Ein passendes Unverpackt Laden Kassensystem erkennen Sie an zwei Dingen, die oft getrennt verkauft werden: Es erfüllt die Anforderungen des Kassengesetzes einschließlich TSE und Belegausgabe, und es kommt mit Ware zurecht, die nicht in Stück, sondern in Gramm den Laden verlässt. Prüfen Sie daher zuerst die TSE-Frage, danach das Etikett Ihrer eigenen Waage, den Umgang mit mitgebrachten Behältern und zuletzt, ob die Software Schwund und Einkaufspreise in eine echte Marge je Artikel übersetzt. Wer in dieser Reihenfolge prüft, spart sich viele Vorführungen, die am Ende doch nicht passen.
Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber von Unverpackt-Läden, Nussläden, Hofläden mit loser Ware und Bioläden mit Abfüllstationen, die vor einer konkreten Entscheidung stehen. Sie erfahren, welche Fragen wirklich aussortieren, wo typische Unverpackt-Abläufe eine Software überfordern und wofür Welda Stock als Unverpackt Laden Kassensystem in Frage kommt und wofür nicht. Alle Rechnungen sind Beispiele und nutzen "Einheiten" statt Euro; rechnen Sie sie mit Ihren eigenen Rechnungen nach.
Die Kasse und die Warenwirtschaft sind zwei Entscheidungen
Bei der Suche nach einem Kassensystem werden gern zwei Aufgaben vermischt. Die eine ist die rechtssichere Erfassung des Verkaufs an der Kasse. Die andere ist das Wissen darüber, wie viel Hafer noch im Silo ist und was Sie an den Cashews tatsächlich verdienen. Manche Produkte decken beides ab, andere sind in einem Teil stark und im anderen schwach. Es hilft, sich vor dem ersten Gespräch klarzumachen, welches Problem gerade brennt.
An dieser Stelle gehört die wichtigste Einschränkung dieses Artikels hin. Welda Stock ist eine webbasierte Warenwirtschafts- und Verkaufssoftware mit Barcode-Kasse, Waagen-Barcode und Beleg. In unseren Produktunterlagen ist jedoch keine TSE-Anbindung beschrieben, und deshalb sagen wir sie hier auch nicht zu. Wenn Sie gerade ein vollständiges, TSE-gesichertes Kassensystem für den deutschen Markt suchen, klären Sie genau diesen Punkt zuerst, bei uns und bei jedem anderen Anbieter. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben und stimmen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Das mitgebrachte Glas: die Eigenheit, die Standardkassen nicht kennen
Der typische Einzelhandel kennt Stückware mit Barcode. Im Unverpackt-Laden bringt die Kundschaft das Leergewicht selbst mit, und zwar in Form eines Einmachglases, einer Dose oder eines Stoffbeutels. Zwischen dem leeren Glas und dem Eintrag im Bestand liegen fünf Schritte, und jeder kann einen Datensatz erzeugen, der gültig aussieht, aber falsch ist.
Die entscheidende Frage lautet: Wo wird die Tara abgezogen? Wird das Leergewicht an einer Waage erfasst und das Etikett zeigt am Ende das Nettogewicht, muss die Kassensoftware lediglich dieses Etikett korrekt auslesen. Soll die Kasse selbst das Glasgewicht abziehen, ist das eine ganz andere Anforderung. Dann gehört Ihr schwerstes Einmachglas in die Vorführung, und zwar mit einer echten Kassiererin und einer realistischen Warteschlange. Beides kann funktionieren, doch Sie sollten wissen, welchen Weg Sie gehen, bevor Sie Angebote vergleichen.
Vergessen Sie dabei das Pfand nicht. Viele Läden bieten Pfandgläser an, die wie ein eigener Artikel behandelt werden: ausgeben, zurücknehmen, auszahlen oder verrechnen. Fragen Sie, wie sich so ein Pfandkreislauf abbildet, ohne dass er den Umsatz verzerrt oder den Warenbestand durcheinanderbringt. Und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Pfand zu behandeln ist.
Bedient oder Selbstbedienung: Die Ladenform schreibt das Pflichtenheft
Ein Nussladen mit Theke und ein Unverpackt-Laden mit Spendern an der Wand nutzen beide Grammware, stellen aber unterschiedliche Anforderungen an die Software. Bei Bedienung liegt der Engpass im Tempo: Wie schnell schließt die Mitarbeiterin einen Einkauf mit vier gewogenen Artikeln und einem verpackten Seifenstück ab? Bei Selbstbedienung liegt er in der Datenqualität, denn die Eingabe erledigt ungeschultes Publikum.
Bei Selbstbedienung lohnt ein Blick auf die Waagentasten. Wenn die Kundschaft "Walnusskerne" statt "Walnusshälften" wählt, wandert der Verkauf in den falschen Artikel. In der Inventur sieht das dann charakteristisch aus: Eine Sorte ist dauerhaft im Plus, ihre Nachbarin dauerhaft im Minus. Klare Namen, Silonummern und Fotos an der Waage bewirken hier oft mehr als jede Softwarefunktion, aber nur eine Software mit Bestandsabweichungen je Artikel macht das Muster überhaupt sichtbar.
Wie Waage und Kasse grundsätzlich zusammenfinden, also per Etikett, Kabel oder Handeingabe, haben wir in unserem Beitrag zum Kassensystem mit Waage ausführlich erklärt. Für die Vorführung genügt das Wichtigste: Drucken Sie zehn Etiketten Ihrer eigenen Waage mit unterschiedlichen Artikeln und Gewichten, notieren Sie das erwartete Ergebnis und scannen Sie sie vor den Augen des Anbieters. Welda Stock nutzt den Etikett-Weg: Der von der Ladenwaage gedruckte Gewichts- oder Preis-Barcode wird automatisch ausgewertet. Eine Kabelanbindung, bei der die Waage live an die Kasse sendet, ist in unseren Unterlagen nicht beschrieben.
Silos, Säcke und das Problem mit dem Nachfüllen
Der Reiz eines Unverpackt-Ladens ist die volle, offene Warenwand. Für die Bestandsführung ist sie die größte Herausforderung. Ein Silo zeigt keine Stückzahl, sondern eine Füllhöhe. Beim Nachfüllen kommt neue Ware auf alte, Bruch und Staub sammeln sich unten, und von den Kernen, die jemand kurz probiert hat, erfährt die Kasse nie etwas.
Das hat drei Folgen, die Sie beim Softwarevergleich berücksichtigen sollten. Erstens müssen Bestände Nachkommastellen sauber führen. Wird aus 7,350 kg in einem Bericht plötzlich 7 oder 7,4, entstehen über Hunderte kleine Verkäufe Differenzen, die niemand mehr erklären kann. Zweitens braucht es eine Schwunderfassung mit festen Gründen, denn eine Inventur, die nur den Saldo überschreibt, verrät nichts über die Ursache. Drittens brauchen Sie eine eigene Routine für das Mindesthaltbarkeitsdatum. Wer Ware über Ware füllt, verliert leicht den Überblick über die Reihenfolge. Fragen Sie sich daher, ob Sie Silos leerlaufen lassen, bevor Sie neu befüllen, und wo Sie Charge und Datum notieren.
Das Beispiel unten zeigt, wie ein Sack auf dem Weg zum Bon an Gewicht verliert. Die Werte sind erfunden; aufschlussreich ist die Methode, nicht die Zahl. Wiegen Sie drei umsatzstarke Silos beim Nachfüllen und vergleichen Sie das Ergebnis mit den erfassten Verkäufen zwischen zwei Füllungen. Nach einigen Wochen haben Sie eigene Werte.
Wie sich Sack, Glas und abgepackte Ware getrennt führen lassen, zeigt unser Beitrag zur Warenwirtschaft im Kräuterladen mit loser Grammware. Die Logik ist für Nüsse, Getreide und Trockenfrüchte sehr ähnlich. Vieles gilt auch für flüssige Nachfüllware wie Spülmittel oder Olivenöl, nur sollten Sie dort früh festlegen, ob in Gramm oder Milliliter gerechnet wird, und diese Entscheidung bei Lieferant, Waage und Software einheitlich halten.
Vom Rechnungspreis zur echten Marge
Unverpackt-Läden arbeiten häufig mit knappen Spannen und einem breiten Grundnahrungsmittel-Sortiment. Umso gefährlicher ist es, den Verkaufspreis nur aus dem Rechnungspreis abzuleiten. Das folgende Beispiel zeigt, wie aus 100 Einheiten im Einkauf gut 104 Einheiten je tatsächlich verkauftem Kilo werden, noch bevor Fracht oder Personal überhaupt einbezogen sind.
Hinzu kommt, dass Einkaufspreise für Nüsse, Saaten und Trockenfrüchte schwanken können. Liegen zwei Lieferungen zu verschiedenen Preisen im Lager oder gar im selben Silo, stellt sich die Frage, mit welchem Wert der Margenbericht rechnet: letzter Einkaufspreis, gewogener Durchschnitt oder chargenbezogen. Die Methoden und ihre Folgen haben wir unter Methoden der Bestandsbewertung gegenübergestellt. Für Ihre Buchführung sollten Sie die passende Methode mit der Steuerberatung abstimmen. Für die Kaufentscheidung reicht ein Satz an den Anbieter: "Wenn ich eine neue Rechnung erfasse, bevor der alte Bestand verkauft ist, mit welchem Wert rechnet der Bericht?"
Bei Welda Stock aktualisiert sich mit dem neuen Einkaufspreis oder der erfassten Lieferantenrechnung die Marge je Produkt, und dieselbe Rechnung dokumentiert Ihre Schuld beim Lieferanten. Verluste durch Rösten, Feuchtigkeit oder Verderb buchen Sie als Bestandsbewegung, sodass der Bestand auf die tatsächliche Menge sinkt. Wenn Ihnen die genaue Berechnungsmethode wichtig ist, sehen Sie sie sich in der Vorführung mit einer eigenen Rechnung an. Eine Rezeptur- oder Mischungsfunktion, etwa für hauseigene Müslis, ist in unseren Unterlagen nicht beschrieben. Wer täglich aus mehreren Silos mischt, sollte daher von manuellen Korrekturen ausgehen oder dies ausdrücklich prüfen.
Bio, Allergene, Grundpreis: Was lose Ware rechtlich mitbringt
Der folgende Überblick ist bewusst vorsichtig und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich und hängen vom Einzelfall ab; verbindliche Auskunft geben Ihre Steuerberatung, das Eichamt, die Lebensmittelüberwachung und gegebenenfalls Ihre Bio-Kontrollstelle.
- Kassengesetz und TSE: Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen in Deutschland grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a AO, KassenSichV). Dazu gehören in der Regel auch die Belegausgabepflicht und die Mitteilung elektronischer Kassen an das Finanzamt. Klären Sie, wer hier was übernimmt.
- Umsatzsteuer: Die meisten Lebensmittel unterliegen in der Regel dem ermäßigten Satz, Seife, Spülmittel und Haushaltswaren dagegen meist dem Regelsatz. Bei einem gemischten Unverpackt-Sortiment landen so verschiedene Sätze auf einem Beleg. Jeder Artikel muss den richtigen Satz tragen; lassen Sie die Zuordnung von Ihrer Steuerberatung prüfen, denn einzelne Produkte können abweichen.
- Eichrecht: Waagen im offenen Verkauf fallen unter das Mess- und Eichgesetz und müssen in der Regel regelmäßig nachgeeicht werden. Das gilt grundsätzlich auch für Selbstbedienungswaagen. Fragen Sie vor Änderungen an Etikett- oder Tara-Einstellungen Ihren Waagenservice.
- Grundpreis und Allergene: Bei loser Ware gehören Preisangaben je Kilogramm oder Liter dazu, und auch bei unverpackten Lebensmitteln ist über Allergene zu informieren. Ein sauberer Artikelstamm erleichtert die Pflege dieser Angaben, ersetzt aber nicht die Kennzeichnung im Laden.
- Bio-Zertifizierung: Wer lose Bio-Ware abfüllt und verkauft, unterliegt in der Regel dem Kontrollverfahren und muss Warenströme belegen können. Klären Sie bei Ihrer Kontrollstelle, welche Nachweise sie erwartet, und prüfen Sie, ob die Software diese stützt oder ob Sie eine eigene Dokumentation führen müssen.
- DSGVO: Kundenkonten mit offenen Beträgen enthalten personenbezogene Daten. Beschränken Sie den Zugriff über Rollen und speichern Sie nur, was Sie wirklich brauchen.
Acht Prüfpunkte für die Vorführung
Eine Vorführung mit sauberen Musterdaten sieht immer gut aus. Sie sollten daher die unbequemen Fälle aus Ihrem Laden mitbringen. Schicken Sie die Liste vorab an den Anbieter; wie er darauf reagiert, verrät bereits einiges. Gehen Sie am besten nicht allein hin, sondern nehmen Sie die Person mit, die später am häufigsten an der Kasse steht. Sie merkt, wie lange es dauert, einen falschen Scan zurückzunehmen, wenn sechs Leute mit vollen Gläsern warten.
Auch die Berechtigungen gehören in die Vorführung. Eine Aushilfe sollte verkaufen können, ohne Einkaufspreise zu sehen oder Inventurwerte zu ändern. Bei Welda Stock lassen sich für Kasse, Lager und Geschäftsleitung getrennte Stufen festlegen. Ob ein anderes System das ebenso kann, zeigt ein kurzer Blick in die Ansicht einer Aushilfe.
Angebote vergleichen: Was auf dem Zettel oft fehlt
Zwei Angebote lassen sich selten an ihrer Gesamtsumme vergleichen, weil Anbieter unterschiedlich bündeln. Legen Sie eine Tabelle an, tragen Sie für jeden Anbieter dieselben Zeilen ein und lassen Sie leere Felder schriftlich ergänzen.
| Posten | Was Sie fragen sollten | Warum es zählt |
|---|---|---|
| TSE und Fiskalisierung | Enthalten, angebunden oder ein separater Dienst? | Kann ein laufender Posten sein und entscheidet über die Eignung |
| Waage und Etikett | Bleiben Ihre Waagen? Wer stellt das Etikett ein? | Ein unnötiger Waagentausch ist oft der größte versteckte Posten |
| Eichung und Service | Welche Kosten entstehen durch Nacheichung und Einstellungen? | Betrifft gerade Läden mit mehreren Stationen |
| Nutzer, Filialen, Lager | Wie wirken sich weitere Kassen und Standorte aus? | Wichtig, wenn ein zweiter Laden denkbar ist |
| Datenübernahme und Schulung | Sind Artikelstamm, Preise und Einweisung enthalten? | Sonst übernehmen Sie die Arbeit selbst, oft neben dem Ladenbetrieb |
| Module | Sind Schwund, Marge und Lieferanten in der Basis enthalten? | Sonst fehlt genau das, weshalb Sie wechseln |
| Laufende Kosten und Ausstieg | Gibt es Abos, Wartung und einen Datenexport? | Bestimmt die Kosten des nächsten Wechsels |
Bei Welda Stock fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an; das Angebot richtet sich nach Nutzerzahl, Filialen und Lagern, Artikelzahl und Datenimport sowie Hardware und Kassenablauf. Den Betrag klären wir im kostenlosen Gespräch, sobald wir Ihren Laden kennen. Beachten Sie, dass eine eventuell nötige TSE-Lösung und die Kosten Ihrer Waagen eigene Fragen sind, die Sie in jedem Vergleich gesondert aufführen sollten.
Umstieg bei offenen Silos: Der Anfangsbestand entscheidet
Am meisten unterschätzt wird der Anfangsbestand. Excel-Werte für lose Ware stimmen beim Umstieg selten, und wer sie übernimmt, baut die neue Warenwirtschaft auf alten Fehlern auf. Bereinigen Sie zuerst den Artikelstamm: "Haferflocken Großblatt", "Haferfl. groß" und "Hafer gr." dürfen nicht drei Artikel werden. Dann wiegen Sie alle offenen Säcke und Silos aus, soweit möglich, und ziehen die Tara ab. Bei fest verbauten Silos hilft eine Faustregel: Füllen Sie vor dem Start möglichst wenig nach und wiegen Sie beim ersten Leerlaufen nach.
Starten Sie möglichst mit einer Kasse und zehn Kontrollartikeln, die Sie in der ersten Woche jeden Abend nachwiegen. Bei einer Abweichung lässt sich die Ursache noch finden, solange die Erinnerung frisch ist. Alles Weitere zum Umzug der Liste lesen Sie im Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft. Mit Welda Stock importieren Sie Artikel, Preise und Bestände gesammelt per Excel; unser Team unterstützt bei der Datenübernahme und schult Ihr Team, die Einrichtung ist meist am selben Tag erledigt.
Für welche Läden Welda Stock passt, und für welche nicht
Gut denkbar ist Welda Stock, wenn in Ihrem Laden Waagen Barcode-Etiketten drucken, der Großteil nach Gewicht verkauft wird und Sie Bestand, Schwund, Marge je Artikel, Kundenkonten und Lieferantenrechnungen an einem Ort sehen möchten. Auf unserer Seite zum Thema Unverpackt Laden Kassensystem und Software für Trockenfrüchte sehen Sie, wie das für Nuss- und Trockenfruchtläden aufgebaut ist: Auswertung des Waagen-Barcodes, Warnung bei kritischem Bestand, Inventur, getrennte Rechte und getrennte Bestände je Filiale. Die Lösung läuft im Browser und damit über Ihre Internetverbindung, die stabil sein sollte.
Weniger passend ist sie nach dem, was unsere Unterlagen beschreiben, wenn Sie eine TSE-gesicherte Komplettkasse aus einer Hand suchen und diese Frage im Gespräch nicht geklärt werden kann. Das gilt auch, wenn die Kasse selbst das Glasgewicht abziehen soll, wenn Ihre Bio-Dokumentation lückenlos über Chargen aus der Software kommen muss, wenn Sie täglich rezepturbasiert mischen oder wenn Ihre Waage ausschließlich per Kabel angebunden werden kann. In solchen Fällen ist ein spezialisiertes Unverpackt Laden Kassensystem möglicherweise die bessere Wahl. Wir sagen Ihnen das lieber vor der Einrichtung als danach.
Häufige Fragen
Brauche ich als Unverpackt-Laden überhaupt eine TSE?
Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzen, ist die Absicherung über eine zertifizierte TSE in Deutschland grundsätzlich vorgeschrieben. Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System wird anders behandelt, bringt aber eigene Aufzeichnungspflichten mit sich. Ihre Steuerberatung kann einschätzen, was für Sie gilt.
Kann eine normale Kasse für lose Ware genügen?
Manchmal schon. Entscheidend sind die Auswertung der Waagenetiketten, Dezimalbestände und die Schwunderfassung. Wenn eine Standardkasse das bietet und Ihnen reine Umsatzzahlen reichen, müssen Sie nicht wechseln. Sobald Sie wissen wollen, was je Silo übrig bleibt, wird die Warenwirtschaft zur eigentlichen Frage.
Muss ich meine Waage austauschen?
Nicht unbedingt. Druckt Ihre Waage Etiketten mit Gewichts- oder Preis-Barcode, testen Sie zunächst diese. Bei einer Waage, die nur eine Anzeige hat, gibt es nichts zu scannen; dann steht entweder Handeingabe oder ein Waagenkauf an. Sprechen Sie vor Einstellungsänderungen mit Ihrem Waagenservice wegen der Eichung.
Wie oft sollte ich lose Ware zählen?
Teure und schnell drehende Sorten eher wöchentlich, langsame eher monatlich, und zwar durch Wiegen statt nach Augenmaß. Eine Teilinventur je Warengruppe lässt sich leichter durchhalten als eine große Zählung und zeigt früher, wann ein Problem begonnen hat. Die Pflichten zur Jahresinventur klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Funktioniert Welda Stock mit mehreren Filialen?
Ja. Jede Filiale und jedes Lager wird mit eigenem Bestand geführt, und Verkauf und Bestand aller Standorte sehen Sie in einem Konto. Fragen Sie bei jedem Anbieter auch, wie Umbuchungen zwischen Läden erfasst werden.
Was kostet ein Kassensystem für einen Unverpackt-Laden?
Das hängt von Kassenzahl, Nutzern, Waagen, TSE-Lösung, Datenübernahme, Service und laufenden Posten ab, weshalb ein Vergleich nach Zeilen mehr hilft als eine einzelne Summe. Für Welda Stock klären wir den Betrag im kostenlosen Gespräch.
So gehen Sie jetzt am besten vor
Sprechen Sie zuerst mit Ihrer Steuerberatung über TSE und Steuersätze; das schränkt die Auswahl sofort ein. Wiegen Sie dann ein viel verkauftes Silo zwischen zwei Füllungen und vergleichen Sie es mit den Verkäufen. Danach wissen Sie, wie dringend das Warenproblem ist. Wenn Sie prüfen möchten, ob Welda Stock für Ihren Laden in Frage kommt, vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch und bringen Sie zwei oder drei Etiketten Ihrer Waage mit. Wir schauen uns das gemeinsam an und sagen offen, wenn es nicht passt.