Was ist eine e-Archiv-Rechnung? Einsatz im Handel

Eine e-Archiv-Rechnung ist eine Rechnungsart, die elektronisch erstellt, gespeichert und bei Bedarf elektronisch an den Käufer übermittelt wird, anstatt auf Papier. Sie wird vor allem für Rechnungen an Personen und Unternehmen verwendet, die nicht im elektronischen Rechnungssystem (e-Rechnung) registriert sind, und ist auch im Einzelhandelsverkauf an Endverbraucher verbreitet. Das Original der Rechnung wird digital erzeugt, während ein etwaiger Ausdruck nur als bildliche Darstellung dient.

Eine e-Archiv-Rechnung ist wichtig, weil sie die Belegführung im Einzelhandel vereinfacht: Verkaufsbelege werden in einem einzigen digitalen Archiv gesammelt, der Aufwand für die Aufbewahrung physischer Ordner sinkt und der Zugriff auf frühere Rechnungen wird einfacher. Beispiel: Ein Geschäft kann für seine Verkäufe an Endverbraucher im Laufe des Tages e-Archiv-Rechnungen ausstellen und diese Belege elektronisch aufbewahren, sodass die Periodenabschluss-Berichterstattung und die Abstimmung geordneter ablaufen.

In der Regel an Käufer außerhalb des e-Rechnungssystems ausgestellt
Elektronisch erstellt und gespeichert; per E-Mail oder als Ausdruck übermittelbar

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