Excel oder Lagerverwaltung: Wo passt was?
Fast jedes Unternehmen beginnt die Bestandsführung mit Excel. Das ist sinnvoll: Das Werkzeug ist vorhanden, flexibel, und die meisten können es auf einfacher Ebene bedienen. Sie legen eine Tabelle an, tragen Produkte und Mengen ein, und eine Weile funktioniert das wirklich. Probleme entstehen, sobald das Unternehmen wächst, das Sortiment größer wird und mehrere Personen dieselben Daten bearbeiten müssen, dann kommt die Tabelle nicht mehr hinterher.
Dieser Vergleich betrachtet Excel und eine dedizierte Lagerverwaltung sachlich statt emotional: Wo reicht Excel wirklich, wo stößt es an Grenzen und worauf sollte man vor dem Umstieg achten? Ausführlicher behandeln wir das Thema in unserem Leitfaden zur Bestandsführung mit Excel.
Wo Excel wirklich ausreicht
Excel pauschal schlechtzureden, wäre unfair. Unter den richtigen Voraussetzungen ist es ein angemessenes und sogar vorzuziehendes Werkzeug.
Wenn Ihr Sortiment klein ist (einige Dutzend Artikel), Ihr Verkaufsvolumen gering ist und eine einzelne Person den Bestand verwaltet, bereitet Excel keine echten Probleme. Reicht eine wöchentliche oder monatliche Zählung statt einer Echtzeitverfolgung, stört es Ihre Arbeit nicht, wenn die Tabelle der Realität etwas hinterherhinkt.
Kurz gesagt ist Excel in kleinen Szenarien mit einem einzigen Nutzer eine kostenlose, schnell eingerichtete und flexible Lösung. Die Entscheidung zum Umstieg hängt davon ab, ob das Unternehmen über diese Grenzen hinausgewachsen ist.
Vier Punkte, an denen Excel an Grenzen stößt
Keine Echtzeitverfolgung: In Excel ist der Bestand nur so aktuell wie Ihre letzte manuelle Aktualisierung. Der Bestand sinkt nicht automatisch im Moment eines Verkaufs; Zahlen werden von Hand eingetragen, und wenn ein Eintrag vergessen wird, wächst die Lücke zwischen Regal und Tabelle jeden Tag.
Es kann immer nur eine Person arbeiten: Kasse, Lagerverantwortliche und Inhaber können dieselbe Datei nicht gleichzeitig zuverlässig aktualisieren. Kopien vermehren sich, und bald ist unklar, welche Version aktuell ist.
Fehler breiten sich unbemerkt aus: Eine in die falsche Zelle eingetragene Zahl oder eine zerstörte Formel kann wochenlang unbemerkt falsche Ergebnisse liefern. Die Tabelle warnt Sie nicht; oft bemerken Sie den Fehler erst, wenn der Tagesabschluss nicht stimmt.
Auswertungen kosten Aufwand: Fragen wie, welches Produkt am meisten einbringt oder wie viel an einem bestimmten Tag verkauft wurde, lassen sich in Excel beantworten, aber jedes Mal müssen Sie Formeln aufbauen, filtern und eine Tabelle vorbereiten. In einer dedizierten Lagerverwaltung sind diese Auswertungen meist mit einem Klick fertig.
Was eine dedizierte Lagerverwaltung anders macht
Eine Lagerverwaltung bringt Verkauf und Bestand in einen einzigen Ablauf. In dem Moment, in dem ein Verkauf erfasst wird, sinkt der Bestand; die Trennung zwischen Regal und System verschwindet weitgehend und Sie können der Zahl vor sich vertrauen.
Mehrere Nutzer können gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen, jeweils im Rahmen ihrer Berechtigungen. Kasse, Lager und Verwaltung sehen dieselben aktuellen Informationen, und die Notwendigkeit, Dateien zu vervielfältigen, entfällt.
Auch Kundenkredit, Kundensalden und die Kontoführung laufen im System statt in einer Nebentabelle. Das behandeln wir im Artikel über das Digitalisieren des Anschreibebuchs. Dank mehrsprachiger Oberfläche können Teams, die in verschiedenen Sprachen arbeiten, dasselbe System nutzen.
Welda Stock ist genau für diese Anforderungen gebaut: Es vereint Verkauf, Bestand, Kunden und Auswertungen an einem Ort.
Wann und wie umsteigen?
Wenn zwei oder drei dieser Anzeichen gleichzeitig auftreten, ist es Zeit für den Umstieg: Ein ausverkauftes Produkt bemerken Sie erst, wenn ein Kunde danach fragt; die Tageseinnahmen stimmen nicht mit den erfassten Verkäufen überein; mehr als eine Person muss die Tabelle aktualisieren; die Monatsauswertung dauert Stunden.
Die gute Nachricht ist, dass die in Excel gesammelten Daten nicht verloren gehen. Produktlisten, Preise und Kundendaten lassen sich in der Regel importieren, sodass der Umstieg kein Neuanfang bei null ist. Um die Kostenseite abzuwägen, werfen Sie einen Blick auf die Preisseite.
Reicht Excel für ein kleines Unternehmen?
Wenn das Sortiment klein ist, das Verkaufsvolumen gering ist und eine einzelne Person den Bestand verwaltet, ist Excel ein angemessenes Werkzeug. Probleme beginnen, wenn die Zahl der Produkte wächst, mehrere Personen dieselben Daten bearbeiten müssen und eine Echtzeitverfolgung nötig wird.
Kann ich meine Excel-Daten in eine Lagerverwaltung importieren?
In den meisten Fällen ja. Die in Excel geführte Produktliste, Preise und Kundendaten lassen sich in der Regel importieren, sodass Sie Ihre Daten beim Umstieg nicht von Grund auf neu eingeben müssen.
Was ist der deutlichste Vorteil einer Lagerverwaltung gegenüber Excel?
Es ist die Zusammenführung von Verkauf und Bestand in einem einzigen Ablauf. Der Bestand sinkt automatisch im Moment eines Verkaufs, mehrere Nutzer sehen dieselben aktuellen Daten und Auswertungen kommen ohne Formelaufbau fertig, was Fehlerrisiko und Aufwand verringert.
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