Der Ablauf eines Website-Projekts gliedert sich in sieben klare Phasen: Konzeption und Briefing, Sitemap und Content-Plan, Design, Entwicklung, Test, Launch und Betreuung nach dem Launch. Eine einfache Präsentationsseite durchläuft diese Phasen in 2-4 Wochen, eine Unternehmenswebsite in 4-8 Wochen; und der Punkt, an dem der Prozess am häufigsten ins Stocken gerät, ist fast immer derselbe: das Warten auf Texte und Bildmaterial vom Kunden.
1. Konzeption und Briefing: Hier wird die Grundlage gelegt
Im ersten Gespräch erzählen Sie der Agentur mehr als umgekehrt: Wer Ihre Zielgruppe ist, welche Leistung Sie hervorheben möchten, 2-3 Beispielseiten, die Ihnen gefallen, und wer Ihre Wettbewerber sind. Dieses Gespräch dauert meist 45-60 Minuten, sein Ergebnis aber ist ein Dokument, an dem sich das gesamte Projekt orientiert: das Briefing.
Ein Warnsignal bei der Agenturwahl: Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die Ihnen im Angebotsgespräch keine einzige Frage stellen und direkt einen Festpreis nennen. Ein Preisangebot ohne echten Briefing-Prozess verwandelt sich in der Regel in zusätzliche Kosten, sobald das Projekt an Umfang gewinnt. Ein gutes Erstgespräch sollte innerhalb von 3-5 Werktagen zu einem klaren Leistungsumfang führen, in dem Seitenzahl, Funktionen und die Anzahl der Korrekturschleifen schriftlich festgehalten sind.
Vier Punkte müssen in dieser Phase unbedingt im Vertrag stehen: ein verbindlicher Liefertermin, die Anzahl der eingeschlossenen Korrekturschleifen, ein Zahlungsplan (meist 50 % zu Beginn, 50 % bei Übergabe) sowie die schriftliche Zusicherung, dass Ihnen nach Projektabschluss die Quelldateien, Designdateien und der Admin-Zugang zur Website übergeben werden. Fehlen diese Punkte im Vertrag, können Sie später mit Überraschungen wie 'die Dateien bleiben bei uns, Sie zahlen quasi Miete für die Nutzung' konfrontiert werden.
2. Sitemap und Content-Plan
In dieser Phase entsteht die Sitemap: Startseite, Über uns, Leistungen/Produkte, Referenzen, Blog, Kontakt - im Schnitt 6-10 Seiten. Für jede Seite wird festgelegt, welcher Text, welches Bild und welcher Call-to-Action-Button (CTA) erscheinen soll.
Vom Kunden wird hier eine klare Lieferung erwartet: Logodateien (vektoriell, .ai oder .svg), ein Leitfaden zu den Markenfarben, falls vorhanden, Leistungs- bzw. Produktbeschreibungen sowie Team- und Referenzfotos. Unserer Erfahrung nach bleibt etwa ein Drittel der Projekte genau an dieser Stelle stecken, weil der Kunde die Texte selbst schreiben möchte, aber keine Zeit dafür findet. Realistisch betrachtet: Zieht sich die Textlieferung über eine Woche hinaus, ist die Unterstützung durch den Texter der Agentur die praktikabelste Lösung, um die Gesamtdauer zu verkürzen.
Die Entscheidung über die Sitemap ist nicht nur eine Frage der visuellen Struktur, sondern auch eine SEO-Entscheidung: Hier wird festgelegt, welche Leistung eine eigene Seite bekommt, welches Thema als Blogbeitrag behandelt wird und wie die URL-Struktur aufgebaut ist. Für jede Leistung eine eigene Seite anzulegen, statt alles auf einer einzigen 'Leistungen'-Seite zu bündeln, liefert beispielsweise bessere Ergebnisse für Nutzer, die gezielt nach dieser Leistung suchen; diese Entscheidung erhöht aber auch die Seitenzahl und damit den Zeitaufwand für Design und Inhalt.
3. Designphase und Freigaberunden
Das Design entsteht meist so, dass zunächst 1-2 alternative Konzepte für die Startseite vorgestellt werden, bevor das freigegebene Konzept auf die übrigen Seiten übertragen wird. Ein Standardvertrag umfasst in der Regel 2 Freigaberunden; die dritte Runde und alle weiteren werden meist gesondert berechnet, da sie über den vereinbarten Umfang hinausgehen.
Die erwartete Rückmeldezeit des Kunden liegt bei 3-5 Werktagen. Je länger sich dies hinzieht - etwa wenn sich das Feedback über 2-3 Wochen erstreckt -, desto stärker verschiebt sich der Projektzeitplan im gleichen Verhältnis, da das Team der Agentur inzwischen an anderen Projekten arbeitet und die Rückkehr in die Warteschlange ein paar zusätzliche Tage kosten kann. Rückmeldungen über eine einzige Ansprechperson, punktgenau und konkret zu geben - etwa 'das Logo im Header soll das 1,5-Fache der aktuellen Größe haben' statt 'das Logo soll größer sein' - beschleunigt jede Runde.
4. Entwicklungsphase (Programmierung)
Das freigegebene Design wird hier zu einer lauffähigen Website. Die Wahl des CMS ist an dieser Stelle entscheidend: Die Antwort auf die Frage WordPress oder individuelle Software bestimmt unmittelbar, wie schnell und flexibel die Website später ist. Responsive Programmierung, grundlegende SEO-Einstellungen (Titel-Tags, Meta-Beschreibungen, Alt-Texte für Bilder) und Formularintegrationen werden ebenfalls in diesem Schritt fertiggestellt.
Der Kunde ist in dieser Phase meist ruhig, und das ist normal. Eine transparente Agentur sollte jedoch mit fortschreitender Entwicklung einen Testlink (Staging) teilen, damit Sie auch mitten im Prozess sehen können, ob alles in die richtige Richtung geht. Die Entwicklungszeit beträgt bei einer Unternehmenswebsite im Schnitt 2-3 Wochen, bei Websites mit Integrationen (Terminsystem, Mehrsprachigkeit, individuelles Formular) kann sie auf 4-6 Wochen ansteigen.
5. Test und Qualitätskontrolle
Vor dem Livegang müssen folgende Prüfungen erfolgen: Darstellungstest in verschiedenen Browsern, Test auf Mobilgeräten und Tablets, Kontrolle, ob alle Formulare tatsächlich per E-Mail oder im CRM ankommen, eine Rechtschreibprüfung, eine Kontrolle auf defekte Links und die Messung der Website-Geschwindigkeit. Wird dieser Schritt übersprungen, beschädigt Feedback wie 'das Formular funktioniert nicht' oder 'auf dem Smartphone sieht es verschoben aus' den ersten Eindruck der Marke.
Agentur, Freelancer oder internes Team? So verändert sich der Ablauf
Es lohnt sich zu verstehen, wie diese drei Modelle den Prozess unterschiedlich prägen. Bei der Zusammenarbeit mit einem Freelancer ist der Ablauf meist flexibler und günstiger, doch weil alles von einer einzigen Person abhängt, kann eine Krankheit, ein anderer Auftrag oder einfach eine langsamere Kommunikation dieser Person das Projekt wochenlang aufhalten. Bei einer Agentur begleitet ein Projektmanager den Prozess, und fällt jemand aus, kann eine andere Person übernehmen; diese Sicherheit kostet meist 20-30 % mehr. Ein internes Team aufzubauen (eine festangestellte Entwicklerin oder einen Entwickler einzustellen) lohnt sich nur für Unternehmen mit einer großen, sich ständig verändernden digitalen Präsenz; für ein kleines oder mittleres Unternehmen steht der monatliche Fixkosten meist in keinem guten Verhältnis zum Ertrag.
Für ein kleines Café im Stadtviertel reicht das Freelancer-Modell meist aus, da Budget und Umfang begrenzt sind. Für ein Fertigungsunternehmen mit mehreren Standorten ist dagegen das Agenturmodell die sicherere Wahl, denn Projektmanagement, die Koordination mehrerer Sprachen und ein langfristiger Wartungsbedarf sind kaum von einer einzigen Person zuverlässig zu stemmen.
6. Der Launch-Tag
Domain-Weiterleitung, Einrichtung des SSL-Zertifikats, Registrierung bei Google Search Console und Analytics sowie - falls eine bestehende Website vorhanden ist - die Einrichtung von 301-Weiterleitungen von den alten auf die neuen URLs sind die Aufgaben dieses Tages. Ein kleiner Praxistipp: Den Launch lieber auf einen Dienstag oder Mittwoch legen statt auf einen Freitag; taucht eine DNS-Verzögerung oder ein technisches Problem auf, kann das Support-Team noch vor dem Wochenende eingreifen.
7. Nach dem Launch: Die ersten 30 Tage
Nachdem die Website live gegangen ist, braucht Google in der Regel 1-2 Wochen, um die Seiten zu indexieren; in dieser Zeit wirkt der Traffic niedrig, und das ist normal. In den ersten 30 Tagen sollten Sie: die wichtigsten Ziele in Analytics (Formularabsendungen, Telefonklicks) verfolgen, den ersten Performance-Bericht erstellen und kleinere inhaltliche Korrekturen im Rahmen der Wartung vornehmen.
Wo gerät der Prozess ins Stocken? 4 häufige Fehler
- Inhalte werden zu spät geliefert: Dies ist die größte Verzögerungsquelle in Projekten; werden Texte und Bilder erst nach Abschluss des Designs statt in der Briefing-Phase angefordert, kann sich der gesamte Zeitplan verdoppeln.
- Korrekturschleifen gelten fälschlich als unbegrenzt: Wird die im Vertrag festgelegte Anzahl an Runden überschritten, wachsen Zeit und Budget zugleich; deshalb ist es wichtig, den Umfang von Anfang an klar zu definieren.
- Zu viele Entscheider sind beteiligt: Müssen 4-5 Personen ihre Freigabe geben, kann jede Runde statt Tagen mehrere Wochen dauern; eine einzige verantwortliche Entscheidungsperson zu benennen ist die praktischste Lösung.
- Domain- und Hosting-Zugänge werden zu spät geteilt: Fehlen am Launch-Tag die Zugangsdaten, kann die Website tagelang nicht online gehen, obwohl Design und Entwicklung längst abgeschlossen sind.
- Der Umfang wird nachträglich erweitert: Wünsche mitten im Projekt wie 'lassen Sie uns noch diese Seite hinzufügen' oder 'diese Funktion sollte auch rein' verändern Zeitplan und Budget, wenn sie nicht im Vertrag stehen; es ist für beide Seiten gesünder, von vornherein zu vereinbaren, dass ein neuer Wunsch zusätzliche Zeit und zusätzliche Kosten bedeutet.
Welche Unterlagen sollten Sie für ein Website-Projekt vorbereiten?
Der Prozess beschleunigt sich erheblich, wenn Sie vor Projektbeginn bereits über Folgendes verfügen:
- Logodateien im Vektorformat (.ai, .eps oder .svg); ein reines PNG- oder JPG-Logo wird bei größeren Formaten unscharf und erschwert der Designerin oder dem Designer die Arbeit.
- Markenfarben und, falls vorhanden, einen Schriftleitfaden; andernfalls entwickelt die Designerin oder der Designer gemeinsam mit Ihnen eine Palette, was 3-5 Tage zusätzlich benötigt.
- Leistungs- oder Produktbeschreibungen; Stichpunkte genügen, ganze Sätze sind nicht zwingend notwendig - der Texter der Agentur kann diese ausformulieren.
- Fotos von Team, Büro oder Produktion; echte Fotos schaffen im Gegensatz zu Stockbildern Vertrauen.
- 3-5 Kundennamen oder Fallstudien, die Sie als Referenz nennen können, sofern vorhanden.
Wie häufig steht man während des Projekts mit der Agentur in Kontakt?
Für ein gesundes Projekt genügen ein kurzes wöchentliches Status-Update (per E-Mail oder ein 15-minütiges Gespräch) sowie ein Feedbackgespräch bei jeder Freigaberunde. Tägliche Nachrichten zu erwarten, ist unrealistisch; stattdessen nutzen geplante Gespräche zu bestimmten Meilensteinen (Freigabe der Sitemap, Designfreigabe, vor dem Test) die Zeit beider Seiten effizienter. Eine Agentur mit eigenem Projektmanagement richtet diesen Rhythmus für Sie ein; arbeiten Sie mit einer freiberuflichen Person zusammen, sollten Sie ihn von Anfang an selbst vorschlagen.
Wenn Sie konkretere Zahlen dazu sehen möchten, wie lange der gesamte Prozess dauert, lohnt sich ein Blick in unseren Beitrag Wie lange dauert die Website-Erstellung; wenn Sie sich für den Zeit- und Kostenunterschied zwischen Theme und individuellem Design interessieren, hilft unser Vergleich Theme oder individuelles Webdesign weiter. Für die Budgetplanung empfehlen wir unseren Beitrag Website-Preise und Kosten, und wenn Sie eine Unternehmenswebsite aufbauen, unseren Leitfaden Wie sollte eine Unternehmenswebsite aussehen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn mir das Design nicht gefällt?
Solange Sie laut Vertrag noch Korrekturschleifen zur Verfügung haben, können Sie die Punkte, die Ihnen nicht gefallen, konkret benennen und eine Überarbeitung verlangen. Ändert sich das Konzept grundlegend - etwa von einem modernen zu einem klassischen Design -, wird dies meist als zusätzliche Runde gewertet und gesondert berechnet; deshalb lohnt es sich, bei der ersten Konzeptfreigabe klar zu sagen, was Ihnen nicht gefällt, um in späteren Runden Überraschungen zu vermeiden.
Kann die Agentur mitten im Projekt zusätzliches Geld verlangen?
Nein, wenn der Umfang klar im Vertrag steht. Fordern Sie jedoch mitten im Projekt eine neue Seite, eine neue Funktion oder eine zusätzliche Korrekturschleife, wird dies zusätzlich berechnet. Eine gute Agentur teilt Ihnen diesen Mehraufwand schriftlich mit und bepreist ihn, bevor sie ihn umsetzt, statt Sie später mit einer Überraschungsrechnung zu konfrontieren.
Wem sollten Domain und Hosting gehören?
Es empfiehlt sich, dass Domain- und Hosting-Konten auf Ihren Namen und mit Ihrer eigenen Zahlungsmethode registriert sind. Lassen Sie die Agentur die Domain über ihr eigenes Konto registrieren, können später Zugriffsprobleme entstehen, sobald Sie die Agentur wechseln möchten; dies ist einer der ärgerlichsten Streitpunkte, die uns in der Praxis begegnen.
Ist Wartung nach dem Livegang verpflichtend?
Verpflichtend ist sie nicht, aber empfehlenswert. Nutzen Sie ein CMS wie WordPress, benötigen Sicherheitsupdates, Backups und die Kompatibilität von Erweiterungen regelmäßige Aufmerksamkeit; ohne eine monatliche Wartungsvereinbarung kann Ihre Website mit der Zeit veralten oder Sicherheitslücken entwickeln.
Worauf sollte man bei der Festlegung des Launch-Termins achten?
Möchten Sie den Launch an eine Veranstaltung, eine Kampagne oder den Beginn einer Saison koppeln, sagen Sie dies gleich zu Projektbeginn; die Agentur richtet Entwicklungs- und Testplan dann auf dieses Datum aus. Den Launch-Termin mitten im Projekt vorzuziehen bedeutet meist, die Testphase zu verkürzen, und erhöht das Risiko, dass nach dem Launch kleine Fehler auftauchen.
Bei Welda steuern wir diese sieben Phasen unserer Projekte für Webdesign und -entwicklung nach einem klaren Zeitplan und sagen Ihnen bei jedem Schritt von Anfang an, was wir von Ihnen benötigen. Um zu besprechen, wie lange Ihr Projekt dauert und womit Sie beginnen sollten, können Sie über unsere Seite Kontakt ein kostenloses Erstgespräch anfragen.