Stok Programı Satın Alma Kontrol Listesi: Demoda Sorulacaklar

Stok programı alırken demoda dört konuyu mutlaka yazılı cevaba bağlayın: ayrılırken verilerinizi hangi biçimde geri alacağınız, sorun çıktığında kime hangi saatte ulaşacağınız, tezgâhtaki cihazlarınızın gerçekten çalışıp çalışmadığı ve sözleşmenin neyi kapsamadığı. Özellik listeleri birbirine benzeyen ürünleri çoğu zaman bu dört cevap ayırır. Aşağıdaki sorular, görüşmeye çıktı alıp götürebileceğiniz bir stok programı satın alma kontrol listesi olarak düzenlendi; her sorunun yanında neden sorulduğunu ve iyi bir cevabın nasıl duyulduğunu da bulacaksınız.

Listenin arkasındaki fikir basit: demo, satıcının hazırladığı bir senaryodur. Temiz ürünler, düzgün barkodlar ve hiç iade yapmayan hayali bir müşteriyle her program akıcı görünür. Sizin işiniz görüşmeyi kendi dükkânınızın dağınık gerçeğine çekmek. Biz de bir satıcıyız; bu yüzden yazının sonunda aynı listeyi kendimize uyguluyor, Welda Stock'un nerede net bir cevabı olduğunu ve nerede sizin sormanız gerektiğini açıkça yazıyoruz.

Görüşmeden önceki akşam masaya koyacaklarınız

Hazırlıksız girilen demo, sunuma dönüşür. Satıcı anlatır, siz başınızı sallarsınız, görüşme bitince aklınızda “güzel görünüyordu” dışında pek bir şey kalmaz. Oysa bir akşam ayırmak yeter. İlk olarak mevcut ürün listenizin gerçek bir parçasını hazırlayın. Düzgün satırları değil, sorunlu olanları seçin: aynı ürünün iki kez girildiği kayıtları, birimi belli olmayan satırları, barkodu boş kalanları. Excel kullanıyorsanız dosyayı olduğu gibi götürün. Defter tutuyorsanız otuz kırk satırı Excel'e geçirin; bu küçük iş bile veri aktarımında karşınıza ne çıkacağını gösterir.

İkinci olarak bir test sepeti oluşturun. Bunun nasıl kullanılacağını bir sonraki bölümde anlatıyoruz. Üçüncü olarak tezgâhtaki cihazların marka ve modelini yazın, terazi etiketinin ve fişin fotoğrafını çekin. Dördüncü olarak mali müşavirinize kısa bir mesaj atın: “Yeni programdan hangi çıktıyı istersin, hangi belgeleri nasıl kesmeye devam etmeliyiz?” Bu cevap, görüşmede en çok işinize yarayacak iki cümle olabilir. Son olarak halen bir program kullanıyorsanız sözleşmesini açın ve fesih şartını, bildirim süresini, verilerin size nasıl teslim edileceğini okuyun. Yeni sistemin ne zaman devreye gireceğini satıcının değil, eski sözleşmenin takvimi belirleyebilir.

Bir de kimin katılacağını düşünün. Programı en çok kullanacak kişi çoğu zaman işletme sahibi değil, kasadaki çalışandır. Mümkünse onu da görüşmeye alın ya da demo kaydını izletin. Kasiyerin “bu ekranda müşteri beklerken ürünü nasıl bulacağım?” sorusu, patronun aklına gelmeyen bir yeri açığa çıkarır.

Kendi sepetinizi okutmadan “tamam” demeyin

Test sepeti, gerçek bir günde karşılaştığınız zor satışlardan oluşan yirmi kalemlik bir listedir. Satıcıdan bunları demo ortamına girip önünüzde satmasını isteyin. Örnek bir şarküteri veya market için sepet şöyle olabilir: etiketi hafif yıpranmış bir paketli ürün, 350 gram beyaz peynir, barkodu olmayan açık bir ürün, iskontolu bir kalem, “üç al iki öde” kampanyası, fişi olmadan geri getirilen bir ürün, yarısı nakit yarısı kartla ödenen bir satış ve veresiyeye yazılan bir alışveriş. Giyim satıyorsanız beden ve renk varyantını, tekel bayisi işletiyorsanız hızlı tekrar eden tek kalemli satışı ekleyin.

Her satışta dört şeye bakın. Kaç tuşa basıldı? Hata olduğunda geri almak ne kadar sürdü? Stok gerçekten düştü mü ve bunu hangi ekranda gördünüz? Gün sonu raporunda bu işlem nereye yazıldı? Son iki soruyu atlamayın, çünkü satış ekranı güzel olup da hareketi raporda dağınık gösteren programlar, sorununuzu akşama ertelemiş olur. Test sepetinde programın yapamadığı bir şey çıkarsa bu kötü bir sonuç değildir. Asıl değerli olan, bunu imzadan önce öğrenmektir. “O işlemi şöyle bir yöntemle çözüyoruz” cevabını da yazın ve yöntemin yoğun saatte uygulanabilir olup olmadığını kasiyerinize sorun.

Sepet bittikten sonra bir de yönetici gözüyle bakın. Kasiyer hesabıyla oturum açıp iade yapmayı deneyin. Kasiyerin yapmaması gereken bir işlem mümkünse yetki ayarının nereden değiştiğini sorun. Stok programında yetki konusu kâğıt üzerinde basit görünür, oysa hatalı iskonto ya da silinen satış çoğu dükkânda ancak sayım farkı çıktığında fark edilir.

Ayrılacağınız günü bugünden konuşun: veri çıkışı

Bir programı henüz almadan ondan ayrılmayı konuşmak tuhaf gelebilir. Ama pazarlık gücünüz imzadan önce en yüksektir. Üç yıl sonra işletmeniz değişebilir, firma ürünü kapatabilir ya da daha uygun bir çözüm çıkabilir. O gün verilerinizi alamıyorsanız yeni program da işe yaramaz; yıllarca biriken ürün kartları, müşteri bakiyeleri ve tedarikçi geçmişi eski sistemde mahsur kalır.

Soruyu “verilerimi alabilir miyim?” diye sormayın, çünkü cevabı neredeyse her zaman “evet” olur. Şöyle sorun: “Şu anda ekranı paylaşın, ürün listesini ve son üç ayın stok hareketlerini dışarı aktarın, dosyayı açalım.” Açılan dosyada barkod, birim, alış ve satış fiyatı ayrı sütunlarda mı? Yoksa yalnızca güzel biçimlenmiş bir rapor mu var? Raporun PDF'i başka bir programa aktarılamaz. Bakiye ile hareket arasındaki farka da dikkat edin: “elimde 40 adet var” bilgisi taşınabilir, ama o kırkın nasıl oluştuğu, hangi fireyi ve hangi sayım düzeltmesini içerdiği yalnızca hareket dökümünde görünür.

Veresiye satan işletmeler için bu konu ayrıca hassastır. Türkiye'de pek çok mahalle işletmesinde veresiye kaydı, alacağın elinizdeki tek düzenli dökümüdür. Program kapanırsa ya da hesabınız askıya alınırsa bu listeye nasıl ulaşacağınızı sorun. Aboneliği biten bir hesabın salt okunur kalıp kalmadığını, ne kadar süre erişilebildiğini, verilerin ne zaman silindiğini ve bu silmenin size nasıl bildirildiğini de öğrenin. Bu cevaplar sözleşmeye yazılmıyorsa, en azından e-postayla yazılı olarak alın.

Girişi de unutmayın. Satıcının aktarımı nasıl yaptığı, ileride çıkışın ne kadar temiz olacağı konusunda ipucu verir. Hazırladığınız sorunlu dosyayı verin ve mükerrer kayıtları, boş barkodları nasıl ele aldıklarını sorun. Excel'den geçişte nelere dikkat edileceğini ayrıntısıyla Excel'den stok programına geçiş rehberimizde anlattık.

“7/24 destek” cümlesini parçalarına ayırın

Destek, broşürde tek satırdır, dükkânda ise cumartesi akşamı kuyruğun önünde kasanın açılmadığı andır. Bu yüzden “destek var mı?” yerine sahneler üzerinden sorun. Cumartesi akşamı yedide kasa ekranı açılmıyor: hangi numarayı arıyorum, karşıma kim çıkıyor, ilk cevap ne kadar sürede geliyor? Terazi etiketleri yanlış tutar göstermeye başladı: uzaktan bağlanabiliyor musunuz, bağlanmak için benim ne yapmam gerekiyor? Raporda bir rakam tutmuyor ama satış sürüyor: talebim nereye kaydediliyor, takip numarası veriliyor mu? Yeni bir kasiyer işe başladı: eğitimi tekrar alabilir miyim, bu kapsamda mı?

Ayırt edici soru şudur: “Teknik destek” ile “kullanım desteği” aynı ekip mi? Birçok firmada sistem kesintileri ile “bu rapor nerede?” soruları farklı kanallardan yürür. İkisinin de saatlerini ayrı ayrı öğrenin. Destek hizmetinin bir bayi tarafından mı yoksa üreticinin kendisi tarafından mı verildiğini de sorun; bayi işi bırakırsa ne olacağı önemli bir sorudur. Destek hangi dillerde veriliyor? Dükkânda farklı dil konuşan çalışanlarınız varsa bu da ayrı bir ölçüttür.

Küçük bir deneme yapabilirsiniz. Görüşmeden sonra destek kanalına ya da satıcının verdiği numaraya mesai dışında sıradan bir soru yazın. Bir kerelik yanıt süresi kesin bir kanıt değildir, satış aşamasındaki ilgi de ilerisinin garantisi sayılmaz, yine de bir fikir verir. Referans istemek de makul bir adımdır: size benzer ölçekte, tercihen aynı sektörde bir işletmenin adını isteyin ve ona “en son ne zaman destek aradınız, ne oldu?” diye sorun.

Tezgâhtaki cihazlar prizde sınanır

Donanım sorusuna verilen standart cevap “tüm standart cihazlarla uyumlu”dur. Cümle çoğu zaman doğrudur ama sizin cihazınız hakkında bir şey söylemez. Bu nedenle hazırladığınız model listesini paylaşın ve hangisinin denendiğini sorun. Mümkünse en sorunlu parçayı, çoğunlukla teraziyi, görüşmeye dahil edin; görüntülü aramada etiketinizi kameraya tutup okutmak bile yeterli bir başlangıçtır.

Terazide kritik olan, etiketin içindeki bilginin ağırlık mı tutar mı taşıdığı ve barkodun nasıl kurgulandığıdır. Şarküteri, kasap, kuruyemişçi ve manav gibi işletmelerde hatalı çözümlenen bir etiket, yanlış tutarın sessizce kasaya yazılması anlamına gelir. Bu konuda ayrıntılı bilgi için terazi barkodlu satış programı yazımıza bakabilirsiniz. Fiş yazıcısında ise kâğıt genişliğini, Türkçe karakterleri ve uzun ürün adlarının nasıl kırıldığını görün. Kasa çekmecesi, yazıcı üzerinden mi tetikleniyor? Bilgisayarınız mı yoksa tabletiniz mi kullanılacak? Web tabanlı bir programda hangi tarayıcının önerildiğini sormak da bu listeye dahildir.

Kart ödemesi ayrı bir başlıktır. POS cihazının programla konuşup konuşmadığı, tutarı otomatik alıp almadığı, yoksa kasiyerin iki yere ayrı ayrı girip girmediği gün sonu farkları açısından belirleyicidir. Entegrasyon yoksa bu kusur sayılmayabilir, çünkü küçük bir dükkânda ayrı cihazla çalışmak yeterli olabilir. Önemli olan ne aldığınızı bilmek.

Son olarak internet kesintisini sorun. Web tabanlı programlar genellikle bağlantıya ihtiyaç duyar; kimi ürünlerde çevrimdışı çalışma bulunur, kimilerinde bulunmaz. “Kesinti olursa ne olur?” sorusunun cevabını deneyerek görün: Bağlantıyı kesin, satış yapmayı deneyin, geri geldiğinde ne olduğunu izleyin. Çözüm çoğu dükkân için bir yedek mobil internet hattı ile yazılı bir acil durum yöntemi olabilir. Hattınız sık sık kesiliyorsa bu madde, listedeki en ağır ölçütlerden birine dönüşür.

Program mali belge konusunda neyi üstleniyor?

Satın alma görüşmelerinde en çok karışan konu budur. “Fiş kesiyor” cümlesi, programın ürettiği bilgi fişinin mali değer taşıyan bir belge olduğu anlamına gelmeyebilir. Türkiye'de perakende satışta yazar kasa veya yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanımı, e-Fatura ve e-Arşiv mükellefiyeti gibi konular işletmenizin faaliyetine, cirosuna ve kayıtlı olduğu sisteme göre değişir, kurallar da zaman içinde güncellenir. Burada kesin bir hüküm vermemiz doğru olmaz; mali müşavirinizin görüşünü alın.

Satıcıya sormanız gerekenler ise nettir. Program yazar kasa ya da ödeme kaydedici cihazla bağlantılı çalışıyor mu, yoksa onun yanında ayrı mı yürüyor? Bir e-Fatura veya e-Arşiv entegratörüyle bağlantısı var mı, varsa hangisi ve entegratör hizmeti ayrı mı sözleşiliyor? Müşteriye verilen belge ne tür bir belge? Muhasebeye hangi çıktı, hangi dönemlerle aktarılabiliyor? Belge türleri arasındaki farkı e-Arşiv fatura nedir yazımızda özetledik.

KVKK tarafı da veresiye ve müşteri kaydı tutan her işletmeyi ilgilendirir. Müşterinin adı, telefonu ve borcu kişisel veridir; bunları bir programa girdiğinizde sorumluluğunuz ortadan kalkmaz; sistemi seçme kararı da size aittir. Şunları sorun: Veriler nerede saklanıyor? Sunucular yurt dışındaysa bunun için ne öngörülüyor? Yedekleme ne sıklıkla yapılıyor ve geri dönüş denenmiş mi? Kim hangi kayda erişebiliyor, erişimler kaydediliyor mu? Bir çalışan işten ayrıldığında hesabı nasıl kapatılıyor? Saklama süreleri açısından ticari ve vergisel kayıtların ne kadar tutulması gerektiğini de mali müşavirinizle netleştirin; programın bu süre boyunca verilere erişim sunup sunmadığı doğrudan veri çıkışı sorusuyla bağlantılıdır.

Sözleşmede altını çizeceğiniz yerler

Küçük işletmelerde sözleşme çoğu zaman bir sayfalık teklif ve bir ödeme bağlantısından ibarettir. Bu, okunacak bir şey olmadığı anlamına gelmez; demoda konuşulan her şeyin yazıya geçip geçmediğine bakmanız gerektiği anlamına gelir. Aşağıdaki tabloyu taslakla yan yana koyun.

Ürün yol haritası için verilen sözlere özellikle dikkat edin. “Bu özellik gelecek ay geliyor” cümlesi, bugün kullanamayacağınız bir özelliği anlatır. Kararınız o özelliğe bağlıysa bunu tarihli olarak yazdırın ya da ürünün bugünkü haliyle yeterli olup olmadığına bakın. Bir de tek sözleşmeye bağlı olup olmadığınızı kontrol edin: donanım, entegratör ve yazılım ayrı firmalardan geliyorsa her birinin ayrı süresi, ayrı fesih şartı olur.

Teklif kâğıdında tek seferlik ve abonelik nasıl karşılaştırılır?

Teklifleri ilk satırdaki rakamla karşılaştırmak bu tür alımlarda en yaygın yanılgıdır. Aynı dönemi ve aynı kapsamı yan yana koyun. Birkaç yıllık bir süre seçin ve her teklif için şu kalemleri ayrı satırlara yazın: kurulum ve aktarım, kullanıcı ve şube ücreti, modül ekleri, güncelleme ve bakım, destek paketi, entegratör veya bağlantı bedelleri, donanım, yeni çalışan eğitimi, ayrılırken veri teslimi. Boş kalan her hücre için satıcıya “bu dahil mi, yoksa yok mu?” diye sorun.

Ödeme modelinin kendisi tek başına ne iyi ne kötüdür. Abonelik başlangıçta nakit akışını rahatlatabilir ve vazgeçmeyi kolaylaştırabilir. Tek seferlik model ise uzun dönemde tutarı öngörülebilir kılabilir, ancak güncelleme ve destekle ilgili cevabın yazılı olması önem kazanır. Hangisinin size uyduğunu kaç yıl aynı sistemi kullanmayı planladığınız ve nakit durumunuz belirler; karşılaştırmanın adımlarını tek seferlik mi, abonelik mi yazımızda bulabilirsiniz. Kendi ürünümüzün fiyatı işletmeye göre değiştiği için burada rakam vermiyoruz; kapsam ücretsiz görüşmede konuşulur ve teklif ona göre yazılır.

Görünmeyen maliyetlerin en büyüğü para değil, zamandır. Programa geçişte ürün listesini temizlemek, açılış sayımı yapmak ve ekibi alıştırmak sizin saatlerinizi alır. Bir teklif ucuz görünebilir ama aktarımı size bırakıyorsa, o zaman hesaba girmelidir. Örnek olarak 1.800 kalemlik bir listede her on üründen biri düzeltme istiyor ve her düzeltme üç dakika sürüyorsa, yalnızca temizlik dokuz saat eder. Bu rakam örnektir; kendi dosyanızdan yüz satır kontrol ederek gerçeğe yakın bir tahmin çıkarabilirsiniz.

İki aday kaldıysa: cevapları puana çevirmek

Birkaç demodan sonra hafıza, en iyi sunum yapan satıcıyı kayırır. Bunu önlemek için ölçütleri ve ağırlıkları demolardan önce belirleyin, her görüşmenin hemen ardından puan verin. Dört ölçüt çoğu işletme için yeterlidir: veri çıkışı, destek, donanım uyumu ve sözleşme. Çok veresiye satan bir bakkal için veri çıkışı daha ağır basabilir, terazili bir kasap için donanım öne geçebilir.

Görseldeki örnekte beş üzerinden verilen puanlar ağırlıkla çarpılıyor. A adayı veri çıkışında 4, destekte 3, donanımda 4, sözleşmede 3 alıyor; ağırlıklarla toplamı 12 + 9 + 8 + 6 = 35 ediyor. B adayı aynı sırayla 2, 4, 4, 4 alıyor ve 6 + 12 + 8 + 8 = 34'e ulaşıyor. Bir puanlık fark tek başına anlam taşımaz. Asıl bakılması gereken, düşük puanın telafi edilip edilemeyeceğidir. B'nin destek avantajı hoştur, ama verileri geri alamıyorsanız o avantaj ileride çok pahalıya gelebilir. Bu yüzden iki kural ekleyin: herhangi bir eleyici ölçütte 2 ve altı alan aday, ek güvence vermezse elenir. Toplamlar yakınsa kasiyerinizin görüşü kararı verir, çünkü programı her gün o kullanacak.

Bu kadar ayrıntıya gerek olmayan işletmeler de var. Tek kasalı, az çeşitli, veresiyesi olmayan küçük bir dükkân için uzun bir ihale gereksizdir; veri çıkışı, destek saati ve fesih şartı üzerine üç soru çoğu zaman yeter. Excel hâlâ işinizi görüyorsa ve sayım farkı sorun yaratmıyorsa, satın almayı ertelemek de geçerli bir karardır. Liste asıl olarak birden çok kullanıcısı, terazisi, veresiyesi ya da şubesi olan işletmeler için anlamlıdır, çünkü yanlış seçimin bedeli onlarda çok daha ağırdır.

Aynı listeyi Welda Stock'a uygularsanız

Bir satıcının kendi listesinden her maddede tam puanla çıkması şüphe uyandırmalı. O yüzden ürün sayfalarımızda yazılı olanları ve yazılı olmayanları ayıralım.

Yani çevrimdışı satış ya da doğrudan mali entegrasyon sizin için vazgeçilmezse bunu ilk beş dakikada söylemeniz, ikimizin de zamanını korur. Şarküteri, market, bakkal veya kuruyemişçi gibi tartılı ürünü, veresiyesi ve birden çok kullanıcısı olan bir işletmeyseniz stok programı satın alma kontrol listesi ile Welda Stock'u sınamak için demoya kendi sepetinizle gelin. Kurulum genellikle aynı gün tamamlanır, ekip eğitimi kasiyerden yöneticiye kadar sürecin içindedir. Fiyat, kullanıcı, şube ve ürün sayınıza göre ücretsiz görüşmede netleşir.

Sık sorulan sorular

Demo görüşmesinde en önce hangi soruyu sormalıyım?

“Şu an ekranı paylaşın, ürün listesini dışarı aktarın ve dosyayı birlikte açalım.” Bu tek istek hem veri çıkışını sınar hem de görüşmeyi hazır sunumdan çıkarır. Sonrasında kendi test sepetinize geçin.

Demoda sözlü verilen cevaplar yeterli mi?

Karar verdiren cevapları yazılı alın. Sözleşmeye girmeyen konular için görüşme sonrası bir özet e-postası yazıp karşı taraftan onay istemek basit ve etkili bir yöntemdir. Hukuki değeri konusunda şüpheniz varsa bir danışmana sorun, ama yazılı kayıt en azından yanlış anlamayı azaltır.

Kaç programla görüşmek gerekir?

Sabit bir sayı yok. İki veya üç ciddi adayla, aynı listeyle görüşmek çoğu küçük işletme için yeterli olur. Daha fazlası çoğu zaman karar vermeyi kolaylaştırmaz, yalnızca zamanı uzatır.

Ücretsiz deneme yoksa programı nasıl sınarım?

Canlı demoda kendi verinizle deneme isteyin. Welda Stock tarafında da ücretsiz demo, sektörünüze uygun örnek verilerle yapılır ve taahhüt gerektirmez; sorunlu ürün listenizi ve terazi etiketinizi getirmeniz yeterlidir.

Mali müşavirime ne sormalıyım?

Mevcut belge düzeninizde ne değişebileceğini, yeni programdan hangi çıktıları hangi aralıkla beklediğini ve kayıtların ne kadar erişilebilir kalması gerektiğini sorun. Satıcının mali konulardaki sözlerini de ona gösterin.

Mevcut programımı ne zaman kapatmalıyım?

Yeni sistemde en az bir gün sonu ve bir kısmi sayım sorunsuz tamamlanmadan eski kayıtlarınıza erişimi kaybetmeyin. Eski programın fesih tarihini ve verilerini dışarı aldığınızı doğrulayın, ardından kapatın. Geçişi en yoğun satış gününe denk getirmemek de işinizi kolaylaştırır.

Listeyi kendi işinize göre kısaltıp çıktısını alın. Hazır olduğunuzda stok programı satın alma kontrol listesi elinizdeyken Welda Stock için ücretsiz görüşme talep edebilir, soruları bize de aynı sırayla sorabilirsiniz.