Terminbuch und Excel oder Praxisverwaltungssoftware?
Viele Kliniken, Praxen und Kosmetikstudios führen ihre Termine noch im Terminbuch am Empfang oder in einer Excel-Tabelle. Am Anfang reicht das: Das Buch liegt immer bereit, und niemand braucht eine Schulung. Die Probleme zeigen sich, wenn die Patientenzahl wächst, eine zweite Behandlerin oder ein Assistent dazukommt und zwei Patienten auf denselben Termin gebucht werden.
In diesem Vergleich betrachten wir Terminbuch und Excel einerseits und Praxisverwaltungssoftware andererseits ganz praktisch: Wo genügt das Buch, wo kostet es Patienten und Zeit, und worauf sollten Sie beim Umstieg achten? Mehr zur Terminplanung lesen Sie in unserem Beitrag Terminsystem für Kliniken: Ausfälle senken.
Wann Terminbuch und Excel genügen
In einer Einzelpraxis mit wenigen Terminen am Tag, die eine Person verwaltet, erfüllt das Terminbuch seinen Zweck. Sie kennen Ihre Patienten, die Vorgeschichte haben Sie weitgehend im Kopf, und Erinnerungsanrufe lassen sich noch nebenbei erledigen.
Excel ist ein Schritt weiter: durchsuchbar und leicht zu kopieren. Mehrere Personen können dieselbe Datei aber nicht sicher gleichzeitig bearbeiten, und Empfang und Behandler sehen selten denselben aktuellen Stand.
Vier Stellen, an denen das Terminbuch Patienten kostet
Doppelbuchungen: Landet ein telefonischer Termin im Buch und ein persönlich vereinbarter woanders, stehen zwei Patienten zur selben Zeit im Kalender. Meist merken Sie es, wenn beide im Wartezimmer sitzen.
Terminausfälle: Manuelle Erinnerungen fallen an vollen Tagen unter den Tisch. Ein leerer Behandlungsstuhl ist entgangener Umsatz und verzögert zugleich andere Patienten, die auf einen Termin warten.
Verstreute Patientenhistorie: Behandlungsnotizen in einer Datei, Zahlungen in einem anderen Heft, Dokumente im Ordner. Kommt ein Patient wieder, dauert die Suche nach seiner Vorgeschichte Minuten. Mehr dazu im Beitrag Patientenverwaltung mit digitalen Akten.
Datensicherheit: Ein offen liegendes Terminbuch oder eine ungeschützte Excel-Datei ist ein echtes Risiko für Patientendaten und erschwert die Einhaltung Ihrer Datenschutzpflichten.
Was eine Praxisverwaltungssoftware anders macht
Online- und Telefontermine laufen in einem gemeinsamen Kalender zusammen. Freie Zeiten werden nach Verfügbarkeit der Behandler angezeigt, und eine Überschneidungssperre verhindert Doppelbuchungen. Tages-, Wochen- und Behandleransichten sorgen dafür, dass Empfang und Praxisteam auf denselben Plan schauen.
Terminerinnerungen werden automatisch per WhatsApp verschickt. Das erspart die Anrufe und hilft, Terminausfälle zu senken. Stammdaten, Behandlungsverlauf, Notizen, Dokumente und die verbleibenden Sitzungen aus Mehrfachpaketen liegen in einem Patientenprofil.
Welda CRM vereint Terminplanung, Patientenverwaltung, WhatsApp-Erinnerungen und E-Rechnung in einer Oberfläche. Patientendaten werden verschlüsselt gespeichert, und jeder Benutzer sieht nur, was seine Rolle erfordert.
Checkliste für Ihre Entscheidung
Treffen mindestens zwei der folgenden Punkte zu, ist der Umstieg sinnvoll: Mehrere Behandler oder Assistenten vergeben Termine; im letzten Monat gab es eine Doppelbuchung; Terminausfälle reißen regelmäßig Lücken in den Tag; Erinnerungsanrufe füllen den Arbeitstag am Empfang; die Vorgeschichte eines Patienten steht an mehreren Stellen; Sie verkaufen Behandlungspakete und zählen Restsitzungen von Hand.
Besonders schnell zeigt sich dieser Bedarf in Einrichtungen mit vielen Folgeterminen, etwa in der Zahnarztpraxis oder in der Physiotherapie.
So gelingt der Umstieg
Was sich in Terminbuch und Excel angesammelt hat, geht nicht verloren. Bei der Einrichtung werden Ihre vorhandenen Patienten- und Termindaten übernommen, die Behandlerkalender angelegt und Empfang, Behandler und Assistenz praxisnah geschult.
Die Einrichtung ist in der Regel am selben Tag abgeschlossen. Zu den Kosten informiert Sie unsere Preisseite; der Preis richtet sich nach Anzahl der Behandler und Standorte.
Reicht für eine kleine Praxis ein Terminbuch?
Bei einer Behandlerin, wenigen Terminen pro Tag und einer Person, die den Kalender führt, kann es reichen. Vergeben mehrere Personen Termine, nehmen Ausfälle zu oder müssen Pakete verfolgt werden, spart eine Praxissoftware spürbar Zeit.
Wie verhindert die Software Doppelbuchungen?
Alle Termine liegen in einem gemeinsamen Kalender, und das System blockiert Überschneidungen. Der Empfang sieht nur Zeiten, die zur Verfügbarkeit des Behandlers passen.
Wie werden Terminerinnerungen verschickt?
In Welda CRM werden Terminerinnerungen und Hinweise automatisch per WhatsApp versendet, manuelle Erinnerungsanrufe entfallen.
Kann ich meine Patientenliste aus Excel übernehmen?
Ja. Bei der Einrichtung werden Ihre vorhandenen Patienten- und Termindaten in das neue System übertragen, sodass Ihre Historie erhalten bleibt.
Sind die Patientendaten sicher?
Patientendaten werden verschlüsselt gespeichert. Zugriff haben nur berechtigte Benutzer, und jeder sieht ausschließlich die Informationen, die seine Rolle erfordert.
Terminbuch zu, Kalender auf einen Bildschirm
Verwalten Sie Termine, Patientenhistorie und WhatsApp-Erinnerungen gemeinsam mit Welda CRM. Sprechen Sie uns an, um die passende Einrichtung für Ihre Praxis zu besprechen.
Lieber ohne Formular?