Wer „Kassensystem Zoohandlung“ sucht und sowohl verschlossene Futtersäcke als auch lose abgewogenes Futter verkauft, braucht zwei Dinge zugleich: eine Kasse, die in Deutschland rechtlich trägt, und eine Warenwirtschaft, die ein und dasselbe Futter als Sack und als Kilogramm sauber führt. Prüfen Sie zuerst, ob die Software mit einer zertifizierten TSE arbeitet oder neben welcher Kasse sie läuft. Danach zählen vier Punkte: wie der angebrochene Sack in den Bestand kommt, ob Ihre Waagen-Etiketten richtig gelesen werden, ob Schwund mit Grund erfasst wird und ob Kundenkonten für Hundeschulen, Tierpensionen und Stammkundschaft sauber laufen.
Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber von Zoofachgeschäften und Tierbedarfsläden mit Futter von der Schaufel, Zubehör im Regal und vielleicht einer Aquarienecke. Sie erfahren, welche Fragen wirklich aussortieren und wofür Welda Stock in Frage kommt, aber auch wofür nicht. Die Rechnungen sind Beispiele und nutzen „Einheiten“ statt Euro. Rechnen Sie sie mit Ihren eigenen Belegen nach.
Die Kassenfrage kommt vor der Funktionsliste
In Deutschland entscheidet nicht zuerst das Sortiment über die Auswahl, sondern die Rolle der Software im Laden. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen grundsätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein (§ 146a AO, Kassensicherungsverordnung). Dazu kommen die Belegausgabepflicht, die Mitteilung an das Finanzamt und die GoBD für die Aufbewahrung. Heikel ist vor allem der scheinbar einfache Weg: Auch ein Programm, das eigentlich den Bestand führen soll, kann als Aufzeichnungssystem gelten, wenn darüber Verkäufe erfasst werden. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, denn die folgenden Zeilen ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
An dieser Stelle gehört die wichtigste Einschränkung dieses Artikels hin. Welda Stock ist eine webbasierte Warenwirtschafts- und Verkaufssoftware mit Barcode-Kasse, Auswertung von Waagen-Barcodes und Kundenbeleg. In unseren Produktunterlagen ist jedoch keine TSE-Anbindung beschrieben, und deshalb sagen wir sie hier auch nicht zu. Soll die Software Ihre Hauptkasse in Deutschland ersetzen, sprechen Sie das bitte gleich zu Beginn des Gesprächs an und entscheiden Sie erst, wenn Sie eine belastbare Antwort haben. Dieselbe Frage sollte jeder andere Anbieter schriftlich beantworten: „Ist Ihr Produkt in meinem Laden die Kasse im Sinne der Kassensicherungsverordnung, und wie ist die TSE eingebunden?“ Für allgemeine Auswahlkriterien lohnt sich auch unser Beitrag zum Kassensystem für den kleinen Laden.
Der Rest des Beitrags befasst sich mit dem, was eine Zoohandlung von anderen Läden unterscheidet. Diese Fragen stellen sich unabhängig davon, ob die Kasse und die Warenwirtschaft am Ende aus einem Produkt stammen.
Vom Sack in die Schütte: die Buchung, die fast immer fehlt
Ein Zehn-Kilo-Sack Trockenfutter ist morgens ein Artikel mit EAN-Code. Mittags steht die Hälfte davon lose in der Schütte, der Rest im angebrochenen Sack, und am Nachmittag fragt eine Kundin genau dieses Futter im verschlossenen Sack nach. Ein einziges Produkt tritt also am selben Tag in zwei Formen, mit zwei Einheiten und zwei Preisen auf. Niemand notiert, dass der Sack geöffnet wurde. Die Software zeigt dann einen Sack, den es nicht mehr gibt, und einen losen Artikel im Minus.
Bevor Sie Produkte vergleichen, sollten Sie je Futtersorte festlegen, wie Sie diese Bewegung abbilden wollen.
| Modell | So funktioniert es | Passt, wenn | Schwachstelle |
|---|---|---|---|
| Ein Artikel in Kilogramm | Der gesamte Bestand läuft in Kilogramm. Ein verkaufter Sack bucht zehn Kilo ab. | Säcke nur selten verschlossen verkauft werden | Die Zahl der verschlossenen Säcke ist nicht direkt sichtbar, der Sackpreis muss separat gepflegt werden |
| Zwei Artikel: Sack und lose | Der Sack läuft in Stück, die lose Ware in Kilogramm. Beim Anbrechen wird umgebucht. | Beide Verkaufsformen regelmäßig vorkommen | Vergisst jemand die Umbuchung, stimmen beide Bestände nicht |
| Automatische Umrechnung | Die Software verknüpft beide Artikel und bucht in einem Schritt um. | Viele Sorten täglich angebrochen werden | Nicht überall vorhanden; zeigen lassen und Storno prüfen |
Bei Welda Stock lassen sich Artikel in Kilogramm führen, die per Waagen-Etikett verkaufte Menge wird vom Bestand des jeweiligen Artikels abgebucht, und Lagerbewegungen sind einsehbar. Eine verknüpfte Umrechnung vom Sack zur losen Ware in einem Schritt ist in unseren Produktunterlagen allerdings nicht beschrieben, daher versprechen wir sie nicht. Beim Zwei-Artikel-Modell probieren wir die Umbuchung gemeinsam mit Ihren Artikeln in der Vorführung aus. Brechen Sie täglich viele Sorten an, ist das eine Information für den Anfang des Gesprächs, nicht für das Ende.
Für den Alltag hilft eine einfache Regel: Wer den Sack öffnet, bucht ihn auch um. Diese Regel entscheidet darüber, ob ein Zwei-Artikel-Modell auf Dauer funktioniert, denn gegen Bequemlichkeit an der Theke hilft keine Software.
Eichrecht, Grundpreis, Futtermittelrecht: was lose Ware rechtlich anders macht
Wer lose verkauft, übernimmt Pflichten, die bei Sackware der Hersteller oder die Packung erledigt. Auch dieser Überblick ist bewusst vorsichtig; Regeln ändern sich, und es kommt auf den Einzelfall an. Sprechen Sie mit Steuerberatung, zuständigem Eichamt und der für Futtermittel zuständigen Behörde.
- Geeichte Waage: Waagen im geschäftlichen Verkehr unterliegen dem Mess- und Eichrecht. Dass eine Software ein Etikett richtig liest, sagt nichts über die Eichung der Waage aus. Auch das Abziehen der Schaufel oder Tüte als Tara gehört hierher: Das Verpackungsgewicht darf grundsätzlich nicht mitverkauft werden.
- Grundpreis: Die Preisangabenverordnung verlangt je nach Fall die Angabe des Preises pro Kilogramm. Bei gemischtem Sortiment aus Sack und loser Ware lohnt sich ein prüfender Blick auf Regalschilder und Etiketten.
- Futtermittelrecht: Für Futter gelten EU-weite Vorgaben zur Kennzeichnung und dazu, unter welchen Bedingungen es unverschlossen oder aus Originalgebinden abgegeben werden darf. Klären Sie, welche Angaben die Kundschaft bei loser Abgabe erhalten muss und wie Sie sie bereitstellen.
- Umsatzsteuer: Futter und Zubehör können unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Bei Tierarzneimitteln, Pflegeprodukten und lebenden Tieren kann die Einordnung zusätzlich abweichen. Jeder Artikel braucht den richtigen Satz, sonst stimmt der Tagesabschluss nicht. Lassen Sie sich die Zuordnung zeigen und von der Steuerberatung bestätigen.
- Lebende Tiere: Der gewerbsmäßige Handel mit Wirbeltieren ist in der Regel erlaubnispflichtig (§ 11 Tierschutzgesetz). Mit Sachkunde und Nachweisen hat eine Warenwirtschaft nichts zu tun; sie ersetzt beides nicht.
- Tierarzneimittel: Ob ein Floh- oder Wurmmittel freiverkäuflich ist, hängt vom Produkt ab. Legen Sie nur an, was Sie tatsächlich abgeben dürfen.
- DSGVO: Namen, Telefonnummern, Lieferadressen und Kaufhistorie auf Kundenkonten sind personenbezogene Daten. Begrenzen Sie den Zugriff, erfassen Sie nur, was Sie tatsächlich brauchen, und klären Sie, wo der Anbieter die Daten verarbeitet. Die Verantwortung als Betrieb bleibt bei Ihnen.
Was ein loses Kilo wirklich kostet
Viele Läden kalkulieren lose Ware, indem sie den Einkaufspreis durch das aufgedruckte Gewicht teilen und einen Aufschlag addieren. Das setzt voraus, dass auch das letzte Gramm zum vollen Preis über die Theke geht. Das tut es nicht: Beim Umfüllen bleibt etwas an der Schaufel, beim Abwiegen wird großzügig gerundet, und das letzte Futter im Behälter riecht irgendwann alt.
Führen wir das Beispiel weiter. Der Sack kostet Sie 100 Einheiten; verschlossen verkaufen Sie ihn für 125, das bringt 25 Einheiten. Lose kostet das Kilo 14 Einheiten. Gehen alle 9,6 Kilogramm über die Theke, nehmen Sie 134,4 Einheiten ein und behalten 34,4. Das sieht besser aus als der geschlossene Verkauf. Bleiben aber zwei Kilogramm übrig, die Sie entsorgen müssen, verkaufen Sie nur noch 7,6 Kilogramm, nehmen 106,4 Einheiten ein und behalten gerade noch 6,4. Die Schwelle zum Sackverkauf liegt in diesem Beispiel bei rund 8,9 Kilogramm. Darunter hätten Sie den Sack lieber verschlossen gelassen.
Das Fazit ist unbequem: Lose Ware verdient bei Schnelldrehern, kann aber bei selten gefragten Sorten trotz hoher Kilopreise Geld kosten. Um das zu erkennen, brauchen Sie die Marge je Artikel, eine aktuelle Marge nach Preiserhöhungen des Lieferanten und die Verkaufsgeschwindigkeit je Sorte. Welda Stock bietet die Marge je Produkt sowie tägliche, wöchentliche und monatliche Verkaufsberichte; Lieferantenrechnungen und offene Verbindlichkeiten werden im selben System geführt.
Warum Ursachen trennen? Weil jede eine andere Antwort verlangt. Entsorgtes Restfutter spricht für einen zu großen Sack oder einen schlecht schließenden Behälter. Übergewicht beim Abwiegen ist eine Gewohnheit, die sich mit einem kurzen Gespräch ändern lässt. Proben sind Marketing, aber auch sie sollten gezählt werden. Welda Stock kennt Inventur sowie Schwund- und Verlusterfassung. Mindesthaltbarkeitsdaten oder Chargen mit automatischer Warnung sind in unseren Produktunterlagen nicht beschrieben. Sind sie für Sie zwingend, fragen Sie gezielt danach, auch bei anderen Anbietern.
Inventur in der Zoohandlung: Säcke zählen, Schütten wiegen
Die Stichtagsinventur zum Jahresabschluss hat in einer Zoohandlung eine Besonderheit: Ein Teil des Bestands lässt sich gar nicht zählen. Schütten und angebrochene Säcke müssen gewogen und das Leergewicht des Behälters muss abgezogen werden. Notieren Sie das Leergewicht einmal direkt auf dem Behälter, dann sparen Sie sich an jedem Zähltag die Rechnerei. Aquarienbestände sind eine eigene Kategorie: Wer Zierfische führt, sollte festlegen, wer Verluste wann erfasst, sonst weicht der Tagesbestand schnell vom Tankbestand ab.
Praktisch ist ein gestuftes Vorgehen: einmal im Monat die Schnelldreher unter den losen Sorten nachwiegen, einmal im Jahr alles aufnehmen. So finden Sie Differenzen, solange sich ihre Ursache noch rekonstruieren lässt. Auch bei Inventurdifferenzen empfiehlt es sich, nicht einfach den Bestand zu korrigieren, sondern den Grund festzuhalten. Für die Bewertung am Stichtag sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, denn angebrochene und ältere Ware wird dort nicht immer wie frische Sackware behandelt.
Waage, Barcode, Hundeleine: alles auf einem Beleg
Der Kunde kauft ein Kilo loses Futter, eine Leine in Größe M und Kauknochen aus dem Glas. Drei Warenlogiken, ein Bon. An der Waage gibt es drei übliche Aufbauten: eine Etikettenwaage, deren Barcode an der Kasse gelesen wird, eine reine Anzeigewaage, bei der jemand das Gewicht eintippt, und eine Kassenwaage, die das Gewicht per Kabel überträgt. Welda Stock geht den Etikett-Weg: Der von der Ladenwaage gedruckte Gewichts- oder Preis-Barcode wird automatisch ausgewertet. Eine Kabelanbindung mit Live-Gewicht ist in unseren Unterlagen nicht beschrieben. Wie Sie die Etiketten Ihrer eigenen Waage prüfen, beschreibt der Beitrag zum Kassensystem mit Waage Schritt für Schritt.
Bei Zoohandlungen kommen zwei Stolpersteine dazu. Der erste ist die Artikelvielfalt im Losebereich: Eine Marke mit Welpen-, Adult-, Senior- und Light-Rezeptur in mehreren Proteinen ergibt schnell viele PLU-Nummern. Die Nummern auf der Waage und die Artikel in der Software müssen genau zueinander passen. Der zweite sind Namen: Wenn „Lachs Adult“ zwei Marken bezeichnen kann, wird früher oder später die falsche Taste gedrückt. Eine knappe Konvention aus Marke, Tierart und Lebensphase kostet wenig und erspart viel Ärger.
Ähnlich verhält es sich mit Zubehör. Geschirre, Halsbänder und Mäntel kommen in mehreren Größen und Farben, ähnlich wie im Modehandel. Welda Stock führt jede Größe und Farbe als eigenen Artikel mit eigener SKU und eigenem Barcode; per Excel lassen sich die Artikel gesammelt anlegen. Bei Importware ohne Herstellercode entscheiden Sie vorab, ob Sie eigene Etiketten drucken oder über Name und SKU suchen. Schwere Ware wie Katzenstreu lagert oft im Nebenraum. Welda Stock kann mehrere Lagerorte und Filialen mit getrennten Beständen führen, was hilft, wenn Verkaufsfläche und Lager getrennt betrachtet werden sollen.
Hundeschule, Tierpension, Tierheim: Kundschaft, die auf Rechnung kauft
Haushalte kommen wieder, wenn der Napf leer wird, und zwar in recht gut vorhersehbaren Abständen. Tierhalter wechseln das Futter nicht leichtfertig, und wer seine Sorte bei Ihnen nicht findet, sucht sie woanders, oft online. Darum ist die Einkaufshistorie Ihrer Stammkundschaft auch ein Werkzeug für die Bestellplanung. Automatische Erinnerungen, Treuepunkte oder Futter-Abos sind für Welda Stock in unseren Unterlagen nicht beschrieben. Wer sie braucht, sollte sie bei der Auswahl zum Kriterium machen. Für alle anderen genügt ein monatlicher Blick in die Historie der wichtigsten Kunden vor der nächsten Bestellung.
Daneben gibt es Betriebe: Hundeschulen, Tierpensionen, Hundefriseure, Züchter und Tierschutzvereine kaufen regelmäßig und wollen oft nicht an der Kasse zahlen. Welda Stock führt Kundenkonten mit Saldo und Zahlungshistorie, und das Konto einer Hundeschule lässt sich damit über den Monat führen. Wie Sie gegenüber solchen Betrieben korrekte Rechnungen stellen und ob ab 2025 eingeführte E-Rechnungs-Pflichten Sie betreffen, gehört in die Klärung mit der Steuerberatung und in die Frage an jeden Anbieter. Eine E-Rechnungsfunktion ist für Welda Stock nicht beschrieben, und wir behaupten sie deshalb auch nicht.
Vorsicht ist bei Rabatten geboten. Dauerrabatte für Züchter mögen sinnvoll sein. Wenn aber jede Aushilfe denselben Nachlass Freunden gewähren kann, schmilzt die ohnehin dünne Marge. Bei Welda Stock lassen sich für Kasse, Lager und Geschäftsleitung getrennte Stufen festlegen. Melden Sie sich in der Vorführung selbst als Aushilfe an und sehen Sie nach, was wirklich sichtbar ist.
Die Vorführung, die Sie selbst bestimmen
Im Musterkatalog ist nie ein Sack offen. Bitten Sie deshalb um eine Sitzung mit Ihren eigenen Daten und bringen Sie einen Sack-Barcode, zwei Etiketten Ihrer Waage und einen Auszug Ihrer Artikelliste mit.
Stellen Sie außerdem diese Fragen und lassen Sie sich die Antwort am Bildschirm zeigen:
- Wie mache ich eine Umbuchung rückgängig, die dem falschen Artikel zugeordnet wurde?
- Kann derselbe Artikel als Sack und lose unterschiedliche Preise und Steuersätze tragen?
- Was passiert an der Kasse, wenn am Samstagvormittag das Internet ausfällt? Auch für Welda Stock ist die Frage relevant: Die Software ist webbasiert, die Vorgänge laufen über Ihre Verbindung, und bei instabilem Netz planen wir die Arbeitsweise bei der Einrichtung gemeinsam.
- Gleicht sich der Bestand automatisch mit Onlineshop oder Marktplatz ab? Für Welda Stock ist eine solche Anbindung nicht beschrieben; wenn Sie online stark verkaufen, kann schon das die Entscheidung bringen.
- Wie sieht der Datenexport aus, falls Sie irgendwann wechseln oder das Finanzamt Daten anfordert?
Passt das zu Ihrem Laden?
Nicht jede Zoohandlung braucht das Gleiche, und für manche ist Welda Stock nicht die richtige Wahl. Lieber sagen wir das jetzt, als Sie nach dem Kauf damit allein zu lassen.
Ein Laden mit vielen Artikeln, losem Futter, Waagen-Etiketten und Firmenkundschaft ist bei der Warenlogik ein guter Kandidat für Welda Stock. Gleiches gilt für einen zweiten Standort oder ein abgesetztes Lager. Weniger gut passt es, wenn Sie vor allem online verkaufen, Termine für einen Hundesalon oder Tierarztdaten verwalten möchten oder wenn Sie heute eine Hauptkasse mit nachgewiesener TSE-Lösung benötigen. Hat Ihr Laden nur eine Handvoll Artikel, keine lose Ware und nur Sie selbst an der Kasse, reicht vermutlich ein einfaches System aus.
Angebote vergleichen: nicht nur auf die Endsumme schauen
Die Kosten hängen in der Regel von der Nutzerzahl, Filialen und Lagern, der Artikelzahl samt Datenübernahme und dem Aufbau an der Kasse ab. Damit Sie Gleiches mit Gleichem vergleichen, tragen Sie für jeden Anbieter dieselben Punkte ein:
| Posten | Was Sie fragen | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Preismodell | Einmalig, laufend oder beides? Summe über mehrere Jahre? | Gesamtkosten sind oft erst über die Laufzeit erkennbar |
| TSE und Fiskalisierung | Enthalten, Partnerlösung oder gar nicht? | Kann über die Eignung entscheiden und zusätzliche Kosten auslösen |
| Hardware | Kann die vorhandene Waage und der Scanner bleiben? | Eine neue Waage verändert die Rechnung deutlich |
| Datenübernahme | Artikel, Barcodes, Kundensalden enthalten? | Tippen von Hand kostet mehr als gedacht |
| Einweisung | Auch für später hinzukommende Aushilfen? | Auch neue Aushilfen müssen eingewiesen werden |
| Zahlungsabwicklung | Kartenterminal, Gebühren, Vertragslaufzeit? | Läuft oft separat vom Softwareangebot |
| Ausstieg | Datenexport in brauchbarer Form? | Bestimmt die Kosten des nächsten Wechsels und erleichtert Prüfungen |
Bei Welda Stock fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, ohne versteckte oder wiederkehrende Kosten. Einrichtung, Datenübernahme aus Excel und die Schulung des Teams sind enthalten. Der konkrete Betrag ergibt sich aus den genannten Faktoren und wird im kostenlosen Gespräch geklärt.
Der Umstieg, ohne den Laden zuzusperren
Die Installation ist selten die Hürde. Welda Stock ist webbasiert und muss nicht installiert werden, die Artikel kommen per Excel ins System, und die Einrichtung ist in der Regel am selben Tag abgeschlossen. Schwieriger ist ein richtiger Anfangsbestand. Bereinigen Sie zuerst Ihre Liste: Dubletten zusammenführen, je Zeile eine Einheit und den Steuersatz prüfen. Unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft geht diese Arbeit im Detail durch.
Nehmen Sie den Anfangsbestand nach Ladenschluss in einem Zug auf, damit keine Verkäufe dazwischenkommen. Beschädigte Säcke kommen auf die Seite, nicht in den Bestand. Kundensalden gleichen Sie mit den Kunden ab, bevor sie importiert werden, denn ein alter Fehler sieht im neuen System wie eine amtliche Zahl aus. Lassen Sie am ersten vollen Tag die alte Aufzeichnung griffbereit und vergleichen Sie den Tagesabschluss. Und wiegen Sie in der ersten Woche nur die fünf schnellsten losen Sorten nach; das zeigt mehr als eine zweite Vollinventur.
Wer auf mehr lose Ware umstellen will, findet ähnliche Überlegungen im Beitrag zum Kassensystem für Unverpackt-Läden, denn dort stellen sich viele der gleichen Fragen zu Gebinde, Waage und Schwund.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Spezialsoftware für die Zoohandlung?
Nicht zwingend. Entscheidend sind die Funktionen: Kasse im Sinne des Kassengesetzes, Verkauf nach Gewicht, Schwunderfassung mit Grund, Kundenkonten und Bestand je Größe und Farbe. Wenn Sie Tierdaten oder Tierarzt-Funktionen benötigen, ist eine Spezialsoftware sinnvoller.
Ist Welda Stock TSE-fähig?
In unseren Produktunterlagen ist keine TSE-Anbindung beschrieben, und wir sagen sie deshalb nicht zu. Soll die Software in Deutschland Ihre Hauptkasse sein, klären Sie das zu Beginn des Gesprächs und mit Ihrer Steuerberatung.
Wie führe ich ein Futter, das als Sack und lose verkauft wird?
Wird es selten verschlossen verkauft, kann ein Artikel in Kilogramm genügen. Laufen beide Formen regelmäßig, sind zwei Artikel übersichtlicher, doch jede Sacköffnung muss dann umgebucht werden.
Meine Waage druckt keine Etiketten. Was nun?
Dann entfällt der Vorteil des automatischen Etiketten-Scans. Probieren Sie in der Vorführung aus, wie die Eingabe des Gewichts funktioniert. Tippfehler werden dann zum wichtigsten Risiko. Bei großem Losegeschäft sollten Sie eine Etikettenwaage in Betracht ziehen und dabei die Eichung bedenken.
Eignet sich Welda Stock als Kassensystem Zoohandlung?
Zoohandlungen sind auf unserer Produktseite nicht eigens aufgeführt, die Anforderungen ähneln aber denen von Kräuterläden und Feinkost mit gewogener und abgepackter Ware. Für die Warenlogik kann es gut passen; die Frage nach der Kasse im rechtlichen Sinn muss vorab geklärt sein. Sehen Sie sich an, was Welda Stock als Kassensystem Zoohandlung leisten kann und was nicht.
Was bestimmt die Kosten?
Nutzerzahl, Filialen und Lager, Artikelzahl, Datenübernahme und der Aufbau an der Kasse. Den Betrag klären wir im kostenlosen Gespräch.
Vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch und halten Sie einen Sack-Barcode, zwei Waagen-Etiketten und einen Auszug Ihrer Artikelliste bereit. Wir schauen gemeinsam, ob Welda Stock zu Ihrer Theke passt, und sagen es Ihnen offen, wenn es nicht passt.