Lagerberichte zeigen, richtig gelesen, in nur 15 Minuten pro Woche, welches Produkt Geld verdient, welches Kapital im Regal bindet und welcher Artikel bald ausgeht; wer vier Berichte regelmäßig prüft – Bestseller/Ladenhüter, Gewinnmarge, Lagerdauer und Mindestbestand –, kann genau diese Entscheidungen treffen.
Was sagt der Bestseller-/Ladenhüter-Bericht aus?
Dieser Bericht zeigt, welche Produkte den Großteil Ihres Umsatzes tragen und welche seit Monaten kaum verkauft wurden. In der Regel erwirtschaften rund 20 Prozent der Produkte 70-80 Prozent des Umsatzes; dieses Spitzensegment sollte immer vorrätig sein und nie in den Mindestbestand rutschen. Das Segment der Ladenhüter weist auf eines von zwei Dingen hin: Entweder ist das Produkt falsch platziert (Regal, Preis, Bewerbung), oder es gibt schlicht keine Nachfrage – im zweiten Fall sollte das Produkt ausgelistet und das gebundene Kapital in schneller drehende Ware umgeschichtet werden.
Warum ist der Gewinnmargenbericht wichtiger als der Umsatzbericht?
Ein Produkt mit hohem Umsatz trägt wenig zum Geschäft bei, wenn es mit dünner Marge verkauft wird. Ein Beispiel: Eine Produktgruppe mit 20.000 € Monatsumsatz und 10 Prozent Marge bringt 2.000 € Gewinn, während eine andere Gruppe mit nur 8.000 € Umsatz, aber 40 Prozent Marge, 3.200 € Gewinn erzielen kann. Der Gewinnmargenbericht zeigt, welche Kategorie wirklich verdient; Aktionen und Regalpriorität sollten sich danach richten, nicht nach dem Umsatz allein. Die Details dieser Berechnung haben wir in unserem Beitrag zur Gewinn-Verlust-Analyse behandelt.
Wofür dient der Lagerdauer-Bericht?
Die Lagerdauer zeigt, wie lange ein Produkt schon unverändert im Lager oder im Regal liegt. Ein Produkt, das seit mehr als 90 Tagen keine Bewegung zeigt, gilt in den meisten Branchen als toter Bestand und bindet Kapital. Beispiel: Wenn eine Produktgruppe im Wert von 15.000 € seit vier Monaten nicht verkauft wurde, steht dieser Betrag als Betriebskapital für kein anderes Produkt zur Verfügung. Den Lagerdauer-Bericht einmal im Monat zu prüfen, sorgt dafür, dass Sie die Entscheidung für Rabatt oder Abverkauf früh statt spät treffen. Wer messen möchte, wie schnell der Bestand tatsächlich umschlägt, findet dazu Ergänzendes in unserem Beitrag Lagerumschlag berechnen.
Wie sollte die Mindestbestandsliste genutzt werden?
Die Mindestbestandsliste zeigt Produkte, die unter ein festgelegtes Minimum gefallen sind; ihr Zweck ist, eine Bestellung auszulösen, bevor das Produkt tatsächlich ausgeht. Das Minimum wird anhand des durchschnittlichen Wochenabsatzes und der Lieferzeit des Lieferanten festgelegt – ein Produkt, das 20 Stück pro Woche verkauft und dessen Lieferant in 5 Tagen liefert, sollte ein Minimum von mindestens 15-20 Stück haben. Wird diese Liste nicht wöchentlich geprüft, gehen ausgerechnet die meistverkauften Produkte genau dann aus, wenn die Nachfrage am höchsten ist – das bedeutet unmittelbar verlorenen Umsatz.
Wie richtet man die 15-Minuten-Wochenroutine ein?
- Mindestbestandsliste prüfen und Positionen markieren, die bestellt werden müssen. (5 Minuten)
- Lagerbestand der 10 meistverkauften Produkte kontrollieren. (3 Minuten)
- Die 10 am wenigsten verkauften Produkte durchsehen und notieren, welche seit drei Wochen unverändert sind. (3 Minuten)
- Prüfen, ob es im Gewinnmargenbericht eine größere Abweichung zur Vorwoche gibt. (2 Minuten)
- Kontrollieren, ob neue Positionen im Lagerdauer-Bericht die 90-Tage-Marke überschritten haben. (2 Minuten)
Wer versucht, diese Routine manuell aus getrennten Excel-Tabellen zusammenzustellen, braucht dafür meist 1-2 Stunden – deshalb schauen sich viele Inhaber ihre Berichte am Ende gar nicht erst an. In einem System wie Welda Stock werden diese vier Berichte automatisch erstellt, sodass die Wochenroutine tatsächlich auf 15 Minuten schrumpft.
Wie sieht eine Entscheidung anhand der Berichte konkret aus?
Drei konkrete Beispiele: Ein Schreibwarengeschäft bemerkt im Ladenhüter-Bericht, dass eine Notizbuchserie seit drei Monaten keine Bewegung zeigt, räumt sie aus der besten Regalfläche und ersetzt sie durch einen Bestseller – der Umsatz dieser Kategorie steigt in diesem Monat um 18 Prozent. Ein Kosmetikgeschäft erkennt im Gewinnmargenbericht, dass eine Marke nur mit 15 Prozent Marge läuft, während eine alternative Marke bei gleicher Nachfrage 35 Prozent Marge erzielt, und verschiebt die Regalfläche entsprechend. Ein Haushaltswarengeschäft sieht in der Mindestbestandsliste, dass die meistverkaufte Produktgruppe vor dem Feiertag in 10 Tagen ausgehen wird, und bestellt frühzeitig nach, um nicht ohne Ware dazustehen.
Wer sollte die Berichte lesen, und wie oft?
In einem kleinen Betrieb sollte der Inhaber diese Routine selbst durchführen; in einer Struktur mit 2-3 Filialen sollte jede Filialleitung ihren eigenen Bericht lesen, während der Inhaber die wöchentliche konsolidierte Zusammenfassung prüft. Auch wenn die Person wechselt, die den Bericht liest, sollten Format und Häufigkeit gleich bleiben – sonst ist kein Vergleich möglich, und der Trend geht verloren. Wie diese Konsolidierung bei mehreren Filialen aufgebaut wird, haben wir in unserem Beitrag zur filialübergreifenden Lagerverwaltung beschrieben.
Warum sollten Berichte und Inventur gemeinsam abgeglichen werden?
Der Bericht im System zeigt die erfassten Bewegungen; die Inventur bestätigt den tatsächlichen Bestand. Zeigt sich zwischen beiden immer wieder eine Differenz, liegt ein Problem vor – Schwund, Diebstahl oder ein Erfassungsfehler. Betriebe, die diesen Abgleich vernachlässigen, verlassen sich auf ihre Berichte und versuchen möglicherweise, Ware zu verkaufen, die gar nicht vorhanden ist. Wie oft und auf welche Weise dieser Abgleich erfolgen sollte, erklärt unser Beitrag Inventur durchführen.
Müssen Berichte in Saison- und Aktionszeiten anders gelesen werden?
In Zeiten wie Feiertagen, Schulbeginn oder der Sommersaison weicht die Bestsellerliste vorübergehend vom normalen Monatsmuster ab; in diesen Phasen sollte die Mindestbestandsliste statt wöchentlich alle 2-3 Tage geprüft werden, da die Nachfrage auf das 2-3-Fache des Üblichen steigen kann. Nach einer Aktion gilt die umgekehrte Vorsicht: Manche vor der Aktion aufgestockten Produkte verlangsamen sich plötzlich, sobald sie endet; solche Artikel sollte man früh im Lagerdauer-Bericht erkennen und entweder bis zur nächsten Aktion zurückhalten oder zügig abverkaufen. Der Vergleich mit demselben Zeitraum des Vorjahres ist der zuverlässigste Weg, saisonale Nachfrage vorherzusagen.
Mit welchem Bericht sollte ein neu gegründeter Betrieb beginnen?
Für einen neuen Betrieb, der noch keine vollen Jahresdaten hat, ist die Mindestbestandsliste zusammen mit dem Bestseller-/Ladenhüter-Bericht der sinnvollste Einstieg; beide liegen schnell vor und lassen sich schon in den ersten Wochen für Entscheidungen nutzen. Gewinnmargen- und Lagerdauer-Bericht werden erst aussagekräftig, sobald mindestens 2-3 Monate Daten vorliegen – wer davor schon anhand dieser Berichte Entscheidungen trifft, kann sich täuschen, weil sich das unregelmäßige Verkaufsmuster der Anfangsphase noch nicht eingependelt hat.
Sollte man auf die Zahl oder auf den Trend achten?
Aufgrund der Zahl einer einzelnen Woche vorschnell zu entscheiden, ist einer der häufigsten Fehler; ein Rückgang bei einem Produkt kann an einem einmaligen Grund dieser Woche liegen (Wetter, ein lokales Ereignis, eine Lieferverzögerung). Der richtige Ansatz ist, die Zahlen der letzten 3-4 Wochen nebeneinanderzulegen und die Richtung zu bewerten – steigt sie, sinkt sie, oder bleibt sie stabil? Fällt ein Produkt drei Wochen in Folge, ist das ein Trend und erfordert eine Reaktion; sinkt es eine Woche und erholt sich in der nächsten, ist das wahrscheinlich normale Schwankung und kein Grund zu vorschneller Entscheidung.
Wie verbreitet man die Berichtsroutine im Team?
Das Lesen der Berichte als 'Geheimwissen' nur des Inhabers zu belassen, ist auf Dauer nicht gesund. Bringt man einer Schichtleitung bei, die wöchentliche Mindestbestands- und Bestsellerliste zu lesen, werden wichtige Entscheidungen – etwa eine dringende Nachbestellung – auch dann rechtzeitig getroffen, wenn der Inhaber im Urlaub oder anderweitig beschäftigt ist. Bei dieser Übergabe sollte eine kurze, schriftliche Anleitung zum Lesen des Berichts hinterlassen werden, damit die Interpretation nicht von Person zu Person uneinheitlich bleibt.
Warum sollte ein lieferantenbezogener Bericht separat verfolgt werden?
Neben produktbezogenen Berichten zeigt eine lieferantenbezogene Übersicht, welcher Lieferant die höhere Gewinnmarge liefert und welcher durch Lieferverzögerungen Mindestbestandsprobleme verursacht. Verkaufen sich die Produkte eines Lieferanten im Schnitt mit 22 Prozent Marge, während gleichwertige Produkte eines anderen Lieferanten 35 Prozent erzielen, steigert eine schrittweise Verlagerung des Bestellvolumens auf den zweiten Lieferanten die Rentabilität unmittelbar. Ohne diesen Vergleich einfach 'wie immer beim selben Lieferanten' zu bestellen, kann einen unbemerkten Gewinnverlust verursachen.
Wie lange sollten Berichtsdaten aufbewahrt werden?
Für Jahresvergleiche (etwa dieses Jahr mit demselben Zeitraum des Vorjahres zu vergleichen) braucht man mindestens 24 Monate historische Daten – nur so lassen sich saisonale Nachfrage und ein echter Wachstumstrend zuverlässig voneinander unterscheiden. Diese Datenintegrität über einen so langen Zeitraum zu wahren, ist bei Papierunterlagen oder nicht regelmäßig gesicherten digitalen Aufzeichnungen schwierig; in einem cloudbasierten Warenwirtschafts-/Kassensystem werden historische Daten automatisch gespeichert, und Jahresvergleiche gelingen mit wenigen Klicks.
Wie beeinflussen Barcode- und Kategoriestruktur die Genauigkeit der Berichte?
So gut ein Bericht auch gestaltet ist – wenn die zugrunde liegenden Daten unsauber sind (dasselbe Produkt unter zwei verschiedenen Namen erfasst, Kategorien uneinheitlich genutzt), liefert der Bericht ein irreführendes Ergebnis. Ist ein Produkt einmal als 'rotes Hemd' und einmal als 'Hemd rot L' erfasst, kann der Bestseller-Bericht es als zwei getrennte Positionen ausweisen und seinen tatsächlichen Rang verbergen. Mit Barcode zu arbeiten und die Kategoriestruktur von Anfang an konsistent aufzubauen, ist Grundvoraussetzung für verlässliche Berichte; wie diese Grundlage gelegt wird, erklärt unser Beitrag zur Bestandsverwaltung mit Barcode.
Wie lange dauert es, die Gewohnheit des Berichtelesens aufzubauen?
In den ersten Wochen kann das Prüfen der Berichte künstlich und zeitraubend wirken; der eigentliche Nutzen zeigt sich meist erst nach 6-8 Wochen konsequenter Verfolgung, weil erst dann genug Daten vorliegen, um Woche für Woche zu vergleichen und einen Trend überhaupt zu erkennen. In den ersten Wochen nicht aufzugeben bedeutet nicht, dass der Bericht 'nichts bringt' – es bedeutet nur, dass noch nicht genug Vergleichspunkte vorliegen. Ist die Gewohnheit einmal etabliert, werden diese wöchentlichen 15 Minuten zu einer der produktivsten Zeitspannen im Kalender des Inhabers.
Warum kann es hilfreich sein, Berichtsergebnisse mit dem Personal zu teilen?
Einfache Ergebnisse wie die meistverkauften Produkte und den wöchentlichen Umsatztrend kurz mit dem Verkaufsteam zu teilen, sorgt dafür, dass auch das Personal diese Zahlen ernst nimmt; wer weiß, welches Produkt vorrangig empfohlen werden sollte und welches noch Kapital im Regal bindet, richtet sein Verkaufsverhalten entsprechend aus. Zahlen komplett geheim zu halten und Entscheidungen nur von oben durchzusetzen, kann dazu führen, dass Mitarbeitende auf die Frage 'warum stellen wir gerade dieses Produkt in den Vordergrund' keine Antwort finden und Anweisungen nur widerwillig umsetzen. Wie sich dieses Teilen mit Schichtplanung und Prämiensystem verbinden lässt, haben wir in unserem Leitfaden zur Personalführung behandelt.
Braucht man zum Lesen von Berichten unbedingt spezielle Software?
Ein Betrieb mit sehr wenigen Produkten kann diese vier Berichte anfangs auch mit einer einfachen Excel-Vorlage führen; sobald die Produktvielfalt jedoch 100 überschreitet und täglich 30-40 Verkaufsvorgänge stattfinden, verliert eine von Hand gepflegte Tabelle schnell an Aktualität und Genauigkeit. Für Betriebe, die sich dieser Schwelle nähern, ist der Wechsel zu einem Warenwirtschafts-/Kassensystem, das die Berichte automatisch erstellt, weniger eine Frage der Zeitersparnis als der Entscheidungsqualität – denn eine handgeführte Tabelle hinkt meist hinterher, und Entscheidungen stützen sich dann auf veraltete statt aktuelle Daten.
Fazit: Ist Berichtelesen eine Gewohnheit?
Lagerberichte entfalten ihren größten Nutzen nicht als Dokument, das man einmal am Monatsende ansieht, sondern als kurze wöchentliche Gewohnheit. Wenn Sie Ihre bestehende Berichtsstruktur überprüfen oder diese vier Berichte automatisieren möchten, kontaktieren Sie uns.