Eine Website-Übergabe-Checkliste bedeutet, bei Projektabschluss acht Punkte vollständig von der Agentur einzufordern: sämtliche Panelzugänge, Domain- und Hosting-Kontodaten, Quellcode und Sicherungsdatei, die verwendeten Lizenzen, das Eigentum an Google Analytics und Search Console, Datenschutztexte, eine Nutzungsschulung und ein schriftliches Übergabeprotokoll. Fehlt auch nur einer dieser acht Punkte, können Sie beim Ende der Zusammenarbeit mit der Agentur teilweise oder vollständig den Zugriff auf Ihre eigene Website verlieren. In diesem Beitrag erklären wir Punkt für Punkt, warum Sie jeden dieser Punkte einfordern sollten, und was in der Praxis tatsächlich passiert, wenn Unternehmen darauf verzichten.
Warum sollten alle Panelzugänge an erster Stelle eingefordert werden?
Panelzugänge sind die Schlüssel, die den täglichen Betrieb Ihrer Website steuern; verzichten Sie darauf, bleiben Sie bei jeder Inhaltsänderung, jeder neuen Seite oder der Behebung eines dringenden Fehlers auf die alte Agentur angewiesen. Folgende Panels sollten Sie einfordern: den Administratorzugang zum Content-Management-System (WordPress, Shopify usw.), das Hosting-Kontrollpanel (cPanel, Plesk oder vergleichbar), das E-Mail-Verwaltungspanel sowie, falls vorhanden, das Konto eines CDN-/Sicherheitsdienstes (etwa Cloudflare).
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Das in der Praxis häufigste Szenario: Ein Unternehmer möchte für eine Sommerkampagne einen einzigen Preis auf der Landingpage ändern, doch das WordPress-Passwort liegt bei der alten Agentur; er nimmt Kontakt auf, stellt eine Anfrage, die Änderung erfolgt drei Tage später, und die Hälfte der Kampagnenlaufzeit ist bereits verstrichen. Mit eigenem Panelzugang hätte diese Änderung fünf Minuten gedauert.
Wann und wie sollten Panelzugänge übergeben werden?
Panelzugänge sollten vor Projektabschluss und Rechnungsstellung schriftlich übergeben werden, komplett mit Benutzername-Passwort-Paaren und, falls vorhanden, den Einrichtungsdaten der Zwei-Faktor-Authentifizierung; "das geben wir, sobald das Projekt fertig ist" reicht nicht aus, da unklar bleibt, wer definiert, wann etwas "fertig" ist. Bewährte Praxis ist, für jedes Panel einen eigenen Eintrag in einem Passwortmanager anzulegen und diesen in das eigene Passwortmanager-Konto des Unternehmens zu übertragen; so geht der Zugang nicht in einer einzelnen E-Mail-Kette verloren.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein Unternehmer leistete die letzte Zahlung in der Annahme, das Projekt sei abgeschlossen, doch die Panel-Daten wurden "in ein paar Tagen" versprochen und kamen monatelang nicht an; in dieser Zeit konnte nicht einmal ein kleiner Tippfehler auf der Website korrigiert werden. Die letzte Zahlung an das Datum der tatsächlichen Übergabe der Panelzugänge zu koppeln – also einen Teil der Zahlung erst nach der Übergabe fällig zu machen – ist eine einfache und wirksame Methode, um solche Verzögerungen zu verhindern.
Sollten SSL-Zertifikat und Sicherheitseinstellungen bei der Übergabe geprüft werden?
SSL-Zertifikat und grundlegende Sicherheitseinstellungen müssen bei der Übergabe unbedingt geprüft werden; denn ohne zu wissen, auf wessen Namen das Zertifikat läuft, wie lange es gültig ist und ob es sich automatisch verlängert, kann eines Tages plötzlich die Warnung "nicht sicher" im Browser erscheinen. Zu prüfen sind: ob sich das SSL-Zertifikat automatisch verlängert, ob ein Sicherheits-Plugin installiert ist, das Anmeldeversuche im Adminbereich begrenzt, und wer FTP-/SFTP-Zugriff auf die Website-Dateien hat.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein manuell zu verlängerndes SSL-Zertifikat wurde nach Abbruch des Kontakts zur Agentur nach Ablauf nicht erneuert; die Website blieb mehrere Tage mit der Warnung "nicht sicher" online, was sowohl dem Besuchervertrauen als auch dem Suchmaschinenranking schadete. Im Übergabeprotokoll klar festzuhalten, wer für die SSL-Verlängerung zuständig ist – das Unternehmen selbst oder die Agentur im Rahmen eines laufenden Wartungsvertrags – beseitigt dieses Risiko.
Auf wessen Namen sollten Domain- und Hosting-Konten laufen?
Domain- und Hosting-Konten sollten ausnahmslos auf den Namen und die eigene E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens registriert sein; eine auf den Namen der Agentur registrierte Domain gehört rechtlich der Agentur, nicht Ihnen. Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein Fall, den wir über die Jahre immer wieder gesehen haben: Ein Unternehmen entscheidet sich für einen neuen Anbieter, die alte Agentur teilt das Domain-Verlängerungspasswort nicht oder antwortet nicht mehr; die Domain läuft ab, die Website ist für einige Tage nicht erreichbar, und das Suchmaschinenranking erleidet in dieser Zeit erheblichen Schaden. Warum Domain-Eigentum eine nicht verhandelbare Regel ist und wie Sie das prüfen, haben wir auch in unserem Beitrag Website-Preise betont.
Warum sollten Quellcode und Sicherungsdatei eingefordert werden?
Quellcode und eine aktuelle Sicherungsdatei sind der digitale Eigentumsnachweis Ihrer Website; ohne sie müssen Sie beim Wechsel zu einer anderen Agentur womöglich bei null anfangen. Bei einer mit Individualsoftware entwickelten Website bedeutet das Zugriff auf das Code-Repository und ein Datenbank-Backup; bei einer fertigen Plattform (wie WordPress) ein vollständiges Backup aller Dateien und der Datenbank.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Stellen Sie sich ein mit Individualsoftware entwickeltes Bestellsystem vor, dessen Quellcode ausschließlich bei der Agentur liegt: Schließt die Agentur oder bricht der Kontakt ab, wird selbst eine kleine Änderung an diesem System unmöglich, weil die einzige Kopie des Codes bei der Gegenseite liegt. Zu Projektbeginn schriftlich im Vertrag festzuhalten, wem der Quellcode gehört und unter welchen Bedingungen er übergeben wird, ist besonders wichtig für Unternehmen, die zwischen WordPress und individueller Software abwägen.
Warum sollten Lizenzen (Theme, Schriftart, Stockbilder) auf Ihren Namen laufen?
Lizenzen für Theme, Schriftarten und Stockbilder sind die rechtliche Grundlage Ihres Nutzungsrechts; sind diese Lizenzen auf das eigene Konto der Agentur registriert, nutzen Sie unwissentlich urheberrechtsverletzende Inhalte auf Ihrer Website, sobald die Agentur diese Lizenz kündigt oder nicht verlängert. Ein Premium-WordPress-Theme kann eine jährliche Lizenzgebühr von etwa 60-150 € erfordern; läuft diese Lizenz nicht auf Ihren Namen, bleibt unklar, wer zum Verlängerungszeitpunkt zahlt und wer verlängert.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Bei einer Klinik-Website war die Lizenz des verwendeten Stockfotos auf das persönliche Konto der Agentur registriert; ein Jahr nach Ende der Zusammenarbeit wurde die Lizenz nicht verlängert, und der Rechteinhaber schickte dem Unternehmen eine Abmahnung – das Unternehmen musste sich mit einem Lizenzproblem auseinandersetzen, für das es keinen eigenen Vertrag hatte. Fordern Sie bei der Übergabe schriftlich die Übertragung aller Lizenzdokumente (inklusive Kaufbeleg) auf sich selbst.
Warum ist das Eigentum an Google Analytics und Search Console entscheidend?
Das Eigentum an Google Analytics und der Search Console sorgt dafür, dass die Historie Ihrer Website in Suchmaschinen sowie Ihre Besucherdaten in Ihrer eigenen Hand bleiben; sind diese Konten mit dem Google-Konto der Agentur verknüpft, verbleibt Ihre gesamte Datenhistorie bei der Agentur, und Sie fangen praktisch bei null an. Die richtige Einrichtung besteht darin, das Search-Console-Eigentum über Ihr eigenes Google-Konto zu verifizieren und der Agentur lediglich Nutzerzugriff zu gewähren; so behalten Sie die Kontrolle, und die Agentur hat dennoch den nötigen Zugang.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein Unternehmen, das die Zusammenarbeit mit seiner Agentur beendete und mit einer neuen SEO-Agentur startete, forderte Zugriff auf die Search Console an und erhielt keine Antwort von der alten Agentur; zwei Jahre an Klick- und Impressionsdaten samt der Entwicklung der Rankings gingen verloren. Die neue Agentur startete praktisch im Dunkeln, ohne belegen zu können, bei welchem Keyword welcher Fortschritt erzielt worden war. Dieses Thema behandeln wir ausführlicher in unserem Search-Console-Leitfaden.
Warum sollten Datenschutztexte bei der Übergabe eingefordert werden?
Datenschutztexte (Datenschutzerklärung, Informationspflichten, Cookie-Richtlinie) sollten bei der Übergabe vollständig und aktuell eingefordert werden, denn sie belegen, dass Ihre Website ihre rechtlichen Pflichten – etwa nach der DSGVO – erfüllt. Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Auf einer E-Commerce-Website war nie ein Informationstext für die über das Kontaktformular erhobenen personenbezogenen Daten veröffentlicht worden; das Unternehmen sammelte monatelang unwissentlich Formulardaten, und diese Lücke kam erst im Rahmen einer Beschwerde ans Licht. Prüfen Sie bei der Übergabe sowohl, ob diese Texte vorhanden sind, als auch, ob ihr Inhalt tatsächlich Ihre reale Datenverarbeitung widerspiegelt; ein kopierter Standardtext, der Ihren tatsächlichen Datenfluss nicht abbildet, bleibt ein Risiko.
Warum sollte eine Nutzungsschulung Teil der Übergabe sein?
Eine Nutzungsschulung ist nötig, damit Ihr eigenes Team nach der Übergabe tägliche Inhaltsaktualisierungen selbst vornehmen kann; ohne sie bleiben Sie bei jeder kleinen Textänderung von der Agentur abhängig, was sich als zusätzliche Supportgebühr in Ihrer Rechnung niederschlägt. In einem guten Übergabeprozess sollte die Agentur Ihnen mindestens eine Stunde Schulung per Bildschirmfreigabe geben und Ihnen anschließend eine kurze schriftliche Anleitung zum Nachschlagen hinterlassen.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein Café-Betreiber rief bei jeder Preisänderung auf der Speisekarte die Agentur an und zahlte jedes Mal 10-15 € Supportgebühr; dabei hätte er diese Änderung mit einer zehnminütigen Schulung selbst vornehmen können. Die Schulung als schriftlichen Punkt im Übergabeprotokoll festzuhalten, verhindert solche unnötigen Kosten.
Wie sollte der Wartungs- und Supportprozess nach der Übergabe definiert werden?
Der Wartungs- und Supportprozess sollte unmittelbar nach der Übergabe schriftlich festgelegt werden, denn "Projekt fertig" und "Unternehmen kann die Website im Alltag reibungslos nutzen" sind nicht dasselbe. Im Vertrag sollte klar geregelt sein: Wie viele Tage kostenlose Fehlerbehebung gibt es nach der Übergabe, wie hoch ist die Stunden- oder Monatspauschale für Wartung danach, und wen und wie erreicht man im Fall eines dringenden Ausfalls?
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Ein Unternehmen bemerkte zwei Wochen nach der Übergabe, dass das Kontaktformular nicht funktionierte; bei Kontaktaufnahme mit der Agentur erhielt es die Antwort "das Projekt ist abgeschlossen, lassen Sie uns ein neues Angebot erstellen" und musste für einen einfachen Formularfehler zusätzlich zahlen. Mindestens ein 30-tägiges kostenloses Support-Fenster im Übergabeprotokoll festzulegen, verhindert solche Streitigkeiten von vornherein.
Warum sollte das Übergabeprotokoll unbedingt unterschrieben werden?
Das Übergabeprotokoll ist der schriftliche Nachweis darüber, wann und mit welchen Angaben alle oben genannten Punkte übergeben wurden; ohne dieses Dokument haben Sie später bei der Diskussion "wir haben es Ihnen doch gegeben" gegen "wir haben es nie erhalten" keinerlei Beweis in der Hand. Ein gutes Übergabeprotokoll enthält Punkt für Punkt die Liste der übergebenen Panelzugänge, die Domain- und Hosting-Kontodaten, die Übergabemethode des Quellcodes, die Lizenzdokumente und das Schulungsdatum, und wird von beiden Seiten unterschrieben oder schriftlich per E-Mail bestätigt.
Was passiert, wenn Sie das nicht einfordern? Als ein Unternehmen mit seiner Agentur in einen Streit geriet, hatte es gegen die Behauptung "wir haben Ihnen die Domain-Daten gegeben" keinen schriftlichen Beweis und musste wochenlang alte E-Mail-Verläufe durchsuchen. Von Projektbeginn an klarzustellen, dass das Übergabeprotokoll Teil des Vertrags ist, ist die einfachste Garantie dafür, dass ein Unternehmenswebsite-Projekt sauber abgeschlossen wird.
Wann sollten Sie diese Checkliste verwenden?
Legen Sie diese Checkliste spätestens vor der Vertragsunterzeichnung auf den Tisch, idealerweise bereits in der Angebotsphase; sie erst nach der Übergabe einzufordern, bietet der Agentur die Möglichkeit, dies als zusätzliche, kostenpflichtige Leistung zu behandeln. Fordern Sie bei einem Angebot für ein neues Projekt, diese acht Punkte einzeln als Vertragsklauseln aufzunehmen und unter einer Überschrift wie "bei der Übergabe wird Folgendes bereitgestellt" schriftlich festzuhalten.
Haben Sie bereits eine Website, setzen Sie sich noch heute hin und gehen Sie diese Liste Punkt für Punkt für Ihre eigene Website durch: Auf welche Panels haben Sie tatsächlich Zugriff, auf wessen Namen läuft die Domain, liegt Ihnen eine Kopie des Quellcodes vor? Für jeden fehlenden Punkt lohnt es sich, schon heute schriftlich bei Ihrer aktuellen Agentur nachzufragen – selbst wenn die Zusammenarbeit gerade gut läuft –, denn solche Anfragen sind nach einem Bruch der Beziehung deutlich schwerer durchzusetzen.
Kurz gesagt: Diese acht Punkte wirken einzeln betrachtet klein, bestimmen zusammen aber, ob Sie wirklich Eigentümer Ihrer Website sind. Starten Sie ein neues Projekt, empfehlen wir, diese Liste als zusätzliche Vertragsklausel aufzunehmen; haben Sie bereits eine Website, empfehlen wir, fehlende Punkte jetzt nachzuholen. Wenn Sie möchten, dass wir gemeinsam Ihren Übergabeprozess durchgehen oder diese Liste bei Ihrem neuen Projekt von Anfang an richtig aufsetzen, nehmen Sie Kontakt auf; im kostenlosen Erstgespräch ermitteln wir gemeinsam, bei welchen Punkten Ihre Website heute Lücken aufweist.