Cloud-Software (SaaS) ist ein Modell, bei dem Sie ein Programm über einen Browser oder eine App im Internet nutzen, statt es auf Ihrem eigenen Computer oder Server zu installieren, während Ihre Daten auf den Servern des Anbieters statt auf Ihrer lokalen Festplatte liegen. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wickeln mittlerweile viele Aufgaben auf diese Weise ab, von der Buchhaltung über die Bestandsführung bis zur Terminverwaltung und zum E-Mail-Marketing, denn es gibt keinen Installationsaufwand, der Einstieg ist zu einer angemessenen monatlichen Gebühr möglich, und Updates kommen automatisch. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele, worin sich Cloud-Software von einer lokalen Installation unterscheidet, welche Vorteile sie bietet, worauf Sie achten sollten und warum sie für ein KMU meist die klügere Wahl ist.
Worin unterscheidet sich Cloud-Software von einer lokalen Installation?
Der Unterschied liegt darin, wo die Software läuft und wo die Daten liegen. Bei einer lokalen Installation (On-Premise) wird das Programm auf Ihrem Computer oder einem Server in Ihrem Betrieb installiert, und die Daten liegen auf der Festplatte dieses Geräts. Beim Cloud-Modell öffnet sich das Programm über einen Browser oder eine schlanke App, während die Daten im Rechenzentrum des Anbieters gehostet werden.
Im Alltag zeigt sich das so: Bei einer lokalen Installation läuft das Programm nur auf dem Computer, auf dem es installiert ist; der Zugriff aus einer anderen Filiale oder von zu Hause erfordert eine zusätzliche VPN-Einrichtung oder einen Fernzugriff. Beim Cloud-Modell greifen Sie mit Benutzername und Passwort von überall mit Internetverbindung auf dieselben Daten zu. Ein Apothekenbesitzer, der früher nur vom Ladencomputer aus den Lagerbestand prüfen konnte, kann mit einem cloudbasierten System abends von zu Hause den Tagesabschlussbericht einsehen oder sogar im Urlaub eine wichtige Bestellung freigeben.
Welche Programme gelten als Cloud, welche als lokal?
Gmail, Google Drive, die meisten Online-Buchhaltungsprogramme, Terminsysteme und moderne Kassensysteme sind cloudbasiert. Manche Buchhaltungsprogramme älterer Generation, Produktionsplanungssoftware oder bankgebundene Speziallösungen laufen dagegen noch als lokale Installation, gebunden an einen einzigen Computer oder Server. In den letzten Jahren haben viele Softwarefirmen ihre lokalen Produkte ebenfalls in eine Cloud-Version überführt; deshalb sollten Sie vor dem Kauf klar fragen, ob ein Programm 'cloudbasiert, lokal oder hybrid' läuft. Beim Hybridmodell laufen manche Vorgänge lokal, andere werden mit der Cloud synchronisiert; da das zu Verwirrung führen kann, sollten Sie dies vor Vertragsabschluss klären.
Welche Vorteile bietet Cloud-Software für KMU?
Der größte Vorteil ist, ohne hohe Investitionen in Hardware und Wartung ein professionelles System für eine angemessene monatliche Gebühr nutzen zu können. Die folgenden Punkte zeigen, wie sich dieser Vorteil konkret auswirkt.
- Zugriff von überall: Sie erreichen dieselben Daten über den Browser, egal ob zwischen Filialen, zwischen Homeoffice und Büro oder unterwegs. Wenn der Inhaber einer Schreibwarenkette mit zwei Filialen eine zweite Filiale eröffnet, fügt er statt einen eigenen Server aufzusetzen einfach einen zweiten Standort zum selben Cloud-Konto hinzu und vergleicht die Bestände beider Filialen auf einem einzigen Bildschirm.
- Automatische Updates: Wenn eine neue Funktion oder ein Sicherheitspatch erscheint, müssen Sie nichts tun; beim nächsten Login ist das Programm bereits aktuell. Bei einer lokalen Installation erfordern Updates meist technisches Personal oder externe Unterstützung und werden oft verschoben.
- Automatische Backups: Ihre Daten werden regelmäßig auf den Servern des Anbieters gesichert, oft mehrmals täglich. Bei einer lokalen Installation liegt die Verantwortung für Backups beim Unternehmen selbst und wird oft vernachlässigt; fällt der Computer aus, können jahrelang gesammelte Daten von einem Moment auf den anderen verloren gehen.
- Planbare monatliche Kosten: Statt einer großen Anfangsinvestition zahlen Sie eine Abogebühr, die je nach Nutzerzahl und Modul meist zwischen 10 und 80 Euro im Monat liegt. Für Unternehmen mit knapper Liquidität ist das eine echte Erleichterung: Statt mehrere tausend Euro auf einmal für Server, Lizenz und Wartung zu zahlen, zahlen Sie kleine monatliche Raten.
- Geräteunabhängigkeit: Selbst wenn ein Computer ausfällt oder ausgetauscht wird, gehen Ihre Daten nicht verloren; es reicht, sich von einem neuen Gerät aus einzuloggen. Ein gestohlener oder defekter Laptop ist bei einer lokalen Installation eine Katastrophe, beim Cloud-Modell dagegen nur eine kleine Unannehmlichkeit.
- Skalierbarkeit: Wächst Ihr Team, lässt sich ein neuer Nutzer meist mit wenigen Klicks hinzufügen; langwierige Prozesse wie die Erweiterung der Serverkapazität oder der Kauf neuer Lizenzen entfallen.
Worauf sollten Sie bei Cloud-Software achten?
Das konkreteste Risiko bei Cloud-Software ist die Abhängigkeit von der Internetverbindung; darüber hinaus sollten auch Datenhoheit und Datenschutz im Vorfeld geklärt werden.
Legt ein Internetausfall die Arbeit lahm?
Die meisten modernen Cloud-Programme erlauben bei kurzen Ausfällen eingeschränktes Arbeiten mit zwischengespeicherten Daten, doch für die volle Funktionalität ist eine Internetverbindung nötig. Wenn Sie in einer Gegend tätig sind, in der das Internet häufig ausfällt, ist es sinnvoll, eine mobile Backup-Verbindung (Modem oder Handy-Hotspot) bereitzuhalten und Glasfaser- sowie Mobilfunkanschluss bei unterschiedlichen Anbietern zu beziehen. Der Betreiber eines kleinen Lebensmittelgeschäfts kann sein Kassensystem etwa innerhalb weniger Minuten wieder zum Laufen bringen, indem er beim Ausfall der Hauptleitung auf einen Handy-Hotspot umschaltet.
Wem gehören die Daten?
Im Vertrag sollte klar stehen, dass die Daten Ihrem Unternehmen gehören und bei einer Kontokündigung exportiert werden können, etwa als Excel- oder CSV-Datei. Bei manchen günstigen oder kleinen Anbietern bleibt dieser Punkt vage; fragen Sie unbedingt vor dem Abschluss nach. Ein guter Anbieter gewährt auch nach der Kontokündigung für eine bestimmte Zeit Zugriff auf die Daten und die Möglichkeit, sie herunterzuladen.
Wie prüfen Sie Datenschutz und DSGVO-Konformität?
Jedes Cloud-System, das Kunden-, Patienten- oder Mitarbeiterdaten speichert, muss eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung anbieten, die der DSGVO entspricht. Ob der Anbieter die Daten in der EU oder außerhalb hostet, über welche Sicherheitszertifizierungen er verfügt, etwa ISO 27001, und welchen Meldeprozess er im Falle einer Datenschutzverletzung einhält, sollten Sie vor dem Kauf klären. Für Kliniken, die Gesundheitsdaten verarbeiten, ist dieser Punkt noch kritischer als für ein gewöhnliches Unternehmen.
Warum passt Cloud-Software so gut zu kleinen Unternehmen?
Weil kleinen Unternehmen weder das Budget für einen Serverraum noch ein eigenes IT-Team zur Verfügung steht, und das Cloud-Modell beide Aufgaben an den Anbieter überträgt. Stellen Sie sich eine Kosmetikstudio-Inhaberin vor: Statt einen Server zu kaufen, einen Backup-Plan aufzusetzen und eine Firewall zu konfigurieren, zahlt sie eine monatliche Gebühr und verwaltet Termine und Kundendaten mit einem cloudbasierten System wie Welda Clinic; das System öffnet sich am Desktop wie auf dem Handy auf dieselbe Weise, und die Daten werden automatisch gesichert. Genauso kann ein Großhändler den Bestand von Lager und Laden von einem einzigen Cloud-Panel aus jederzeit aktuell einsehen, egal von welchem Gerät aus; bei einer Bestellung wird der Bestand automatisch reduziert, eine manuelle Zählung am Tagesende entfällt.
Ein weiterer praktischer Vorteil des Cloud-Modells ist die Skalierbarkeit: Wächst ein Unternehmen, ist das Hinzufügen weiterer Nutzer oder Filialen deutlich schneller und günstiger als der Kauf eines neuen Servers. Für Unternehmen, die klein anfangen und wachsen, wird diese Flexibilität langfristig zu einem echten Kostenvorteil. Eine Apothekenkette, die mit einer einzigen Filiale beginnt, kann das System bei Eröffnung der dritten Filiale einfach durch Anlegen eines neuen Nutzerkontos erweitern, ganz ohne separaten Server oder IT-Berater.
Wie funktionieren die Preismodelle von Cloud-Software?
Cloud-Software wird in der Regel entweder pro Nutzer monatlich abgerechnet, in gestaffelten Paketen nach Transaktionsvolumen oder mit einer festen Modulgebühr verkauft; welches Modell zum Unternehmen passt, hängt von der Nutzung ab. Preise pro Nutzer, etwa 5 bis 15 Euro pro Person und Monat, sind sinnvoll für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, aber intensiver Nutzung. Eine Abrechnung nach Volumen, zum Beispiel nach Anzahl der Bestellungen oder Termine, führt bei Unternehmen mit saisonalen Schwankungen zu einem faireren Ergebnis, etwa bei einem Kosmetikstudio in einer Feriengegend: In der Hochsaison wird etwas mehr, in ruhigen Zeiten weniger gezahlt. Bei einer festen Modulgebühr richtet sich der Preis unabhängig von der Nutzerzahl danach, welche Funktionen freigeschaltet sind, etwa Bestand, Reporting oder Mehrfilialbetrieb.
Die meisten Anbieter gewähren bei jährlicher Zahlung einen Rabatt von 10 bis 20 Prozent gegenüber dem Monatsplan; für ein Unternehmen, das gerade erst umsteigt, ist es jedoch die vorsichtigere Variante, im ersten Jahr den Monatsplan zu wählen und erst dann auf den Jahresplan zu wechseln, wenn wirklich sicher ist, dass das Team das System angenommen hat - so vermeiden Sie unnötige Kosten.
Ist das Cloud-Modell für jedes Unternehmen die beste Wahl?
Nein: Bei einigen sehr speziellen, sicherheitskritischen oder zwingend offline arbeitenden Prozessen kann eine lokale Installation weiterhin die passendere Lösung sein. In einem abgelegenen Produktionsbetrieb mit extrem schwacher oder instabiler Internetverbindung etwa kann es riskant sein, ein kritisches System, das die Produktionslinie steuert, vollständig von der Cloud abhängig zu machen; in solchen Fällen ist eine hybride Struktur, die lokal läuft, aber regelmäßig in die Cloud gesichert wird, die ausgewogenere Lösung. Gibt es außerdem einen sehr speziellen und seltenen Geschäftsprozess, etwa die Verwaltung eines sehr spezifischen Produktionsrezepts, kann die Entwicklung von Individualsoftware sinnvoller sein als ein fertiges Cloud-Produkt. Für die große Mehrheit der KMU im Einzelhandel, in Kliniken und im Dienstleistungssektor bleibt das Cloud-Modell jedoch in Sachen Kosten und Praxistauglichkeit die klügere Standardwahl.
Häufige Fehler beim Umstieg auf Cloud-Software
Der häufigste Fehler ist, nur auf den Preis zu schauen und einen Vertrag zu unterschreiben, ohne die Datenübertragung oder die Qualität des Supports zu hinterfragen. Ein zweiter häufiger Fehler ist der Umstieg ohne ausreichende Schulung des Teams, nach dem Motto 'das System ist ja ohnehin einfach'; in diesem Fall kehrt das Team zu alten Gewohnheiten wie Excel oder Papierheften zurück, und die Investition verpufft. Ein dritter Fehler ist, mit Anbietern, die keine oder nur eine sehr kurze Testphase anbieten, einen langfristigen Vertrag abzuschließen, ohne den tatsächlichen Arbeitsablauf zu testen. Wer einen Anbieter mindestens eine Woche lang mit echten Daten testet, bevor er sich entscheidet, erspart sich die meisten späteren Enttäuschungen.
Wie sollten Sie beim Umstieg auf Cloud-Software vorgehen?
Der sinnvollste Weg ist, zunächst zu bestimmen, welche Prozesse, etwa Bestand, Termine, Buchhaltung oder CRM, die Digitalisierung am dringendsten brauchen, und dann zwei bis drei Anbieter in diesem Bereich zu vergleichen. Beim Vergleich sollten Sie ebenso auf die einfache Datenübertragung, die Qualität des Supports und ein angebotenes Testkonto achten wie auf den Preis. Für einen ausführlichen Auswahlprozess lohnt sich ein Blick in unseren Leitfaden Digitale Tools fürs Unternehmen auswählen; wer den gesamten Transformationsprozess planen möchte, findet in unserem Leitfaden zur digitalen Transformation für KMU weitere Hilfestellung.
Der Umstieg auf Cloud-Software erfolgt meist nicht auf einen Schlag, sondern schrittweise: Zuerst wird der Prozess, der die meiste Zeit kostet, etwa ein handgeführtes Lagerbuch oder ein Terminkalender auf Papier, in ein Cloud-System überführt, weitere Prozesse folgen, sobald sich das Team eingewöhnt hat. Dieser schrittweise Ansatz erleichtert die Anpassung des Teams und verringert das Risiko, den falschen Anbieter zu wählen. Auch die korrekte Übertragung alter Daten, etwa früherer Verkäufe oder Kundenlisten, in das neue System verdient beim Umstieg besondere Aufmerksamkeit; die meisten Anbieter bieten dafür kostenlosen oder kostenpflichtigen Migrationssupport an.
Wenn Sie nicht entscheiden können, welche Cloud-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir Ihren Bedarf gemeinsam bewerten können.
Cloud-Software ist inzwischen zu dem Standardmodell geworden, mit dem KMU trotz begrenztem Budget und begrenzten technischen Ressourcen Zugang zu professionellen Systemen erhalten. Den richtigen Anbieter zu wählen bedeutet, den eigenen Bedarf klar zu definieren und dabei auf Datenschutz und ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten; überstürzte Entscheidungen enden meist in einem späteren Wechsel des Tools, was zusätzlichen Zeitverlust bedeutet.