt, überlegen Sie im Voraus, wie sich Ihr Ablauf bei einer Änderung dieses Dienstes verändert.

Diese Punkte mögen für einen kleinen Ablauf wie übertriebene Detailtiefe wirken; doch je tiefer sich die Automatisierung im Rückgrat Ihres Unternehmens verankert, desto deutlicher wird der Unterschied zwischen einem sicher und nachhaltig aufgebauten System und einem nachlässig eingerichteten. Einer der größten Vorteile professionell eingerichteter Automatisierungen ist genau das: eine Infrastruktur, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch morgen zuverlässig weiterarbeitet.

Fazit: Klein beginnen, stetig vorankommen

Geschäftsprozessautomatisierung muss kein gigantisches Technologieprojekt sein. Im Gegenteil, die erfolgreichsten Automatisierungsreisen beginnen mit kleinen, konkreten Schritten, die schnelle Erfolge bringen. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, bilden Sie sie ab, vereinfachen Sie sie und automatisieren Sie sie mit einem geeigneten Werkzeug. Dieser erste Erfolg nährt sowohl das Vertrauen Ihres Teams als auch den Appetit auf den nächsten Schritt. Mit der Zeit bilden jene Prozesse das Rückgrat Ihres Unternehmens, die am wenigsten menschliches Zutun erfordern, aber den meisten Wert schaffen.

Während Sie die Geschäftsprozessautomatisierung an Ihr eigenes Unternehmen anpassen, kann es Zeit in Anspruch nehmen, zu klären, welche Prozesse Sie automatisieren und welche Lösung für Sie geeignet ist. Wir bei Welda analysieren den Ablauf Ihres Unternehmens und entwerfen maßgeschneiderte Automatisierungs- und Lösungen für individuelle Software; von fertigen Werkzeugen bis hin zu vollständig individuellen Systemen stellen wir gemeinsam die richtige Kombination zusammen. Wenn Sie die wiederkehrende Last Ihres Unternehmens verringern und sich auf Wachstum konzentrieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen.