Die meisten Ästhetik- und Physiotherapiekliniken verkaufen keine einzelnen Sitzungen, sondern Pakete: eine Behandlung mit zehn Sitzungen, ein Therapieprogramm mit acht Sitzungen, eine vereinbarte Reihe von Anwendungen für einen bestimmten Bereich. Pakete zu verkaufen ist für Patient und Klinik sinnvoll – doch ihre Nachverfolgung ist deutlich schwieriger als die einer einzelnen Sitzung.
Denn nun hat jeder Patient ein Guthaben: wie viele Sitzungen er gekauft hat, wie viele übrig sind und welche Anwendung er an welchem Datum erhalten hat. Steht diese Information in einem Heft oder nur im Kopf einer Person, gerät sie früher oder später durcheinander.
Warum Papier und Gedächtnis nicht ausreichen
Das Paket eines einzelnen Patienten auf einer Karte zu verfolgen ist einfach. Bei Hunderten aktiven Paketen ändert sich das Bild. Häufige Probleme sind:
- Streit über verbleibende Sitzungen: Der Patient sagt „ich hatte noch zwei Sitzungen“, die Klinik sagt „nein, sie sind aufgebraucht“. Ohne schriftliche Aufzeichnung wird daraus eine unangenehme Auseinandersetzung.
- Zu viele Sitzungen vergeben: Ein aufgebrauchtes Paket bleibt unbemerkt und eine weitere Sitzung wird durchgeführt – das ist ein direkter Umsatzverlust.
- Abbruch-Nachverfolgung: Ein Patient bricht auf halbem Weg ab, niemand meldet sich, das Paket bleibt unvollendet, und beide Seiten verlieren.
- Personalwechsel: Wenn die Person, die das Paket verkauft hat, nicht dieselbe ist, die es durchführt, und die Aufzeichnung nur in einem Kopf existiert, reißt die Kontinuität ab.
Was ändert die digitale Nachverfolgung?
Sobald ein Paket angelegt ist, sinkt das verbleibende Guthaben mit jeder Sitzung automatisch. Jeder, der in die Patientenakte schaut, sieht dieselbe Information: wie viele Sitzungen das Paket umfasst, wie viele genutzt wurden, an welchen Daten und von wem. Es spricht die Aufzeichnung, nicht der Streit.
Nutzungsverlauf
Sind das Datum jeder Sitzung und das durchführende Personal erfasst, lässt sich dem Patienten leicht sagen „das haben wir an diesem Datum gemacht“, und der Behandlungsverlauf bleibt sichtbar.
Erinnerung an auslaufende Pakete
Einen Patienten zu erkennen, dessen Paket bald aufgebraucht ist, ist eine natürliche Gelegenheit, ein neues vorzuschlagen. Diese Information geht nicht in verstreuten Heften verloren – sie ist im System sichtbar.
Gemeinsam mit Terminen denken
Die Sitzungs- und Paketverwaltung lässt sich nicht von der Terminverwaltung trennen. Wird eine Sitzung durchgeführt, vermeidet das Zusammentreffen von Termin und Paket in derselben Aufzeichnung doppelte Dateneingabe und das Risiko des Vergessens. Sie können auch unseren Leitfaden zu Klinik-Terminsystemen lesen, in dem wir die Terminseite ausführlich behandeln.
Sitzungs- und Paketverwaltung mit Welda
Mit Welda Clinic können Sie Pakete mit mehreren Sitzungen anlegen, das verbleibende Guthaben bei jeder Sitzung automatisch verfolgen und den Nutzungsverlauf direkt in der Patientenakte einsehen. Auf unseren eigenen Seiten für Ästhetikkliniken und Physiotherapiezentren finden Sie die Details, und Sie können mit uns Kontakt aufnehmen, um eine zu Ihrer Klinik passende Einrichtung zu besprechen.