Die Umsatzsteuer (im Alltag oft Mehrwertsteuer genannt) ist eine indirekte Steuer, die auf den Verkaufspreis einer Ware oder Dienstleistung berechnet, letztlich vom Endverbraucher getragen und ans Finanzamt abgeführt wird; Unternehmen verrechnen die beim Einkauf gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) mit der beim Verkauf vereinnahmten Umsatzsteuer und melden die Differenz. Bei einem Regelsteuersatz von 19 Prozent kostet ein Produkt für 100 € netto brutto 119 €; wird derselbe Artikel netto ausgezeichnet, zahlt der Kunde 100 € und die 19 € Umsatzsteuer werden zusätzlich ausgewiesen - in beiden Fällen ist der ans Finanzamt abzuführende Betrag gleich, nur das Preisschild, das der Kunde sieht, unterscheidet sich.
Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettopreis?
Der Bruttopreis zeigt den Endbetrag, den der Kunde zahlt; der Nettopreis zeigt den Waren- oder Leistungswert vor Aufschlag der Steuer. Im Einzelhandel (Bekleidungsgeschäft, Supermarkt) sind Preisschilder fast immer Bruttopreise, weil der Verbraucher den tatsächlich zu zahlenden Betrag sehen will; im Großhandel oder bei Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) werden Preisangebote dagegen meist netto gemacht, weil das einkaufende Unternehmen diese Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug geltend macht.
Diese Unterscheidung zu verwechseln, führt zu konkreten Verlusten: Vereinbart ein Großhändler eine Bestellung zu 1.000 € netto, hält diese aber irrtümlich für einen Bruttopreis und stellt die Rechnung über 1.000 € brutto (die Steuer also im Betrag versteckt), hat er den Warenwert tatsächlich zu 1.000 €/1,19 = 840,34 € verkauft und die 159,66 € Umsatzsteuer aus eigener Tasche getragen. Bei hundert Bestellungen im Monat kann sich diese Differenz auf über 15.000 € summieren.
Wie ermittelt man den Nettopreis aus einem Bruttopreis?
Um aus einem Bruttopreis den Nettopreis zu ermitteln, wird der Bruttopreis durch (1 + Steuersatz) geteilt; bei 19 Prozent Umsatzsteuer ist dieser Wert 1,19. Ein Produkt für 119 € brutto hat einen Nettobetrag von 119 €/1,19 = 100 €, die Umsatzsteuer beträgt 119 €-100 € = 19 €. Bei einem Produkt mit ermäßigtem Steuersatz von 7 Prozent (etwa bestimmte Lebensmittel oder Bücher) ergibt ein Bruttopreis von 107 € einen Nettobetrag von 107 €/1,07 = 100 €.
Um umgekehrt vom Nettopreis zum Bruttopreis zu gelangen, wird der Nettopreis mit (1 + Steuersatz) multipliziert. Eine Dienstleistung für 250 € netto ergibt bei 19 Prozent Umsatzsteuer einen Bruttorechnungsbetrag von 250 € x 1,19 = 297,50 €. Diese Rechnung in beide Richtungen zu beherrschen, senkt die Fehlerquote sowohl bei der Angebotserstellung als auch bei der Prüfung einer eingehenden Rechnung auf null.
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Ein Unternehmen zieht die beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) von der beim Verkauf vereinnahmten Umsatzsteuer ab und führt die Differenz ans Finanzamt ab - oder trägt einen Vorsteuerüberhang als Erstattungsanspruch in den nächsten Zeitraum vor. Kauft ein Schreibwarengeschäft in einem Monat für 60.000 € netto Waren ein und zahlt dabei bei 19 Prozent 11.400 € Vorsteuer, verkauft im selben Monat aber für 150.000 € netto und vereinnahmt dabei 28.500 € Umsatzsteuer, beträgt die ans Finanzamt abzuführende Summe 28.500 €-11.400 € = 17.100 €.
Übersteigt die Vorsteuer in einem Monat die vereinnahmte Umsatzsteuer (etwa nach einem großen Wareneinkauf vor der Saison), wird die Differenz als Vorsteuerüberhang in den nächsten Monat vorgetragen, und es fällt keine Zahlung an. Ein Unternehmer, der diese Logik nicht kennt, könnte in einem Monat mit hohem Wareneinkauf fälschlicherweise einen Fehler vermuten, wenn keine Umsatzsteuerzahlung fällig wird - dabei ist das ein normales Ergebnis der Verrechnung.
Wie erscheint die Umsatzsteuer auf Kassenbon und Rechnung?
Auf dem Kassenbon im Einzelhandel wird die Umsatzsteuer meist im Gesamtbetrag ausgewiesen, mit einer Aufschlüsselung nach Steuersatz am unteren Rand (etwa Bemessungsgrundlage und Betrag für den 7-Prozent-Satz und separat für den 19-Prozent-Satz); kauft ein Kunde im Supermarkt sowohl Lebensmittel (7 Prozent) als auch Reinigungsmittel (19 Prozent), erscheinen beide Sätze auf getrennten Zeilen des Bons. Auf der Rechnung ist es Standard, Nettoeinzelpreis, Menge, Zwischensumme sowie am Ende Umsatzsteuerbetrag und Gesamtsumme als getrennte Zeilen auszuweisen.
Wählt ein Unternehmer auf einer Rechnung den falschen Steuersatz (etwa 7 statt der korrekten 19 Prozent für eine Dienstleistung), hat er zu wenig Umsatzsteuer vereinnahmt und muss diese Differenz möglicherweise bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung aus eigener Tasche nachzahlen. Solche Fehler in der Rechnungsstellung behandeln wir ausführlich in unserem Leitfaden zu häufigen Fehlern bei der Rechnungsstellung.
Welche Umsatzsteuerfehler machen kleine Unternehmen häufig?
Der häufigste Fehler ist, in einem Angebot nicht klarzustellen, ob der Preis brutto oder netto gemeint ist; ein Softwareunternehmen glaubt vielleicht, 50.000 € netto angeboten zu haben, während der Kunde das als Bruttopreis versteht - nach Vertragsunterschrift wird diese Differenz von rund 9.500 € zum Streitpunkt. Auf jedem Angebot und jeder Rechnung ausdrücklich 'zzgl. USt.' oder 'inkl. USt.' zu vermerken, verhindert diesen Streit von vornherein.
Der zweite häufige Fehler ist, Produkte mit unterschiedlichen Steuersätzen (etwa 7 und 19 Prozent) pauschal mit einem Satz zu berechnen; eine Apotheke oder ein Supermarkt, der Produktgruppen nicht korrekt dem passenden Steuersatz zuordnet, riskiert sowohl eine zu niedrige als auch eine zu hohe Umsatzsteuermeldung. Der dritte Fehler ist, Änderungen der Steuersätze nicht im Blick zu behalten; ändert sich der Steuersatz einer Produktgruppe und stellt ein Unternehmen weiter mit dem alten Satz Rechnungen aus, kann es monatelang unbemerkt fehlerhaft melden.
Der vierte Fehler ist, Rundungsdifferenzen zu ignorieren; sind Einzelpreise nicht glatt (etwa 12,47 €) und wird die Umsatzsteuer für jede Zeile einzeln gerundet, kann bei einer Rechnung mit vielen Positionen in Summe eine Differenz von wenigen Euro entstehen. Diese Differenz wirkt für sich genommen unbedeutend, kann aber bei einem Unternehmen mit hunderten Rechnungen im Jahr zu kleinen, aber erklärungsbedürftigen Abweichungen zwischen den Voranmeldungen und der Buchhaltung führen; deshalb ist eine konsistente Rundungslogik in der Rechnungssoftware wichtig.
Wie wird die Umsatzsteuer auf Dienstleistungsrechnungen berechnet?
Bei Dienstleistungsunternehmen (Beratung, Software, Reparatur und Wartung, Kosmetikbehandlungen) folgt die Umsatzsteuer derselben Logik wie beim Warenverkauf, wird aber meist auf eine einzelne Position berechnet: Das Honorar wird netto festgelegt, und der geltende Satz wird aufgeschlagen, um den Rechnungsbetrag zu erhalten. Vereinbart ein Grafikstudio für ein Logoprojekt 8.000 € netto, zeigt die Rechnung 8.000 € Honorar, 1.520 € Umsatzsteuer (19 Prozent) und 9.520 € Gesamtsumme als getrennte Zeilen.
Eine Situation, die Dienstleistungsunternehmen häufig erleben, ist eine Anzahlung; auch bei der Anzahlungsrechnung wird die Umsatzsteuer zum gleichen Satz berechnet, und nach Abschluss der Arbeit wird für den Restbetrag eine zweite Rechnung ausgestellt. Nimmt eine Webdesign-Agentur 50 Prozent eines Projekts als Anzahlung, muss sie diese Anzahlung mit ausgewiesener Umsatzsteuer abrechnen; die Anzahlung bis zum Projektabschluss als steuerfrei zu behandeln, birgt das Risiko einer zu niedrigen Meldung am Ende des Zeitraums.
Was tun, wenn sich der Umsatzsteuersatz während des Jahres ändert?
Ändert sich der Umsatzsteuersatz für eine Produkt- oder Dienstleistungsgruppe, muss ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens auf allen ausgestellten Rechnungen und Bons der neue Satz angewendet werden; wird weiterhin mit dem alten Satz abgerechnet, kann das zu sowohl zu niedrigen als auch zu hohen Meldungen führen. Ein Unternehmer sollte die Steuersätze in seiner Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware sofort nach Bekanntgabe der Änderung aktualisieren und sicherstellen, dass auch das Personal über den neuen Satz informiert ist.
In der Praxis wird diese Aktualisierung besonders in Unternehmen mit vielen Artikelstammdaten (Supermarkt, Apotheke) häufig vergessen; statt jedes Produkt einzeln zu aktualisieren, lässt sich in einem System, in dem Produktgruppen mit einem Steuersatz verknüpft sind, die Änderung mit einer einzigen Einstellung auf alle betroffenen Produkte übertragen. Das spart Zeit und verringert das Risiko fehlerhafter Rechnungen während der Übergangsphase.
Was sind Umsatzsteuererstattung und steuerbefreite Umsätze?
Bestimmte Umsätze (etwa Exporte, Investitionen im Rahmen bestimmter Förderprogramme, internationale Transporte) können von der Umsatzsteuer befreit sein oder einem Unternehmen einen Anspruch auf Erstattung der gezahlten Vorsteuer verschaffen; da diese Fälle von der allgemeinen Regel abweichen, erfordern sie besondere Dokumentation und ein eigenes Meldeverfahren. Ein exportierendes Unternehmen berechnet auf ins Ausland verkaufte Waren keine Umsatzsteuer, kann aber unter bestimmten Voraussetzungen die beim Einkauf oder der Herstellung gezahlte Vorsteuer erstattet bekommen; dieser Prozess läuft anders als ein gewöhnlicher Inlandsverkauf und erfordert sorgfältige Dokumentation.
Steuerbefreite Umsätze mit gewöhnlichen Verkäufen zu verwechseln, kann zu sowohl zu niedrigen als auch zu hohen Meldungen führen; hat Ihr Unternehmen in seinem Tätigkeitsbereich eine befreite oder erstattungsfähige Position, sollten Sie dies unbedingt vorab mit Ihrem Steuerberater klären. Die Grenze zwischen allgemeiner Regel und Befreiungstatbestand nicht zu kennen, gehört zu den teuersten Umsatzsteuerfehlern kleiner Unternehmen.
Können sich die Umsatzsteuersätze ändern?
Ja, die Umsatzsteuersätze können sich durch Gesetzesänderungen ändern und je nach Produkt- oder Dienstleistungsgruppe unterscheiden (für Grundnahrungsmittel oder Bücher gilt beispielsweise der ermäßigte Satz); die in diesem Artikel genannten Sätze von 7 und 19 Prozent gelten für Deutschland zum Zeitpunkt der Erstellung und sollten bei Bedarf über das Bundesministerium der Finanzen oder Ihren Steuerberater bestätigt werden. Den aktuellen Steuersatz für die von Ihrem Unternehmen verkauften Produkte oder Dienstleistungen einige Male im Jahr zu prüfen, ist besonders wichtig, wenn Sie in eine neue Produktgruppe einsteigen.
Wie wirkt sich der Voranmeldungszeitraum auf ein Unternehmen aus?
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird in der Regel monatlich oder vierteljährlich abgegeben und beinhaltet die Verrechnung von Vor- und Umsatzsteuer des vorangegangenen Zeitraums mit Meldung der Differenz; deshalb müssen alle Rechnungen und Bons eines Unternehmens vor Ablauf des Zeitraums vollständig erfasst sein. Eine Mitte des Monats ausgestellte, aber verspätet ins System eingetragene Rechnung, die dadurch nicht mehr in die Meldung des laufenden Zeitraums einfließt und in den nächsten Zeitraum rutscht, verzerrt sowohl die Liquiditätsplanung als auch die Gewinn-Verlust-Rechnung des Zeitraums.
Der praktische Weg, dieses Risiko zu verringern, besteht darin, sicherzustellen, dass alle Einkaufs- und Verkaufsrechnungen einige Tage vor Ablauf des Zeitraums im System erfasst sind; in Unternehmen ohne die Gewohnheit regelmäßiger Rechnungsarchivierung erfolgt diese Kontrolle meist hektisch zum Monatsende, und dabei übersehene Belege können die Umsatzsteuerberechnung des Zeitraums verfälschen. Die Disziplin bei der Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen behandeln wir ausführlich in unserem Leitfaden zur Ausgabenverfolgung.
Der praktische Weg zu einer korrekten Umsatzsteuerberechnung
Unternehmen, die die Umsatzsteuer von Hand oder in verstreuten Excel-Dateien führen, erleben häufig Probleme durch die Vermischung unterschiedlich besteuerter Produkte und eine falsch summierte Umsatzsteuer im Zeitraum. In Unternehmen, die Verkaufs- und Lagerdaten in einem einzigen System führen, ist der Steuersatz jedem Produkt hinterlegt und wird beim Ausstellen von Bon oder Rechnung automatisch angewendet - das beseitigt die Fehleranfälligkeit der manuellen Berechnung. Das Verkaufsmodul von Welda Stock berechnet produktbezogene Umsatzsteuersätze automatisch, beschleunigt die Bon- und Rechnungserstellung und bereitet auch die Umsatzsteuerübersicht zum Periodenende vor.
Die Informationen in diesem Artikel dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung; bei Umsatzsteuervoranmeldung, Satzbefreiungen oder Sonderfällen (Export, steuerbefreite Umsätze und Ähnliches) sollten Sie unbedingt einen Steuerberater hinzuziehen. Für Ihre Vorbuchhaltung und Ihren Rechnungsprozess werfen Sie gerne einen Blick in unseren Leitfaden zur Vorbuchhaltung, und für Ihre unternehmerischen Anliegen nehmen Sie Kontakt mit uns auf.