Saisonale Lagerplanung: So gehen Sie es richtig an

Saisonale Lagerplanung bedeutet, im Voraus festzulegen, wann und wie viel Sie von Produkten einkaufen, die nur in bestimmten Monaten stark nachgefragt werden — Winterjacken, Feiertagssüßigkeiten, Strandartikel, Schulbedarf — und wie Sie die Restbestände nach Saisonende abbauen; ohne diese Planung geht einem Unternehmen entweder mitten in der Saison der Bestand aus, oder es bleibt am Saisonende mit gebundenem Kapital in unverkaufter Ware zurück. Ein Geschäft mit leeren Regalen im November und eines, das im März noch 200 Jacken auf Lager hat, sind zwei Gesichter desselben Planungsfehlers.

Warum ist saisonale Lagerplanung so schwierig?

Anders als bei der gewöhnlichen Bestandsverwaltung liegt die Nachfrage bei saisonalen Produkten den größten Teil des Jahres nahe null und schießt dann für einige Wochen plötzlich in die Höhe. Das birgt zwei Risiken gleichzeitig: Wird zu früh oder zu wenig bestellt, bleiben die Regale ausgerechnet in den profitabelsten Wochen der Saison leer; wird zu spät oder zu viel bestellt, verliert die verbleibende Ware nach Saisonende schnell an Wert. Die Lieferzeit verschärft dieses Risiko zusätzlich — bei importierten oder über Großhändler bezogenen Saisonartikeln sind 4-8 Wochen Lieferzeit normal, was bedeutet, dass die Bestellung lange vor Saisonbeginn erfolgen muss, zu einem Zeitpunkt, an dem die tatsächliche Nachfrage noch gar nicht erkennbar ist.

Wie unterscheidet sich die Planung je nach Produktart?

Nicht jede Saisonkategorie bewegt sich im selben Rhythmus. Bei Bekleidung (Jacken, Badebekleidung) hängt die Nachfrage auch vom Wetter ab, sodass sich der Zeitpunkt um einige Wochen verschieben kann; die Frühsaison-Bestellung sollte daher etwas vorsichtiger ausfallen, während Nachbestellungen während der Saison flexibel an die tatsächliche Nachfrage angepasst werden. Bei Feiertagssüßigkeiten und Geschenkartikeln konzentriert sich die Nachfrage auf ein festes, aber sehr kurzes Zeitfenster (meist 1-2 Wochen); hier liegt das eigentliche Risiko darin, zu spät zu kommen, denn ein verpasstes Datum kehrt nicht zurück. Bei Schulbedarf drängt sich die Nachfrage auf wenige Wochen vor September zusammen, und Änderungen der Materiallisten gegenüber dem Vorjahr (Schulen ändern mitunter die geforderten Artikel) müssen berücksichtigt werden. Bei Strand- und Sommerartikeln treten plötzliche, temperaturabhängige Nachfrageschübe auf; hier ist die Fähigkeit, während der Saison schnell nachzubestellen, ebenso wichtig wie eine von Anfang an korrekte Prognose. Der gemeinsame Nenner: Unabhängig von der Produktgruppe ist eine Bestellentscheidung ohne einen vor Saisonbeginn festgelegten Kalender und eine auf Vergangenheitsdaten basierende Prognose weitgehend dem Zufall überlassen.

Wie prognostizieren Sie die Nachfrage anhand der Vorjahresdaten?

Die verlässlichste Prognosequelle sind die eigenen Verkaufsdaten desselben Zeitraums im Vorjahr. Ein Geschäft, das im vergangenen November 180 Jacken verkauft hat, sollte für dieses Jahr als Basisszenario wieder von rund 180 Stück ausgehen; darauf aufbauend wird um die Wachstumsrate des Unternehmens (neue Kunden, neue Filiale) und bekannte Veränderungen (Preiserhöhung, neue Konkurrenz) korrigiert. Fehlen historische Daten oder wurden sie unregelmäßig erfasst, bleibt die Prognose weitgehend Schätzung und die Fehlerquote steigt — genau deshalb hängt saisonale Planung von regelmäßigen, korrekten Bestands- und Verkaufsaufzeichnungen ab. Die Prognose sollte sich nicht nur auf die Gesamtstückzahl beziehen, sondern auch darauf, welches Modell, welche Größe und welche Farbe im Vorjahr schneller ausverkauft war — ohne Vergangenheitsdaten auf Variantenebene lässt sich diese Unterscheidung nicht treffen, und die Bestellung erfolgt nach einem groben Durchschnitt.

Eine praktische Methode ist, die wöchentliche Verkaufskurve des Vorjahres aufzuzeichnen: In welcher Woche stieg die Nachfrage, in welcher Woche erreichte sie ihren Höhepunkt, in welcher Woche ging sie zurück. Diese Kurve kann direkt als Referenz für den diesjährigen Bestellkalender dienen; das Ziel ist, den Bestand 2-3 Wochen vor der Woche, in der die Nachfrage anzieht, bereits im Regal zu haben.

Die Prognose ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss auch während der Saison aktualisiert werden. Vergleichen Sie das tatsächliche Verkaufstempo der ersten beiden Saisonwochen mit denselben Wochen im Vorjahr und passen Sie bei Abweichungen die verbleibende Bestellmenge entsprechend an. Wurden im Vorjahr in der ersten Woche 40 Stück verkauft und in diesem Jahr in derselben Woche 55, lässt sich daraus ableiten, dass die Gesamtnachfrage dieses Jahr etwa 35 Prozent höher ausfallen könnte — und Sie können rechtzeitig eine Zusatzbestellung beim Lieferanten platzieren.

Wie bauen Sie einen Saisonkalender auf?

Ein Saisonkalender ist ein vierstufiger Zeitplan: Bestellung, Wareneingang und Einräumen, die Spitzenwochen der Saison sowie die Rabatt- und Abverkaufsphase am Saisonende. Bei Winterware könnte dieser Kalender so aussehen: Im August wird auf Basis der Vorjahresdaten bestellt, im September/Oktober kommt die Ware an und wird eingeräumt, November bis Januar ist die Verkaufsspitze, ab Mitte Februar beginnen die Rabatte, und Ende März ist die Saison vollständig abgeschlossen. Ein schriftlich festgelegter Kalender verhindert, dass die Bestellentscheidung auf den letzten Moment verschoben wird — eine Last-Minute-Bestellung birgt meist entweder das Risiko, dass der Lieferant das Modell bereits ausverkauft hat, oder dass wegen der Eile ein höherer Stückpreis bezahlt werden muss.

Warum sollte der Abverkaufsplan schon im Voraus stehen?

Die meisten Unternehmen denken erst dann über Rabatte am Saisonende nach, wenn sie feststellen, dass noch Ware auf Lager ist — also erst nach Saisonende. Der richtige Ansatz ist jedoch, den Abverkaufsplan bereits bei der Bestellung festzulegen: An welchem Datum und in welcher Höhe rabattiert wird, ob dies in drei Stufen (20 %, dann 40 %, dann 60 %) oder in einem einzigen Schritt geschieht, sollte vorab feststehen. Diese Planung erreicht zwei Dinge: Erstens fällt die Rabattentscheidung nicht emotional, sondern terminiert und konsistent — das Risiko einer Panikverkaufsaktion oder einer zu langen Vollpreisphase sinkt. Zweitens kann die Preisgestaltung dieses Abverkaufsszenario von Anfang an berücksichtigen; das heißt, bei der Festlegung des ursprünglichen Verkaufspreises wird bereits einkalkuliert, dass ein Teil der Ware am Saisonende rabattiert und ein Teil möglicherweise unter Einstandspreis abgegeben wird.

Bei Unternehmen ohne vorab festgelegten Abverkaufsplan sieht das typische Bild so aus: Im Februar sind noch 150 Jacken auf Lager, die Geschäftsleitung geht in Panik zu 50 % Rabatt über, doch zu diesem Zeitpunkt ist auch die Zahl der Kunden, die das Produkt selbst rabattiert kaufen wollen, bereits geringer, weil die Saison ohnehin zu Ende geht. Das Ergebnis: niedrige Verkaufspreise und gleichzeitig ein Teil der Ware, der in die nächste Saison übernommen wird — mit dem zusätzlichen Risiko, durch veränderte Trends an Wert zu verlieren.

Bei einem von Anfang an festgelegten Abverkaufsplan sind die Schritte dagegen klar: etwa 20 % Rabatt Anfang Februar, 40 % Mitte Februar auf Modelle, die noch nicht verkauft sind, und 60 % Anfang März auf die letzten verbliebenen Stücke. Diese gestaffelte Struktur soll sowohl den früh einkaufenden Kunden (mit kleinem Rabatt) als auch den preissensibleren Nachzügler (mit größerem Rabatt) gewinnen und reduziert den Restbestand deutlich, bevor die Saison endet.

Wie hängen saisonaler Bestand und Cashflow zusammen?

Ein Großeinkauf von Saisonware wirkt sich unmittelbar auf den Cashflow eines Unternehmens aus. Ein Geschäft, das im August eine Winterbestellung im Wert von 9.000 € aufgibt, plant, diesen Betrag durch die Verkäufe zwischen November und Januar wieder hereinzuholen; verläuft die Saison jedoch schwächer als erwartet oder bleibt zu viel Ware übrig, ist ein erheblicher Teil dieses Betrags über Monate im Lager gebunden. Trifft diese Bindung mit Miete, Gehältern und Lieferantenrechnungen zusammen, die im selben Zeitraum fällig werden, kann das Unternehmen in einen Liquiditätsengpass geraten. Deshalb sollte bei der Entscheidung über einen saisonalen Einkauf nicht nur gefragt werden 'verkauft sich dieses Produkt?', sondern auch 'wann kommt dieser Betrag zurück, und welche Ausgaben kann ich nicht decken, wenn er nicht zurückkommt?'. Zeigt sich mitten in der Saison, dass das wöchentliche Verkaufstempo gegenüber dem Vorjahr langsamer ist, sollte die restliche Bestellmenge angepasst oder der Abverkaufskalender vorgezogen werden — dafür müssen die wöchentlichen Verkaufsdaten in Echtzeit verfolgt werden.

Im kleineren Maßstab gilt dieselbe Logik. Ein Schreibwarenladen mit 2.000 € monatlichem Umsatz, der für die Schulsaison einen Großeinkauf von 3.000 € tätigt, geht damit eine Cash-Verpflichtung in Höhe des Eineinhalbfachen seines Monatsumsatzes ein. Wird ein Großteil dieses Betrags über Kreditkartenraten oder Zahlungsziele beim Lieferanten finanziert, müssen Raten- oder Fälligkeitstermine mit den Wochen übereinstimmen, in denen die Verkäufe tatsächlich stattfinden — andernfalls steht das Unternehmen am Fälligkeitstag noch mit Ware im Regal da und muss sich anderweitig Liquidität beschaffen.

Sind flexible Bestellvereinbarungen mit dem Lieferanten möglich?

Manche Lieferanten bieten insbesondere langjährigen Geschäftspartnern die Flexibilität, die Gesamtbestellung zu Saisonbeginn in zwei oder drei Teillieferungen aufzuteilen: die erste Charge zu Saisonbeginn, die zweite je nach Nachfrage 3-4 Wochen später. Eine solche Vereinbarung verhindert, dass das gesamte Budget auf einmal gebunden wird, und ermöglicht es, die Menge der zweiten Charge an die tatsächliche Nachfrage während der Saison anzupassen. Um diese Flexibilität einfordern zu können, muss ein Unternehmen in der Lage sein, seine Verkaufsdaten vergangener Saisons mit dem Lieferanten zu teilen — die Daten müssen also regelmäßig und in präsentierbarer Form vorliegen. Mit einem klaren, produktbezogenen Bericht statt eines handgeschriebenen Hefts in ein solches Gespräch zu gehen, stärkt zudem die Verhandlungsposition, da auch der Lieferant seine eigene Produktions- oder Lagerplanung mit mehr Sicherheit vornehmen kann.

Häufige Fehler bei der saisonalen Lagerplanung

• Bestellung nach Gefühl statt nach Vergangenheitsdaten: Die Annahme 'letztes Jahr haben wir viel verkauft, also verkaufen wir auch dieses Jahr viel' berücksichtigt weder Preis- noch Konkurrenz- oder Wetterunterschiede.
• Das gesamte Budget auf einmal ausgeben: Wird zu Saisonbeginn das gesamte Kapital in eine einzige große Bestellung gebunden, bleibt keine Flexibilität, wenn mitten in der Saison zusätzliche Nachfrage entsteht oder diese schwächer ausfällt als erwartet.
• Den Abverkaufsplan bis Saisonende aufschieben: Wie oben beschrieben führt das zu Panikpreisen und geringer Rückgewinnung.
• Bestellung nach Gesamtstückzahl statt nach Variante: Ohne zu wissen, welche Größe oder Farbe sich besser verkauft, entsteht während der Saison bei manchen Varianten ein Fehlbestand, bei anderen ein Überschuss.
• Saisonabschlussdaten nicht dokumentieren: Wird nicht festgehalten, wie viele Einheiten je Produkt rabattiert verkauft wurden und wie viele in die nächste Saison übernommen wurden, bleibt die Prognose für das nächste Jahr ebenso unsicher.

Warum bestimmt die Nachsaison-Auswertung den Plan des nächsten Jahres?

Eine kurze Auswertung nach Saisonende ist der wertvollste Input für das nächste Jahr: Welches Modell verkaufte sich schneller als erwartet, welches fand gar kein Interesse, welche Woche wich von der Prognose ab. Werden diese Erkenntnisse nicht schriftlich und produktbezogen festgehalten, werden dieselben Entscheidungen ein Jahr später wieder mitten in der Saison und mit derselben Unsicherheit getroffen. Die Nachsaison-Auswertung in ein 15-20-minütiges Meeting zu packen und dabei gemeinsam den produktbezogenen Verkaufsbericht durchzugehen, macht die Bestellentscheidung für die nächste Saison deutlich klarer; diese Notizen sollten aufbewahrt werden, um im nächsten Jahr zur selben Zeit erneut gelesen zu werden.

Fazit

Saisonale Lagerplanung bedeutet, Prognose, Kalender und Abverkaufsplan gemeinsam und vor Saisonbeginn festzulegen. Mit Welda Stock greifen Sie sofort auf die Vorjahresverkaufsdaten je Produkt und Variante zu, verfolgen das wöchentliche Verkaufstempo während der Saison und treffen Bestell- oder Rabattentscheidungen rechtzeitig. Unser Beitrag zur Gewinn-Verlust-Analyse behandelt die Nachsaison-Auswertung, unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft zeigt, wie Sie damit beginnen, Ihre Verkaufsdaten regelmäßig zu pflegen. Wenn Sie die Planung Ihrer nächsten Saison mit konkreten Zahlen angehen möchten, kontaktieren Sie uns.