Kostenlose Kassensoftware reicht im deutschen Einzelhandel seltener, als die Suchergebnisse vermuten lassen. Denn eine elektronische Kasse muss hierzulande grundsätzlich die Anforderungen des Kassengesetzes erfüllen, unabhängig davon, was die Software kostet. Für den kleinen Laden kann ein Gratis-Tool sinnvoll sein, wenn es entweder nachweislich für die deutsche Kassenführung eingerichtet ist oder nur Bestand und Bestellung abbildet, während eine ordnungsgemäße Kasse getrennt läuft. Sobald Personal storniert, Frischware über die Waage läuft oder ein Ausfalltag wirklich wehtut, wird die Rechnung schnell eine andere. Prüfen Sie also zuerst die Rechtslage, dann Datensicherung und Hilfe im Störfall, und erst zum Schluss die Funktionsliste.
Wer nach Kassensoftware kostenlos Einzelhandel sucht, betreibt meist einen kleinen Lebensmittelmarkt, einen Dorfladen, einen Hofladen oder einen Feinkostladen und möchte keine Lizenz bezahlen, solange es nicht nötig ist. Das ist vernünftig. Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Grenze für Ihren Betrieb selbst zu ziehen. Er ersetzt keine Steuerberatung: Bei den rechtlichen Fragen bleiben wir bewusst allgemein und verweisen auf Ihre Kanzlei.
Das Kassengesetz interessiert sich nicht für den Preis der Software
Der wichtigste Unterschied zwischen Deutschland und vielen anderen Märkten lautet: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, muss es nach § 146a Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung grundsätzlich mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Dazu kommen die Belegausgabepflicht, die Meldung des Systems an das Finanzamt, die Vorgaben der GoBD an Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung sowie die Möglichkeit einer unangekündigten Kassennachschau.
Das hat eine praktische Folge für jede Gratis-Lösung: Eine kostenlose App, die aussieht wie eine Kasse und in Deutschland als Kasse benutzt wird, kann genau dann zum Problem werden, wenn die TSE fehlt oder falsch eingebunden ist. Fragen Sie deshalb nicht „Ist die Software gratis?“, sondern „Ist sie für den Einsatz als Kasse in Deutschland ausgelegt, wer bestätigt das, und was kostet mich die TSE zusätzlich?“. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben und zeigen Sie sie Ihrer Kanzlei.
Bei einigen Produkten aus dem Ausland ist es völlig offen, ob sie die deutschen Vorgaben überhaupt adressieren. Ein gut gepflegtes internationales Produkt kann in vielen Ländern brauchbar sein und trotzdem nicht auf den deutschen Laden passen. Es gibt auch die offene Ladenkasse ohne elektronisches System, für die andere Aufzeichnungsregeln gelten. Ob das für Ihren Markt infrage kommt und ob eine reine Bestandssoftware daneben unproblematisch ist, sollte Ihre Kanzlei beurteilen. Wir möchten hier nur vermeiden, dass die Frage gar nicht gestellt wird.
Denken Sie auch an den Tag des Ausstiegs. Kassendaten müssen über mehrere Jahre aufbewahrt und bei Bedarf auswertbar bleiben. Wenn der Gratis-Anbieter verschwindet oder Sie wechseln, darf das nicht heißen, dass die Daten mit verschwinden. Das ist für ein kostenloses Tool die härteste Frage überhaupt: Wie komme ich in einigen Jahren noch an die Daten von heute?
Woher kommt das Geld? Vier Modelle hinter „kostenlos“
Software kostet Geld, und wenn Sie es nicht direkt bezahlen, finanziert sie sich anders. Das Modell verrät meist, wo die Grenzen liegen werden.
Ist die App über Kartengebühren finanziert, hängen Software und Zahlungsanbieter zusammen. Bei dünnen Lebensmittelmargen wirkt sich schon ein geringer Prozentsatz deutlich auf Ihr Ergebnis aus, gerade bei vielen kleinen Einkäufen. Bei Freemium-Tarifen liegt die Frage darin, welche Wand Sie zuerst treffen: Berichte, Nutzerzahl, Warengruppen, Filialen. Bei Open Source und klassischen Gratis-Downloads wiederum sind Sie selbst die IT-Abteilung, was für technisch versierte Inhaber durchaus eine ehrliche Option ist, sofern die Kassenfrage geklärt ist.
Von gecrackten Versionen kostenpflichtiger Programme sollten Sie die Finger lassen. Die rechtlichen Risiken liegen auf der Hand, und solche Dateien gehören zu den bekannten Wegen für Schadsoftware. Eine Kasse mit manipulierter Software wäre zudem bei einer Prüfung kaum zu erklären.
Rechnen Sie also nicht nur die Lizenz, sondern alles, was tatsächlich anfällt: TSE, deren Einrichtung und Verlängerung, Belegdrucker, Scanner, Waage, Export für die Prüfung, Datensicherung und im Zweifel eine Stunde einer externen Fachkraft. Mehr zum allgemeinen Vorgehen finden Sie in unserem Leitfaden, wie Sie ein Kassensystem richtig wählen.
Pfand, zwei Steuersätze und die Theke: Was nur der Lebensmittelhandel testen muss
Eine Kasse, die in der Boutique glänzt, kann im Dorfladen trotzdem scheitern. Der Lebensmitteleinzelhandel hat in Deutschland einige Eigenheiten, an denen sich eine Gratis-Software messen lassen muss.
Zwei Steuersätze im selben Bon. Lebensmittel laufen in der Regel mit dem ermäßigten Satz, Haushaltswaren, Getränke wie Bier und viele weitere Artikel mit dem regulären. Die richtige Zuordnung hängt am einzelnen Artikel und ist nicht immer intuitiv. Eine Software, die den Steuersatz nur grob auf Warengruppen vergibt oder in der ein Massenimport den Standardsatz einsetzt, produziert Fehler, die erst der Steuerberater findet. Testen Sie einen gemischten Warenkorb und prüfen Sie den Bon Zeile für Zeile.
Pfand und Leergut. Wie wird Pfand je Artikel hinterlegt? Wie wird ein Leergutbon vom Automaten oder eine Rückgabe an der Kasse verbucht, und taucht sie im Tagesabschluss getrennt auf? Eine Software ohne saubere Pfandlogik zwingt die Kassenkraft zu Minusbuchungen von Hand, und spätestens dann stimmen weder Bon noch Bestand. Ihre Kanzlei sollte die steuerliche Behandlung bestätigen.
Waage und lose Ware. Bei Obst, Gemüse, Käse und Wurst kommt der Barcode von der Waage. Die Stellen auf dem Etikett tragen Artikelnummer und Gewicht oder Preis, und das Programm muss sie richtig trennen. Scheitert das, bucht die Kassenkraft auf einen Sammelartikel, der Verkauf läuft, aber der Bestand bewegt sich nicht und die Marge der Theke bleibt unbekannt. Drucken Sie zehn verschiedene Etiketten Ihrer eigenen Waage und prüfen Sie jedes einzelne. Wie das konkret geht, beschreibt unser Beitrag zum Kassensystem mit Waage. Daneben gilt das Eichrecht für Waagen im geschäftlichen Verkehr; die Software nimmt Ihnen diese Pflicht nicht ab.
Mindesthaltbarkeit und Abschriften. Kurz vor Ablauf reduzierte Ware und Verderb sind im Lebensmittelhandel Alltag. Ohne Erfassung von Schwund und Abschriften zeigt der Bestand etwas, das nicht mehr im Regal liegt. Fragen Sie, ob und wie das Programm das erfasst, statt es vorauszusetzen. Wie sich solche Abweichungen aufklären lassen, behandelt unser Beitrag zu Inventurdifferenzen im Einzelhandel.
Der Montag nach der Preiserhöhung des Großhändlers
Lebensmittelpreise ändern sich selten einzeln. Der Großhändler schickt eine neue Liste für Molkereiprodukte, eine Getränkemarke stellt ihr Sortiment um, und plötzlich müssen zweihundert Artikel vor Ladenöffnung stimmen. Ein Preisfenster, das in der Vorführung mühelos aussieht, wird dann zur Abendschicht.
Prüfen Sie zwei Dinge. Kann das Programm Preise gesammelt per Tabellendatei aktualisieren, oder öffnen Sie jeden Artikel einzeln? Und wie halten Sie Regaletikett und Kasse gleich, einschließlich der Grundpreisangabe je Kilogramm oder Liter, die Sie nach der Preisangabenverordnung oft ausweisen müssen? Weicht das Regal von der Kasse ab, beginnt die Diskussion, und zwar immer dann, wenn gerade die Schlange steht.
Es lohnt sich außerdem, den Einkaufspreis mitzuführen. Ein System, das nur den Verkaufspreis kennt, sagt Ihnen nicht, dass der Bestseller nach der letzten Erhöhung kaum noch etwas abwirft. Gerade bei niedrigen Margen ist das die Information, für die sich eine Warenwirtschaft am ehesten bezahlt macht.
Festplatte defekt, Samstag 17 Uhr: Datensicherung und Hilfe im Ernstfall
Bei vielen installierten Gratis-Programmen steckt das Gedächtnis des Ladens auf einer Festplatte im Kassenrechner: Artikel, Barcodes, Preise, Bestände und Umsätze. Das hat den Vorteil, dass bei einem Internetausfall weiterkassiert werden kann. Der Nachteil zeigt sich an dem Morgen, an dem der Rechner schwarz bleibt und die Brötchen schon im Regal liegen.
Dann lautet die Frage: Wann war die letzte Sicherung, und wo liegt sie? Wenn sie auf derselben Platte liegt, ist sie weg. Wenn sie drei Wochen alt ist, sind drei Wochen Preisänderungen verloren, und bei Kassendaten kann eine Lücke auch steuerlich unangenehm werden. Machen Sie deshalb einmal an einem ruhigen Sonntag die Probe: Sicherung auf ein externes Medium ziehen, Programm auf einem anderen Rechner neu installieren, Sicherung zurückspielen, Zeit stoppen und drei Datensätze prüfen. Können Sie die Installation nicht mehr herunterladen oder scheitert die Lizenz auf dem zweiten Gerät, wissen Sie das immerhin rechtzeitig.
Hilfe im Störfall ist das Gleiche auf der menschlichen Seite. Der Bondrucker druckt nicht mehr, der Scanner liest eine Ziffer zu wenig, an der Kasse warten sechs Kundinnen. Bei Gratis-Produkten bleiben meist ein Forum oder ein Ticket. Das ist kein Skandal, sondern logisch: Ohne Einnahmen aus Ihrem Konto gibt es keinen Bereitschaftsdienst für Sie. Haben Sie selbst jemanden, der samstags ans Telefon geht, ist das Problem deutlich kleiner. Falls nicht, sollten Sie diese Viertelstunde in die Rechnung aufnehmen.
Bei Updates ist es zweischneidig. Ein gepflegtes Programm kann mitten am Tag eine Aktualisierung verlangen, also legen Sie Updates hinter den Ladenschluss und sichern vorher. Ein verwaistes Programm bleibt still, bis der neue Rechner oder ein Betriebssystemwechsel es nicht mehr startet. Sehen Sie vor der Installation nach, wann die letzte Version erschienen ist. Und achten Sie im Kassenbetrieb darauf, dass Änderungen an den gesetzlichen Vorgaben oder an Ablaufdaten von TSE-Zertifikaten jemand für Sie im Blick hat.
Kundenkonten, Stornos und die erste Aushilfe
Solange Sie allein kassieren, spielen Rechte kaum eine Rolle. Die erste Aushilfe ändert das, auch wenn Sie ihr vertrauen. Ohne Rollen lassen sich ehrliche Fehler nicht nachvollziehen, und bei einer Kassendifferenz bleibt nur Ratlosigkeit. Drei Fragen helfen weiter: Darf die Kassenkraft nur verkaufen, und bleiben Storno, Retoure und Rabatt der Leitung vorbehalten? Ist erkennbar, wer was wann getan hat? Lässt sich der Zugang einer ausgeschiedenen Kraft sofort sperren? Der Tagesabschluss wird auf dieser Grundlage übersichtlich; mehr dazu in unserem Beitrag zum Tagesabschluss und zur Kassenabrechnung.
Im Dorfladen gibt es zudem häufig Anschreiben für Stammkunden oder Kundenkonten für den Kindergarten und den Handwerksbetrieb um die Ecke. Name, Telefonnummer und offener Betrag sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, und eine Gratis-Lizenz senkt Ihre Pflichten nicht. Klären Sie, wo die Daten liegen. Bei einem Cloud-Anbieter sollten Sie nach dem Serverstandort und nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag fragen; bei einem Programm auf Ihrem Rechner liegt der Schutz bei Ihnen: Passwort, Bildschirmsperre, gesperrte Zugänge, keine Liste auf dem Kundenbildschirm. Für Geschäftskunden kommt zudem die E-Rechnung ins Spiel; welche Pflichten für Sie gelten, klärt Ihre Kanzlei.
Wann kostenlos tatsächlich die richtige Entscheidung ist
Nach all den Warnungen gilt auch das Gegenteil. Für einen neu eröffneten Hofladen oder einen sehr kleinen Laden kann ein kostenloses Tool sinnvoll sein, um das eigene Sortiment überhaupt erst zu verstehen, sofern die Kassenfrage mit der Kanzlei geklärt ist. Diese Übersicht zeigt die Richtung.
| Ihre Lage | Gratis bleibt vertretbar | Angebote einholen |
|---|---|---|
| Kassenpflichten | Mit der Kanzlei geklärt, Lösung passt nachweislich | Unklar, wer die TSE-Frage beantwortet |
| Wer kassiert? | Sie oder eine Vertrauensperson | Wechselndes Personal, Stornos ohne Rücksprache |
| Sortiment | Wenige Hundert Artikel, seltene Preisänderungen | Tausende Artikel, häufige Sammeländerungen |
| Lose Ware | Keine oder kaum | Theke, Obst und Gemüse über Waagenetiketten |
| Ausfall | Ein Tag lässt sich überbrücken | Ein Tag gefährdet Zahlungen oder Lieferungen |
| Technik | Jemand kümmert sich, Sicherung läuft | Niemand, alles wartet auf Sie |
Zwei Kreuze rechts bedeuten nicht, dass Sie heute wechseln müssen, aber dass Sie Angebote einholen sollten, solange nichts brennt. Ab drei Kreuzen sieht Gratis nur noch nach Sparsamkeit aus. Ein Kreuz in der obersten Zeile wiegt allerdings allein schwerer als die übrigen zusammen.
Probieren Sie vor der Entscheidung eine Woche lang ernsthaft aus. Pflegen Sie die fünfzig meistverkauften Artikel mit echten Barcodes ein, importieren Sie zweihundert Zeilen aus einer Tabelle, führen Sie Testbons mit Pfand und beiden Steuersätzen durch, scannen Sie Ihre Waagenetiketten, buchen Sie eine Retoure und exportieren Sie danach alles. Beurteilen Sie das Ganze nicht am ruhigen Dienstag, sondern vor einem Feiertag oder am Monatsanfang, wenn die Schlange steht. Und erfassen Sie zumindest für die Schnelldreher einen gezählten Anfangsbestand, sonst zieht jeder Verkauf von einer falschen Zahl ab, und niemand glaubt dem Bildschirm mehr.
Angebote lesen, ohne sich zu verlaufen
Fragen Sie nicht zuerst nach der Summe; die schwankt je nach Betrieb zu stark, und oft vergleichen Sie Ungleiches. Legen Sie diese Punkte nebeneinander, dann sehen Sie, ob zwei Angebote überhaupt dasselbe verkaufen.
| Posten | Frage an den Anbieter | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Lizenzmodell | Einmalig oder laufend? Was passiert bei Verlängerung? | Bestimmt die Kosten über mehrere Jahre |
| TSE und Kassenpflicht | Enthalten, beigestellt oder separat? Wer bestätigt das? | Oft der größte versteckte Posten |
| Kassen, Nutzer, Filialen | Kostet jede weitere extra? | Zeigt, was Wachstum kostet |
| Datenübernahme | Wer überträgt, was aus dem alten System kommt? | Häufige Überraschung |
| Hardware | Bleiben Scanner, Drucker und Waage nutzbar? | Neue Geräte ändern die Summe |
| Support | Welche Zeiten, welcher Kanal, inklusive? | Am Samstagabend zählt das |
| Ausstieg | Wie erhalte ich meine Daten beim Wechsel? | Am ersten Tag am leichtesten zu klären |
In der Vorführung sollten Sie fünfzig Zeilen Ihrer eigenen Artikelliste importieren lassen, ein eigenes Waagenetikett scannen, eine eingeschränkte Kassenrolle anlegen und einen gemischten Bon mit Pfand zeigen lassen. Fragen Sie außerdem, was bei Sammeländerungen von Preisen geschieht. Vorbereitete Daten sehen immer ordentlich aus; Ihre eigenen zeigen die Wahrheit. Wenn Sie aus einer Tabelle kommen, hilft unser Beitrag Von Excel zur Warenwirtschaft bei der Vorbereitung der Daten.
Wo Welda Stock passt und wo ausdrücklich nicht
Welda Stock ist nicht kostenlos und auch nicht als zertifizierte deutsche Kasse beschrieben: In unseren Produktunterlagen ist keine TSE-Anbindung genannt, deshalb sagen wir sie hier nicht zu. Wenn Sie genau das suchen, sprechen Sie uns direkt darauf an und lassen Sie die Antwort von Ihrer Kanzlei prüfen. Den Kundenbeleg sollten Sie deshalb nicht ohne Prüfung als Beleg im Sinne der Kassenführung verstehen. Eine eigene Pfandlogik oder automatische Steuersatzprüfung ist in unseren Unterlagen ebenfalls nicht beschrieben; fragen Sie im Gespräch danach.
Wo wir hingegen helfen können: Unsere Warenwirtschaft für den Markt als Alternative zu Kassensoftware kostenlos im Einzelhandel ist webbasiert, ohne eigene Installation. Unsere Produktseiten beschreiben Barcode-Verkauf, die automatische Auswertung von Waagenetiketten, Bestandsabbuchung bei jedem Verkauf, Warnungen bei kritischem Bestand, Inventur sowie Schwund- und Verlusterfassung, Anschreiben und Kundenkonten, Lieferantenrechnungen, getrennte Rollen für Kasse, Lager und Leitung, mehrere Filialen und die Marge je Produkt. Der Excel-Import und die Schulung sind Teil der Einrichtung, die meist am selben Tag erledigt wird. Daten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben; nach Häufigkeit der Sicherung und Rückspieldauer sollten Sie uns wie jeden Anbieter fragen.
Webbasiert bedeutet auch, dass die Vorgänge über Ihre Internetverbindung laufen. Bei wackliger Leitung im ländlichen Raum sollten Sie das vor der Einrichtung mit uns planen; ein lokal installiertes Programm kann hier im Vorteil sein. Beim Preis gibt es eine einmalige Einrichtungsgebühr; die Höhe richtet sich nach Nutzern, Filialen und Artikelzahl und wird im kostenlosen Gespräch geklärt. Wenn das Gratis-Tool für Ihren Ein-Personen-Laden gut läuft und die Kassenfrage geklärt ist, sagen wir Ihnen das auch offen. Bringen Sie Ihre Artikelliste zum kostenlosen Gespräch mit: Wir zeigen Ihnen die Warenwirtschaft für Märkte statt Kassensoftware kostenlos im Einzelhandel, und danach entscheiden Sie.
Häufige Fragen
Gibt es kostenlose Kassensoftware mit TSE?
Es gibt Angebote, die mit einer kostenlosen Software werben und eine TSE als zusätzlichen Baustein vorsehen. Die Software kann also gratis sein, die Absicherung selten. Prüfen Sie, was genau enthalten ist und ob der Anbieter die Eignung für Deutschland schriftlich bestätigt.
Darf ich kostenlose Software nur für den Bestand nutzen?
Viele Betriebe trennen Kasse und Warenwirtschaft. Ob eine solche Aufteilung in Ihrem Fall passt und welche Daten aufzubewahren sind, sollte Ihre Kanzlei beurteilen. Wichtig ist, dass die Umsätze beider Systeme zusammenpassen.
Was passiert bei einer Kassennachschau mit einer Gratis-Kasse?
Geprüft wird die Kassenführung unabhängig vom Preis der Software. Sie sollten die erforderlichen Unterlagen und Daten vorlegen können. Bereiten Sie das mit Ihrer Kanzlei vor, bevor der Fall eintritt, und halten Sie die Verfahrensdokumentation aktuell.
Wie oft sollte ich die Daten sichern?
Täglich ist bei laufendem Kassenbetrieb der bessere Maßstab. Wichtiger als die Häufigkeit ist, dass die Sicherung außerhalb des Rechners liegt und einmal erfolgreich zurückgespielt wurde.
Kann ich später von kostenlos auf kostenpflichtig wechseln?
Ja, solange Ihre Daten ausgelesen werden können. Testen Sie den Export gleich in der ersten Woche und öffnen Sie die Datei. Klären Sie außerdem mit Ihrer Kanzlei, wie Sie die alten Kassendaten während der Aufbewahrungsfrist lesbar halten.
Reicht Excel für einen kleinen Laden?
Für die Bestandsübersicht in sehr kleinem Umfang kann das eine Weile gehen. Als Kassenersatz ist es nicht gedacht. Sobald Bestände täglich schwanken oder mehrere Personen arbeiten, wird die Tabelle schnell unzuverlässig.
Kann ich Welda Stock vorab sehen?
Ja. In einer kostenlosen Demo gehen wir das Programm mit branchenpassenden Beispieldaten durch. Bringen Sie ein paar Zeilen Ihrer Artikelliste und ein Waagenetikett mit; dann sehen Sie schneller, ob es für Ihren Markt passt, und wir sagen es offen, wenn nicht.