Die Antwort auf die Frage Freelancer oder Agentur hängt vom Umfang Ihres Projekts und Ihren Wachstumsplänen ab: Für eine einfache einseitige Website oder eine klar umrissene, kleine Aufgabe reicht meist ein Freelancer, und das ist mit 200-800 € häufig eine wirtschaftliche Lösung; für ein Projekt, das mehrere Leistungen (Design, SEO, Content, Wartung) zusammenführt und dauerhaft laufen muss, ist eine Agentur die sicherere Wahl. In diesem Beitrag vergleichen wir, auch wenn Welda selbst eine Agentur ist, mit einem unabhängigen Blick beide Optionen anhand von Kosten, dem Risiko der Abhängigkeit von einer einzelnen Person, Kontinuität, Umfang und Kommunikation, und erklären, welche Aufgabe zu wem passt und wie Sie das Risiko senken, wenn Sie sich für einen Freelancer entscheiden.
Wie groß ist der Kostenunterschied zwischen Freelancer und Agentur?
Bei einer Unternehmenswebsite gleichen Umfangs bewegt sich der Kostenunterschied meist im Bereich des Zwei- bis Dreifachen: Ein Freelancer bepreist eine vergleichbare Arbeit meist mit 300-700 €, während eine Agentur denselben Umfang mit 700-2.000 € ansetzt. Der Grund dafür ist einfach: Im Preis der Agentur arbeiten Designer, Entwickler, Projektleitung und meist auch SEO-Beratung gemeinsam; der Freelancer deckt dasselbe Budget mit der Arbeitskraft einer einzelnen Person ab und kann deshalb einen niedrigeren Preis anbieten.
Der niedrige Preis kann jedoch versteckte Kosten haben: Arbeitet ein Freelancer allein unter Zeitdruck, kann das gerade bei Schritten, die zusätzliches Fachwissen erfordern, etwa SEO, responsives Design oder Performance-Optimierung, zu Qualitätsverlusten führen. Eine Unternehmerin schilderte uns genau dieses Beispiel: Die Website, die ihr Freelancer für 400 € gebaut hatte, sah auf dem Handy nicht richtig aus, die Korrektur kostete zusätzlich 150 €; insgesamt näherte sich die Summe dem Betrag an, den sie von Anfang an einer Agentur gezahlt hätte. Der niedrige Betrag im ersten Angebot ist keine Garantie für die Gesamtkosten.
Was bedeutet das Risiko der Abhängigkeit von einer einzelnen Person konkret?
Das Risiko der Abhängigkeit von einer einzelnen Person bedeutet, dass Ihr Projekt zum Stillstand kommen kann, sobald der Freelancer krank wird, in den Urlaub fährt oder die Arbeit ganz aufgibt; bei einer Agentur kann ein anderes Teammitglied dieselbe Aufgabe übernehmen. Ein konkreter Fall aus der Praxis: Ein Freelancer zog sechs Monate nach der Lieferung ins Ausland und war danach nicht mehr erreichbar; als das Unternehmen ein kleines Update an der Website vornehmen wollte, hatte es keinen Zugriff auf den Quellcode und musste die Website komplett neu bauen lassen.
Dieses Risiko hat nichts mit dem Können des Freelancers zu tun, sondern mit der Struktur des Arbeitsmodells; selbst der beste Freelancer kann allein einmal krank werden. Auch wenn Sie das Risiko nicht vollständig ausschließen können, senken Sie es erheblich, wenn Sie, wie in unserer Übergabe-Checkliste beschrieben, Quellcode und Zugangsdaten von Anfang an einfordern.
Wie sollten Sie Portfolio und Referenzen prüfen?
Portfolio und Referenzen sollten Sie bei Freelancer und Agentur mit derselben Sorgfalt prüfen; beim Freelancer ist diese Prüfung aber noch entscheidender, weil Sie hier die bisherige Arbeit einer einzelnen Person bewerten. Schauen Sie nicht nur auf die gezeigten Screenshots, sondern prüfen Sie, ob diese Websites tatsächlich noch live sind, wie schnell sie laden und wie mobiltauglich sie sind. Wird eine vor zwei oder drei Jahren übergebene Website noch aktualisiert, oder wurde sie nach der Übergabe sich selbst überlassen? Das gibt Ihnen einen guten Hinweis auf die Haltung des Freelancers zum Thema Kontinuität.
Tun Sie konkret Folgendes: Öffnen Sie mindestens zwei Portfolio-Websites auf Ihrem eigenen Smartphone und beobachten Sie die Ladezeit, und führen Sie, wenn möglich, ein kurzes Telefonat mit den Inhabern dieser Websites, um nach der Support-Erfahrung nach der Übergabe zu fragen. Wie uns eine Unternehmerin erzählte: Die Website im Portfolio sah wunderschön aus, aber die frühere Kundin, die ich anrief, sagte, sie habe nach der Übergabe keinerlei Support mehr erhalten - eine solche Recherche kann Sie vor einer großen Enttäuschung bewahren, bevor überhaupt ein Vertrag unterschrieben ist.
Wer hat bei Kontinuität und Wartung den Vorteil?
Bei Kontinuität und Wartung ist die Agentur allein schon aufgrund ihrer Struktur im Vorteil; denn Agenturen bieten meist Wartungspakete an, verfolgen Sicherheitsupdates regelmäßig und verpflichten sich, auf Supportanfragen innerhalb einer bestimmten Frist zu reagieren (meist 24-48 Stunden). Bei der Zusammenarbeit mit einem Freelancer ist die Wartung meist eine separate Vereinbarung, und die Reaktionszeit hängt direkt von der aktuellen Arbeitsauslastung des Freelancers ab.
Ein Fehler in der Zahlungsintegration eines Onlineshops etwa bedeutet Umsatzverlust Stunde für Stunde; ein Unternehmen, das mit einer Agentur arbeitet, erhält in einem solchen Notfall meist noch am selben Tag Unterstützung, während ein von einem Freelancer abhängiges Unternehmen je nach dessen Verfügbarkeit stundenlang, manchmal tagelang warten muss. Für eine Website, die ständig aktualisiert werden muss und live Verkäufe abwickelt, wird dieser Unterschied zu einem kritischen Kostenfaktor.
Umfang: Welche Aufgabe passt zu wem?
Beim Umfang eignet sich ein Freelancer für klar umrissene Aufgaben in einem einzelnen Fachbereich (etwa nur ein Logodesign oder eine einseitige Landingpage); eine Agentur liefert stärkere Ergebnisse bei Projekten, die mehrere Disziplinen (Design, Entwicklung, SEO, Content, Anzeigenmanagement) gemeinsam und mit einer konsistenten Strategie erfordern. Die folgende Liste können Sie bei der Entscheidung nutzen:
- Einseitige Landingpage, einfache Präsentationsseite: ein Freelancer reicht meist aus
- Logo oder einzelne Grafikdesign-Arbeit: ein Freelancer ist geeignet
- Mehrseitige Unternehmenswebsite plus SEO- und Content-Strategie: eine Agentur ist sicherer
- Onlineshop (Zahlung, Lagerbestand, Versandintegration): Agentur oder Spezialistenteam wird empfohlen
- System mit individueller Software, das sich laufend weiterentwickeln muss: Agentur oder Softwareteam erforderlich
Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie überhaupt Individualsoftware benötigen, kann Ihnen unser Artikel Was ist Individualsoftware und wann wird sie gebraucht weiterhelfen; mit wachsendem Umfang wächst auch der Verwaltungsaufwand einer Einzelperson unverhältnismäßig.
Was unterscheidet sich bei Kommunikation und Projektmanagement?
Bei der Kommunikation haben Sie mit einem Freelancer eine direkte Verbindung ohne Zwischenstation; das kann für einen schnelleren und persönlicheren Ablauf sorgen, doch wenn der Freelancer gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet, können die Antwortzeiten unregelmäßig werden. Bei einer Agentur wird meist ein Projektleiter zugewiesen, regelmäßige Statusberichte und feste Meeting-Termine machen den Prozess deutlich nachvollziehbarer; der Preis dafür ist, dass sich die Kommunikation manchmal förmlicher und weniger flexibel anfühlt.
Eine Unternehmerin fasste ihre Erfahrung mit einem Freelancer so zusammen: 'Ich habe über WhatsApp geschrieben, manchmal kam noch am selben Tag eine Antwort, manchmal musste ich drei Tage warten, und ich wusste nie, was es sein würde.' Wenn Vorhersehbarkeit für Sie wichtig ist, Sie also genau wissen müssen, wann Ihr Projekt vorankommt, nimmt eine Agentur mit einem schriftlichen SLA diese Unsicherheit weitgehend.
Wie senken Sie das Risiko, wenn Sie sich für einen Freelancer entscheiden?
Der wirksamste Weg, das Risiko bei der Wahl eines Freelancers zu senken, ist, Vertrag und Lieferliste von Anfang an schriftlich festzuhalten; das stellt nicht die Zuverlässigkeit des Freelancers infrage, sondern garantiert, dass Ihr Projekt bei Ihnen bleibt, sollte irgendetwas schiefgehen. Fordern Sie konkret Folgendes ein:
- Einen schriftlichen Vertrag: Umfang, Liefertermin, Zahlungsplan und Anzahl der Revisionen sollten klar festgehalten sein
- Eine Klausel, dass Quellcode und Design-Dateien Ihnen bei Projektabschluss übergeben werden
- Domain-, Hosting- und Panel-Konten von Anfang an auf Ihren eigenen Namen
- Eine kostenlose Fehlerbehebungsgarantie für einen bestimmten Zeitraum nach der Lieferung (zum Beispiel 30 Tage)
- Zwischenlieferungen: Das Projekt wird stufenweise gezeigt, nicht auf einmal
Diese Punkte gelten sowohl für die Zusammenarbeit mit einem Freelancer als auch mit einer Agentur, werden aber in der Beziehung mit einem Freelancer, in der die Abhängigkeit von einer Person höher ist, noch kritischer. Eine ausführliche Lieferliste finden Sie in unserer Übergabe-Checkliste.
Wie sollte der Zahlungsplan gestaltet sein, damit beide Seiten geschützt sind?
Der Zahlungsplan sollte stufenweise gestaltet sein, damit sowohl Sie als auch die Person, mit der Sie arbeiten, geschützt sind: Eine vollständige Vorauszahlung überträgt das Risiko unerledigter Arbeit auf Sie; eine Zahlung erst nach vollständiger Fertigstellung ist für den Freelancer so riskant, dass die meisten sie nicht akzeptieren. Als am ausgewogensten hat sich in der Praxis das Modell erwiesen, ein Drittel zu Beginn, ein Drittel bei einem Zwischenschritt (etwa der Designfreigabe) und das verbleibende Drittel bei der Lieferung zu zahlen, sodass keine Seite das gesamte Risiko allein trägt.
Was passiert, wenn Sie das nicht klar regeln? Ein Unternehmen zahlte die Hälfte des Auftrags im Voraus, der Freelancer verschwand jedoch, bevor die Arbeit fertig war; am Ende blieb weder eine nutzbare Website noch das gezahlte Geld, und ohne schriftlichen Vertrag gab es auch keinen Rechtsweg. Ein gestaffelter Zahlungsplan begrenzt in einem solchen Fall zumindest den Schaden, denn vor der letzten Zahlung haben Sie ein geliefertes, funktionierendes Produkt in der Hand.
Was kostet das Szenario 'der Neffe macht das umsonst' wirklich?
Die tatsächlichen Kosten des Szenarios 'der Neffe macht das umsonst' können weit über dem scheinbar kostenlosen oder sehr günstigen Etikett liegen; denn solche Arbeiten entstehen meist ohne schriftlichen Vertrag, ohne Lieferliste und im Rahmen eines Lernprozesses. Das typische Muster aus der Praxis: Ein Neffe im Studienalter baut die Website mit der Einstellung eines Schulprojekts, hört ein Semester später wegen Prüfungsstress oder eines Jobwechsels auf, sich darum zu kümmern; die Website wird nicht mehr aktualisiert, Sicherheitspatches bleiben aus, und irgendwann wird sie gehackt oder zeigt im Browser die Warnung 'nicht sicher'.
Die teuerste Folge dieses Szenarios ist meist ein Kostenpunkt, den der Verursacher selbst gar nicht bemerkt: Eine monatelang nicht gepflegte Website verliert ihre Sichtbarkeit in der Suchmaschine, und diesen Verlust wieder aufzuholen, dauert deutlich länger, als eine neue Website von Grund auf bauen zu lassen. Da alles kostenlos begann, gibt es meist auch keine schriftlichen Unterlagen, sodass Sie im Ernstfall weder einen Vertrag noch ein konkretes Übergabeprotokoll in der Hand haben. Selbst wenn Sie sich auf eine solche Vereinbarung einlassen, fordern Sie zumindest einen Teil der oben genannten Risikominderungspunkte schriftlich ein, insbesondere dass Domain und Hosting-Konto auf Ihren Namen laufen; allein dieser eine Punkt garantiert, dass die Website bei Ihnen bleibt, sobald die Vereinbarung endet.
Ist ein Mischmodell sinnvoll: Mit Freelancer starten, mit Agentur wachsen?
Ein Mischmodell, klein und schnell mit einem Freelancer zu starten und mit wachsendem Geschäft zu einer Agentur überzugehen, kann besonders für neu gegründete Unternehmen sinnvoll sein. Braucht ein neu eröffnetes Café in den ersten sechs Monaten nur eine einfache Seite mit Speisekarte und Kontaktdaten, ist es sinnvoller, dafür 200-350 € an einen Freelancer zu zahlen, als das Mindestpaket einer Agentur ab 850 € zu buchen. Wächst das Unternehmen und braucht Online-Bestellung, ein Reservierungssystem oder die Verwaltung mehrerer Filialen, ist das der richtige Zeitpunkt für den Wechsel zur Agentur.
Damit dieser Übergang reibungslos verläuft, ist es entscheidend, dass Quellcode und alle Zugänge auch bei der Zusammenarbeit mit dem Freelancer bei Ihnen bleiben; andernfalls müssen Sie beim Wechsel zur Agentur von Grund auf neu beginnen, statt auf der Arbeit des Freelancers aufzubauen. Auch wenn Sie sich für das Mischmodell entscheiden, verzichten Sie deshalb nicht auf die oben genannten Risikominderungspunkte: Vertrag, Lieferliste, Kontoeigentümerschaft.
Fazit: Die Entscheidung sollte sich nach Umfang und Kontinuität richten
Am Ende sollte sich die richtige Wahl weniger daran orientieren, wer günstiger ist, sondern daran, wie lange die Aufgabe laufen und wie stark sie wachsen wird. Für eine einmalige, kleine und klar umrissene Aufgabe funktioniert ein guter Freelancer mit den richtigen Vertrags- und Lieferbedingungen hervorragend; für ein stetig wachsendes Projekt, das mehrere Disziplinen erfordert und bei dem Kontinuität entscheidend ist, senkt die Struktur einer Agentur das Risiko deutlich. Es gibt zwischen beiden keine einzige richtige Antwort; richtig ist, Vertrags- und Lieferbedingungen klar schriftlich festzuhalten, egal für welchen Weg Sie sich entscheiden.
Wenn Sie gemeinsam mit uns bewerten möchten, ob für den Umfang Ihres Projekts ein Freelancer oder eine Agenturstruktur besser passt, können Sie sich über unseren Service Webdesign und Entwicklung an uns wenden und Kontakt aufnehmen; im kostenlosen Erstgespräch erarbeiten wir gemeinsam den richtigen Weg für die Größe Ihres Projekts.