Wer eine Firmenwebsite erstellen lassen will, sollte vor der ersten Anfrage vier Dinge schriftlich klären: welche Aufgabe die Website im Unternehmen übernimmt, welcher Umfang dafür nötig ist, wer intern freigibt und wem am Ende Code, Domain und Zugänge gehören. Mit diesen Angaben lassen sich Angebote überhaupt erst vergleichen. Die Dauer liegt bei einer typischen Unternehmenswebsite meist bei einigen Wochen, bei mehrsprachigen Projekten oder Anbindungen an andere Systeme länger. Die Kosten ergeben sich aus Umfang, Design, Inhalten und Schnittstellen, weshalb eine seriöse Zahl erst nach einem Blick auf Ihr Vorhaben möglich ist.
Dieser Leitfaden richtet sich an Geschäftsführung und Inhaber im Mittelstand, im Handwerk und bei Dienstleistern, die keine Websites bauen, aber eine beauftragen und verantworten müssen. Er behandelt, was im deutschen Markt anders ist als anderswo: Lastenheft und Pflichtenheft, Impressum und Datenschutz, Werkvertrag und Abnahme, Nutzungsrechte. Und er zeigt, wie Sie aus drei schwer vergleichbaren Angeboten eine belastbare Entscheidung machen.
Wofür die Website im Unternehmen eigentlich arbeitet
Viele Firmenwebsites entstehen, weil die alte peinlich geworden ist. Das ist ein verständlicher Anlass, aber kein Auftrag. Eine Website muss einen klaren Hauptzweck haben, sonst entscheidet am Ende der lauteste Beitrag im Meeting.
Nehmen wir zwei ausgedachte Betriebe. Ein Sanitärbetrieb mit fünfzehn Mitarbeitenden in einer mittelgroßen Stadt hat volle Auftragsbücher, findet aber keine Monteure. Seine Website muss vor allem Bewerbungen bringen: echte Fotos vom Team, klare Angaben zu Arbeitszeiten und Firmenwagen, eine Bewerbung, die auf dem Smartphone in wenigen Minuten erledigt ist. Ein Maschinenbauer mit hundert Mitarbeitenden verkauft dagegen an Einkäufer und Ingenieure in mehreren Ländern. Bei ihm zählen technische Datenblätter, Zertifikate, Ansprechpartner je Region und eine zweite Sprache. Beide sagen im Erstgespräch "Wir brauchen eine neue Firmenwebsite", und beide meinen etwas völlig anderes.
Formulieren Sie deshalb einen Satz, den Ihre Geschäftsführung unterschreiben würde: "In den nächsten zwölf Monaten soll die Website vor allem ... bewirken." Das kann Anfragen, Bewerbungen, Händlerkontakte oder die Entlastung des Vertriebs sein. Aus diesem Satz leiten sich Menüstruktur, Startseite und die Messgröße ab. Hilfreich ist auch die umgekehrte Frage: Welche Seiten stünden nur auf der Website, weil es sich so gehört? Mitunter ist ein langer Text über die Firmenphilosophie eine solche Seite, während die Frage eines Bewerbers nach dem Einstiegsablauf nirgends beantwortet wird.
Lastenheft, Pflichtenheft und warum beide Ihr Budget schützen
Im deutschen Projektalltag gibt es zwei Dokumente, die oft verwechselt werden. Das Lastenheft schreiben Sie: Es beschreibt, was die Website leisten soll. Das Pflichtenheft schreibt der Dienstleister: Es legt fest, wie das umgesetzt wird. Für ein mittelständisches Unternehmen muss weder das eine noch das andere ein dicker Ordner sein, aber ohne schriftliche Grundlage wird später über Erinnerungen gestritten.
Ins Lastenheft gehören der Hauptzweck, die wichtigsten Zielgruppen, eine grobe Seitenliste, die Sprachen, vorhandene Inhalte, gewünschte Anbindungen, die Eigentumsverhältnisse an Domain und bestehender Website sowie Ihr Wunschtermin mit dem echten Grund dafür. Geben Sie außerdem an, wer die Texte schreibt und wer die Fotos beschafft. Das sind die Punkte, an denen Angebote am häufigsten auseinanderlaufen.
Achten Sie auf einen Unterschied, der in Anfragen selten sauber getrennt wird: Seitenzahl und Vorlagenzahl. Vierzig Produktseiten aus einer Vorlage sind für Design und Entwicklung eine Vorlage plus Datenpflege. Sieben Seiten mit sieben verschiedenen Aufbauten sind dagegen sieben Gestaltungsaufgaben. Wer im Lastenheft nur "ca. 15 Seiten" schreibt, bekommt Angebote, die sich auf völlig verschiedene Annahmen stützen.
Ein Pflichtenheft kann zudem eine eigene, kleine Beauftragung sein. Gerade wenn noch vieles offen ist, kann es sinnvoll sein, zuerst eine bezahlte Konzeptphase zu vereinbaren und erst danach die Umsetzung anzubieten. So entsteht ein Dokument, das Ihnen gehört und das Sie notfalls auch einem anderen Anbieter geben können, sofern das vertraglich geregelt ist.
Was rechtlich auf die Website gehört, bevor sie online geht
Eine Firmenwebsite in Deutschland hat Pflichten, die Ihr Webdienstleister technisch umsetzt, aber rechtlich nicht für Sie entscheidet. Die folgenden Hinweise geben nur einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Rechtsberatung. Die Regelungen ändern sich, und die Auslegung hängt vom Einzelfall ab.
- Impressum: Für geschäftsmäßige Online-Angebote schreibt das Digitale-Dienste-Gesetz Anbieterangaben vor, darunter Firma, Anschrift, Vertretungsberechtigte, Kontaktmöglichkeit und gegebenenfalls Registerangaben. Das Impressum muss leicht erkennbar und erreichbar sein, also auch auf dem Smartphone.
- Datenschutzerklärung und DSGVO: Kontaktformular, Bewerbung, Analyse, eingebettete Karten und Videos verarbeiten personenbezogene Daten. Die Erklärung muss zur tatsächlichen Technik passen. Wer sie nur kopiert, beschreibt vielleicht eine andere Website als die eigene.
- Cookies und Einwilligung: Das TDDDG regelt den Zugriff auf Endgeräte. Für nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technik ist in der Regel eine vorherige Einwilligung nötig. Klären Sie, welche Tools wirklich gebraucht werden. Jedes eingesparte Tool spart Abstimmungsaufwand im Banner.
- Auftragsverarbeitung: Mit Hostern und Dienstleistern, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, ist typischerweise ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Das betrifft auch Wartung, wenn dabei auf Formulardaten zugegriffen werden kann.
- Barrierefreiheit: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit Mitte 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, unter anderem im elektronischen Geschäftsverkehr mit Verbrauchern, mit Ausnahmen etwa für Kleinstunternehmen. Eine reine Informationswebsite fällt nicht zwangsläufig darunter. Lassen Sie das prüfen, und legen Sie unabhängig davon ein technisches Ziel wie WCAG fest.
Eine Randnotiz für Einzelhandel und Gastronomie: Das Kassengesetz mit seiner TSE-Pflicht betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme, nicht Ihre Firmenwebsite. Sobald die Website aber selbst verkauft, kommen Regeln wie Widerrufsbelehrung, AGB und die Button-Lösung hinzu, und das Projekt wird zu einem anderen Vorhaben mit anderem Umfang. Praktische Hinweise zur technischen Seite finden Sie im Beitrag zur datenschutzkonformen Website.
Von Ihrem Dienstleister dürfen Sie erwarten, dass er diese Punkte kennt, Tools ohne Einwilligung nicht einfach laden lässt und genau sagen kann, wohin welche Daten fließen. Rechtsberatung darf er in der Regel nicht leisten und sollte sie auch nicht versprechen. Auch wir bei Welda tun das nicht. Die Inhalte der Rechtstexte verantworten Sie mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Werkvertrag, Abnahme und Nutzungsrechte
Dieser Abschnitt erscheint trocken, entscheidet aber im Streitfall alles. Website-Projekte werden in Deutschland häufig als Werkvertrag eingeordnet: Geschuldet ist ein Ergebnis, nicht nur Bemühen. Das hängt jedoch von der konkreten Gestaltung ab. Laufende Betreuung kann anders zu bewerten sein.
Daraus folgt die Bedeutung der Abnahme. An sie knüpfen beim Werkvertrag typischerweise Fälligkeit der Vergütung, Beweislast und der Beginn der Gewährleistungsfrist an. Viele Unternehmen behandeln sie wie einen Klick in einer E-Mail. Behandeln Sie sie als Prüftermin mit Protokoll.
Der zweite Punkt sind die Nutzungsrechte. Nach deutschem Urheberrecht wird das Urheberrecht selbst nicht übertragen; eingeräumt werden Nutzungsrechte. Wer im Vertrag nur "Die Website gehört dem Kunden" stehen hat, sollte genauer nachfragen. Regeln Sie, welche Rechte Sie an Design, Code, Texten und Fotos erhalten, ob einfach oder ausschließlich, zeitlich und räumlich unbegrenzt, und ob Sie das Werk von Dritten bearbeiten lassen dürfen. Prüfen Sie ebenso Stockfotos und Schriften: Oft läuft die Lizenz auf den Dienstleister, was beim Wechsel Ärger macht. Weitere Details stehen in der Vertrags-Checkliste für Webseiten.
Klären Sie außerdem die Zugänge. Domain, Hosting, Google Search Console, Analytics und Google-Unternehmensprofil sollten auf Ihr Unternehmen laufen, mit einem Funktionspostfach statt mit der privaten Adresse eines Mitarbeiters. Solche Zugänge lassen sich später nur mühsam zurückholen, wenn die betreffende Person längst nicht mehr im Haus ist.
Warum der Zeitplan selten an der Technik scheitert
Im Mittelstand ist die Geschäftsführung meist mit dem Tagesgeschäft ausgelastet. Die Website wird nebenbei betreut, oft von einer Mitarbeiterin im Vertrieb oder Marketing. Sobald Texte von der Personalabteilung, vom Vertriebsleiter und vom Datenschutzbeauftragten freigegeben werden müssen, entsteht die eigentliche Wartezeit.
In diesem Beispielablauf überschneiden sich Freigaben und Entwicklung. Das ist in der Praxis normal und gerade deswegen riskant: Kommen die Texte zu spät, wird mit Platzhaltern gebaut, und beim Eintreffen der echten Inhalte passen die Seiten nicht mehr. Drei Regeln helfen. Benennen Sie eine verantwortliche Person mit Entscheidungsbefugnis. Legen Sie fest, innerhalb wie vieler Arbeitstage Rückmeldungen kommen. Und holen Sie die Geschäftsführung genau zweimal verbindlich dazu, nämlich bei Umfang und Design, statt sie am Ende mit einem fertigen Ergebnis zu überraschen.
Prüfen Sie auch Ihren Wunschtermin. Messe, Hausjubiläum oder Produktstart sind echte Gründe. In diesen Fällen hilft oft eine schlanke erste Stufe mit den wichtigsten Seiten; der Karrierebereich oder die zweite Sprache folgen später. Wichtig ist nur, dass die Struktur diese Erweiterung von Anfang an vorsieht.
Wenn bereits eine Website existiert, gehört die Umstellung in den Plan: alte Adressen erfassen, auf neue weiterleiten, E-Mail-Einstellungen beim Domainwechsel sichern. Ohne Weiterleitungen kann über Jahre aufgebaute Sichtbarkeit Schaden nehmen. Die einzelnen Schritte beschreibt die SEO-Checkliste für den Website-Umzug.
Was den Aufwand treibt und wie Sie gegensteuern
Ein Angebot spiegelt zuerst den erwarteten Aufwand. Preislisten helfen daher wenig; die Frage ist, welche Entscheidungen den Aufwand in Ihrem Fall nach oben treiben. Die Grafik zeigt das Prinzip an einem erfundenen Beispiel.
| Aufwandstreiber | Warum er zählt | Wie Sie gegensteuern |
|---|---|---|
| Anzahl der Seitenvorlagen | Jeder Aufbau bedeutet Gestaltung, Umsetzung und Test | Ähnliche Seiten in einer flexiblen Vorlage bündeln |
| Texte, Fotos, Übersetzung | Bleiben häufig außerhalb des Angebots, sind aber für die Wirkung zentral | Frühzeitig klären und im Budget gesondert ansetzen |
| Mehrsprachigkeit | Übersetzung, Technik für Suchmaschinen und doppelte Pflege | Technik vorbereiten, Sprachen stufenweise ergänzen |
| Schnittstellen zu CRM, ERP, Bewerbermanagement | Hängt von Dokumentation und Ansprechpartnern des anderen Systems ab | Erst Formular per E-Mail, später die Anbindung |
| Interne Freigaberunden | Jede zusätzliche Runde kostet Projektzeit auf beiden Seiten | Eine Person bündelt das Feedback |
| Bestandsmigration | Inhalte sichten, übernehmen und weiterleiten ist eigene Arbeit | Veraltete Seiten vorab streichen |
Auch die Art der Abrechnung beeinflusst Ihr Risiko. Die Frage lautet: Wer trägt die Mehrkosten, wenn sich der Umfang ändert?
Drei Angebote auf einen Nenner bringen
Angebote sind unterschiedlich aufgebaut. Das erschwert den Vergleich. Bitten Sie deshalb alle um dieselbe Gliederung, und lesen Sie besonders das, was nicht dort steht:
- Netto oder brutto? Klingt banal, verzerrt aber Vergleiche, zumal wenn ein Anbieter als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnet oder aus dem Ausland leistet. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Rechnungen aus dem Ausland zu behandeln sind und ob die Anforderungen an E-Rechnungen im Inland betroffen sind.
- Korrekturschleifen: Wie viele sind enthalten, was zählt als eine Schleife, und was kostet die nächste?
- Vorlage oder Eigenentwicklung: Wird ein gekauftes Theme angepasst? Das kann völlig in Ordnung sein, sollte aber auch so heißen. Wer trägt die jährliche Lizenz?
- Texte und Bilder: Enthalten, teilweise enthalten oder Ihre Aufgabe? Wer spielt die Inhalte ein?
- Technisches SEO: "Suchmaschinenoptimiert" sagt wenig. Fragen Sie nach Struktur, strukturierten Daten, Weiterleitungen, Sitemap und nach einem messbaren Geschwindigkeitsziel, etwa in Lighthouse.
- Folgekosten: Hosting, Lizenzen, Sicherheitsupdates, Backups. Welche sind Pflicht und welche optional? Was passiert mit der Website, wenn Sie den Wartungsvertrag kündigen?
- Änderungswünsche: Wie werden sie geschätzt und freigegeben? Ohne schriftliche Regel entstehen genau hier die Nachträge.
Rechnen Sie dann nicht nur den Angebotspreis, sondern einen Zeitraum von drei Jahren: Erstellung, Inhalte, laufender Betrieb und die Stunden Ihres Teams. Ein auf den ersten Blick günstigeres Angebot kann teurer werden, wenn wesentliche Posten fehlen oder die Website auf einer gemieteten Plattform liegt, die Sie nicht mitnehmen können. Für den ausführlichen Vergleich gibt es den Beitrag Website-Angebote vergleichen. Ein letzter Hinweis zu Versprechen: Eine Garantie auf Platz eins bei Google kann niemand seriös geben. Fragen Sie lieber, wie die technische Grundlage gelegt wird und ob SEO-Arbeit gesondert läuft.
Wer passt zu Ihrem Vorhaben? Auch die Standortfrage gehört dazu
Die Auswahl verengt sich schnell, wenn Sie fragen, welches Risiko Ihr Partner tragen muss. Baukasten, Freelancer, regionale Agentur und Softwareteam sind keine Qualitätsstufen, sondern Antworten auf unterschiedliche Lagen.
Ein Baukasten kann für einen kleinen Betrieb ausreichen, wenn Sie die Pflege selbst übernehmen und die Datenschutzthemen im Griff haben. Ein guter Freelancer eignet sich für klare, überschaubare Vorhaben; klären Sie die Vertretung bei Krankheit und halten Sie die Zugänge in eigener Hand. Eine regionale Agentur punktet, wenn persönliche Termine vor Ort, Fotoshootings im Betrieb und ein Vertrag nach deutschem Recht für Sie entscheidend sind. Ein Team mit Softwarehintergrund lohnt sich, sobald Portal, Kundenbereich oder Anbindungen dazukommen.
Hier gehört ein offenes Wort zu uns selbst hin. Welda ist ein Team aus Istanbul, das seine eigene Produktionssoftware Welda Stock und Welda CRM entwickelt und betreibt. Das ist unsere Stärke bei Firmenwebsites mit Anspruch an Technik: individuelles Design in Figma statt Template, Umsetzung in Next.js/React oder WordPress, gemessene Core Web Vitals, ein CMS für Ihre eigene Pflege, Search Console und GA4 ab dem Launch, Quellcode samt Dokumentation in Ihrer Hand. Gleichzeitig sitzen wir nicht in Deutschland. Wenn Ihr Einkauf einen Anbieter mit Sitz in der EU, regelmäßige Vor-Ort-Termine oder einen Gerichtsstand in Deutschland verlangt, sind wir nicht die richtige Wahl.
Für jeden Anbieter außerhalb der EU gilt ein weiterer Punkt: Kann er auf personenbezogene Daten zugreifen, etwa auf Formulareingänge bei Wartungsarbeiten, ist das datenschutzrechtlich zu prüfen. Nach unserem Kenntnisstand gibt es für die Türkei keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; es wären also gegebenenfalls weitere Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln erforderlich. Bitten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten, das mitzubewerten. Teilweise lässt sich das Thema auch technisch entschärfen, zum Beispiel durch Hosting in der EU und eine Trennung von Formulardaten und Wartungszugängen. Welche Lösung für Sie passt, sprechen wir im Erstgespräch offen durch. Wenn das für Sie grundsätzlich möglich ist, können Sie Ihre Firmenwebsite erstellen lassen und vorab den Umfang mit uns klären.
Häufige Fragen zur Firmenwebsite
Was kostet es, eine Firmenwebsite erstellen zu lassen?
Das hängt von Vorlagen, Design, Inhalten, Schnittstellen und Freigaben ab, und jede Zahl ohne Kenntnis des Umfangs wäre geraten. Stellen Sie ein kurzes Lastenheft zusammen und bitten Sie mehrere Anbieter um dieselbe Gliederung. Auch Welda führt keine Preisliste: Der Preis wird nach einem kostenlosen Erstgespräch in einem schriftlichen Angebot festgehalten.
Wie lange dauert das Projekt?
Eine typische Unternehmenswebsite dauert meist einige Wochen, größere oder mehrsprachige Projekte länger. Den größten Einfluss haben Ihre Textvorbereitung und die Geschwindigkeit interner Freigaben. Fragen Sie nach, wie sich der Plan bei späten Zulieferungen verschiebt.
Brauche ich wirklich ein Lastenheft?
Einen dicken Ordner nicht, aber eine schriftliche Grundlage schon. Zwei Seiten mit Zweck, Zielgruppen, Seitenliste, Sprachen, Inhalten und Schnittstellen reichen in vielen Fällen. Ohne sie vergleichen Sie Angebote für unterschiedliche Leistungen.
Wer ist für Impressum und Datenschutzerklärung verantwortlich?
In der Regel Ihr Unternehmen als Anbieter der Website. Der Dienstleister setzt technisch um und sollte Auskunft geben, welche Dienste eingebunden sind. Die rechtliche Prüfung der Texte gehört in die Hände Ihrer Rechtsberatung oder Ihres Datenschutzbeauftragten.
Gehört mir die Website nach Bezahlung automatisch?
Verlassen Sie sich nicht darauf. Lassen Sie im Vertrag festhalten, welche Nutzungsrechte Sie an Design, Code und Inhalten erhalten, und dass Domain und Konten auf Ihr Unternehmen laufen. Bei Welda werden Design, Inhalte und Quellcode mit Dokumentation übergeben, und Sie können mit einem anderen Team weiterarbeiten.
Können wir die Inhalte später selbst pflegen?
Das sollte der Normalfall sein und gehört ins Lastenheft. Lassen Sie sich im Erstgespräch zeigen, wie eine neue Seite, eine Stellenanzeige oder eine Textänderung konkret aussieht, und vereinbaren Sie eine Schulung für die Personen, die das tatsächlich tun werden.
Lohnt sich ein Wartungsvertrag?
Das hängt von der Technik und von Ihrem Team ab. Gerade bei Systemen mit vielen Erweiterungen sind Updates und Backups sicherheitsrelevant. Wichtig ist, dass Sie wissen, was enthalten ist und was bei einer Kündigung passiert. Bei Welda sind Wartungspakete optional. Sie können das Hosting auch vollständig selbst übernehmen.
Der nächste sinnvolle Schritt
Bevor Sie Agenturen anschreiben, nehmen Sie sich eine Stunde und schreiben Sie den Hauptzweck, die Seitenliste und die Namen der Freigebenden auf. Dieses Blatt verbessert jedes Gespräch, das danach folgt, auch wenn Sie am Ende bei einem anderen Anbieter landen. Wenn Sie es mit uns durchgehen möchten: Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob und wie Sie Ihre Firmenwebsite erstellen lassen können, einschließlich der Frage, ob ein Team aus Istanbul zu Ihren Vorgaben passt. Anschließend erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang, das Sie in Ruhe neben andere legen können.